Připoj se ke komunitě!

Občas ti pošleme tipy pro produktivnější práci, odkazy na zajímavé knihy nebo akce. Psát ti však budeme jen jednou za čas a pouze tehdy, budeme-li mít skutečně co říct.

Odeslat


Základna osobního růstu

Go paperless! aneb Konec papírů

By on 14. 2. 2011 in Nástroje with Počet komentářů: 7

Jan Miřacký

JAN MIŘACKÝ | Vášnivý cestovatel a fotograf se zálibou v minimalismu, produktivitě a osobním rozvoji. Rád vezme do ruky knížku nebo kytaru. Zatím stále ještě student informatiky na VŠE.

Poslední články od Jan Miřacký (Všechny články)

Oslovil vás minimalismus a chtěli byste se mu zase o krok přiblížit? Pak je třeba změnit několik návyků – jedním z nich je i to, jak nakládáte s papíry. Souhlasíte se mnou, že stohy papírů povalujících se po stole a desítky složek s papíry v zásuvkách do minimalismu tak úplně nepatří. Řešením je digitalizace dokumentů. Svůj projekt jsem pracovně nazval „Go paperless!“ a chci se s vámi podělit o svoje zkušenosti.

Celé to není jen o minimalismu. Díky digitalizaci svých dokumentů získáte nad nimi větší kontrolu a už nebudete muset procházet desítky faktur, abyste našli tu k rozbitému kávovaru. Z mého pohledu je nezanedbatelný i ekologický faktor. Začněte teď a můžete za svůj život zachránit celý jeden strom. Není to úžasné? To za to přeci stojí.

Hledání vhodného nástroje

Jsem uživatel notebooku s nakousnutým jablkem na víku a hledání vhodné aplikace pro správu dokumentů jsem započal symbolicky u aplikace Paperless ($50). Vyzkoušel jsem i DEVONthink ($50). Obě mi přišly zbytečně složité a cítil jsem, že by mě práce s nimi nebavila. Hledal jsem dál, až jsem narazil na nástroj, který většina z vás (bez ohledu na platformu) již důvěrně zná a používá – Evernote (zdarma).

To, čím si u mě Evernote vydobyl pomyslné místo na výslunní, je schopnost rozpoznání textu v obrázcích. Nejedná se přímo o OCR. Dokument můžete najít zadáním textu, který se v jeho scanu vyskytuje. Předpokladem je dostatečně kvalitní obrázek (s fotoaparátem iPhonu 3G příliš nepochodíte).

Dalšími neoddiskutovatelnými výhodami Evernote je existence desktopových a mobilních klientů. Zastoupení mají Windows i Mac (jen tučňáci a další uživatelé Linuxu mají smůlu) a z výčtu mobilních platforem mi chyběl jen Symbian. Své dokumenty můžete mít neustále na dosah, přičemž někdy přijde vhod i webové rozhraní.

Jakmile digitalizací dáte všanc část svého života, chcete, aby bylo o dokumenty dobře postaráno a nestalo se, že o ně přijdete. To by se snadno mohlo přihodit, kdybyste je skladovali u sebe na disku a k zálohování přistupovali tak vlažně, jako když se máte objednat k zubaři. S Evernote tato obava je prakticky lichá a o zálohování vašich dokumentů je jistě dobře postaráno.

Abych jen nechválil, je třeba zmínit i omezení týkající se bezplatného účtu Evernote. Měsíčně můžete nahrát 60 MB dokumentů a poznámek. Druhé omezení je, že nelze prohledávat PDF soubory. Zbytek omezení oproti účtu Premium se nás netýká. Dobrou zprávou pro nás je, že tato omezení pro nás nejsou nikterak svazující a můžeme tak bez obav využít účet zdarma.

Otázku, jestli je rozumné všechny své papírové dokumenty svěřit jedné firmě nemá jednoznačnou odpověď. Vhodné to není, na druhou stranu si nemyslím, že by Evernote zajímaly moje dokumenty a někdo si je po večerech pročítal.

Co budeme potřebovat?

Určitě pevnou vůli a chuť změnit své dosavadní návyky. Dále scanner na dokumenty. Ovšem může postačit i fotoaparát, potažmo telefon s lepším fotoaparátem. Důležité je, aby vyfocený text byl dostatečně ostrý a čitelný. Budeme potřebovat místo, tzv. schránku (inbox), kam si budeme průběžně ukládat papíry k digitalizaci. Nic nám zde nebrání použít tentýž inbox, který používáme pro GTD.

Začínáme!

Proces rozdělíme na dvě základní části – kdy nejprve zastavíme přísun nových papírů a změníme náš přístup k nim a v další fázi pak procházíme to, co jsme už dříve napáchali.

1/ Zastavit příval

Úplně první krok, který musíme udělat je změnit to, jak jsme do této doby papíry zpracovávali a nakládali s nimi. Musíme zastavit jejich příval a naučit se s nimi vhodně vypořádat.

