Připoj se ke komunitě!

Občas ti pošleme tipy pro produktivnější práci, odkazy na zajímavé knihy nebo akce. Psát ti však budeme jen jednou za čas a pouze tehdy, budeme-li mít skutečně co říct.

Odeslat


Základna osobního růstu

Problémy s papírovým GTD

By on 17. 1. 2011 in Nástroje with Počet komentářů: 22
Lukáš Gregor

Lukáš Gregor

LUKÁŠ GREGOR | Bloger, pedagog a autor šesti knih. Má rád, když může vychutnávat přítomný okamžik, baví ho být, baví ho také školit (nejen) GTD.
Lukáš Gregor

Poslední články od Lukáš Gregor (Všechny články)

S příchodem nového roku jsem měl v úmyslu definitivně přejít na papír. Co se týče plánování měsíce/týdne/dne, v tom bylo jasno již dávno – slouží mi k tomu FranklinCovey diář a už si jen stěží dokáži představit, že bych jej opustil. Jenže metody GTD jsem se nehodlal vzdát – rozkrokování a správa jednotlivých projektů zefektivňuje práci. No a bez schránky bych se zase mohl dostat do stavu, že v noci místo snění mi v hlavě rotují úkoly.

Tím, že často recenzuji nástroje právě zacílené na uživatele GTD, musel jsem prozkoušet několik programů. A sám jsem zažil nejedno balancování mezi tou či onou aplikací. Rozhodl jsem se tomu učinit přítrž – a mít v diáři speciální oddíl pro projekty.

Nejen na českém internetu jsem se setkal se zkušenostmi a tipy od lidí, kteří používají papírové GTD. Dokonce mi přišla jako zajímavá možnost využít k tomu třeba Moleskine. Nedávalo mi to ale přímo smysl, když mám diář a rád bych měl vše v něm. Navíc – není tak složité vytisknout si formuláře i po domácku udělané a zařadit je do zadní části diáře. To jsem také udělal a na Twitteru halasně oznámil svůj přechod k papíru a plán natočit poté krátké video coby exkurzi do mého nového systému.

Netrvalo to moc dlouho a narazil jsem. A ano, jsem zpět u elektronického řešení.  Uvědomuji si přednosti – psát rukou mě baví (a doporočuje se to i kvůli rozvoji mozku), dokonce mi přijde že je to často rychlejší. Ale narazil jsem na několik nevýhod, které zde ve stručnosti sepíši.

Množství projektů

V mnohých knihách potkáme radu omezovat své aktivity, minimalizovat množství projektů. Snažím se o to. Na druhou stranu – papír mě pak vedl k tomu, že jsem vlastně na jednom listu měl u sebe kroky, které by dávaly větší smysl, kdyby byly oddělené – každý v jiném projektu. Projekty jsem začal nazývat příliš obecně, to proto, abych jich nemusel mít mnoho. Když pominu fakt, že chci zmenšovat množství, bolavé místo spočivá v hmotné omezenosti. Mám diář, v němž jeden den je na dva listy, v diáři je předchozí, současný a následující měsíc (+ měsíční pohledy na každý z dvanáctí měsíců roku). V diáři mám ale také oddíl s hodnotami, rozepsanými rolemi, cíly a posláním. Pak poznámky, které se vztahují k sedmi návykům. Vyňal jsem formuláře pro adresy, správu financí a další, aby mi do desek vešlo co nejvíce listů pro projekty. V den, kdy jsem měl úmysl již zpečetit svůj přechod k papíru, se mi desky diáře dovolily zavřít tak tak. A to jsem poté zjistil, že by bylo záhodno ještě nějaké listy přidat.

S papírem jsem v tomto směru až příliš omezen – nutkání šetřit místem (a to i z čistě ekologických důvodů) mě vedlo k neefektivnímu rozepisování projektů. (Kupříkladu pro mě je každá vyučovací hodina projektem – a do měsíce jich mám čtrnáct.)

Flexibilita u rozepisování  dílčích kroků

S předchozí výtkou souvisí i samotné rozfázování projektu. Samozřejmě, že se snažím při jeho plánování uvažovat již tak nějak chronologicky, ale nejde to zcela. Navíc u určitých projektů vlastně dopisuji dílčí kroky průběžně – zvláště jde-li o dlouhodobý projekt. V takových případech nelze zaručit chronologickou posloupnost. V elektronickém nástroji to není na překážku – prostě si kroky seřadíte kdykoliv a jakkoliv. Na papíru píšete pod sebe na list a přesouvání možné není.

