Zeštíhluji. Redukuji počet aplikací, které se mi na počítači poflakují. S některými jsem vyběhl velmi rychle, u některých bylo rozhodnutí (zda zůstanou, či ne) docela těžké. Do druhé zmíněné skupiny definitivně patří výběr aplikace, která mi má i nadále sloužit při/pro organizaci úkolů a projektů, tedy pro moje „gétédéčko“.
Je docela možné, že i vy se dokolečka rozhodujete, kterou zvolit, resp. zda se na všechny nevykašlat a nevrátit se zpět ke kořenům, tedy k papíru/bloku a tužce. Ať je to jakkoli, věřím, že by vám mohly být moje čerstvé zkušenosti k užitku.
Aplikaci pro GTD? Ano! Ale jakou?
Vím, že mezi oblíbené aplikace patří Things, OmniFocus, Taskpaper, Remember the Milk, ToodleDo, Nozbe, Ta-Da List a další. Osobně jsem dlouhodobě laboroval s prvními třemi zmíněnými:
Začal jsem s Things, poté přešel k OmniFocusu (protože Things něco neumí), pak OmniFocus opustil (protože toho uměl až moc) a objevil jsem Taskpaper. Ten mi přestal vyhovovat, protože jsem potřeboval spravovat velké množství složitějších projektů. A tak jsem se opět vrátil k Things… Toto kolo kolo mlýnské by se zřejmě opakovalo donekonečna, kdybych…
…kdybych se prostě nerozhodl, že na základní činnosti – které na počítači vykonávám – potřebuji jednu rozumnou aplikaci a dost. Ze zhruba 25 doinstalovaných aplikací mi jich na Macu najednou trůní pouze 7. A není mezi nimi ani Things, ani OmniFocus, ani Taskpaper…
Co mě vedlo k rozhodnutí udělat z Evernote holku pro všechno
- službu Evernote používám několik let v placené verzi; vše, co potřebuji někam odložit (jak se říká „vyprázdnit si hlavu“), okládám do Evernote. Obsah tohoto inboxu reviduji, štítkuji, třídím do složek, tedy tzv. notebooků. –– Ano, toto umí i Things, OmniFocus, Taskpaper (TOT)
- poznámky v Evernote mohou být textové, ale také mohou obsahovat fotografii/obrázek, audiosoubor, lokační GPS záznam, info o autorovi poznámky ad. –– Ne, toto již trojice TOT úplně hravě nedává
- bohužel vlastním e-mailovou adresu, a proto mám jeden inbox v aplikaci Mail. Druhý jsem měl vždy v Evernote, potože právě tam jsem směroval, hrnul a odkládal vše, co jsem kde/kdy posbíral. Druhý inbox. –– Mít další aplikaci by znamenalo mít ještě další inbox. A to už opravdu odmítám
- služba Evernote je obláčková (čti v cloudu). K datům mohu přistupovat z jakéhokoliv počítače na světe, z aplikací pro iOS zařízení, ale také z „velké“ aplikace na mém produkčním MacBooku Pro. –– Ne, některé TOT takto obsluhovat nelze. A pokud ano, viz 2.
- a finále: službu Evernote je možné ohnout tak, aby 100% zvládala zastoupit TOT, tedy echt „gétédéčkové“ aplikace. Jak? To vám nyní předvedu.
Evernote jako plnohodnotný GTD systém
Při pátrání pro internetu jsem narazil na několik lidí, kteří měli podobný nápad. Nechtějí mít řadu aplikací, chtějí zkusit použít Evernote i pro GTD. Všechna jejich řešení mi však přišla složitá, zbytečně rozsáhlá, nebo až krkolomná.
A. Buď vytvořili iks nových složek/notebooků (jasně, nazvali je INBOX, WAITING FOR, SOMEDAY/MAYBE atd.)… ale děsně si tím zasvinili dřívější logický systém organizování non-GTD poznámek = obsah a Evernote se stal něpřehledným a těžko čitelným. No a také později přišli na to, že v Evernote nemůže být jedna poznámka v několika složkách (což je pro GTD systém často velmi podstatné).
