Připoj se ke komunitě!

Občas ti pošleme tipy pro produktivnější práci, odkazy na zajímavé knihy nebo akce. Psát ti však budeme jen jednou za čas a pouze tehdy, budeme-li mít skutečně co říct.

Odeslat


Základna osobního růstu

Propojení hodnot, rolí a osobního poslání s každodenním plánováním

By on 3. 1. 2011 in Rozvoj with Počet komentářů: 7

Teď, když už víme, jaké hodnoty v životě ctíme, v jakých rolích se v životě pohybujeme a máme ujasněné vlastní osobní poslání, tak promítneme tyto hodnoty, role a osobní poslání do každodenního plánování. Při sestavování osobního poslání jste se jistě dotkli svého vnitřního Já. Už víte, kdo jste a co chcete, co jste ochotni udělat a co nikdy dělat nebudete. Poznali jste sami sebe. Každý vycházíme z jiného místa, teď budeme mířit do bodu, kam se chcete dostat. Následující popis vychází čistě z osobních zkušeností.

Kam se chceme dostat?

Zde se vrátíme do části „Být, mít, dělat“ z minulého dílu. V tomto dílu jsme si definovali, co je vlastně cílový stav naší práce. Toto ovlivňuje naše plnění úkolů a stanovování priorit. Toto je to dávání důležitého na první místo. K tomu, abych si „být, mít a dělat“ splnil, musím mít nějaký prostředek, který ovládám. Pro mě to je moje práce, která je zároveň mým koníčkem. Proto vydržím pracovat ve velkém zápřahu mnoho hodin a dní bez přestávky. To ale není úplně super. Odpočinek je důležitý, protože většinou přináší relaxaci a někdy i myšlenky o práci. U mě to je většinou o tom, jak práci dělat lépe.

Co je nezbytné pro každý plán? Začneme tedy tím nejdůležitějším.

Plánování relaxace

Relaxace je nejdůležitější. Bez relaxace to v životě nejde, resp. jde jen po relativně krátkou dobu. Na každý rok si připravím plán, kolikrát například navštívím saunu nebo masáž. Kolik dní v měsíci opravdu vypnu a nebudu se počítači ani práci vůbec věnovat atd. V tuto dobu nechci vůbec myslet na práci. Platí to obzvlášť pro lidi, kteří říkají: „Ale já musím platit hypotéku (splátky, dluhy atd.), já nemůžu odpočívat a ještě za relaxaci (masáž, solárko, saunu) platit.“ Pokud máte povinnosti, které vás honí k práci a k výsledkům, tak o to víc potřebujete část svého času věnovat relaxaci.

Za každou relaxaci platit nemusíte. Já dlouho hledal činnosti, u kterých si rád odpočinu. A v podstatě je hledám stále a doplňuju je do seznamu. Pro někoho jde o běhání, jiný sport, houbaření, sledování filmů, procházku v parku, procházku lesem, rybaření, čtení knížky, ležení ve vaně, ležení ve vaně se svíčkami, sex atd. Ale nikdy bych sem nedal spánek, ten je sice relaxací, ale není tou správnou relaxací, kterou potřebujete.

Chci jen připomenout, že přemýšlení o práci při těchto činnostech není povoleno. A relaxační časy patří do každého týdne. Neexistuje žádná pracovní ani jiná osobní povinnost, která by měla vyšší prioritu než relaxace.

Plánování práce hlavou

Myšlení o práci představuje čas určený práci hlavou. To můžete dělat na různých místech a spojit to s jinými aktivitami. Např. při jízdě autem, vlakem, v kavárně u kafe (pokud jste tam sami a nerušeni), v zamčené kanceláři s vyvěšeným telefonem atd. Prostě máte schůzku sám se sebou. Nic mimo relaxaci nemá přednost. Pokud ale máte čas vyhrazený pro práci hlavou, tak nerelaxujte.

Hlavou se nám honí hodně myšlenek o práci, které obvykle nejsme schopni zpracovat při samotné práci. Většinou jde o myšlenky s obavou, zda se toto, či ono povede. Samotné přemýšlení o tom, zda se to povede, nic v životě nezmění. Přemýšlení se musí pustit směrem: Co je potřeba udělat, aby se to povedlo?

