Připoj se ke komunitě!

Občas ti pošleme tipy pro produktivnější práci, odkazy na zajímavé knihy nebo akce. Psát ti však budeme jen jednou za čas a pouze tehdy, budeme-li mít skutečně co říct.

Odeslat


Základna osobního růstu

Systém šitý přímo na Míru

By on 11. 3. 2011 in Rozvoj with Počet komentářů: 9
admin
admin

Poslední články od admin (Všechny články)

Internetem koluje obrovské množství návodů a rad jak si vlastní systém pro správu úkolu vytvořit a jak jej provozovat k vaši plné spokojenosti. Proto jsem se rozhodl tento článek pojmout poněkud jinak. Povím vám kratičký příběh.

Mirek je mladý muž s rodinou, pravidelným zaměstnáním a děravou hlavou. Před více než dvěma lety si pořídil svůj první “chytrý” telefon a řekl si, že když už je ten telefon chytřejší než ostatní, tak by mohl umět i více věcí než jen volat a posílat zprávy. “Budu si do něho zapisovat úkoly a konečně už na nic nezapomenu”, řekl si. Začal tedy pátrat po ideálním programu pro správu svých úkolů a protože zaujímá v životě různé role s různými požadavky, chtěl si do telefonu zapisovat všechny a rozdělovat je. Při hledání narazil na pojem GTD, který zde není potřeba vysvětlovat… Mirďa si o této metodě něco málo nastudoval, podíval se na prezentace a usoudil, že pokud se bude řídit předepsaným systémem, půjde vše hladce. Zajásal, konečně našel zlatý grál, který mu pomůže vyřešit jeho problém s hlavou. Stáhl si do telefonu první placený program, který měl ve svém popisu zkratku GTD a bláhově se domníval, že zkratka zaručuje vše.

Prozřel velmi rychle, když zjistil jak si tvůrci softwaru vykládají onu všeobecně známou metodu. Začal tedy používat kontexty, rozdělení podle rolí, místa, důležitosti. Vše fungovalo perfektně do doby, než objevil další program s toutéž zkratkou v popisu. Lepší grafika, nové funkce. “Třeba bude fungovat líp.” pomyslel si. Program stáhl a začal od znova, kontexty, složky, záložky, tagy. A tak to pokračovalo dál s dalšími programy, novými funkcemi a nastavováním. Pořád to ale nebylo ono. Pořád Mirkovi něco chybělo, něco, co programy neměly. Chyběla mu chuť to změnit, byl až příliš líný. Jen si hrál a zkoušel. Před pár měsíci si ale řekl: “A dost, takhle to dál nejde. Programy zkouším pořád dokola a nic z toho.” Začal přemýšlet nad tím, co je špatně a přišel na to, že chyba je v přístupu k celému problému. Myslel si, že ho metoda GTD spasí a vyřeší vše za něj. Sedl si, vzal papír a tužku a začal přemýšlet, co s tím udělat. Po soukromém brainstormingu došel k závěru že:

  • předepsané a nalinkované pravidla nefungují
  • programy jsou k ničemu pokud člověk sám nechce
  • nejlepší systém je ten, který si vytvoří sám k obrazu svému

Urovnal si v hlavě, co potřebuje a co je pro něj důležité, aby systém měl. Jak si chce svůj čas organizovat a jaké jsou jeho priority. V návalu rozhořčení nad “chytrým” telefonem, který mu v jeho problému vůbec nepomohl, se rozhodl začít si své povinnosti zapisovat na papír. Po dlouhých letech bušení do klávesnice to bude jistě příjemná změna. Také si uvědomil, že čím jednodušší a průhlednější jeho systém bude, tím lépe se s ním bude pracovat. Inspiraci hledal na internetu a v knížkách a po měsíci testování dospěl k téměř finální verzi ve které neexistují kontexty, tagy ani rozdělení podle rolí. Zjednodušil si svůj systém, jak jen to šlo.