B. Nebo začali kombinovat složky/notebooky a štítky/tagy tak, že sice dosáhli jisté disciplíny mezi poznámkami a úkoly, ale již nedokázali na všechen obsah koukat z několika pohledů, resp. úhlů pohledu (tím myslím například filtrování úkolů dle kontextu a datumu apod.).
Liborova metoda jednoho štítku a jedné složky
Ehm, nedělám si iluze, že by moje metoda překonala úspěch Techniky pěti prstů a Puklého srdce mistra Pai-Meie. Také si nejsem jist, zda jsem ji opravdu vynalezl jako první, nebo nikoli. Ale v konečném důsledku je to fuk.
Rozhodně však momentálně mezi všemi vítězí Evernote, protože zabíjí několik much jednou ranou
Pojďte se tedy raději podívat, jak jsem integraci GTD do Evernote vyšpekuloval.
1. Složka GTD
Jako jediné úložiště pro všechny GTD poznámky (úkoly, seznamy, připomínky, prostě cokoliv) jsem vytvořil novou složku a nazval ji GTD. Na obrázku níže je také vidět, že mi přírůstek další složky nijak nezkomplikoval použití Evernote = žádný binec ani chaos:
- !Archive Tagged obsahje všechny oštítkované poznámky, které svou povahou nepatří do jiných/dalších
- Diary obsahuje deníkové zápisky
- Inbox je základní složkou pro nové/neroztříděné a neoštítkované, prostě nevyřízené poznámky
- Instapaper plním články, které jsem četl pomocí Instapaperu a chci si je uschovat na… navždy (?)
- Personal obsahuje pro mě důležité kopie dokladů, dokumentů, listin, karet atp. Tuto složku využívám při jednáních na úřadech, v bankách…
Tedy: vše GTD je ve složce GTD, ostatní je mimo.
Složek/notebooků není třeba mít hafo (tedy moc)
2. Štítek Projects
Abych oddělil všechny již dříve existující štítky (tagy) od těch, které použiji pro GTD systém, vyrobil jsem skupinu/štítek „Projects“ (nazvěte si jej jak chcete). Ostatní štítky jsem schoval do štítku „x-others“.
Sdružování štítků do skupin – velmi elegantní řešení úklidu a debordelizace
2. 1. Finta první: prefixy/identifikátory štítků
Ve štítkové skupině „Projects“ jsem vytvořil další servisní štítkovou skupinu „!GTD“, která v sobě nese všechny potřebné GTD složky/kategorie („!!TOD“, „!agenda“, „!done“, „!review“, „!S/M“, „!WF“), ale také štítkovou skupinu kontextů s názvem „contexts“. Vedle skupiny „!GTD“ stojí samostatné projekty, které začínají prefixem #.
Prefixy nejsou voleny nahodile, mají svůj význam. Jednak zaručují pořadí zobrazení jednotlivých položek, na straně druhé jasně odlišují a oddělují od sebe projekty, kategorie a kontexty. Dalším argumentem pro označovat štítky tímto způsobem je pozitivní efekt v zobrazení vašeho nového GTD systému na mobilních zařízeních.
# (mřížka) označuje projekt (tedy několik položek/poznámek)
- # projekt A
- # projekt B
- # projekt C
! (vykřičník) označuje kategorii (osobně některé Allenovy kategorie nepoužívám, na stranu druhou jsem zavedl jiné; jde o následující:
- !!TOD (Tasks of the Day = to, co prostě udělat musím)
- !agenda (poznámky a úkoly na porady, na mítinky se skutečnými lidmi)
- !done (hotové úkoly, připravené na pozdější archivaci)
- !review (poznámky, dokumenty k přečtení, revizi, k rozhodnutí, zda je splnit, delegovat, archivovat…)
- !S/M (klasická kategorie pro věci typu „někdy/možná“)
- !WF (klasická kategorie pro věci typu „čekám na“)
@ (zavináč) označuje kontext, záleží na každém, kolik si jich vyrobí; já jsem minimalista
- @errands
- @home
- @office
- @phone
Pohled na celek – základ systému GTD v Evernote
3. Tvoříme poznámku/úkol do GTD
Osobně poznámky tvořím dvěma způsoby. První cesta je u velkého počítače, druhá cesta je pomocí iPhonu nebo iPadu.
