Připoj se ke komunitě!

Občas ti pošleme tipy pro produktivnější práci, odkazy na zajímavé knihy nebo akce. Psát ti však budeme jen jednou za čas a pouze tehdy, budeme-li mít skutečně co říct.

Odeslat


Základna osobního růstu

GTD v Outlooku a BlackBerry jednoduše, rychle a zdarma

By on 20. 6. 2011 in Nástroje with Počet komentářů: 5
Lukáš Gregor

Lukáš Gregor

LUKÁŠ GREGOR | Bloger, pedagog a autor šesti knih. Má rád, když může vychutnávat přítomný okamžik, baví ho být, baví ho také školit (nejen) GTD.
Lukáš Gregor

Poslední články od Lukáš Gregor (Všechny články)

Potrebujete pre GTD k obľúbenému Outlooku prenosné zariadenie, alebo už máte vo vrecku BlackBerry a hľadáte najvhodnejší spôsob, ako v ňom GTD rozchodiť? A čo takto využiť Kalendár, Úlohy a Poznámky vlastné BlackBerry synchronizované s Outookom v počítači? V nasledujúcich riadkoch popisujem ucelený GTD systém, ktorý mi spoľahlivo slúži už 3 roky.

Nastavení BlackBerry

Kalendár využívam výhradne pre úlohy a upozornenia pevne viazané na určitý deň alebo čas. Odporúčam v BlackBerry nastaviť Možnosti / Všeobecné možnosti / Začiatočné zobrazenie: Deň, Aktivovať rýchle zadávanie: Nie . Užitočné sú klávesové skratky D- dnes, T- týždeň, M- mesiac, G- agenda, N- nový záznam, P- predchádzajúci, Medzerník- nasledujúci.

Úlohy slúžia pre záznam všetkých ostatných činností. Hlavná obrazovka Úloh je tak jednoduchá: Nájsť prepojené s Pridať úlohu a pod tým zoznam úloh.

V Úlohe používam iba 2 polia: Popis úlohy a Poznámky, ak je potrebných viac podrobností. Ostatné polia tu nemajú využitie.

Pre určenie miesta (kontextu) pridávam do popisu jedinečné kľúčové slovo. Na príklad IKEA pre každú záležitosť, ktorú si chcem pripomenúť počas návštevy tohto obchodu.

Pre najčastejšie používané miesta sa osvedčilo vytvoriť si skratky – predpony. Namiesto Doma použijem jednoducho Qd. Anglické Allenovo @ tu nahradilo Q, pretože BlackBerry netriedi symboly, Q sa podobá na @ a je aj najzriedkavejším písmenom. Q odlišuje skratky kľúčových slov od ostatných.  Niekoľko príkladov:

Úlohy (Ďalšie kroky):

  • Qu Úrad (počítač, telefón, internet)
  • Qd Doma
  • Qv Vonku v meste
  • Qo Obchod
  • Qz Záhrada

Ciele (Projekty):

  • Qc Ciele živé

Ciele odložené (Niekedy možno):

  • Qt Týždeň
  • Qm Mesiac
  • Qs Štvrťrok

 

Pre miesta s početnými úlohami ako napríklad Úrad je užitočné ich usporiadať podľa dôležitosti pridaním tretieho písmena do predpony: c nízka; b stredná; a vysoká; bez kritická dôležitosť;. Pre úlohu v úrade s vysokou dôležitosťou potom použijem predponu Qua. V BlackBerry teda ponechajme nastavenie Možnosti úloh / Zoradiť podľa / Predmet.

Záležitosti, ktoré chcem zobraziť pred alebo pri stretnutí sa s určitou osobou, označím jednoducho pridaním jej mena do Predmetu úlohy.

K jednej úlohe možno priradiť niekoľko miest či osôb. Stačí vpísať súvisiace predpony, mená alebo kľúčové slová do jej Predmetu.

Prehliadanie potom je veľmi jednoduché. Na zobrazenie úloh súvisiacich s určitým miestom alebo s určitou osobou zoradených podľa dôležitosti stačí do poľa Nájsť napísať predponu, kľúčové slovo alebo meno a očakávaný zoznam sa zázračne objaví na obrazovke.

Pre rýchly prístup k GTD odporúčam nastaviť Pravý postranný kláves Komfort otvorí Kalendár a Ľavý postranný kláves Komfort otvorí Úlohy (Možnosti / Obrazovka klávesnica). Je to tak rýchle! Zapísať a zatriediť bežnú úlohu by nemalo zabrať viac ako 15 sekúnd a zobraziť želaný zoznam menej ako 4! Stavím sa, že nenájdete rýchlejší elektronický GTD softvér. V porovnaní s papierovým zápisníkom má BlackBerry veľa výhod: zmestí do vrecka, ponúka hľadanie, zálohovanie, opakovanie, pripomínanie, triedenie, neobmedzený priestor, email, telefón …

Vybavené úlohy odstraňujem (Menu / O / Enter).

Pre zjednodušenie týždennej prehliadky zapisujem všetky nečinné položky do Poznámok. Dobrými príkladmi sú oblasti záujmu, dlhodobé ciele, kontrolné zoznamy, miesta budúcich dovoleniek, tipy na dary podľa osoby.

BlackBerry synchronizované s Outlookom je veľmi mocná dvojica. Keď som vonku, používam BlackBerry. Keď sedím v práci, používam Outlook. A teraz sa pozrime, ako to beží na počítači.

Nastavení PC

Pre dennú prehliadku používam Kalendár (Zobraziť / Aktuálne zobrazenie / Deň) so zobrazeným panelom Úloh (Zobraziť / Panel  s úlohami / Normálne, Zoznam úloh). V tomto zobrazení Kalendára je nastavený nad Úlohami filter Qu, aby sa zobrazovali iba úlohy v úrade.

