Hackování Moleskine, aneb Funkční papírová GTD verze. Možná.

Projekty, úkoly, povinnosti, delegování, vedení v patrnosti, dodržování termínů, osobní produktivita, efektivita. Všechna tato slova a sousloví těsně souvisejí s tím, co žijeme. Každý má úkoly a povinnosti, každý žije život v několika rolích. Ne každý však všechny své povinnosti zvládá na jedničku, resp. efektivně, lépe, rychle, bez bolesti. Někdo to změnit chce, někdo ne.

Pokud se vám již podařilo najít systém (klidně mu říkejme GTD), prostřednictvím kterého zvládáte práci i život a cítíte se při tom dobře, gratuluji. Pokud ne, pátrejte, hledejte, zkoušejte, chybujte, učte se.

Oč mi však dnes jde primárně? Jsou to nástroje, pomocí kterých lze váš/můj systém udržet živý a funkční. Svědomitě můžu říci, že již patřím do skupiny těch, kteří již našli. V posledních měsících své GTD ladím, piluji a snažím se ho zeštíhlovat. Čím méně nástrojů a fičůrek, tím lépe.

(K)rok zpět

Se systémem GTD jsem začal v jeho ryzí podobě před několika lety. Po čase jsem opustil Davida Allena, přešel k mnohem jednodušší, ale stále vysocefunkční variantě ZTD, nakonec jsem si z obou zmíněných vzal jen to, co mi vyhovovalo a přiohnul jsem si systém k obrazu svému.

Bobřík hledání elektronických pomocníků

Používám iOS zařízení. Proto jsem od počátku měl na výběr desítky perfektních nástrojů (někdy je to konkurenční prostředí k tíži věci). Začal jsem s Things. Jak na desktopu, tak v iOS. Po několika měsících mi začalo vadit, že některých věcí není tento program schopen.

Později jsem tedy logicky (?) přešel na OmniFocus. Jak na desktopu, tak v iOS. Opět – po nějakém čase intenzivního používání – jsem zjistil, že je to aplikace až příliš robustní; možnosti zadání jsou sice dle mých představ, ale je jich najednou tolik, že mě prostě OmniFocus začal zdržovat.

Přistoupil jsem k radikálnímu kroku. Zahodil jsem OmniFocus a zkusil TaskPaper. Vynikající aplikace; tak minimalistická, jak snad jen může být. Přes čtyři měsíce jsem byl velmi spokojen. Až do doby, kdy mi na krk přibylo několik nižších desítek projektů. Přestal jsem se v dlouhých seznamech orientovat. Kdyby se tak nestalo, nikdy bych zřejmě TaskPaper neopustil.

Kolečko s hlavními GTD aplikacemi jsem si odsloužil, takže mám maturitu za sebou. Teď už bych tedy asi měl teoreticky vědět, co chci.

Back to the roots

Pro mnou vytvořený GTD/ZTD/můjTD systém se nejlépe hodí Things. Koupil jsem si verzi pro iPhone, iPad i Mac OS. Celou dobu mi sekunduje Moleskine. Ten jsem dosud nezmínil, což ale vůbec nevadí.

Summary I: Kouzlem a hlavními pilíři jsou tedy dvě věci: Things + Moleskine.

• Aplikace Things mi sama o sobě nestačí. Ačkoli je prošpikována projekty, rolemi, úkoly i štítky, neposkytuje mi jasný obraz toho, co dělám, co jsem udělal, co bych dělat měl a co dělat budu.
• Moleskine sám o sobě mi taktéž nedostačuje. Inbox plním raději elektronicky (text, zvuk, obrázek, URL apod.), rád mezi úkoly hledám a prohledávám je. Na to je papír krátký.

Proto jsem se rozhodl (a zatím to vypadá, že správně), že budu tyto dvě věci/pomocníky kombinovat. Vlastnosti a možnosti aplikace Things jsou dané. Recenzí a popisů jsou na internetech spousty, neznáte-li Things, hledejte. Čistá dvoustrana v zápisníku Moleskine poskytuje dostatek prostoru pro kreativitu. Je možné si tedy kostru GTD systému tvořit dle libosti. Do aleluja. Mno právě…

Nicméně, podařilo se! Díky různým celosvětově známým Moleskine-hackerům a také několika článkům Lukáše Gregora (díky!) o diáři typu FranklinCovey se mi povedlo dát dohromady mustr, který 100% vyhovuje mým požadavkům. Je to mix všeho, co potřebuji. A nepřebývá ani „ň“.

Vyháčkovaný Moleskine a Things

Mnou osobně vytvořený „můjTD“ systém popíši až jindy. Má několik zajímavých vlastností, postupů a funkcí, které jsem doposud nikde neviděl, nikde o nich nečetl, neslyšel. Podělit se však chci o to, jak vypadá můj růčo vyráběný denní zápisníkový mustr (jasně, nemusí být Moleskine!).

Summary II: každý den má pro sebe vlastní stranu, záhlaví listu vévodí datum a TOP3 úkoly dne. Vedle časové (hodinové) osy jsou dva velké boxy pro tzv. další úkoly (nikoli absolutně důležité TOP3) a poznámky. Spodní pole Daily tracker (díky FC!) zachycuje důležité příchozí/realizované telefonické hovory, e-maily, čísla, fakta apod.

Je patrné, že pokud vedle sebe stojí Moleskine a Things, je třeba denní revize. A o tom to taky je. Takže zase příště, detailněji a for free & for all.

A jak vy. Jste jen elektroničtí, nebo papíroví, nebo také mixujete tradiční a nové techniky? Když mi dáte vědět + ukážete mi kus vašeho diáře, díky za to!

Libor Kříž

Pozn. redakce: V textu sice padají názvy aplikací určených výhradně pro Mac OS X, nicméně v tomto případě o ně, respektive o operační systém nejde. Pokud byste ale hledali alternativu zmiňovanému programu Things, můžete se poohlédnout například po HitList nebo Doit.im, popřípadě ještě minimalističtější aplikaci Wunderlist, která má blíže k TaskPaperu.

Štítky: papír