3. 1. Mám u sebe počítač
Pokud sedím u počítače, pak jednoduše vytvořím novou poznámku, zadám její název, potřebuji-li, upravím datumy. A nyní kouzlo chtěného: poznámku logicky potřebujeme zařadit do projektu, přiřadit jí kontext a také jí určit kategorii, do které patří.
Protože jsme si všechny tyto prefixy fikaně nastavili – tedy mřížka (projekt), vykřičník (kategorie) a zavináč (kontext) – stačí klepnout do pole pro vložení štítků a začí psát #, nebo !, nabo @… Evernote automaticky nabídne již existující štítky. Chytré, že?!
Rychlé/automatické vyplnění parametrů úkolu
Pokud budete potřebovat přidat další štítek, nezapomeňte na příslušný prefix. Pokud ho nezadáte, nebude toto rychlé kontextové doplňování fungovat. Nezapomeňte také zkontrolovat, zda se štítek uložil do správné skupiny štítků.
3. 2. Nemám u sebe počítač, jen mobilní zařízení
Mám-li k dispozici pouze iOS zařízení, moc se se štítky (a dokonce ani složkou) netrápím. Základní složka Inbox je prostě inbox, je na to dělaná a tak do tohoto umístění sypu vše, co za den zachytím. Teprve po synchronizaci do počítače doplním vše potřebné. Allen tomuto říká review; já tomu říkám debordelizace. Rychle debordelizuji každý věčer, v neděli večer pak s totálním nasazením.
4. Filtry, aneb Saved Searches
Síla Evernote jako GTD systému se projeví až v momentě, kdy jisté činnosti zautomatizujete. K tomu slouží tzv. Saved Searches. Osobně jsem si vytvořil tyto:
- Created 2d before (vytvořeno před dvěma dny – slouží mi pro revizi čerstvých úkolů, tedy. pro kontrolu, že jsem nové úkoly zaregistroval a nevyflákl se na ně)
- Done within 7d (hotovo v posledních sedmi dnech – slouží pro revizi hotových úkolů; hodně se mi tento filtr vyplácí, často jej využívám. Pomocí něj se umím zpětně poplácat po rameni, ale hlavně odhalit případné nedostatky, nehotové souvislosti apod.).
- Tasks of the Day (úkoly dne, nic víc není třeba dodávat… pokud úkol dne nesplním, tak – nejenže jsem béčko – ale zůstane mi zde do dalšího dne)
- Updated 7d before (úkoly, na které jsem již týden nesáhl, přesto nejsou hotové)
- @errands (filtr je identický jako štítek @errands. Mám ho zde z čistě praktických důvodů)
- @phone (viz výše u @errands)
4. 1. Finta druhá: jak vytvářet Saved Searches, tedy filtry
Postup je velmi jednoduchý. Nejprve do pole Search zadejte požadované argumenty. Poté klepněte na nabídku File a New Saved Search… Hotovo.
Kdo neví, jak pokročile v Evernote vyhledávat, zde stručná, ale dostatečná nápověda.
Příklad pro ilustraci: tag:@e-mail -tag:@office created:day-2 zajistí zobrazení všech poznámek, které mají kontext @e-mail, nemají kontext @office a byly vytvořeny v posledních dvou dnech.
Pokud by někdo potřeboval s různými Saved Searches pomoci, jsem na Twitteru aka@liborkriz.
