Připoj se ke komunitě!

Občas ti pošleme tipy pro produktivnější práci, odkazy na zajímavé knihy nebo akce. Psát ti však budeme jen jednou za čas a pouze tehdy, budeme-li mít skutečně co říct.

Odeslat


Základna osobního růstu

Mé workflow #1 – Jak nakládám s úkoly

By on 11. 4. 2011 in Sebeorganizace with Počet komentářů: 2
admin
admin

Poslední články od admin (Všechny články)

Každý systém musí mít jasně stanovená pravidla, která definují jeho fungování. Pro ten svůj jsem si jich nastavil několik a postupně je aplikuji na informace, jak systémem postupují. Jedním z  nedůležitějších prvků celého systému řízení úkolů, je bezpochyby rozhodovací workflow (jednotlivé kroky a jejich vzájemná vazba).

Vše začíná inboxem jako primárním zdrojem pro nápady a úkoly. Zaznamenávám vše, co má smysl a nemůžu to z nějakého důvodu realizovat hned. Následujícím krokem je čištění inboxu, které provádím několikrát denně. Procházím jednotlivé záznamy a rozhoduji se dle jejich důležitosti. Nemá smysl si do systému zapisovat úkoly, které pro mně nejsou důležité.

Další rozhodovací krok je o proveditelnosti. Pokud nejsem schopen daný úkol splnit v nejnižším období, nebo se jedná o věc, ke které se budu chtít někdy vrátit a promyslet, poznačím si ji do sekce Někdy/Možná (N/M). Jedná-li se o úkol, jehož realizace nezabere více než 2 minuty, udělám ho hned. V opačném případě zapíšu do sekce Next.

Jako nepapírovou součást systému používám elektronický kalendář a aplikaci Due. Do kalendáře zapisuji úkoly a události, u kterých znám přesně, kdy začnou a jak  dlouho budou trvat. Aplikace Due mi slouží jako upozornění na úkol nebo nějakou akci, kterou musím provést přesně v daný okamžik. Tuto funkcionalitu papírový plánovač nezajistí.

Plánování je další částí mého workflow a provádím jej při každé revizi – denní a týdenní.

Týdenní revize mě čeká obvykle každou neděli, občas v pondělí ráno, kdy si nalinkuji další týden a doplním data. Postupně pak procházím jednotlivé části bloku.

Jako první se zaměřím na vize a cíle pro tento rok, abych si je připomněl a uvědomil si, zda jsem na správné cestě nebo je potřeba něco změnit. Pokud mě v souvislosti s nimi napadne nějaký úkol, poznačím ho do inboxu.

Následuje hodnocení uplynulého týdne a kontrola splněných úkolů. Najdu-li se některé nevyřešené záležitosti, plánuji je hned na první den v týdnu, abych resty vyřešil co nejdříve. Z denního přehledu se posunu na položky Next a promyslím si je. Pokud jsou stále důležité, zařadím je podle jejich povahy a obsahu buď do konkrétního dne, nebo jako úkol týdne. Snažím se takto plánovat pouze 3 úkoly na konkrétní den. Nemá smysl si zapráskat kalendář a na konci dne být v depresi z nesplněných cílů. Navíc si ještě musím nechat nějaký prostor pro denní revize.

Když zjistím, že určitý úkol, který potřebuji realizovat, bude mít formu projektu, zapíšu jej do části pro projekty určené a udělám seznam jednotlivých podúkolů.  Záznamy nerealizovatelné v nejbližší době přesunu do seznamu N/M, případně vyškrtnu.

Další částí, kterou kontroluji, je seznam projektů. Postupuji stejně jako u položek ze seznamu Next a doplním do volných dnů případně do týdenních cílů některé z projektových úkolů.

Poslední kontrolovanou částí je seznam  N/M , který obsahuje spoustu nápadů. Pokud mě některý z nich zaujme, zařadím ho do denního rozpisu. Pokud mi přijde nedůležitý, škrtám jej.

Každý večer, případně ráno nastává čas pro denní revizi. Ta spočívá v přeplánování nesplněných úkolů z předchozího dne. Pokud úkol přeplánuji 3x za sebou, pak buď není důležitý vůbec a zruším ho, nebo není aktuální a poznačím si ho do části N/M. Počet přesunutí sleduji podle čísla v závorce u popisu, které začíná 0 a roste. Dosáhne-li čísla (2) je s úkolem něco špatně. Snažím se tímto způsobem bojovat s prokrastinací a také mě to nutí nad úkoly více přemýšlet.

 

Jaké je vaše workflow a jak probíhají pravidelné revize? Budu rád, když se o této problematice rozepíšete v komentářích.

Pavel Miksa

Štítky:

Připoj se ke komunitě Mít vše hotovo!

Stačí nám poslat tvou e-mailovou adresu. Občas ti pošleme tipy pro produktivnější práci, odkazy na zajímavé knihy nebo akce. Psát ti však budeme jen jednou za čas a pouze tehdy, budeme-li mít skutečně co říct.

Počet komentářů: 2

Trackback URL | RSS kanál s komentáři

  1. Encore napsal:

    Pěkné.. Sám jsem si oblast rozhodování také takto upravil.. Když jsem se totiž v GTD setkal s otázkou ,,Je to realizovatelné?“, říkal jsem si, jestli je problém v překladu, v Davidovi, a nebo (nejpravděpodobnější) k mé nezkušenosti.. Nevěděl jsem, co si pod otázkou představit.. Jestli se to dá udělat? Ale co to znamená? Jestli jsem schopen to VŮBEC udělat? Nebo jestli to můžu udělat právě teď? Nebo jestli to chci udělat právě teď? V nejbližší době?
    V knize Aby vše klapalo už byly otázky konkretizovány (naštěstí pro mne, a možná nejenom pro mne).

    Btw. k ,,… Jako první se zaměřím na vize a cíle pro tento rok, abych si je připomněl a uvědomil si, zda jsem na správné cestě nebo je potřeba něco změnit. Pokud mě v souvislosti s nimi napadne nějaký úkol, poznačím ho do inboxu. …“
    Mám v seznamu úkolů kategorii Daily Compass (ano, ukradený Weekly Compass), kde mám očíslovaných (priority) několik činností, které chci ve svém životě dělat („zdi“) a přesný seznam věcí, co dělat každý den, abych se k nim dostal („každý den položím cihlu -pozn. analogie od Willa Smitha). Na prvním místě mám nějaké zdraví, což je základ života, pak finance, studium…
    Pointa je, že se jedná o takový pomocník a konkretizaci z 50 000 stop až na Vzletovou dráhu právě těch vizí a cílů, o kterých mluvíte.
    Výhoda je také ta, že mi téměř odpadá rozhodování se o tom, co dělat – myšleno o tom, co je důležité dělat.. Důležité věci mám napsané zde.. Zbytek seznamu úkolů je totiž podle 50 000 stop jen balast, když se to tak vezme.. Ale samozřejmě pro život není možné je smazat a to ani nechci (např kategorie knih, co si chci přečíst,…)

  2. Pavel Miksa napsal:

    Děkuji za inspiraci. Záložka na způsob „kompasu“ by jistě zlepšila soustředění na dlouhodobé cíle. Budu o tom přemýšlet.

Přidej komentář k příspěvku

Vaše emailová adresa nebude zveřejněna. Vyžadované informace jsou označeny *

Nahoru