Přestaneme tisknout věci, které:

  • si můžeme přečíst v počítači (na tabletu)
  • v papírové podobě za běžných okolností nepotřebujeme (faktury)

Zastavíme posílání na naši adresu:

  • výpisů z banky
  • papírových katalogů

2/ Procházet existující dokumenty

Je nemyslitelné začít procházet celou naši sbírku dokumentů, kterou jsme si za poslední měsíce a roky nasyslili. Proto začneme zvolna po malých částech. Chceme, aby nás to bavilo a těšili jsme se na výsledek, který nám ulehčí život.

Začneme tím, že si uklidíme papíry na pracovním stole. Pokud už toto samotné se jeví jako velký úkol, pak začneme v sektoru A1 a pokračujeme postupně do sektoru B5.

Ve chvíli, kdy jsme se stavem našeho stolu spokojeni, a tady pozor – buďme kritičtí, vrhneme se na zpracování papírů v zásuvkách (opět postupně po jedné), skříních a dalších tajných skrýších.

Jak při uklízení dokumentů postupovat

Buďte nemilosrdní a spíše věcí vyhazujte, budete mít pak méně práce se scanováním a archivováním. Pojďme se teď podívat na některé konkrétní typy dokumentů.

  • Vystřižené články – Zjevně nemáte velkou touhu si je přečíst, když jste tak do teď neučinili. Schovali jste si článek „pro případ, že…“? Myslíte si, že potřebné informace nedokážete najít lusknutím prstů, když je budete potřebovat? Pak si článek uložte do inboxu.
  • Přečtené časopisy a tiskoviny – Darujte známému, odneste do čítáry nebo místní knihovny. Starými novinami neoslníte, ty patří do modrého kontejneru.
  • Výpisy z účtu – Přešli jste na elektronické výpisy? Dobře. Pokud máte možnost si v elektronickém bankovnictví zpětně dohledat převody, pak není důvod si výpisy nechávat a můžete je zkartovat nebo spálit v krbu.
  • Faktury – Vyhoďte ty ke zboží, na které se již nevztahuje záruka nebo je reklamovat nemůžete (boty po třech měsících nošení). Zkontrolujte si, zda při reklamaci nebudete potřebovat originální doklad o koupi. Pokud jste registrovaným zákazníkem obchodu, máte často možnost prohlížet své faktury online. Obchodník tak má k dispozici informace o vašich nákupech i v případě reklamace. Takové faktury můžete vyhodit.
  • Zápisky ze školy – Pokud teď studujete na vysoké škole, tak se s klidem můžete zbavit zápisků ze střední a základní školy. Na otázku jak naložit se zápisky ze současné školy není jednoduché odpovědět. Vyhoďte je, pokud víte, že není problém si v případě potřeby kvalitní informace sehnat. Naopak pokud by to problém byl, ponechte si je do doby, kdy je patrně budete budete potřebovat (např. do dokončení bakalářského programu) a pak je vyhoďte.
  • Poznámky a črty – Jsou to poznámky k nedokončenému projektu? Pak si je buď přepište nebo nascanujte. Jedná-li se o poznámky k hotovým projektům, pak je vyhoďte.

Zpracováváme inbox

Jak nás time-management naučil, je výhodné podobné úkoly zpracovávat v dávkách. Scanování je typickým příkladem.

Než nějaký papír vložíte do inboxu, už si rozhodněte, zda je nutné mít papír archivovaný. Do inboxu vkládejte jen věci ke scanování, nikoliv k rozmýšlení, jestli je budete scanovat nebo ne.

Určete si jednu pevnou dobu v týdnu, kdy se budete věnovat vyprazdňování tohoto inboxu. Vězte, že nascanování a archivace dokumentů, které posbíráte během týdne, nebude trvat déle než 15 minut. Pokud ano, pak přehodnoťte, jestli nemáte tendenci uchovávat více papírů, než je nezbytné.

Dokumenty scanujte v režimu odstínů šedi (grayscale) na 250 DPI, které je pro rozpoznání textu dostatečné. Pokud neplánujete používat Premium účet u Evernote, neukládejte soubory do PDF.

Po přidání nascanovaného obrázku do Evernote přidáme metadata pro snadnější indexaci. Poznámku s obrázkem výstižně pojmenujeme (např. „faktura – Apple iPad 64 GB“) a přidáme tagy (štítky). Tady musím zdůraznit, abyste si vymysleli systém, který budete dodržovat. Například pro všechny faktury používejte tag „faktura“. Dále se mi osvědčilo používat tagy pro obchody, kde jsem zboží zakoupil. Další tagy pak už volte podle toho, pod čím byste daný dokument hledali. Nezapomeňte, že to děláte pro sebe. K iPadu tak dále můžete přidat tagy jako Apple, iPad, [název obchodu], tablet, gadget, iOS, apod.

Po přidání nechte dokumenty sesychronizovat se serverem. Tak se dostanou do fronty na rozpoznání textu v obrázcích a po nějaké době (řádově desítky minut) se k nim ze serveru přidají vyhledávací data.

Co s papírem, který už nepotřebuji?

Ty s citlivými daty vhodně zničte – skartace se jeví jako ideální a můžete je pak zrecyklovat. Méně vhodné, ale stejně funkční je takové dokumenty spálit nebo v ruce roztrhat a vyhodit.

