Připoj se ke komunitě!

Občas ti pošleme tipy pro produktivnější práci, odkazy na zajímavé knihy nebo akce. Psát ti však budeme jen jednou za čas a pouze tehdy, budeme-li mít skutečně co říct.

Odeslat


Základna osobního růstu

Evernote jako GTD systém. A hezky jednoduše, efektně a elegantně!

By on 23. 3. 2011 in Nástroje with Počet komentářů: 56
Libor Kriz

Libor Kriz

Managing Director - JiMaRa s. r. o.
LIBOR KŘÍŽ | Pracuje v rodinné firmě JiMaRa. Je pionýrem v oblasti osobní produktivity, konzumentem dobré muziky a chytrých knih.
Libor Kriz

Poslední články od Libor Kriz (Všechny články)

Zeštíhluji. Redukuji počet aplikací, které se mi na počítači poflakují. S některými jsem vyběhl velmi rychle, u některých bylo rozhodnutí (zda zůstanou, či ne) docela těžké. Do druhé zmíněné skupiny definitivně patří výběr aplikace, která mi má i nadále sloužit při/pro organizaci úkolů a projektů, tedy pro moje „gétédéčko“.

Je docela možné, že i vy se dokolečka rozhodujete, kterou zvolit, resp. zda se na všechny nevykašlat a nevrátit se zpět ke kořenům, tedy k papíru/bloku a tužce. Ať je to jakkoli, věřím, že by vám mohly být moje čerstvé zkušenosti k užitku.

Aplikaci pro GTD? Ano! Ale jakou?

Vím, že mezi oblíbené aplikace patří Things, OmniFocus, Taskpaper, Remember the Milk, ToodleDo, Nozbe, Ta-Da List a další. Osobně jsem dlouhodobě laboroval s prvními třemi zmíněnými:

Začal jsem s Things, poté přešel k OmniFocusu (protože Things něco neumí), pak OmniFocus opustil (protože toho uměl až moc) a objevil jsem Taskpaper. Ten mi přestal vyhovovat, protože jsem potřeboval spravovat velké množství složitějších projektů. A tak jsem se opět vrátil k Things… Toto kolo kolo mlýnské by se zřejmě opakovalo donekonečna, kdybych…

…kdybych se prostě nerozhodl, že na základní činnosti – které na počítači vykonávám – potřebuji jednu rozumnou aplikaci a dost. Ze zhruba 25 doinstalovaných aplikací mi jich na Macu najednou trůní pouze 7. A není mezi nimi ani Things, ani OmniFocus, ani Taskpaper…

Co mě vedlo k rozhodnutí udělat z Evernote holku pro všechno

  1. službu Evernote používám několik let v placené verzi; vše, co potřebuji někam odložit (jak se říká „vyprázdnit si hlavu“), okládám do Evernote. Obsah tohoto inboxu reviduji, štítkuji, třídím do složek, tedy tzv. notebooků. –– Ano, toto umí i Things, OmniFocus, Taskpaper (TOT)
  2. poznámky v Evernote mohou být textové, ale také mohou obsahovat fotografii/obrázek, audiosoubor, lokační GPS záznam, info o autorovi poznámky ad. –– Ne, toto již trojice TOT úplně hravě nedává
  3. bohužel vlastním e-mailovou adresu, a proto mám jeden inbox v aplikaci Mail. Druhý jsem měl vždy v Evernote, potože právě tam jsem směroval, hrnul a odkládal vše, co jsem kde/kdy posbíral. Druhý inbox. –– Mít další aplikaci by znamenalo mít ještě další inbox. A to už opravdu odmítám
  4. služba Evernote je obláčková (čti v cloudu). K datům mohu přistupovat z jakéhokoliv počítače na světe, z aplikací pro iOS zařízení, ale také z  „velké“ aplikace na mém produkčním MacBooku Pro. –– Ne, některé TOT takto obsluhovat nelze. A pokud ano, viz 2.
  5. a finále: službu Evernote je možné ohnout tak, aby 100% zvládala zastoupit TOT, tedy echt „gétédéčkové“ aplikace. Jak? To vám nyní předvedu.

