Připoj se ke komunitě!

Občas ti pošleme tipy pro produktivnější práci, odkazy na zajímavé knihy nebo akce. Psát ti však budeme jen jednou za čas a pouze tehdy, budeme-li mít skutečně co říct.

Odeslat


Základna osobního růstu

Problémy s papírovým GTD – Východisko?

By on 21. 2. 2011 in Nástroje with Počet komentářů: 9
Lukáš Gregor

Lukáš Gregor

LUKÁŠ GREGOR | Bloger, pedagog a autor šesti knih. Má rád, když může vychutnávat přítomný okamžik, baví ho být, baví ho také školit (nejen) GTD.
Lukáš Gregor

Poslední články od Lukáš Gregor (Všechny články)

Papírová metoda při správě projektů a organizaci času má výhodu nejen v univerzálnosti (nejste svázáni s konkrétním operačním systémem). Nelze opomenout výzkumy, že psaní rukou rozvíjí lidský mozek. Papírová řešení si jejich uživatelé vychvalují i pro jejich „příjemnost“, pocit větší míry odpovědnosti, stejně tak intenzivnějšího pocitu uspokojení, když se úkol označí jako hotový. Papírová metoda má ale i svá úskalí. V mém případě snaha využít papír k plánování a organizaci času vyšla, s přenosem správy projektů (v rámci metody GTD) jsem však narazil. Narazil a napsal o tom článek. Jak ale napovídá název tohoto textu, příběh má pokračování…

Po neúspěšné implantaci GTD na listy papíru vložených do FranklinCovey diáře jsem uvažoval nad vhodnou aplikací a dostal se zpět k OmniFocusu. Dokonce jsem si změnil design a ikonky, aby uživatelské prostředí bylo příjemnější. Zaradoval jsem se z nepřeberných schopností programu a věřil, že tentokrát už nebude třeba migrovat.

Netrvalo to dlouho a stanul jsem před zjištěním, že OF, potažmo celé GTD, nevyužívám tak, jak bych potřeboval/chtěl. Nemám na to jasné vysvětlení. Jako by šlo o nechuť neustále používat něco elektronického. Většinu práce (když neučím) realizuji pomocí všemožných aplikací, musím sedět před monitorem a asi i proto si vážím (a užívám) chvil, kdy dělám poznámky do papírového diáře. A když jsem okusil coby inbox opět zápisník, usoudil jsem, že mě k pečlivější správě projektů může dostat pravděpodobně jen přechod k papíru.

Jak eliminovat nevýhody papíru

Předně jsem se rozhodl, že nebudu mít své GTD na vložených listech v diáři. Desky diáře nejsou nafukovací, navíc někdy potřebuji u sebe pouze diář – nikoliv seznam projektů a jejich kroků. Diář by to zbytečně zatěžkávalo. Dříve, než jsem začal s přesunem GTD, vybral jsem blok, do něhož mě bude bavit psát, bude pěkný a budu z něj mít radost. (Vyhrál Moleskine A5 v pevné vazbě, čtverečkovaný papír.) Poté jsem si udělal brainstorming nad tím, jak co nejefektivněji moleskine pro GTD „ohnout“. Vyšlo mi toto:

  • papír nebude nikdy zcela suplovat elektronický nástroj, proto nemá cenu dostat do zápisníku obdobu všemožných funkcí, resp. hledat řešení, jak je v zápisníku mít
  • papírová metoda by měla naše uvažování nad správou projektů více směřovat k jednoduchosti, proto neškodí něco vědět o metodě Leo Babauty Zen To Done
  • absence funkce rychlého vyhledávání by měl mít zápisník srozumitelný systém ne nepodobný knize – obsah, členění do „kapitol“

Tyto tři body zní možná vágně, pro mě osobně bylo ale důležité uvědomit si rozdíl mezi papírem a aplikací. Minule jsem ztroskotal právě na snaze software napodobovat – mít speciální listy na nejrůznější kontexty, což vedlo u některých kroků k dvojímu/trojímu zapisování.