Takové papíry, které jsou popsané nebo potištěné z jedné strany, si můžete ponechat pro črtání, kreslení myšlenkových map, brainstormování na papír nebo pro počítání příkladů.

Ostatní vyhoďte do modrých kontejnerů na papír.

Shrnutí

Pokud se přidáte ke mně a zrealizujete projekt „Go paperless!“, zbavíte se obrovského množství zbytečností, ulevíte hlavě, kterou nebude tížit nepořádek a chaos, budete mít čistší pracovní stůl, rychleji naleznete potřebné dokumenty a můžete si cítit dobře i proto, že chráníte životní prostředí. To za to přece stojí, ne?

V diskuzi se můžete podělit o svůj stav „před“ a „po“ a o zkušenosti z realizování projektu.

Jan Miřacký

Štítky:

Připoj se ke komunitě Mít vše hotovo!

Stačí nám poslat tvou e-mailovou adresu. Občas ti pošleme tipy pro produktivnější práci, odkazy na zajímavé knihy nebo akce. Psát ti však budeme jen jednou za čas a pouze tehdy, budeme-li mít skutečně co říct.

Počet komentářů: 7

Trackback URL | RSS kanál s komentáři

Stránka, který odkazuje na tento příspěvek

  1. Proč se stát minimalistou? | Mít vše hotovo.cz | 8. 8. 2011
  1. vizitka.cz napsal:

    Ještě taková malá poznamka k jednomu obvyklému typu papírku: k vizitkám (jak jinak :-) Get-It-Done guy radí, jak si je snadno naskenovat a skladovat: http://goo.gl/Ybb4t. Rychlé a účinné.

  2. dENIS napsal:

    Tak osobně to mám rozděleno takto:

    Paperless je vynikající a využívám ho na:
    – faktury, smlouvy, účtenky, výpisy, jednoduše veškerou úředničinu a jsem i rád, že kvůli ochraně mi to nepoletuje světem po netu

    Evernote:
    Na vše ostatní, tj. vizitky (to doporučuji, to je bomba, mám je stále při sobě, když lidi mění místa, jen k osobě dám novou vizitku. Přístup odkudkoliv, no vypadá to fakt dobře!), naskenované články, webové články, atd… prostě až na vizitky a pracovní dokumenty, volně dostupné informace.

    Paperless má tu výhodu, že vše krásně ukládá v PDF, takže pokud se rozhodnu změnit program, třeba na evernote, přesun dokumentů, i většího množství, je otázkou dopoledne…., škoda jen, že paperless nemá iPhone nebo iPad klienta…..

    Závěrem, pokud se bojíte mít citlivé dokumenty online, jděte do Paperless, pokud se nebojíte, Evernote je správná volba!

  3. boobac napsal:

    Přesně toto jsem udělal asi před půl rokem – začal jsem likvidovat papír ve prospěch Evernote. Jen jedna věc mě mrzí a to, že Evernote stále ještě neumí české znaky :(. Vyhledávání je tedy trochu obtížné neboť v případě našich speciálních znaků se po Evernote OCR stane to, že se z nich stanou ještě speciálnější znaky. Takže místo „kafíčko“ bychom museli hledat třeba „kaf$?ko“ abychom nalezli dokument se slovem „kafíčko“. Což je škoda. Jinak je to super. Snad na tom kluci ještě zapracují..

  4. Vasek napsal:

    zdigitalizovat sve poznamky ci jine offline vytvory mam pomalu od prvni chvile, co pouzivam pocitac. Jen podoba nebyla nikdy prioritou jedna ci lepe system ulozeni a prace s temito informacemi.
    Tzn. Pred Evernote:
    Zadna podobna aplikace, nejake poznamky ruzne po blocich (vice podle predmetu zajmu) plus neco v pocitaci.

    Po Evernote:
    prvni vyzkouseni bylo pri zmene (hledani a zkoumani) prace, kde jsem si vedl i tzv. Log na co jsem reagoval, jaka byla odpoved, a co jsem si z toho vzal (karierní blog)
    Pred testovanim samozrejme doba musela pokrocit. Musela byt prekonana doba, kdy se musel zapinat pocitac abych se dostal k informacim. Jinak by offline podoba (=papirky, blocky) mela markantni vyhodu.
    Nyni mam moznost telefonu ci tabletu, kteri jsou prakticky stale zaple.

    P.S. Nikdy jsem nepouzival jinou aplikaci nez Evernote.

  5. Martin napsal:

    iPhone 4 celý paperless proces zjednodušil. Dostatečně kvalitní foťák znamená převod všeho do Evernote lusknutím prstu. Opravdu dobře fungují aplikace BC Reader (scan vizitek a rozpoznávání adres) a TurboScan nebo JotNot Pro pro scanování dokumentů. Ale chci-li číst, ne pracovat nebo „scanovat“ informace, papír je papír.

  6. Karel napsal:

    řešil jsem podobné věci a teď jsem narazil na webovou službu, která vypadá dobře:
    http://www.isanon.cz

Přidej komentář k příspěvku

Vaše emailová adresa nebude zveřejněna. Vyžadované informace jsou označeny *

Nahoru