Znám hodně lidí, kteří jen tvrdě pracují a o své práci vůbec nepřemýšlí. A pár lidí, co o své práci trochu přemýšlí a dosahují  zásadně lepších výsledků. Tady se začíná pracovat ne tvrdě, ale chytře. Doporučuji si vyhradit 1-4 hodiny v týdnu na práci hlavou. Rozdíl proti minulosti poznáte během jednoho měsíce. Viz příklad workoholika a člověka delegujícího z minulého článku.

Plánování v roce

Práce hlavou a relaxace je každotýdenní záležitostí. Proto si je v roce neplánuji. Rozvrhnu si do měsíců v ročním přehledu, kdy a co má být na mých úkolech splněno. Dávám pečlivý pozor na načasování, abych dílčí cíle z velkých cílů dal do vhodného měsíce s ohledem např. na počasí nebo jiné projekty, dovolené atd. Dále jsem vypozoroval dvě tendence. Dávat si hodně úkolů na začátek roku a zase hodně úkolů na konec roků. To první nám může otrávit náladu, protože se budeme cítit přetížení a hlava neuvěří, že zbytek roku nebude stejný. To druhé je klasické nechávání věcí na poslední chvíli.

Takže hledám vhodné rozložení cílů a dílčích cílů v průběhu roku. Všechny cíle nemusí končit koncem roku a ani začínat začátkem roku. Každá věc má svůj správný čas.

Velké cíle je dobré rozložit do několika menších měsíčních cílů. Stane se tak víc uvěřitelné, že to velké sousto (velký cíl), půjde po malých soustech (měsíčních cílech) spolknout. Pokud se vyskytnou důvody, proč by bylo dobré práci v průběhu roku přeplánovat, tak se tomu nikdy nebráním. Jen zkoumám, zda se nejedná jen o odkládání něčeho, čeho se bojím. Strach rodí obavy , že to nezvládnu nebo že to nedopadne dobře… Musím za sebe říct, že 95% věcí, kterých se bojíme, vůbec špatně nedopadne. A zbylých 5% sice nedopadne dobře, ale dopadnou lépe, než je naše původní představa o katastrofě.

Plánování měsíce

Vždy před začátkem měsíce si přepíšu hlavní cíle pracovní a osobní pro daný měsíc do správných kolonek v diáři. Podívám se do měsíčního přehledu, který už je obvykle trochu zaplněn domluvenými schůzkami. Rozeberu si, co znamená splnění měsíčních cílů. Jak vypadá situace teď a jak má vypadat po splnění. Abych v sobě probudil touhu úkol splnit, protože často na dílčích úkolech velkého projektu ztrácíme dlouhodobou vizi. Ještě se zeptám, zda je tak náročné to a to udělat a odpovím si, že není. Ale někdy se dostaví onen strach.

Měsíční cíle jsou malé kroky a lze se krok za krokem dostat k velkému cíli. V rámci měsíce si stanovuji, v jakých městech budu které dny. Kdy budu mít schůzky a jaké bude rozložení měsíčních cílů do týdenních, pokud to je potřeba. Něco jde zvládnout v jednom týdnu nebo i dni. Jiné měsíční cíle je nutné rozdělit ještě do malých cílů pro jednotlivé týdny.

Plánování týdne

Plánování týdne je velmi důležitou pomůckou záměru „držet se svých plánů“. Týdennímu plánování předchází týdenní revize. Na to je nejvhodnější doba v neděli večer anebo pátek odpoledne. Obvykle to netrvá déle než jednu hodinu. Já plánoval v neděli a teď to chci změnit na pátek, abych měl víkend co nejvíce volný. Tím mi úkoly končí pátkem a sobotou začíná nový týden.

Při týdenní revizi si projdu jednotlivé dny a podívám do denních poznámek, jestli se tam neobjevuje nějaký nezpracovaný požadavek, závazek či pohledávka (nemyslím jen finanční). Pak si projdu stav jednotlivých projektů a rozhodnu o jednom dalším kroku nebo až o třech následujících krocích.

Pak si vezmu týdenní kompas, který je v diáři Franklin-Covey. Zapíšu si jednotlivé role (viz. minulý článek – role) a zapíšu si tam důležité úkoly (big rocks) pro každou roli. První rolí je ostření pily (sedmý návyk) a tam patří relaxace. Naplánuji si, jak budu relaxovat. Plánování týdne se všemi rolemi přináší vyvážený život. Nezapomenete být každý týden v každé roli, který je pro ten týden důležitá. Např. student VŠ nejsem každý týden, ale manžel jsem.