Pre prehliadanie zoznamov podľa iných miest či osôb používam namiesto Kalendára priamo Úlohy bez filtra. V úlohách nechávam zobrazené iba stĺpce Predmet, Poznámky a Prílohy. Ostatné tu nemajú význam.

Pracovný deň začnem úlohami v Kalendári a po ich vybavení / vymazaní prechádzam na Úlohy (s predponou Qu) pekne po poradí od prvej s najvyššou dôležitosťou.

Osvedčili sa klávesové skratky F3 pre vyhľadávanie a triedenie, F2 pre úpravu záznamu, Ctrl+1 Ctrl+2 Ctrl+3 and Ctrl+4 pre zmenu zobrazenia. Tiež skracujem najčastejšie používané slovesá: T zatelefonuj, E napíš email, O opýtaj sa.

Tu je príklad, ako v Úlohách Outooku zobraziť zoznam v obchode: F3 / qo … a pozrime sa, zoznam vecí, čo potrebujem kúpiť, je zobrazený stlačením troch kláves! Pre rýchlosť odporúčam mať nainštalovaný bezplatný Windows Serch.

Priečinok Doručená pošta spracúvam / vyprázdňujem priebežne niekoľko krát denne. Správu buď vymažem alebo myšou pretiahnem do priečinka @NaVybavenie alebo vybavené veci skončia v ostatných archívnych priečinkoch.

Druhých poverujem úlohami výhradne emailom. Osvedčil sa zvyk presunúť tieto správy z priečinka Odoslaná pošta do priečinka @Čakám ihneď po ich odoslaní. Po vybavení ich pri týždennej prehliadke presuniem späť medzi odoslané.

Týždennú prehliadku robievam na BlackBerry v sobotu ráno v pohodlí domova. Pred začatím sa uistím, že všetky úlohy sú v Stave Nezačaté. Skryjem dokončené (Menu / S / Enter). Každú prezretú úlohu stlačením medzerníku označím ako dokončenú, čím sa skryje. Prvé hromadne označím / skryjem úlohy Qm a Qs, ktorým venujem pozornosť len na prelome mesiaca alebo štvrťroka. Pokračujem, až kým nezostane obrazovka Úloh prázdna. Nakoniec dokončené úlohy znovu zobrazím (Menu / Z / Enter). V pondelok ráno v Outlooku po synchronizácii zmením stav úloh späť na Nezačaté: označím všetky (Ctrl + A), po kliknutí pravou myšou vyberiem možnosť Označiť ako dokončené a ešte raz pravou myšou Spracovať / Žiadny dátum.

Je to tak jednoduché, ako je to len možné, nie však jednoduchšie! Proste lepšie, ako som si kedy mohol priať.

Úprimná vďaka Davidovi Allenovi a jeho vydavateľom za GTD, ktoré sústavne prispieva k zlepšovaniu môjho života.

Peter Drozda

Štítky:

Připoj se ke komunitě Mít vše hotovo!

Stačí nám poslat tvou e-mailovou adresu. Občas ti pošleme tipy pro produktivnější práci, odkazy na zajímavé knihy nebo akce. Psát ti však budeme jen jednou za čas a pouze tehdy, budeme-li mít skutečně co říct.

Počet komentářů: 5

Trackback URL | RSS kanál s komentáři

  1. Encore napsal:

    Zajímalo by mne, jak funguje synchronizace. Problémy? A udrží správně kategorie u úkolů? Umí pro jeden úkol zachovat více kategorií, jako je tomu v Outlooku? (Při implementaci autorem předpokládám, že odpovědi jsou kladné. Předpoklad ale není ani jistota, ani odpověď)

  2. Peter Drozda napsal:

    Využívam BES na MS Exchange. Pred tým mi na synchronizáciu dobre slúžil kábel. V oboch prípadoch to beží hladko na úvodných nastaveniach.
    Kategórie úloh zadávam v Predmete úlohy rovnako na BB ako v Outlooku prostredníctvom predpony Q, mena osoby alebo kľúčového slova. Políčko Kategória ostáva v úlohách prázdne.
    Pre jednu úlohu bežne zadávam viacero kategórií.

  3. Encore napsal:

    To jsem z článku pochopil :) Šlo mi o to, jestli jste nezkoušel, jak fungují standardní Outlookové kategorie na Blackberry. Jestli jeden úkol pod dvěmi kategoriemi v Outlooku zůstane stejně i pod Blackberry. Pokud jste to někdy vůbec zkoušel.. Ale to už si mohu zjistit i jinde. Každopádně inspirativní článek, Blackberry platforma mne nenapadla a to byla chyba. Díky

  4. Peter Drozda napsal:

    Rád by som tvrdil, že tento osvedčený spôsob kategorizovania v predmete úlohy beží rovnako dobre aj na OS Android, iPhone, Symbian, WebOS alebo Win Mobile či Win Phone. Vždy, keď sa mi takéto zariadenie dostane do rúk to skúšam. Žiaľ bez uspokojivého výsledku. BB je tu zatiaľ jednoznačná voľba.
    Allen v návode pre nastavenie BB využíva kategórie. Vyskúšal som to, no zadávanie kategórie do určeného políčka aj triedenie podľa kategórie je v porovnaní s hore popísaným pomalšie a menej pohodlné. Áno do políčka kategórie možno v BB zadať niekoľko hodnôt súčasne.

  5. Silvia napsal:

    Viete ako sa hromadne vymazavaju kontakty z Black berry?

Přidej komentář k příspěvku

Vaše emailová adresa nebude zveřejněna. Vyžadované informace jsou označeny *

Nahoru