Co mě ale také přesvědčilo, že to s papírem mám zkusit znovu, byl fakt, že i když se mi líbí, co všechno takový OmniFocus (ale i leckterá jiná aplikace) dokáže, prakticky jsem toho jen minimum využíval. A ano, týká se to i kontextů. Pro mě mají smysl snad jen čekám na…“ a pochůzky. Nepreferuji totiž moc názor Davida Allena, že kupříkladu volných dvacet minut vyřídím všemi telefonáty, které mám v GTD poznačené. Dávám přednost fokusu na jednu pracovní roli denně a pokud možno i jeden, maximálně dva projekty denně. Na ty se plně soustředím, vyřizuji krok za krokem a to bez ohledu na kontext (– jen pochůzky opravdu musejí mít své speciální místo).

Z toho logicky plyne snaha po zjednodušování. Ještě nejsem ve stavu, kdy bych byl jako Babauta, na straně druhé se mi nechce přemýšlet nad tím, co dělám, jako nad managementem nadnárodní korporace…

GTD na papíře v praxi – seznam projektů

Několik prvních stran v Moleskinu jsem vyhradil pro seznam projektů. Jejich soupis je roztříděn podle rolí. Když tedy otevřu blok, mám tam roli PEDAGOG a pod ní soupis všech aktivních i neaktivních projektů. Výhodou čtverečkovaného papíru je snadné zarovnávání textu a také využití sloupečků. Hned několik zleva jsem označil zkratkami:

  • S = stav (prádzné okýnko u projektu značí neaktivní projekt, tečka projekt aktivní v běhu, symbol zaškrtnutí projekt hotový, křížek projekt zrušený)
  • Č = číslo projektu (každý projekt má své číslo pro potřeby, když bych někdy v nějakém kroku na určitý projekt odkazoval, abych nemusel opisovat celý jeho název)
  • P = pořadí (číslice určuje pořadí realizace projektů)
  • D = důležitost (A až C, důležitost v rámci dané role, potažmo toho, co chci v dané roli dosáhnout, souvisí s mými cíly a dlouhodobějšími plány)
  • T = termín (deadline projektu)
  • St = stránka projektu v zápisníku

Za těmito sloupečky následuje název projektu a poté šestice (počet odvozený od slova REVIEW) čtverečků u každého projektu, do nichž si značím, kolikrát prošel projekt revizí.

GTD na papíře v praxi – konkrétní projekt, seznam kroků

Až po několika stranách (je jich dostatečně mnoho, abych věřil, že se mi tam minimálně v roce 2011 všechny seznamy projektů vejdou) následují konkrétní projekty. A až od této strany začínám s číslováním. Je jedno, zda po sobě jdou projekty různých rolí. Díky číslování stránky zkrátka do seznamu projektů poznačím konkrétní číslici a detail projektu tak najdu rychle.

Stránka s projektem obsahuje záhlaví ve tvaru: ROLE | NÁZEV | TERMÍN. Obdobně jako u seznamu projektů, i u výčtu kroků mám zleva vyhrazeno místo pro několik sloupečků – respektive čtverečků vedle názvu kroku:

  • S = stav úkolu
  • Č = číslo úkolu
  • P = pořadí úkolu
  • D = důležitost
  • K = kontext
  • T = deadline realizace úkolu

GTD na papíře v praxi – další seznamy

Když otočím Moleskine na druhou stranu a otevřu jej, mám zde stránky určené pro speciální seznamy:

  • Čekám na…
  • Někdy/Možná
  • Knihy
  • Filmy

Konec příběhu?

