Rozdíl mezi teorií a divokou realitou

Papírový diář, nebo software na počítači? Otázka, kterou leckdo řeší dlouhodobě. Každé řešení má své výhody i nevýhody. Sám jsem v posledních několika měsících přeskakoval tu k diáři, jindy zase zkoušel využívat své oblíbené aplikace na Macu. Nakonec zůstávám u použití obou. Vedení projektů nechávám na počítači, denní záležitosti a dlouhodobé výhledy do budoucna  řeší diář FranklinCovey. Jenže někdy ani pomůcky nemohou být samospásné – když se objevíte v prostředí lidí, kterým bychom mohli říkat hasiči, jde vám o život…

K opakující migraci mezi různými řešeními mě vedly nevýhody, které každý z nástrojů přinášel a které mi vadily v reálném pracovním procesu.

Pojďme si rozebrat jednotlivé pomůcky

Diář Franklin Covey

Neexistuje fulltextové vyhledávání, nelze zadat výpočtové vzorce

Ano, možná se smějete, jak by tohle mohl papírový diář zvládat. Nicméně v návalu práce, telefonátů a požadavků prostě občas potřebujete zpětně dohledávat potřebné informace a nejlépe je nějak relevantně seřadit. Taktéž vedení knihy jízd je fajn, ale k celkové spotřebě benzínu se dostanete holt jen s kalkulačkou v ruce.

iCal

Občas problém se synchronizací, zleniví mozek, drahá zařízení se vybíjejí

Za chůze je rozhodně rychlejší zadat schůzku do malého iPhone, než z tašky pokaždé vytahovat diář. Občas se  ovšem stane, že zapsaná informace zahučí někde v nenávratnu. Například při restore, absenci internetu v okolí, nebo běžnému uživateli neznámé chybě. Dosti fatální, pokud jde o důležitého zákazníka!
A co baterka? Vybije se právě tehdy, kdy to nejméně potřebujete. Nakonec, místo abyste ušetřili prostor, který papírový diář zabere, táhnete s sebou drahý notebook i mobil a ke každému z nich ještě nabíjecí zdroje.
V neposlední řadě jsem si všiml, že událost zapsanou do iCalu okamžitě mažu z paměti a pokud mě neupozorní nastavené pípání, ani si nevzpomenu. Také cítím absenci celkového přehledu o svém týdenním i denním plánu.

Omnifocus

Časem nepřehledný, málem zabere víc času vyplňování jeho okýnek, než práce samotná. Dělá se mi z něj blbě. Nefunguje na Windows.

Software, který nabízí řadu možností. Bohužel je těch možností tolik, že vám přerostou přes hlavu a čím dál více času strávíte administrací Omnifocusu. Navíc má člověk potřebu v něm archivovat opravdu všechny informace, načež se nechává pomalu a dobrovolně zasypat spoustou balastu, ve kterém se potom bude těžko rychle zorientovávat. A pak vám někdo vlítne do kanceláře s rychlým požadavkem na cokoliv a vy budete marně s krůpějemi na čele hledat požadované informace.

Po šichtě pak ještě půl hodiny budete za chůze domů na mobilu zapisovat nové úkoly a přesouvat deadlajny těch předchozích. Večer uléháte s neklidným vědomím, že vám v “Overdue” svítí takových deset věcí červeně. Prostě si vnitřně neodpočinete s pocitem, že dnes máte opravdu hotovo.
Roste i objem dat, která protahujete úzkým a padajícím internetovým potrubím našich vrtošivých mobilních operátorů. Dřív, nebo později se prostě chyba stane, a vy se budete muset rozhodnout, jestli zachováte databázi z mobilu, či z počítače, přičemž zapsané údaje v té druhé touto akcí ztratíte.

Nevýhoda počítačů – Synchronizace

Valnou část denní energie vám vezme protahování dat sem a tam mezi notebookem a mobilem, případně desktopem. V práci mám před sebou WinXp. Na cestu vlakem si Mac notebook beru opravdu vyjímečně. Kdo se mačkal v chumlu lidí ví. iPhone, byť leží kousek vedle na stole, je pro běžnou práci nevhodný.

Můj reálný svět

V současnosti jsem se vrátil ke své profesi, tedy zvukový mistr, sound designer. Je to mediální oblast, plná kreativních lidí. Jsou impulsivní, srší nápady, chtějí všechno hned  a sami notoricky nedodržují dohodnuté termíny. A právě tady přichází zápletka…
Například takoví herci, co si je zveme namlouvat reklamní spoty, ti zásadně chodí o třicet minut dřív, nebo o dvacet minut později (– mám si to v diáři plánovat s tímhle rozpětím??). Kreativci z agentur pošlou e-mail a vzápětí telefonují, že poslali mail (aneb dva zloději času v jednom). Myslí si, že telefonickým urgováním svého požadavku jeho výrobu v záplavě ostatních urychlí. A pak tu jsou kolegové, jejichž požadavky se vzájemně se překrývají (a nejlepší jsou ty, co se i popírají).

Pro mé okolí platí bez výjimky dvě vlastnosti:

Hasí požáry! a Time-management teorie nefungují

Hradby informací o time-managementu se u každého teoretika se vstupem do těchto divokých lesů otřesou v základech.

• Pryč jsou základní Coveyho kameny. Projekty se především hasí, protože hoří tak, že už chytá střecha.
• Vybírat e-mail v určité časy ráno, po obědě a pak v sedmnáct? Nesmysl. Kreativci jej berou jako takový IM Messenger. Jsou schopni informaci z prvního mailu v tom pátém popřít, či změnit.
• Pomodoro technika pětadvacetiminutové práce s krátkou přestávkou? Nefunguje. A není na ni ani čas.
• Nebrat telefony, protože vyrušují? Nejde! Klient dává peníze, klient si vás koupil a chce mít pocit, že je vyslyšen a že mluví s tím správným člověkem, kterému může sdělit svá přání. Kdykoliv.

Shrňme to

Ovšem! Vždy po krátkém výletu do nepoznaných luhů a hájů nových technik, metod a systémů se hrozně rád zase vrátím do své pracovny, sáhnu do přihrádky a vytáhnu svůj diář FranklinCovey. Ten, plný ručně malovaných srandovních obrázků, štítků, nálepek a mých klikyháků, společně s vyschlým inkoustovým perem, na mě vždy trpělivě čeká.
Za chvíli jej zaktualizuji, doplním inkoust a i kdybych byl měsíc bez přívodu elektriky, stále bude k dispozici a plně funkční.
Na jednoduché vedení pracovních úkolů mi pak stačí jakýkoliv jednoduchý systém.

Mirek Pakr

Štítky: aplikace, papír