Následuje plánování dalších rolí jako je syn, otec, manžel atd. V každé roli si stanovím jeden důležitý úkol (big rock). Pro některé role často mám víc kamenů, tak je tam všechny zapíšu. Nikdy by jich nemělo být víc, než řekněme tři. Následuje přepsání důležitých úkolů (big rocks) do diáře na jednotlivé dny a to přímo na určitý termín. Tím se mi do harmonogramu dostane také relaxace, práce hlavou, pravidelný telefonát s mamkou, čas pro dceru a manželku atd.

Pokračuji následujícími kroky projektů, které vyšly z revize. Ty píšu do kompasu na druhou stranu na místo poznámek. Tím mám přehled o úkolech v projektech v daném týdnu vždy před očima. Kompas se totiž jako záložka přesouvá do každého aktuálního dne. Při splnění úkolů v projektech je značkou označím jako splněné. Tímto vím, že jsem schopen se posunout kupředu v každém aktivním projektu. Přednost mají ale big rocks, které mají v diáři pevné místo.

Pro pravidelný posun kupředu je opravdu zcela zásadní dělání týdenních revizí a týdenního plánování.

Plánování dne

Každý den si dopředu naplánuji a hlavně si zjišťuji vlakové spojení (zapisuju si vlak, čas odjezdu a příjezdu), dále hledám nejkratší cestu po úřadech, abych po městě nejezdil cik cak. Dále tu mám již předepsané schůzky z měsíčního přehledu. A specifické úkoly pro daný den a to i následující kroky v projektech, pokud je můžu splnit právě jen tento den.

Dávám si pozor na dobu, kdy mám schůzku sama se sebou anebo vyhrazený čas, kdy musím udělat něco tvořivého. V těchto případech neberu telefony stejně, jako když jsem na schůzce se zákazníkem. Jakékoliv vyrušení z koncentrace přináší velké ztráty času a hlavně ztrátu inspirace. Návrat do plné koncentrace může trvat i deset minut.

Vpravo v diáři jsou denní poznámky, které často používám na poznámky z jednání nebo na poznamenání toho, co jsem komu slíbil, nebo co někdo slíbil mně atd. Je příjemné se k poznámkám vracet a číst, co jsem si dřív myslel atd. Vždy když si tam nepíšu určitou obavu, tak se později hrozně divím, jak jsem se toho mohl bát.

Můžete si plánovat den dopřed večer nebo brzo ráno. Mě osobně víc vyhovuje den dopředu. Pak už nemusím myslet na to, co budu zítra dělat. Někdy však nemám jasno, jak zkombinovat různé úkoly, obzvlášť, pokud se mám stavit další den na více místech. Pak plánuju až ráno a nechávám se inspirovat tím, co jsem přes noc ve spánku vymyslel. Taky jste si všimli, že přes noc vymyslíte něco, s čím si přes den marně lámete hlavu?

Projekty

Projekty si v diáři zaslouží samostatnou kapitolu. Používám je seřazeny za sebou s tím, že jako první list sekce je seznam projektů. Ten mi pomáhá při pravidelných týdenních revizích projektů, abych na žádný nezapomněl. Každý projekt mám vedený jako samostatný seznam zápisů (nevím jaké lepší slovo použít). A každý zápis je buď postřeh k zapracování, postřeh o konkurenci nebo trhu, objevená chyba, popis nějaké dílčí informace pro projekt, požadavek klienta nebo i můj. Je to prostě takový inbox pro projekt, kterému se věnuju vždy jednou za nějakou dobu. Zapisuju si do něj poznámky a čerpám z něj při zadávání práce přes Redmine (něco jako BaseCamp), anebo při schůzkách s klienty. Zapisuju si sem také postřehy, pokud zkoumám nějaké stránky (živím se internetovým marketingem) a vše, co mě překvapí, si zapíšu. Je to i místo pro brainstorming k projektu.

Vylepšení 1.0

Protože používám diář jako takové místo, kde mám všechno soustředěné, tak jsem si nové do diáře přidal ručně psanou a evidovanou knihu faktur přijatých a vydaných. A dále speciální kalendář fakturací, abych věděl, co budu který měsíc fakturovat. A dále si sem zapisuju odhady částek, které daný měsíc budu někomu platit. Celkově to dává přehled po měsících, jaké budu mít měsíční cashflow.

Někde používám odhadovanou částku, někde je částka již domluvena. Toto mi umožňuje držet přehled v domluvených odměnách za moje služby.