Evernote jako plnohodnotný GTD systém

Při pátrání pro internetu jsem narazil na několik lidí, kteří měli podobný nápad. Nechtějí mít řadu aplikací, chtějí zkusit použít Evernote i pro GTD. Všechna jejich řešení mi však přišla složitá, zbytečně rozsáhlá, nebo až krkolomná.

A. Buď vytvořili iks nových složek/notebooků (jasně, nazvali je INBOX, WAITING FOR, SOMEDAY/MAYBE atd.)… ale děsně si tím zasvinili dřívější logický systém organizování non-GTD poznámek = obsah a Evernote se stal něpřehledným a těžko čitelným. No a také později přišli na to, že v Evernote nemůže být jedna poznámka v několika složkách (což je pro GTD systém často velmi podstatné).

B. Nebo začali kombinovat složky/notebooky a štítky/tagy tak, že sice dosáhli jisté disciplíny mezi poznámkami a úkoly, ale již nedokázali na všechen obsah koukat z několika pohledů, resp. úhlů pohledu (tím myslím například filtrování úkolů dle kontextu a datumu apod.).

Liborova metoda jednoho štítku a jedné složky

Ehm, nedělám si iluze, že by moje metoda překonala úspěch Techniky pěti prstů a Puklého srdce mistra Pai-Meie. Také si nejsem jist, zda jsem ji opravdu vynalezl jako první, nebo nikoli. Ale v konečném důsledku je to fuk.

Rozhodně však momentálně mezi všemi vítězí Evernote, protože zabíjí několik much jednou ranou

Pojďte se tedy raději podívat, jak jsem integraci GTD do Evernote vyšpekuloval.

1. Složka GTD

Jako jediné úložiště pro všechny GTD poznámky (úkoly, seznamy, připomínky, prostě cokoliv) jsem vytvořil novou složku a nazval ji GTD. Na obrázku níže je také vidět, že mi přírůstek další složky nijak nezkomplikoval použití Evernote = žádný binec ani chaos:

  • !Archive Tagged obsahje všechny oštítkované poznámky, které svou povahou nepatří do jiných/dalších
  • Diary obsahuje deníkové zápisky
  • Inbox je základní složkou pro nové/neroztříděné a neoštítkované, prostě nevyřízené poznámky
  • Instapaper plním články, které jsem četl pomocí Instapaperu a chci si je uschovat na… navždy (?)
  • Personal obsahuje pro mě důležité kopie dokladů, dokumentů, listin, karet atp. Tuto složku využívám při jednáních na úřadech, v bankách…

Tedy: vše GTD je ve složce GTD, ostatní je mimo.

Složek/notebooků není třeba mít hafo (tedy moc)

 

2. Štítek Projects

Abych oddělil všechny již dříve existující štítky (tagy) od těch, které použiji pro GTD systém, vyrobil jsem skupinu/štítek „Projects“ (nazvěte si jej jak chcete). Ostatní štítky jsem schoval do štítku  „x-others“.

Sdružování štítků do skupin – velmi elegantní řešení úklidu a debordelizace

 

2. 1. Finta první: prefixy/identifikátory štítků

Ve štítkové skupině „Projects“ jsem vytvořil další servisní štítkovou skupinu „!GTD“, která v sobě nese všechny potřebné GTD složky/kategorie („!!TOD“, „!agenda“, „!done“, „!review“, „!S/M“, „!WF“), ale také štítkovou skupinu kontextů s názvem „contexts“. Vedle skupiny „!GTD“ stojí samostatné projekty, které začínají prefixem #.