5. Jak GTD v Evernote vypadá na mobilních zařízeních?
Parádně. A vypadá tak proto, že jsme tento systém extrémně dobře promyleli a nastavili. Liborova metoda jednoho (základního) štítku a jedné složky prostě funguje. Galerie za 1000 slov:
Chcete-li procházet vaše úkoly, procházejte je pomocí štítků a filtrů. Chcete-li poznámku/úkol přidat, postupujte tak, jak jste zvyklí od doby, kdy jste ještě v Evernote GTD neměli…
Obecné výhody, aneb Proč je GTD v Evernote fajn
- není třeba starat se o další aplikaci, čistit a myslet na další inbox
- pokud hledáte v Evernote nějaké non-GTD poznámky, buďte si jisti, že se i na ty GTD juknete. Práce v jednom prostředí vás udržuje v bdělosti, víte, co máte dělat, a vaše denní/týdenní review nejsou tak bolestivá
- všechny výhody Evernote (různé typy poznámek, různé vstupy do Evernote…) je možné využít i pro GTD systém
- rychlou/krátkou poznámku nebo noticku je možné do Evernote poslat přes Twitter. Stačí rychlé nastavení sledování (following) účtu @myEN. Stejně tak možnost odeslat poznámku e-mailem je vynikající
- S Evernote již spolupracují další perfektní aplikace, za sebe zmiňuji například Instapaper. Znamená to, že Evernote se může stát vaší holkou pro všechno.
- Kombinace elektronické aplikace Evernote a papírové offline verze v Moleskine se mi zdá – v tento moment a mě osobně – nejlepší.
Pracovní GTD prostředí v Evernote
Tak co myslíte; dáte Evernote šanci? Nebo jste se stávajícím řešením 100% spokojeni…
Děkuji za případné reakce,
Moc pěkný článek. Opravdu by to mohlo fungovat. Jediné co by mi chybělo je připomenutí úkolu. Přeci jen někdy potřebuji, aby mě to v přesně v půl deváté ráno trklo :)
Velmi bystro premyslene. Tiez sa snazim EN co najviac vyuzivat. Pouzivam GTD OF a ostatne veci pustam do EN. Zatial este stale pozivam aj system zloziek na dokumenty. Postupne ale budem migrovat do EN. Na archivaciu pravdepodobne posluzi Devonthink. Zatial som ho ale nenastartoval. Myslim, ze tvoj system je velmi dobre premysleny a realizovatelny.
Vdaka za skvelu inspiraciu.
@matata Na to přece slouží kalendář, že jo :)
Diky za super clanek, taky jsem si prosel kolecko, dvakrat. Kdyz jsem slysel o spojeni Evernote a GTD nechapal jsem, jak je to mozne, tohle vypada pekne a elegantne:) Libi se mi spojeni poznamek a ukolu na jednom miste.
Zajimalo by me:
- jaky mesicni traffic v evernote zhruba mate?
- jak udelat, aby se ukazal ukol v dany den v today?
- lze udelat opakovany ukol? Typu zalit kvetiny kazde 3 dny a tak.
Skvěle napsaný článek. Včera po jeho přečtení jsem strávil asi 3 hodiny s laborováním s EN a nakonec jsem něco vyplodil, ale co bylo zajímavé je , že jsem se taky vrátil k Egretlistu na iphone, protože to je asi ideální spojení. On sám je vlastně pouhý filtr na položky z EN,ale umí něco co EN chybí a to je možnost přidávání datumů k úkolům a to tak, že tento úkol vloží do Gcalendare a tím samozřejmě umí udělat i připomínku. Je pravda, že EN mi přišel hrozně složitý,na GTD ale možnost uložených hledání je plně funkční a pracuje skvěle. To , že člověk musí projít několik položek každý den je jen ku prospěchu, stálé připomínání vede člověka ke snaze tyto položky udělat :-) a o to přeci jde :-).
@Marekdro Pokud to vyzkoušíš a třeba ještě vylepšíš, dej vědět. Jsem rád, pokud jsem tě inspiroval a bude ti tento postup k užitku :)
@ehiker K tvým otázkám:
- na traffic nehledím; platím si Evernote a u GSM mám unlimited data. Přesto: pokud by někdo chtěl používat Evernote pro GTD a nechtěl Evernote platit, lze to. Pokud jsou úkoly pouze (spíše) textové, traffic nebude větší, než těch 20 MB (?) měsíčně.
