Hledání vhodného nástroje

Jsem uživatel notebooku s nakousnutým jablkem na víku a hledání vhodné aplikace pro správu dokumentů jsem započal symbolicky u aplikace Paperless ($50). Vyzkoušel jsem i DEVONthink ($50). Obě mi přišly zbytečně složité a cítil jsem, že by mě práce s nimi nebavila. Hledal jsem dál, až jsem narazil na nástroj, který většina z vás (bez ohledu na platformu) již důvěrně zná a používá – Evernote (zdarma).

To, čím si u mě Evernote vydobyl pomyslné místo na výslunní, je schopnost rozpoznání textu v obrázcích. Nejedná se přímo o OCR. Dokument můžete najít zadáním textu, který se v jeho scanu vyskytuje. Předpokladem je dostatečně kvalitní obrázek (s fotoaparátem iPhonu 3G příliš nepochodíte).

Dalšími neoddiskutovatelnými výhodami Evernote je existence desktopových a mobilních klientů. Zastoupení mají Windows i Mac (jen tučňáci a další uživatelé Linuxu mají smůlu) a z výčtu mobilních platforem mi chyběl jen Symbian. Své dokumenty můžete mít neustále na dosah, přičemž někdy přijde vhod i webové rozhraní.

Jakmile digitalizací dáte všanc část svého života, chcete, aby bylo o dokumenty dobře postaráno a nestalo se, že o ně přijdete. To by se snadno mohlo přihodit, kdybyste je skladovali u sebe na disku a k zálohování přistupovali tak vlažně, jako když se máte objednat k zubaři. S Evernote tato obava je prakticky lichá a o zálohování vašich dokumentů je jistě dobře postaráno.

Abych jen nechválil, je třeba zmínit i omezení týkající se bezplatného účtu Evernote. Měsíčně můžete nahrát 60 MB dokumentů a poznámek. Druhé omezení je, že nelze prohledávat PDF soubory. Zbytek omezení oproti účtu Premium se nás netýká. Dobrou zprávou pro nás je, že tato omezení pro nás nejsou nikterak svazující a můžeme tak bez obav využít účet zdarma.

Otázku, jestli je rozumné všechny své papírové dokumenty svěřit jedné firmě nemá jednoznačnou odpověď. Vhodné to není, na druhou stranu si nemyslím, že by Evernote zajímaly moje dokumenty a někdo si je po večerech pročítal.

Co budeme potřebovat?

Určitě pevnou vůli a chuť změnit své dosavadní návyky. Dále scanner na dokumenty. Ovšem může postačit i fotoaparát, potažmo telefon s lepším fotoaparátem. Důležité je, aby vyfocený text byl dostatečně ostrý a čitelný. Budeme potřebovat místo, tzv. schránku (inbox), kam si budeme průběžně ukládat papíry k digitalizaci. Nic nám zde nebrání použít tentýž inbox, který používáme pro GTD.

Začínáme!

Proces rozdělíme na dvě základní části – kdy nejprve zastavíme přísun nových papírů a změníme náš přístup k nim a v další fázi pak procházíme to, co jsme už dříve napáchali.

1/ Zastavit příval

Úplně první krok, který musíme udělat je změnit to, jak jsme do této doby papíry zpracovávali a nakládali s nimi. Musíme zastavit jejich příval a naučit se s nimi vhodně vypořádat.

Přestaneme tisknout věci, které:

• si můžeme přečíst v počítači (na tabletu)
• v papírové podobě za běžných okolností nepotřebujeme (faktury)

Zastavíme posílání na naši adresu:

• výpisů z banky
• papírových katalogů

2/ Procházet existující dokumenty

Je nemyslitelné začít procházet celou naši sbírku dokumentů, kterou jsme si za poslední měsíce a roky nasyslili. Proto začneme zvolna po malých částech. Chceme, aby nás to bavilo a těšili jsme se na výsledek, který nám ulehčí život.

Začneme tím, že si uklidíme papíry na pracovním stole. Pokud už toto samotné se jeví jako velký úkol, pak začneme v sektoru A1 a pokračujeme postupně do sektoru B5.

Ve chvíli, kdy jsme se stavem našeho stolu spokojeni, a tady pozor – buďme kritičtí, vrhneme se na zpracování papírů v zásuvkách (opět postupně po jedné), skříních a dalších tajných skrýších.

Jak při uklízení dokumentů postupovat

Buďte nemilosrdní a spíše věcí vyhazujte, budete mít pak méně práce se scanováním a archivováním. Pojďme se teď podívat na některé konkrétní typy dokumentů.