Zatím nefunguji s takto nastavenou papírovou metodou dlouho, přesto mohu alespoň říct, že mnohem raději do zápisníku nahlížím, značím si dílčí kroky, vnímám správu toho, co dělám, mnohem lépe. Když náhodou s někým probírám konkrétní projekt a zapisuji si do papírového bloku, vypadá to vstřícněji než klepání do notebooku či iPadu (ale to je pochopitelně hodně subjektivní). Jako schránku používám malý moleskine zápisník. Z jedné strany slouží jako inbox pro úkoly/podněty, z druhé strany pro zápisky ze schůzek, z nichž poté nějaké projekty/úkoly vzejdou. Protože ale ne vždy je zcela ideální vytáhnout papírový notes s perem (za chůze, večer za tmy), využiji na telefonu TaskPaper. Přál bych si, aby mi tento systém fungoval co nejlépe a já už nemusel řešit jakoukoliv migraci.

Štítky:

Připoj se ke komunitě Mít vše hotovo!

Stačí nám poslat tvou e-mailovou adresu. Občas ti pošleme tipy pro produktivnější práci, odkazy na zajímavé knihy nebo akce. Psát ti však budeme jen jednou za čas a pouze tehdy, budeme-li mít skutečně co říct.

Počet komentářů: 9

Trackback URL | RSS kanál s komentáři

  1. Jan Straka napsal:

    Ahoj Lukáši, kdosi mě označil za schizofrenika, když jsem popisoval své problémy s migrací … :-) Vidím, že jsme na podobné lodi.
    Mám na Tebe nicméně otázku, resp. 2:
    1)Myslíš, že je nutné mít až tolik políček? Nebrzdí Tě to právě v tom, že to alespoň z toho popisu vyznívá trochu složitě?
    2) Jak řešíš drobné úkol, které se neváží k žádnému projektu?

    a ještě mě jedna napadla – jak vůbec řešíš drobné projekty, které mají třeba do 5ti kroků? Co stránka, to projekt?

    Díky
    Honza

    • Lukáš Gregor Lukáš Gregor napsal:

      Ahoj Honzo, vítám tě na palubě :)
      1) Těch políček není sice moc, ale máš pravdu, ne nutně je vyplňuji. Zásadní je pro mě u seznamu projektů S (stav), St (stránka v notesu) a T (pokud ten termín je nutně spojen s nějakým deadlinem). U dílčích kroků v rámci projektu je nejdůležitější S (stav), P (pořadí).
      2) Zatím to mám tak, že pokud náhodou drobný úkol nepatří k žádném projektu, většinou jej mám jen v malém moleskinu (inbox) a nezapomenu na něj, mám jej tam na očích neodškrtnutý do té doby, než jej udělám.
      3) U projektů, u nichž předpokládám, že budou mít malý počet kroků, mám i dva/tři na jednu stranu.

  2. Ladislav Klimek napsal:

    Ahoj,

    já funguju na „customized ZTD“ (ostatně sám Leo Babauta říká, že z jeho metod si lze vybrat jen něco), které provozuju s papírovým notesem v kombinaci s Google kalendářem. Zrovna nedávno jsem se chválil na twittteru: http://twitter.com/klimeklada/status/33082270579425280 jak mi tenhle systém dobře funguje, ale jedním dechem dodávám, že mi to trvalo dost dlouho od zakoupení toho mého papírového bloku: http://www.teneues.com/shop-int/stationery/coolnotes-small.html.

    Zápisník používám stylem jedna dvojstránka na organizaci týdenních úkolů. Na stránku si napíšu 1 až 3 Most Important Tasks (MIT) na daný týden. Ty si určuju vždy v pondělí a jsou to hlavní kameny týdne, které by měly jít ruku v ruce s mými cíli a plány. Ty mám neustále na očích, největším písmem a vím, že je maximálně důležité, abych toto v tom týdnu zvládl.

    Rozložením MIT na sub-úkoly se v rámci papíru už nezabývám. Jakmile nastane chvíle, kdy je mám řešit, tak je prostě řeším, v případě potřeby si můžu dílčí úkoly rozepsat bokem, to ale zpravidla nedělám. Pustím se do toho, focus a hotovo. Často je to také tak, že samotný MIT, který se objeví na stránce daného týdne je sám o sobě sub-úkolem nějakého většího projektu. Ten větší projekt se ale řeší jinde, často s více lidma, jeho timeline je určena v jiném systému atd. Pro mě je v danou chvíli důležité, že tohleto chci udělat tento týden.