- toto bude obtížnější, protože Evernote nepracuje kalendářově. Ale, zkusil jsem něco vykoumat: když použiji pole Author pro zadání datumu ve tvaru např. 25032011 a potom vytvořím Saved Search ve tvaru author:25032011, mohu filtrovat dle datumů. Není to pravda moc pohodlné, ale lze to. Ještě mě napadá: co tak vyrobit Saved Searches a nazvat je PO/UT/ST/CT/PA/SO/NE a vždy při velké nedělní revizi je upravit dle kalendářových datumů pro příští týden? To by možná šlo, co myslíš :) Pak je možné filtrovat poznámky/úkoly i podle příznaku datum. Pole Created a Updated přecijen používám pro jiné typy filtrování.
- opakovaný úkol bych řešil tak, že po splnění změním datum příštího termínu. A nebo: fakt použiji kalendář a události nastavím „whole day“.
Uf :)
@ehiker + Milan Cholt: ad připomenutí úkolu: díky za tip na Egretlist. Ta aplikace nevypadá zle! Osobně ji ale nepoužiji, protože se snažím minimalizovat počet aplikací na všech těch iOS zařízeních. Ale líbí! :)
@ehiker
Free verze má limit 60MB měsíčně a je to dostačující i na fotopoznámky z mobilu (aspoň pro mě)
Co se týče termínování tak při zapsání datumu ve formátu dd.mm.rrrrr do těla poznámky se datum zvýrazní a lze z něho udělat událost v kalendáři. Bohužel toto funguje jen na iPadu. Pak se mi to automaticky synchronizuje s GCal. Desktop pro Win7 mi to neumožňuje.
@Milan Cholt
– Egretlist vypada krasne, bohuzel s terminu lze pracovat jen v teto app, tj. ne napr. v evernote na macu (tam neni videt o datu vubec nic)
@Libor Kriz
– dekuji za odpoved
– nakonec mi prijde nejjednodussi pouzit terminovy poradac „ala slozky“ , jak je popisuje David Allen v Mit vse hotovo.
– dalsi kalendar uz pouzivat nechci, v papirovem diari mam dulezite veci a drobne ukoly mi pripomina omnifocus
@Pavel
– zajimavy postreh, skoda ze nefunguje v iPhone a na pocitaci
a co použít na připomínkování třeba Awesome note? Nemáte s tím někdo zkušenosti? Jde tam přeci nastavit synchronizace s Evernote. Teď s tím trochu koketuji. Díky za skvěle napsaný článek.
Používá tu někdo Microsoft OneNote 2010? Jestli, prosím, pisněte svoje zkušenosti. Děkuji.
Díky za objevení Instapaperu ;) Na oplátku malý hint na připomínkování. Používám Evernote velmi podobně i když ne tak sofistikovaně. Jako primární kalendář používám Google calendar, který mám samozřejmě synchronizovaný v mobilu. Ve spolupráci s Gqueues pak jde odeslat z Evernote mailem připomínka do kalendáře na konkrétní datum a hodinu a dokonce si i zvolit způsob připomínky – SMS, email nebo popup okno. Více viz http://www.gqueues.com/
No já používám OneNote 2007, ale problém vidím v tom, že ho mám jenom v PC.
Díky za článek. Chci začít používat :-)), ale jsem v tom úplný nováček v EN i v GTD! Zatím mi to připadá složité, doufám, že to zvládnu. Chtělo by to příručku „Sedlák v GTN“ … ;o))
Je zde někdo, kdo by alespoň složku Personal
nesvěřil Cloudu?
Víte o nějaké dobré recenzi nebo technickém článku,
který by rozptýlil moji nedůvěru k Big Brotherovi?
Nebo snad ignorujete i doporučení typu:
„Nepište si PIN na kreditní kartu.“ ?
@yarda Nebojte se, není to nic složitého.. Jděte krok za krokem, v klidu si vše promyslete a hotovo! :)
@Miloš Některé poznámky do Evernote na první pohled nepatří, ovšem: v placené verzi můžete využít šifrování (na pravém tlačítku myši hledejte Encrypt Selected Text). Na hesla a kdejaká ID používám 1Password. A tím mám jednak hotovo, ale i klid na duši.