Jestliže jsem měl problém s množstvím projektů (a tedy papíru), pojí se i s množstvím kroků. Pokud chci mít projekt opravdu pečlivě rozplánován, popíšu daný list papíru velmi snadno. Listy se pak kupí a kupí.

Kontexty

Sice jsem měl hluché kontextové období, ale zvláště s novou pracovní pozicí jsem začal potřebovat k úkolům/krokům projektu připisovat kontexty. V diáři jsem na to myslel a v zadu měl ještě speciální listy papíru pro @čekám na, @delegováno. Byl jsem ochotný sem případně i přepisovat něco, co mám poznačené uvnitř projektů, jen abych se rychle dostal k přehledu delegovaných úkolů nebo těch, na které čekám. Ale jsou i další kontexty – třeba @e-mail, který nechci vyřizovat neustále v průběhu dne, ale v nárazových okamžicích. Vyfiltrovat tento kontext z desítek listů papíru není tak jednoduché jako v případě elektronického nástroje. A podobně se to má i s agendou – k projektům/krokům chci připisovat jména osob, s nmiž souvisí. A poté, když budu s osobou jednat, mít přehledně před sebou vše, co se jí týká.

Zde začal mé papírové metodě docházet dech a já více a více pociťoval nutnost změny.

Proč přechod nevyšel

Se mnou a GTD se to má v posledním čtvrtletí tak, že neustálým lavírováním mezi papírem a aplikacemi jsem efektivní správu projektů zanedbával. A to dokonce i s naplňováním schránky. A i když plánování pomocí diáře mě udržovalo ve schopnosti nepadnout do chaosu či stresu, absence všudypřítomné pomocnice GTD mě zneklidňovala a v hlavě se začaly zase rojit myšlenky, úkoly a projekty, které nebyly dostatečně dobře někde podchycené.

Přechod na papír (a to navíc do jednoho jediného nástroje, FC diáře) mi v tomto směru měl potíže vyřešit. Místo toho ale uvrhl moji mysl ještě do větší bezradnosti. A proto jsem přidané listy papíru z diáře vyjmul a – byť to zabralo značnou část dne – GTD rozpracoval v programu. A tato změna se projevila takřka ze dne na den.

Věřím přesto, že mezi vámi je řada takových, kteří mají s papírem dobré zkušenosti – uvítám, když se o ně podělíte. Buďto v komentáři nebo přímo v článku, který bychom na stránkách Mít vše hotovo.cz zveřejnili pro inspiraci druhých.

Lukáš Gregor

Štítky:

Připoj se ke komunitě Mít vše hotovo!

Stačí nám poslat tvou e-mailovou adresu. Občas ti pošleme tipy pro produktivnější práci, odkazy na zajímavé knihy nebo akce. Psát ti však budeme jen jednou za čas a pouze tehdy, budeme-li mít skutečně co říct.

Počet komentářů: 22

Trackback URL | RSS kanál s komentáři

Stránka, který odkazuje na tento příspěvek

  1. Problémy s papírovým GTD – Východisko? | Mít vše hotovo.cz | 21. 2. 2011
  2. Problémy s papírovým GTD – Východisko? | iTime blog | 21. 2. 2011
  1. David Mach napsal:

    Díky za popsání této zkušenosti! Sám jsem si po přečtení zprávy na Twitteru řekl, že když to jde s papírem někomu jinému, tak to musí jít i mě, ale postupně jsem začal mít pochybnosti. Tenhle příspěvek mi ušetřil čas, který bych strávil experimentováním a přesvědčováním sebe sama, že to přeci musí jít… :-)

  2. dENIS napsal:

    Zajímavý článek. Pokoušel jsem se o to několikrát, ale vždy jsem se zasekl a papírový blok používám jen na rychlé porady, na dleších dělám zápis přímo do Evernote na iPadu, krátké zápisy přepisuji + si vypisuji úkoly. Zajímalo by mě, ale kam jste se vrátil, k jakému elektronickému nástroji? OmniFocus, Things, či jinému?

    • Lukáš Gregor Lukáš Gregor napsal:

      Co se týče poznámek – znovuobjevil jsem aplikaci Awesome Note (synchronizuje se s Evernote i Google dokumenty) a je mi ještě více milejší než Evernote, takže třeba výpisky z knih k přípravě na výuku si píšu sem.
      A o tom, k čemu jsem se vrátil, se dozvíte ve středečním článku :)

  3. Milan napsal:

    Nevím jak koho, ale mě děsí záplava papírů. Užiju papír jen pro brainstorming a pak výsledek převedu do co nejpřehlednější elektronické formy. Je to lépe dohledatelné a zálohovatelné.