    Pak si odspoda stránky píšu malým písmem menší úkoly, které průběžně přicházejí. Píšu si je tam proto, abych na ně nezapomněl, protože je splnit chci. Na druhou stranu, když některý z nich nesplním, svět se nezboří a z hlediska mých zásadních plánů a vizí se nic nestane, protože ty naplňuji pomocí MIT, které jsou nahoře :) Úkoly, které zaberou méně než 5 minut, ty tam vůbec nepíšu, ty řeším rovnou. Píšu tam tedy úkoly delší, než je oněch 5 minut, ale z hlediska priorit jsou méně podstatné, než vrchní MITy.

    Na druhou stranu je potřeba se i v té drobné chamrati také vyznat. A teď pozor, na scénu přichází Google kalendář. Ve chvíli, kdy mám pocit, že mám úkolů na daný týden už moc a nemám dostatek volného času k jejich vyřízení, začnu si do Google kalendáře sázet boxy pro jednotlivé úkoly. Pro každý úkol si prostě vyhradím takové množství času, ze které si myslím, že ho vyřídím. K úkolu, který mám zaznačený v Google kalendáři si pak udělám tečku – ta mi zaručuje, že pro něj mám vyhrazen čas. Takhle projedu všechny úkoly z daného týdne a mám jasno, na co mám čas a co holt musí počkat na týden další.

    Nutno podotknout, že je pak potřeba mít na očích jak Google kalendář. To je ale jen ku prospěchu věci – mám je otevřený velice často, zavírám jej jen ale ve chvíli, kdy se jdu focusovat na nějaký úkol, který má pochopitelně v kalendáři svůj box :) Box je obyčejný event kalendáře, nikoli Task. Kombinace Google Tasks a kalendáře se mi úplně neosvědčila. Event prostě vyprší, škrtnu si ho v notesu. Plugin v Gmailu mi navíc v e-mailové schránce zobrazuje, kdy nastává další event. Koneckonců na něj lze nastavit i zdarma notifikaci e-mailem nebo SMS, když je důležité to nepropásnout.

    Funguje to báječně, jedu na tom už déle, ale od toho mého twítu, tedy poslední měsíc jsem se s tím sžil natolik, že se cítím spokojeně. Nejspokojenější worker na světě :)

  3. Pavel Miksa napsal:

    Lukáši, rád čtu o tom, že problém s častou migrací nemám jen já. Je skvělé, že jsi zdůraznil, nedůležitost konceptů – čím jednodušší systém tím líp pro samotného uživatele. Aplikace mají spoustu zbytečných funkcí a celou práci s úkoly spíš znesnadňují než ulehčují. Osobní vazba na papírový blog a potěšení s psaní rukou po několika letech mlácení do klávesnice zažívám také. Jen více takových článků o papírovém plánování!

  4. Michaela Tetrevova napsal:

    Zdravím,

    papírovou metodu schvaluji, taky je mi mnohem příjemnější než elektronická správa projektů. Navíc jsem neustále na cestě, takže mi vyhovuje, že nejsem závislá na zdrojích energie. Sešit s pevně uspořádanými listy se mi ale moc neosvědčil, vadí mi, že nemůžu přidávat resp. ubírat jednotlivé listy. Už se poohlížím po nějaký pěkných deskách s kroužkovou vazbou a těšim se, že se konečně ustálím na jednotné metodě. Mám trochu hrůzu z toho, že se mi ty desky budou v kabelce pěkně pronášet, ale pro mne pořád lepší než tahat s sebou notebook…

    Díky moc, že se dělíte o Vaše zkušenosti, našla jsem tady spoustu cenných tipů.