Soupis vložených formulářů:

  • Kniha přijatých faktur
  • Kniha vydaných faktur
  • Očekávaná fakturace (vydaná i přijatá) = měsíční cashflow
  • Soupis toků peněz, které přicházejí od jednotlivých zdrojů peněz (firem) a přicházejí do rodinného rozpočtu a kam pak odtečou = lehká výsledovka domácnosti

Toto je pro mě novinka. Každý rok se snažím udělat nějakou změnu a v průběhu roku vidím, jak to upravit nebo zda je to pro mě zbytečné. Je lepší jít malými změnami než dělat hodně změn naráz.

Vylepšení 2.0

Zde jsem se poučil z knížek, které jsem přečetl (autoři Jack Canfield, Tim Ferris). Jedná se v první řadě o listinu úspěchů. Sem si píšu všechno, co se povedlo. Píšu si konkrétní věci, ze kterých mám já nebo moji zákazníci radost. To znamená, že věci se povedly. Tento seznam mám v oblibě speciálně v době trudomyslnosti, kdy mám pocit, že se nedaří…

Dále používám seznam nazvaný „činnosti pro zautomatizování“. Kam si píšu jednotlivé drobné činnosti, které se opakují a stojí za zautomatizování nebo delegování. Tj. abych to nemusel v budoucnu řešit stále dokola sám. Tím odbourávám opakující se nudné věci. A to jak v pracovním, tak i v osobním životě.

Dalším seznamem jsou „automatizované platby“, kam si píšu, jaké automatické platby mám nastaveny. Pro koho jsou, kolik to je, kdy končí, číslo účtu, variabilní symbol a další informace.

Dalším seznamem je „co je potřeba opravit a dodělat“ a sem si zapisuji drobnosti, které otravují život. Jako špatně fungující pant ve skřínce, rozlepené boty, neroztříděné podklady k projektům, hromadu papírů na stole atd. A jednou za čas to vše opravím nebo dám dohromady.

Posledním seznamem je „způsoby relaxace“. Sem si zapisuji nápady na relaxaci. Vše co mě napadne, co vidím kolem sebe, z čeho mám dobrý pocit, to si tam zapíšu a v budoucnosti otestuju. Co nefunguje, to škrtnu. Co funguje, to nikdy nezapomenu.

Jak se udržet na cestě v průběhu roku?

Nejdůležitější vlastnosti potřebné k udržení se na cestě jsou: vytrvalost a disciplína.

Vaše plánování vás vždy směruje dopředu podle vašich vlastních cílů (být, mít, dělat), které si splníte pomocí nějakého prostředku (např. práce). A k cíli vás může dovézt jakýkoliv prostředek, i ten který teď nepoužíváte. Pokud uděláme paralelu s cestováním, tak řekněme, že chceme jet z Prahy do Brna. Můžeme tak použit auto a řídit jej, nechat se svézt kamarádem v jeho nebo vašem autě, můžeme jet vlakem, autobusem, na kole, na bruslích, jít pěšky nebo běžet atd. Každý prostředek má svoje klady a zápory a je vhodnější např. v jiném měsíci nebo počasí. Některý prostředek je namáhavý a jiný by se nám líbil nejvíc.

Svoji práci jako prostředek si sami vybíráme. A ke splnění našich cílů (být, mít, dělat) tedy používáme prostředek, který nás víc nebo míň baví. Naučil jsem si prostředek vybírat uvážlivě a používat jen prostředky, které mě baví. Obecně si myslím, že by všichni měli dělat, co je baví. Na výsledku práce to je vždy hodně poznat, zda ji děláme, protože musíme, nebo zda nás baví a děláme ji od srdce. Děláním toho, co mě baví, se držím na cestě i v době, kdy mám pocit, že věci nejdou, jak bych chtěl.

Často kladené otázky na závěr

Je v pohodě si naplánovat až 9. Ledna?

– Proč ne.

Můžu si v průběhu roku sepsat nové osobní poslání?

– Jasně. Pokud necítíte, že vás správně vystihuje, tak jej přepište a na nic nečekejte. Často se nám v životě mění naše hodnoty a škoda čekat až na další rok.

Mám špatný pocit, když nesplním, vše co jsem si na den/týden/měsíc/rok naplánoval, je to ok?