    Papír:
    -kalendář (31 řádků/den-sloupce hodiny 1 stránka=1měsíc) + 1 stránka=rok (glob. přehled)
    -inbox – 1 stránka
    -stránka s mými rozumy, návyky, hodnotami, cíly… – věci, které chci mít na očích
    -brainstorming – A5 blok

    Elektro:
    -data, poznámky – OneNote
    -projekty – (mind mapa či jiné přehledné řešení, aktuální si vytisknu a po ukončení papír eliminuji)
    -seznamy úkolů (smartphone – lze seřazovat dle data, důležitosti a kategorií) -> při týdenním review si vypíšu aktuální a důležité na příští týden

    Takhle mi to vyhovuje, ale každý je rozdílný a má rozdílné požadavky, takže by si to měl udělat na míru…

  4. dENIS napsal:

    Nalézt nejlepší variantu je složité. Zásadní problém u sebe vždy vidím se dvěma aktivitami GDT – INBOX a REVIEW. Nemám problém s Today listem, atd… ale poctivě si vše zapsat do inboxu, pak to roztřiďovat a pak si dělat review…..
    Vyzkoušel jsem poctivě jak Omnifocus, tak Things, chvilku to, chvilku ono, abych mohl poctivě zjistit, co je pro mě nejlepší….
    Na Things se mi moc moc líbí Desktop aplikace a hlaně možnost rozdělit si Today filtry na domácí a pracovní úkoly. Díky tomu v práci nevidím domácí úkoly a opačně.
    Omnifocus má především skvělou iPad aplikaci, která je nade vše, má nic moc desktop aplikaci. Ač jsem iPad verzi používal 3 měsíce, tak jsem se přistihl, že na mimopracovní úkoly jsem vždy hledal náhradu. Kdo by chtěl večer v 9 doma sledovat, co nestihl v práci a stresovat se tím :-).
    Takže jsem skončil na:
    Things na úkoly, jak pracovní, tak i osobní
    Evernote na poznámky všeho druhu, zápisy z porad
    NoteShelf na ručně psané poznámky

    Jinak by mě docela zajímalo, jestli by si někdo na iPadu troufnul na program, který by simuloval Frank Covey, Moleskine nebo ADK styl bloků. Zatím to, co se objevilo má mizernou kvalitu, je to nepřehledné… a je pravda, že jsem něco v tom stylu čekal a zatím nic… škoda, že neumím programovat, hned bych se do toho postil :-)

  5. Aquos napsal:

    Na papíru jen vymýšlím.

    Mac apps mě vůbec nepřesvědčily. Takže Outlook 2010 + One Note + mobil (Nokia E-series , která má dokonalý today desktop jako měly starší WM = 100% pro práci)

    Projekty vedu v One note, kde si je mohu strukturovat přidávat přílohy, poznámky, tagy atd. One note je také inbox na úkoly a nápady pro pozdější dobu. Úkoly pro tento týden napíšu přímo do Tasks v Outlooku nebo v mobilu. V terénu pak k tomu slouží Note v mobilu. Také v One Note dělám plány.

    Při týdenním plánování, pak aktuální plány „flagnu“ – čímž se mi dostanou do outlooku.
    Kalendář je jasný – OUtlook + mobil.

    Vše spolupracuje a je vzájemně synchronizované. To se mi na Mac platformě nepovedlo, protože to jsou všechno buď stand-alone apps nebo je synchronizace omezená.

  6. Jan Straka napsal:

    No tak to je přesně to, co mě osobně strašně odradilo od papíru! Dokonale popsaný vývoj. Vždy jsem si sepsal projekt a rozpracoval jej do jednotlivých kroků (sepsaných pod sebe formou osnovy – tak jak logicky na sebe navazují), ale chtěl-li jsem tyto úkoly rpztřídit dle kontextů, znamenalo je to rzepisovat, což se pomalu rovnalo tomu udělat je…
    Upřímně si myslím, že papírové GTD, a to se tímto „výzkumem“ zabývám prakticky od roku 2008, je použitelné pro lidi, kteří mají projektů rozjetých jen několik desítek.
    Pakliže se však dostane člověk do roviny, kdy má stovky projektů (myšleno GTD optikou = projekt = více jak jeden krok), pak je prakticky nemožné udržet na papíru přehled – pokud tedy nechce člověk dnes a denně trávit desítky minut tříděním a přepisováním…
    Za mě – rozumím spojení onenote+outlook+mobil, přesto si myslím, že Omnifocus je nedostižný! Pokud si dá člověk práci a nastaví si Perpectives (cca 3 hodiny práce a přemýšlení), tak se z OF stává velmi účinný nástroj!
    Na poznámky je dobré Evernote, ale je pravdou, že trojrozměrný pohled ve stylu Onenote mu chybí. Kdyby Onenote byla pro mac, já za sebe bych nic jiného nepotřeboval! Stačí pak malý moleskine na inbox v terénu a blok na brainstorming nebo porady…

