Schůzka pomocí ScheduleOnce

Čas od času se i učitelům přihodí, že musí připravit poradu, které se má zúčastnit více lidí. Může to být setkání rodičovského sdružení, porada kolegů z různých škol či rovnou různých částí republiky, spolupracovníků na projektu, který neměl dopředu naplánované termíny setkání… prostě cokoliv. Co tedy dělat, když potřebujete naplánovat poradu více lidí z různých organizací?

Telefon není nejvhodnější

Zdravý rozum nabízí nejjednodušší alternativu – vymyslet nějaké dva tři termíny, zvednout telefon a všechny účastníky obvolat. A doufat, že budou schopni během telefonátu najít svůj kalendář, zjistit, zda se v některém termínu budou moci zúčastnit (nebo si na to vzpomenou) a termín odsouhlasí. Koncept téměř bezchybný. Ale snažíte-li se dojednat setkání nějakých 8 a více lidí, uvidíme, kolik telefonů zůstane nezvednuto a kolik lidí nebude mít v tom okamžiku po ruce svůj kalendář.

E-mailová povodeň

Druhou možnost také nezavrhuji: poslat všem zúčastněným e-maily s navrženými termíny. Teda pokud dostáváte rádi e-maily. Odpovědi od osmi lidí, to Inbox zase trochu nakyne.

„Meeting schedulers“ čili plánovače schůzek

Existuje ještě další alternativa – využít dostupných „plánovačů“ (tzv. meeting scheduler), tedy nástrojů, jejichž prostřednictvím jednotlivým účastníkům nabídnete různé časy a oni svým hlasem dají najevo, který termín jim nejvíce vyhovuje (případně přidají i další, kdy by se mohli dostavit).

Na internetu je takových služeb několik. O Doodle.me jsem již psal. Aplikace je nyní dostupná i v češtině, nabízí integrace s různými službami (s GoogleCalednar, Outlook 2007-2010,Yahoo! či LiveCal – ale současně není např. registrovaná u společnosti Google (a tím pádem si člověk nemůže být úplně jistý, jak služba nakládá s vašimi osobními údaji, které připojením např. Google účtu předáváte).

Na další obdobnou službu, Tungle, mě v komentářích pod článkem upozornil neznámý čtenář. Ta ovšem vyžaduje registraci, případně připojení pomocí účtu na Facebooku, Twitteru nebo LinkedIn.

Další obdobnou službu nabízí aplikace ScheduleOnce. Zaujala mě opět nejen tím, že se člověk nemusí registrovat (tím ovšem nevyřeší záplavu e-mailů) a především velmi příjemnou integrací do Gmailu i Google Kalendáře. Pracuje se s ní stejně snadno jako s Doodle.me.

Založení nové schůzky

Při prvním vstupu na stránku aplikace www.scheduleonce.com vás přivítá screenshot se stručným popisem jednotlivých částí aplikace okna aplikace.

Pokud si nevěříte, že práci s aplikací zvládnete, nabízím podrobný návod.

Krok 1. Vyberte termín schůzky

Po uzavření úvodního okna se objeví jednoduché okno aplikace. Pravou část tvoří kalendář, v levém sloupci potom najdete základní nástroje na ovládání.

Do políčka Meeting Duration stanovte, jak dlouho bude schůzka probíhat. Pomocí následujícího políčka Meeting Name schůzku pojmenujte a do posledního pole E-mail address vepište svůj e-mail, ze kterého budete schůzku „ovládat“ (tj. budou na něj docházet „hlasy“ pozvaných účastníků).

V poli kalendáře myší vyberte vhodné termíny pro schůzku. Stačí najet na pole, kurzor se vám změní ve zvýrazňovač a potom už jen stačí levým myšítkem termíny „vyklikávat“. Záleží samozřejmě na okolnostech, ale praxe mě naučila navrhovat alespoň 3 termíny schůzek, Dva je málo. A jeden, to je, jako byste hledali odpověď na špatně definovanou otázku: „Tento meeting se uskutečnit nemůže?.!“

Jakmile skončíte se zadáváním termínů, klikněte na tlačítko Save a přejděte k dalšímu kroku – odeslání pozvánky.

Krok 2. Pozvěte účastníky odesláním linku

Aplikace nabízí možnost poslat pozvánky přímo, Mohlo by se však stát, že e-mail z neznámé adresy skončí ve spam koši některého z pozvaných, Doporučuji proto odesílat e-mail z vlastní adresy. (O zdlouhavém vypisování všech e-mailů raději nemluvím.)

Nezapomeňte v okně zatrhnout pole „link si odešlu sám“ (I am sending the link…)

Krok 3. Hlasování účastníků

A nyní už jen stačí čekat na to, až se vám začnou ozývat vaši kolegové, které jste ke schůzce pozvali.

I jejich postup je velmi jednoduchý. V políčku s nabízenými termíny stačí kurzorem zatrhnout, který termín je nejvhodnější. Doporučuji také případně upravit jméno, eventuálně dodat další komentáře.

Krok 4. Sledujte průběh hlasování

Jako organizátorovi schůzky vám budou chodit na e-mail výsledky hlasování, které si můžete zobrazit v samostatném okně schůzky – okamžitě vidět, jak situace s termíny vypadá.

Integrace do Google Kalendáře

ScheduleOnce nabízí několik různých variant účtů. Pro jednotlivce je služba zdarma a nabízí se jim integrace do Gmailu a GoogleKalendáře prostřednictvím plug-inu do prohlížeče. (Propojení služby formou gadgetu se nabízí až pro organizace využívající GoogleApps, aplikace je nyní dostupná i na GoogleApps Marketplace.)

Připojíte-li si ke službě svůj (kterýkoliv) GoogleKalendář, máte při přípravě k dispozici přehled volných termínů. A v malém add-onu po straně kalendáře vidíte, kolik pozvaných už odpovědělo. Velmi užitečné.

Hlasování o nejvhodnějším termínu

Vedle plánování schůzky (které jsem dosud popisoval) můžete využít také další možnosti služby: hlasovat o nejvhodnějším termínu schůzky.

Ehm, na závěr

Tento text neměl být ničím jiným než stručným návodem pro lidi, kteří si nejsou svojí angličtinou jistí, ale na druhou stranu by si chtěli život aspoň trochu usnadnit. ScheduleOnce používám – a za sebe můžu prohlásit: alespoň mně život usnadňuje.

Lukáš Bajer

Štítky: aplikace