Jak se má náš Mirek dnes po dvou měsících používání papírového řešení? Je spokojený, že nepátrá po dalších programech, není frustrován množstvím zbytečných funkcí a jeho rukopis se stal čitelnějším. Psaní rukou si užívá a píše, kde jen to jde. Jeho systém dnes není závislý na přívodu elektrického proudu a je multiplatformní.

 

Možná si říkáte, proč vám tady povídám o nějakém chlapíkovi, který je spokojený a má svůj systém? Protože si myslím, že každý by měl přestat číst články o systémech a přestat se slepě řídit radami, jak si organizovat svůj vlastní čas. Zastavte se, sedněte si a zapřemýšlejte, co vám bude vyhovovat nejvíce.

Na závěr si dovolím citovat svou milovanou ženu: “Všechny rady, aplikace a metody nebudou fungovat a jsou k ničemu, protože si každý musí najít vlastní cestu.”

 

Pavel Miksa

 

Štítky:

Připoj se ke komunitě Mít vše hotovo!

Stačí nám poslat tvou e-mailovou adresu. Občas ti pošleme tipy pro produktivnější práci, odkazy na zajímavé knihy nebo akce. Psát ti však budeme jen jednou za čas a pouze tehdy, budeme-li mít skutečně co říct.

Počet komentářů: 9

Trackback URL | RSS kanál s komentáři

  1. Petr napsal:

    Pěkně napsáno! Pokud člověk je zastáncem hesla „i cesta je cíl“ (=hledač stále lepšího a krásnějšího software), tak nebude nikdy mít hotovo. Kolikrát je nejjednodušší řešení také to nejefektivnější.

  2. Vasek napsal:

    pěkné. jen si nemyslím, že GTD je složitý a nefunkční.
    Problém je, že člověk ztratí Svůj Cíl!
    autor článku zapoměl k čemu mají tyto programy sloužit a sám začal sloužit podobným programům jako konzument a hledač.

  3. Eta napsal:

    Když si jdu koupit oblečení, tak si vyzkouším pár kousků a co mi nejlíp sedí, to si (většinou s menšími výhradami) koupím a nosím.
    Nekončívám tím, že bych kvůli nejasným výhradám či výhradám, nad kterými nejsem ochoten se zamyslet a rozhodnout, zda jsou podstatné či ne, zavrhnul všechno oblečení na trhu se závěrem, že nejlíp si ho ušiju sám. ;-)
    Fázi hledání vhodného nástroje pro organizaci času a práce považuji za užitečnou, já si jí prošel a svou sadu nástrojů si našel a už ani nemám tendenci hledat něco jiného.
    To hledání lze přežít a lze najít nástroje, které vám budou vyhovovat, jenom to samozřejmě vyžaduje jisté intelektuální úsilí.

  4. Eda napsal:

    Také jsem na „začátku“ využíval kalendář a další aplikace pro organizaci času, správu seznamů a projektů ve svém smartphone a zaplatil za ně i nemálo peněz. Nyní už jen vyjímečně, zpravidla jen když někam cestuji a nechci tahat diář, naťukám si do mobilu nějaké poznámky. Ty však po návratu domů házím ihned na papír. Mobil mi tedy vedle volání a posílání txt zpráv, slouží hlavně jako vždy dostupný inbox v terénu. Párkrát jsem měl pokušení vrátit se k elektronické formě, mít vše v malé a přenosné krabičce je tak lákavé, ale vždy jsem to vzdal a zůstávám u papíru. Já vím, je to velké, neskladné, nejde to synchronizovat, ale tak nějak mi to prostě vyhovuje lépe. Už mám zaběhnutý systém, který mi zcela vyhovuje a je hlavně velmi strohý, přehledný a jednoduchý. Když si uvědomím, co času mě stálo zkoušení a hledání optimálního a hlavně vlastního systému….ale stálo to určitě za to a docela mě to bavilo :-)
    Jinak systém GTD mě hned po zakoupení a přečtení knihy „Mít vše hotovo“ značně zaměstnal. Udělal jsem ( a hlavně si i vymyslel ) více práce, ale byl jsem současně jaksi nervóznější a napjatější. Už jsem se nedokázal navzdory všem radám zdravě uvolnit a odpočívat, pohltilo mě to. Už jsem se nemohl sám před sebou vymlouvat, že to či ono nejde, vždy jsem se přece nacházel v nějakém kontextu, kdy se dalo ještě něco užitečného udělat, znáte to…( já vím, za to nemohl systém GTD, ale jen já sám, díky špatnému pochopení ) A to mě přimělo udělat změnu. GTD i nadále ano, ale v lidské a značně ořezané formě, nejsem soumar a nemám tolik energie a chuti na 100% přístup ke všemu naplánovanému. Teď je mi podstatně lépe a dokážu více nejen pracovat, ale i přirozeně odpočívat. A to, že se nacházím vždy v nějakém kontextu, kdy je možno určitě něco udělat, už neřeším. Napíšu si vedle nezbytných na čas vázaných záležitostí seznam , co bych ještě rád zvládnul a snažím se to udělat. Dokážu být konečně více sám se sebou a včas vypnout.