• Vystřižené články – Zjevně nemáte velkou touhu si je přečíst, když jste tak do teď neučinili. Schovali jste si článek „pro případ, že…“? Myslíte si, že potřebné informace nedokážete najít lusknutím prstů, když je budete potřebovat? Pak si článek uložte do inboxu.
• Přečtené časopisy a tiskoviny – Darujte známému, odneste do čítáry nebo místní knihovny. Starými novinami neoslníte, ty patří do modrého kontejneru.
• Výpisy z účtu – Přešli jste na elektronické výpisy? Dobře. Pokud máte možnost si v elektronickém bankovnictví zpětně dohledat převody, pak není důvod si výpisy nechávat a můžete je zkartovat nebo spálit v krbu.
• Faktury – Vyhoďte ty ke zboží, na které se již nevztahuje záruka nebo je reklamovat nemůžete (boty po třech měsících nošení). Zkontrolujte si, zda při reklamaci nebudete potřebovat originální doklad o koupi. Pokud jste registrovaným zákazníkem obchodu, máte často možnost prohlížet své faktury online. Obchodník tak má k dispozici informace o vašich nákupech i v případě reklamace. Takové faktury můžete vyhodit.
• Zápisky ze školy – Pokud teď studujete na vysoké škole, tak se s klidem můžete zbavit zápisků ze střední a základní školy. Na otázku jak naložit se zápisky ze současné školy není jednoduché odpovědět. Vyhoďte je, pokud víte, že není problém si v případě potřeby kvalitní informace sehnat. Naopak pokud by to problém byl, ponechte si je do doby, kdy je patrně budete budete potřebovat (např. do dokončení bakalářského programu) a pak je vyhoďte.
• Poznámky a črty – Jsou to poznámky k nedokončenému projektu? Pak si je buď přepište nebo nascanujte. Jedná-li se o poznámky k hotovým projektům, pak je vyhoďte.

Zpracováváme inbox

Jak nás time-management naučil, je výhodné podobné úkoly zpracovávat v dávkách. Scanování je typickým příkladem.

Než nějaký papír vložíte do inboxu, už si rozhodněte, zda je nutné mít papír archivovaný. Do inboxu vkládejte jen věci ke scanování, nikoliv k rozmýšlení, jestli je budete scanovat nebo ne.

Určete si jednu pevnou dobu v týdnu, kdy se budete věnovat vyprazdňování tohoto inboxu. Vězte, že nascanování a archivace dokumentů, které posbíráte během týdne, nebude trvat déle než 15 minut. Pokud ano, pak přehodnoťte, jestli nemáte tendenci uchovávat více papírů, než je nezbytné.

Dokumenty scanujte v režimu odstínů šedi (grayscale) na 250 DPI, které je pro rozpoznání textu dostatečné. Pokud neplánujete používat Premium účet u Evernote, neukládejte soubory do PDF.

Po přidání nascanovaného obrázku do Evernote přidáme metadata pro snadnější indexaci. Poznámku s obrázkem výstižně pojmenujeme (např. „faktura – Apple iPad 64 GB“) a přidáme tagy (štítky). Tady musím zdůraznit, abyste si vymysleli systém, který budete dodržovat. Například pro všechny faktury používejte tag „faktura“. Dále se mi osvědčilo používat tagy pro obchody, kde jsem zboží zakoupil. Další tagy pak už volte podle toho, pod čím byste daný dokument hledali. Nezapomeňte, že to děláte pro sebe. K iPadu tak dále můžete přidat tagy jako Apple, iPad, [název obchodu], tablet, gadget, iOS, apod.

Po přidání nechte dokumenty sesychronizovat se serverem. Tak se dostanou do fronty na rozpoznání textu v obrázcích a po nějaké době (řádově desítky minut) se k nim ze serveru přidají vyhledávací data.

Co s papírem, který už nepotřebuji?

Ty s citlivými daty vhodně zničte – skartace se jeví jako ideální a můžete je pak zrecyklovat. Méně vhodné, ale stejně funkční je takové dokumenty spálit nebo v ruce roztrhat a vyhodit.

Takové papíry, které jsou popsané nebo potištěné z jedné strany, si můžete ponechat pro črtání, kreslení myšlenkových map, brainstormování na papír nebo pro počítání příkladů.

Ostatní vyhoďte do modrých kontejnerů na papír.

Shrnutí