Prefixy nejsou voleny nahodile, mají svůj význam. Jednak zaručují pořadí zobrazení jednotlivých položek, na straně druhé jasně odlišují a oddělují  od sebe projekty, kategorie a kontexty. Dalším argumentem pro označovat štítky tímto způsobem je pozitivní efekt v zobrazení vašeho nového GTD systému na mobilních zařízeních.

# (mřížka) označuje projekt (tedy několik položek/poznámek)

  • # projekt A
  • # projekt B
  • # projekt C

! (vykřičník) označuje kategorii (osobně některé Allenovy kategorie nepoužívám, na stranu druhou jsem zavedl jiné; jde o následující:

  • !!TOD (Tasks of the Day = to, co prostě udělat musím)
  • !agenda (poznámky a úkoly na porady, na mítinky se skutečnými lidmi)
  • !done (hotové úkoly, připravené na pozdější archivaci)
  • !review (poznámky, dokumenty k přečtení, revizi, k rozhodnutí, zda je splnit, delegovat, archivovat…)
  • !S/M (klasická kategorie pro věci typu „někdy/možná“)
  • !WF (klasická kategorie pro věci typu „čekám na“)

@ (zavináč) označuje kontext, záleží na každém, kolik si jich vyrobí; já jsem minimalista

  • @e-mail
  • @errands
  • @home
  • @office
  • @phone

Pohled na celek – základ systému GTD v Evernote

 

3. Tvoříme poznámku/úkol do GTD

Osobně poznámky tvořím dvěma způsoby. První cesta je u velkého počítače, druhá cesta je pomocí iPhonu nebo iPadu.

3. 1. Mám u sebe počítač

Pokud sedím u počítače, pak jednoduše vytvořím novou poznámku, zadám její název, potřebuji-li, upravím datumy. A nyní kouzlo chtěného: poznámku logicky potřebujeme zařadit do projektu, přiřadit jí kontext a také jí určit kategorii, do které patří.

Protože jsme si všechny tyto prefixy fikaně nastavili – tedy mřížka (projekt), vykřičník (kategorie) a zavináč (kontext) – stačí klepnout do pole pro vložení štítků a začí psát #, nebo !, nabo @… Evernote automaticky nabídne již existující štítky. Chytré, že?!

Rychlé/automatické vyplnění parametrů úkolu

 

Pokud budete potřebovat přidat další štítek, nezapomeňte na příslušný prefix. Pokud ho nezadáte, nebude toto rychlé kontextové doplňování fungovat. Nezapomeňte také zkontrolovat, zda se štítek uložil do správné skupiny štítků.

3. 2. Nemám u sebe počítač, jen mobilní zařízení

Mám-li k dispozici pouze iOS zařízení, moc se se štítky (a dokonce ani složkou) netrápím. Základní složka Inbox je prostě inbox, je na to dělaná a tak do tohoto umístění sypu vše, co za den zachytím. Teprve po synchronizaci do počítače doplním vše potřebné. Allen tomuto říká review; já tomu říkám debordelizace. Rychle debordelizuji každý věčer, v neděli večer pak s totálním nasazením.

4. Filtry, aneb Saved Searches

Síla Evernote jako GTD systému se projeví až v momentě, kdy jisté činnosti zautomatizujete. K tomu slouží tzv. Saved Searches. Osobně jsem si vytvořil tyto:

  • Created 2d before (vytvořeno před dvěma dny – slouží mi pro revizi čerstvých úkolů, tedy. pro kontrolu, že jsem nové úkoly zaregistroval a nevyflákl se na ně)
  • Done within 7d (hotovo v posledních sedmi dnech – slouží pro revizi hotových úkolů; hodně se mi tento filtr vyplácí, často jej využívám. Pomocí něj se umím zpětně poplácat po rameni, ale hlavně odhalit případné nedostatky, nehotové souvislosti apod.).
  • Tasks of the Day (úkoly dne, nic víc není třeba dodávat… pokud úkol dne nesplním, tak – nejenže jsem béčko – ale zůstane mi zde do dalšího dne)
  • Updated 7d before (úkoly, na které jsem již týden nesáhl, přesto nejsou hotové)
  • @errands (filtr je identický jako štítek @errands. Mám ho zde z čistě praktických důvodů)
  • @phone (viz výše u @errands)

4. 1. Finta druhá: jak vytvářet Saved Searches, tedy filtry

Postup je velmi jednoduchý. Nejprve do pole Search zadejte požadované argumenty. Poté klepněte na nabídku File a New Saved Search… Hotovo.