  5. dENIS napsal:

    Také přidám trošku do mlýna. Migrace, to je slovo, kterého se vždy děsím :-). Několikrát jsem zkoušel přejít na papírovou metodu, ale vždy jsem skončil na jednom základním problému – opakující se úkoly (typu – odevzdat docházku, platby, zpracovat bankovní výpisy, atd..). Toto je věc, na kteoru jsem v papírové metodě nenašel jednoduché řešení (a opakovaně si to přepisovat, to se přiznám mě moc nebavilo).

    Moje současné řešení je v práci – OmniFocus na iPadu, na iPhone využívám Omnifocus pro inbox (osvědčil se mi hlasový zápisník, nebo i pořízení fotky, což je velmi praktické a papír mi to neumožňuje).

    Na textové dokumenty, zápisy z porad, atd., využívám Evernote. Po mnohém zkoušení se mi osvědčilo mít jen jednu složku a věci dobře Tagovat. Zároveň se mi tam líbí, že například ke konferenci přidám pozvánku, po konferenci i přednášky a mám to tak vše hezky pohromadě. Platím 5USD měsíčně a díky tomu mám na iPadu vše v Offline modu kdykoliv k dispozici.

    Nevýhody:
    – ano ťukání na displej není často to pravé ořechové a ostatní mají zažité, že se třeba tolik nesoustředím na to co říkají (zatímco je jasné, že blok využívá člověk k psaní, kdo ví, co má člověk právě na displeji iPadu…)
    – psaní je prostě rychlejší, rychlejší, rychlejší…..
    – kreativita, kreativita, kreativita… jsme lidé kreativní a vytvoření si vlastního stylu – to je výzva!

    Výhody:
    – Omnifocus pro iPad objevil novou geniální funkci – Forecast, když plánuji úkoly, vidím kolik jich na každý den mám a mohu si tak úkolově týden rozložit rovnoměrně
    – Na konferenci mám dejme tomu 90 úkolů – i přes to množství je elektronická verze přehlednější než papírová, navíc u takových akcí se často operativně úkoly přidávají. Nedokážu si představit, jak dělat konferenci neelektronicky jen s A5 blokem – ale mohla by to být zajímavá výzva
    – Úkoly mi to připomíná – pro mě velmi podstatná záležitost :-)
    – Review na Omnifocusu pro iPad je opravdu parádní

    Zhodnocení:
    – papír mě láká, lákal a vždy lákat bude, ale nemám odvahu se do toho pustit :-(, psaní mi moc chybí, ale doposud nemám výrazné využití, možná časem objevím geniální souhru obou metod :-)
    – na rychlé úkoly, které přicházejí řeším lepící papírky, které na konci dne přepíšu do Omnifocusu
    – i po roce jsem stále ve stádiu velikého nadšení z iPadu, které mě neopustilo
    – řeším neustále problém méně znamená více – využívám více programů, než bych rád a tříští se mi tak informace, to je věc na které musím zapracovat

    Po mnohém testování (papír, excel, rememberthemilk.com, things) jsem u Omnifocusu spokojený, snažím se ho používat jednoduše jak na pracovní, tak i soukromé úkoly a zatím se mi to daří vcelku dobře….

  6. Encore napsal:

    dENIS:
    Vy pisete rychleji rukou nez na klavesnici??? :-o Nejak me ani nenapadlo, ze nekdo z lidi, co sem chodi/prispivaji, je toho jeste schopen..
    Coz me privadi na myslenku dalsiho duvodu, proc je pro me ciste elektronicka forma GTD mnohem prijemnejsi.
    V posledni dobe me prekvapilo, ze i Brainstorming na obycejne klavesnici je pro me mnohem produktivnejsi – protoze nemusim premyslet nad psanim jako takovym..
    Uzasna, ta rozmanitost kazdeho z nas..

  7. Encore napsal:

    Ctu to znova a patrne jste myslel psani na dotykovce iPadu a iPhonu.. to potom chapu..

  8. Pavel napsal:

    Nebylo by malé vyhodnocení tohoto systému po 3 měsících? Pokud je tedy v provozu :-)

Přidej komentář k příspěvku

Vaše emailová adresa nebude zveřejněna. Vyžadované informace jsou označeny *

Nahoru