  7. Pavel Miksa napsal:

    Od nového roku jsem přešel k papírovému řešení timemanagementu, právě proto, že jsem byl unavený z neustálého hledání ideální aplikace a věčného zkoušení a učení se nových funkcí. Svůj systém jsem založil na principech ZTD, které mi připadá jako naprosto ideální. Myslím si, že papírové řešení je pro čistě osobní potřebu ideální a dostačující (Hipster PDA + moleskine). Pracovní záležitosti bych nejspíš řešil obdobně jako autor v nějakém projektovém sw.

  8. Eda napsal:

    Během roku 2010 jsem definitivně přešel na papír. Karis blok s vlastními formuláři, nejprve velikost A6, nyní už jen A5 a naprostá spokojenost. Ve Photoshopu jsem si udělal formuláře připomínající FC diáře, ale přesně šité mě na míru. Vyrobil jsem si plastové záložky s popisem nahoře i po stranách. Spojil jsem FC filozofii s GTD, což je podle mě zatím nejlepší kombinace. Mám teď naprosto vyhovující přehled o schůzkách, závazcích , úkolech atd… Jako inbox v terénu mi slouží symbianová Nokia. Už se zřejmě k elektronické organizaci života nevrátím, zvykl jsem si na posezení ráno a večer u svého „diáře“ a nahlížení do něj během dne. Dřív jsem stále koukal do displejů a monitorů a musel jsem se jevit jako cvok…rodina mi teď už konečně neříká, proč furt koukám do mobilu a pc. K vánocům jsem navíc dostal od dcery kvalitní plnící pero a psát je pro mě po letech cvakání do kláves opravdu radost :-)
    Všem hezký den.

  9. caball72 napsal:

    Přechodů od papíru k elektronické verzi poznámek, úkolů jsem zažil několik, po 100% používání Mac + iPhone jsem se ustálil na kombinaci Mail+iCal+OmniFocus+OmniOutliner plus pár doplňků:

    – OmniFocus na Mac – inbox, úkoly všeho druhu ve stylu GTD + Perspektivy, jako hlavní pohled do úkolů ale používám „export“ na plochu počítače (přes GeekTool+OmniFocus skripty) stačí naject myší do jednoho z rohů obrazovky a vidím vše důležité co potřebuji – skripty zobrazují aktuální úkoly, důležité kontexty + různé filtrování dat (due soon, změškané apod.) – každý si může přizpůsobit dle potřeby

    – OmniFocus na iPhone – Inbox na cesty + přehled přes perspektivy/kontext

    – OmniOutliner Pro – strukturované poznámky, zápisy z jednání, maximálně přizpůsobitelné přes šablony – pro mojí potřebu náhrada OneNote (na Windows jsem tuto aplikaci používal hodně rád), nabízí sice minimalistický design (někomu nemusí vyhovovat), ale pokud se člověk do toho ponoří, výsledek je dobrý (stačí pár večerů, pokud někdo migroval/zkoušel v minulosti různé postupy, tak už má celkem jasno, v jaké struktuře by chtěl různé poznámky udržovat)

    – NovaMind – myšlenkové mapy, co víc dodat, snadné propojení na OmniOutliner a OmniFocus

    – Evernote Mac i iPhone – používám především jak úložiště pro různé „výstřižky“ – především web, zajímavosti atd

    Snad mi tento stav nějakou dobu vydrží :-) na zásadní nedostatky jsem zatím pro svůj styl práce nenarazil.

    Z ostatních programů pro Mac, 100% náhrada za OneNote je aplikace Curio (www.zengobi.com), pro mne zbytečně robustní aplikace, zkoušel jsem její používání místo OmniOutlineru, ale nakonec jsem se vrátil k OO – mojí hlavní potřebou jsou strukturované poznámky

  10. VK napsal:

    Eda: Bylo by, prosím, možné publikovat pro inspiraci Vaše formuláře?