+ snad se nebude ŠFR @svrdlin zlobit, když odkážu ještě na volné pokračování článku… Evernote + Momento: Luxusní vedení a správa osobního deníčku… Třeba by se to mohlo někomu hodit/líbít… http://www.liborkriz.com/evernote-momento-luxusni-vedeni-a-sprava-osob
Libore, mám dotaz – jak jsi dokázal, aby se ti zobrazovaly kategorie, kontexty a projekty po stránce zvlášť? asi něco dělám špatně, ale zobrazuje se mi to jako jeden dlouhý seznam…což je scrollování…
Díky
Zajimavy clanek, uvazoval jsem take jak Evernote vyuzit na GTD, ale postupem casu jsem se ustalil v pouzivani 2DO a Evernote pouzivam pouze jako skladiste poznamek….tako kombinace se ukazala jako nejlepsi (Evernote na poznamky a 2DO na GTD…)
Evernote pri posilani mailu v subjectu @ zaradi zpravu do exsitujiciho notebooku # priradi tag, pokud existuje, ja jsem proto tyto prepony opustil.
Já bych potřeboval dotaz na „Created“, ale do budoucího času. Používám totiž „Created“ jako datum splnění úkolu/vypršení poznámky a potřeboval bych se dotazovat např. na den či dva či tři dopředu, ne dozadu. Tedy ne co jsem vytvořil včera či tři dny zpět, ale fltrovat to, co jsem vytvořil jakoby zítra, pozítří, týden dopředu atp.
Chci totiž plnit úkoly včas či v předstihu a ne jen si zpětně zjišťovat, co jsem propásl… Napadá vás prosím něco? Díky, M
Chtel bych vyuzit rychly pristup pres ikony na plose. Zkousel jsem pomoci ENScript.exe vytvorit bataky nebo linky, ale nejak mi to nefunguje. Muze mne nekdo navest, pripadne potvrdit, ze to nejde?
Napr. v Evernote mam definovane vyhledavani @phone. Vytvorim soubor zavolej.bat, ktery obsahuje radek:
ENScript.exe showNotes /q „@phone“
Tento ulozim na plochu nebo odkaz na nej a predpokladal bych, ze po odkliknuti se mi spusti Evernote s danym vyhledavanim. Ale neotevre se mi nic. Co delam spatne?
Moc pekny clanek k GTD metodice a pouzivaji EN. EN jsem mel pouze na poznamky, ale ted ta aplikace dostale hlubsi smysl.
Ja osobne jsem mel nejvetsi problem s Saved Searching, na nize uvedem odkazu lze nalezt vetsi info.
https://support.evernote.com/ics/support/KBAnswer.asp?questionID=535&hitOffset=622+615+486+482+428+407+337+201+178+159+134+122+116+100+88+80+71+61+30+23+18+8+5&docID=11271
Libore, jak v tomto systému pracujete s projekty?
Dám příklad:
1) do inboxu si dám poznámku „Novák“
2) při denním review z ní udělám projekt s podúkoly „zjistit od kolegy (tag #Novak, !WF)“ a „poslat novákovi (tag #Novak, !!TOD)“
3) když oba podúkoly dodělám, tak je přesunu do !done, ale ten projekt #Novak je stále vidět v seznamu tagů.
Takže mám možnost buď #Novak smazat tím ztratit přehled o tom, že projekt je hotov, nebo se smířit s tím, že seznam tagů roste cca lineárně v závislosti na čase.
Je na to nějaká finta?
Díky
Tomáš
Narazil jsem na možnost udělat projekt jako checklist (do textu), ale tím ztrácím možnost otagování jednotlivých položek (checkboxů).
Díky
T
Pěkné, používat takhle Evernote by mě nenapadlo. Používám Things a dokud jsem nepřešel na betu, která je „obláčková“, bylo to těžce nepoužitelné. S obláčky je to o level jinde a jsem spokojen. Kdybych tenhle článek četl o pár měsíců dříve a neměl už betu Things, klidně bych to přes Evernote zkusil :)
Implementováno. :-) Díky za inspirativní článek, četl jsem ho několikrát.
Krátká reakce tu:
http://www.hlava.net/it-web/evernote-nejen-jako-system-gtd-se-saved-search/