Kdo neví, jak pokročile v Evernote vyhledávat, zde stručná, ale dostatečná nápověda.

Příklad pro ilustraci: tag:@e-mail -tag:@office created:day-2 zajistí zobrazení všech poznámek, které mají kontext @e-mail, nemají kontext @office a byly vytvořeny v posledních dvou dnech.

Pokud by někdo potřeboval s různými Saved Searches pomoci, jsem na Twitteru aka@liborkriz.

5. Jak GTD v Evernote vypadá na mobilních zařízeních?

Parádně. A vypadá tak proto, že jsme tento systém extrémně dobře promyleli a nastavili. Liborova metoda jednoho (základního) štítku a jedné složky prostě funguje. Galerie za 1000 slov:

 

Chcete-li procházet vaše úkoly, procházejte je pomocí štítků a filtrů. Chcete-li poznámku/úkol přidat, postupujte tak, jak jste zvyklí od doby, kdy jste ještě v Evernote GTD neměli…

Obecné výhody, aneb Proč je GTD v Evernote fajn

  1. není třeba starat se o další aplikaci, čistit a myslet na další inbox
  2. pokud hledáte v Evernote nějaké non-GTD poznámky, buďte si jisti, že se i na ty GTD juknete. Práce v jednom prostředí vás udržuje v bdělosti, víte, co máte dělat, a vaše denní/týdenní review nejsou tak bolestivá
  3. všechny výhody Evernote (různé typy poznámek, různé vstupy do Evernote…) je možné využít i pro GTD systém
  4. rychlou/krátkou poznámku nebo noticku je možné do Evernote poslat přes Twitter. Stačí rychlé nastavení sledování (following) účtu @myEN. Stejně tak možnost odeslat poznámku e-mailem je vynikající
  5. S Evernote již spolupracují další perfektní aplikace, za sebe zmiňuji například Instapaper. Znamená to, že Evernote se může stát vaší holkou pro všechno.
  6. Kombinace elektronické aplikace Evernote a papírové offline verze v Moleskine se mi zdá – v tento moment a mě osobně – nejlepší.

Pracovní GTD prostředí v Evernote

 

Tak co myslíte; dáte Evernote šanci? Nebo jste se stávajícím řešením 100% spokojeni…

Děkuji za případné reakce,

Libor Kříž

 

Připoj se ke komunitě Mít vše hotovo!

Stačí nám poslat tvou e-mailovou adresu. Občas ti pošleme tipy pro produktivnější práci, odkazy na zajímavé knihy nebo akce. Psát ti však budeme jen jednou za čas a pouze tehdy, budeme-li mít skutečně co říct.

Počet komentářů: 56

Trackback URL | RSS kanál s komentáři

  1. Zaplo05 napsal:

    Ja bych taky prosil o obrazky:-)

  2. Martin napsal:

    Já bych taky prosil o obrázky :D Je to fakt o ničem bez nich :)

  3. Luděk Smetana napsal:

    Nebylo by možné tedy obrázky znovu nasnímat. Pokud tedy Libor Kříž stále Evernote jako GTD používá :)

  4. M.K. napsal:

    Existuje někde možnost exportovat poznámky?

Přidej komentář k příspěvku

Vaše emailová adresa nebude zveřejněna. Vyžadované informace jsou označeny *

Nahoru