– Je to zbytečné. Nikde není psáno, že vše, co jsem si minulý rok v prosinci naplánoval, dává letos smysl. Pokud se jedná o denní úkol nesplněný z důvodu lenosti, tak je to taky OK. Nejsme stroje, zítra se to určitě povede. Přepisování úkolu ze dne na den vás donutí buď ke splnění  a nebo ke zrušení úkolu, protože jeho plnění nedává smysl. Mít výčitky svědomí nikomu nepomůže. Nepomůže to lidem, kteří na úkol čekají, ani vám. Jen budete špatně spát a vůbec budete se cítit špatně úplně zbytečně. Na 99,99% to není tak zásadní úkol, který má vliv na chod naší společnosti. Takže si ani nevšimneme, že jste ho neudělali. Klid! Dělejte věci, aby jste byli šťastní!

V Restartu píšou, že plánování nefunguje, že to jsou jen odhady. Proč tedy plánovat?

– Pokud bych měl napsat plánovanou výsledovku v následujících 5 letech, tak to budou jistě odhady. Osobní plánování mi dává směr, kterým chci jít. A to mi dává jistotu a není to jen odhad. Je to směr, který jsem si vybral a kam chci jít.

Přání na závěr

Stanovit si cíle „být, mít, dělat“ se může zdát snadné. Je to však velmi závazné. Napsali jsme si vlastní cíle. Je to něco, co opravdu chceme. A tak je důležité, že pokud jsme řekli A (cíle), musíme také říct B (přijmout zodpovědnost za jejich splnění). Ono se to samo neudělá.

Doufám, že vám můj popis plánování podle hodnot, rolí a osobního poslání pomůže v nalezení vašeho vlastního způsobu plánování a následném dosažení toho, co v životě chce. Toto není nejlepší způsob, jak plánovat. Toto je můj způsob, který mě v mých podmínkách funguje nejlépe. Hlavně to všechno neberte tak vážně a bavte se tím. Pamatujte, že člověk je na světě, aby byl šťastný. Budu rád za vaše zkušenosti v komentářích.

Dominik Formánek

Série o plánování:

1. díl – Úvod do plánování na základě hodnot a rolí

2. díl – Další level plánování – hodnoty, role, osobní poslání

3. díl – Propojení hodnot, rolí a osobního poslání s každodenním plánováním

Štítky:

Připoj se ke komunitě Mít vše hotovo!

Stačí nám poslat tvou e-mailovou adresu. Občas ti pošleme tipy pro produktivnější práci, odkazy na zajímavé knihy nebo akce. Psát ti však budeme jen jednou za čas a pouze tehdy, budeme-li mít skutečně co říct.

Počet komentářů: 7

Trackback URL | RSS kanál s komentáři

  1. saboo napsal:

    Dělat, Být, Mít je vlastně nekýčovité synonymum smyslu života, který hledá snad každý člověk na Zemi.. Osobně však nevěřím, že by tento článek četl někdo, kdo tyto hodnoty nemá vyjasněné. Kdyby se však našel jediný člověk, který si na základě tohoto článku tyto hodnoty ujasní, byl to pro Vás rozhodně skvěle využitý čas. Osobně si z tohoto beru: přesunout plánování na pátek odpoledne (vyzkouším) a seznam způsobu relaxace. Pak se mi moc líbí dělat jen to co mě baví. To je vlastně i moje moto.

  2. kyselina napsal:

    Úžasný článek, děkuji!

  3. Dominik napsal:

    Díky! Drží Vám všem palce!

  4. vikim napsal:

    Díky za články. Hledám,hledám … Určitě mě přečtení posunulo dále.

  5. Marek napsal:

    Jak dlouho Vám trvalo osvojení takového systému? Myslím, tím jak moc těžké bylo si zvykat na planování na roky, měsice, dny dopředu.

    Vše máte realizováno tedy v „offline“ stavu v FK diáři?

  6. Dominik napsal:

    Diář FranklinCovey používám 13-tý měsíc. Rok předtím jsem měl jiný systém (vlastní) na plánování roku, čtvrtletí, měsíce, týdnů. Ten ale nebyl tak super.

    V diáři mám hlavně inboxy a poznámky. Pro zadávání a správu projektů mám redmine (je to něco jako basecamp), ale free. Termíny mám ale i v diáři, abych věděl, co mám kdy kontrolovat.

  7. Vašek napsal:

    Super článek: Plánovat se musí, pokud chce člověk něčeho dosáhnout. Jak já říkám: plánovat člověk musí, nebo si jej naplánuje někdo jiný… Jdu si článek přečíst ještě jednou.

Přidej komentář k příspěvku

Vaše emailová adresa nebude zveřejněna. Vyžadované informace jsou označeny *

Nahoru