    Hezký den všem

  5. Pavel Miksa napsal:

    @Eda – naprosto souhlasím – jsem taky mnohem uvolněnější a nestresuji se povinnostmi něco někam zapisovat či třídit podle kontextů. Ty jsem zrušil úplně. Dělám jen to, co mám na den naplánováno a mám radost, pokud to stihnu vše. Pak si zasloužím relax. Papírové řešení vnímám jako méně svazující.

    @Vasek – určitě za nefunkčnost nelze vinit systém, ale osobu systémem postiženou :)

    @Petr – ve spoustě věcech se minimalismus opravdu vyplatí – systém úkolů patří mezi ně.

  6. Lukáš napsal:

    Píšeš i tom, že nemáš v nástroji ani role, ani kontexty. Prozraď nám, zda máš úkoly v projektech či ne. A jak si na papír úkoly organizuješ.

  7. Pavel Miksa napsal:

    Blok jsem rozdělil na několik částí ve vazbě na postup jaký v pravidelných revizích používám. Úvodní strana patří kompletnímu systémovému workflow, které si při každém denním a týdenním hodnocení projdu abych si jej připomněl. Další stranu tvoří cíle a vize na celý rok – zde je jediné místo, kde jsem role použil. Odsud začínám strany číslovat, pro lepší přehled a vzájemnou provázanost.

    Strana 1-5 Obsah – seznam klíčových projektů a poznámek spolu s číslem stránky.
    Strana 6-111 Kalendář – jednotlivé dny s úkoly, týdenními MIT (most important tasks) a poznámkami
    Strana 112-153 Projekty – seznam projektů s úkoly
    Strana 154-183 Někdy/Možná – myslím, že nemusím příliš vysvětlovat ;)
    Strana 184-187 Seznam knih a filmů
    Strana 188- Poznámky

    Tolik stručně k rozdělení mého bloku.

    Budete-li mít zájem dozvědět se o systému více pak navštivte můj blog, kde budu postupně odkrývat jeho jednotlivé části.

  8. Martin napsal:

    Jako by mě elektronické systémy odnaučily používat paměť… Vím, že D. Allen doporučuje vyprázdnit hlavu a používat ji na přemýšlení, nicméně myslím, že bych měl se svojí hlavou zvládnout obojí. Klíč je v množství práce a povinností, které si naberu a ve faktu, zda mám ujasněné cíle. Znám-li své cíle a máme-li práce akorát, pak si úkoly na pamatuji.

  9. Pavel Miksa napsal:

    @ Martin – Při denním plánování mám k dispozici jen 7 řádků v bloku pro každý den a tak více než 7 úkolů si nedávám. Je lepší jim mít méně než se zavalovat úkoly. Důležitý je prostor pro relaxaci.

Přidej komentář k příspěvku

Vaše emailová adresa nebude zveřejněna. Vyžadované informace jsou označeny *

Nahoru