  11. Eda napsal:

    VK: Pokusím se tento týden, ale nečekejte prosím žádný zázrak, jsou to jednoduché a strohé denní a měsíční „tabulky“, do kterých si ručně dopisuji datum a den, dosti podobné FC diářům, ale vyhovující mým účelům. A pro jednotlivé kontexty, projekty atd, žádné formuláře zatím nevyrábím, používám běžné linkované papíry určené jako náplně pro Karis bloky, které si ev. upravím pomocí pera a pravítka. Mám rád jednoduché a běžně dostupné pomůcky, které nepůsobí luxusně. Uplynulé dny a měsíce archivuji v katalogovém vazači A5 D40. Často se mi stává, že musím vyhledat starší údaje a vlastně mi to poslouží i jako deník. Hlavním impulsem pro mne byl skvělý seriál pana Lukáše Gregora: Život s diářem FranklinCovey. Díky němu se má sebeorganizace výrazně posunula k lepšímu. Problémem běžného Karis bloku je poměrně malý průměr mechaniky. Dá se to vyřešit pořízením např. ADK desek s větší mechanikou, ale tam už se běžné papíry nevejdou a musí se na šířku ořezávat. Prozatím používám starší darovaný a použitý koženkový blok, který bohudík pojme více papíru najednou.

  12. vojtech napsal:

    papir ma sice svoje kouzlo, ale drobny problem je treba zalohovani, a hlavne pripominky, leda by z toho vyskakoval certik na perku

  13. Encore napsal:

    Zajímavé čtení. Článek i komentáře.

    Každému bych přál, aby to měl tak jednoduché, jako já. Nejsem MACař, jsem zvyklý na Windows. Navíc v době objevení GTD jsem už nějaký čas vlastnil PDA na Windows Mobile 6. Navíc jsem si už nějaký čas před objevením GTD psal svoje myšlenky a věci, které bych rád udělal, do poznámek do Symbianového telefonu, po zakoupení PDA do poznámek do něj.
    No a s příchodem GTD jsem měl jasno – PDA + MS Outlook, nejprve kvůli synchronizaci, pak jsem objevil, jak mi vyhovují Úkoly v Outlooku i v PDA.
    Takže celé GTD se teď odehrává v Outlooku (seznamy úkolů, kalendář, inbox jsou úkoly bez kontextu/kategorie) – to celé je díky synchronizaci s PDA kdekoliv se mnou. Mám tam i kontext Archiv pro text, Čekám na, Projekty (je snadné dát Úkolu dva kontexty – Projekty a třeba Internet), Pochůzky. Vše vždy s sebou v PDA, pohoda.
    No a ještě jsem zůstal u Symbianové N70 jako rychlý inbox, protože mne mnoho věcí napadne za pochodu a psát jednou rukou na HW klávesnici dokážu už i poslepu, což je obrosvká výhoda při chůzi nebo třeba v přeplněné MHD. Ještě jsem si nastavil, že stiskem jednoho tlačítka se dostanu do psaní zpráv, takže inbox je hned připravený, dalším stisknutím se zpráva uloží do Konceptů. To je inbox, ze kterého potom třeba večer rovnou přepisuju do Outlooku do kontextů. No a mobil jsem se naučil mít pořád při sobě, takže Inbox všude, dokud nedojde baterie :)
    V jednoduchosti je má síla, tenhle systém mi funguje velice efektivně, navíc mě hrozně baví, takže nejvíce času mi zabere to, co má = přemýšlení nad samotnými úkoly. Práce s nimi je „raz dva“.
    OneNote je zajímavý, ale nesesynchronizuju ho s PDA, takže zůstávám u Úkolů (stejně mi stačí. OneNote by byla jen složitější varianta a chci udržet efektivitu,jednoduchost).
    Papír mám rád na brainstorming. Dělá se mi dobře i do PDA, ale na papír se jednodušeji kreslí.
    Technika mě prostě baví. Taky už jsem se nadchnul pro ruční psaní, koupil si diář… ale po čase nadšení opadlo a logika byla jasná – elektronická organizace je podstatně efektivnější o to přeci jde!

    by Encore

  14. tomm napsal:

    Po letech ruznych todo listu na papirech jsem dokonvergoval k nasledujcii kombinaci:

    Things na iPhone + MacBook

    Inboxy: emailovy inbox; inbox v Things; diktafon v iPhone, kdyz neni vhodne psat (treba v aute) – pri prvni prilezitosti prepisuju do Things a likviduju zaznam; Neudrzuji zadny papirovy inbox, i kdyz desky na papiry mam, ale to jenom prenosove medium.

    Poznamky: Notational Velocity (diky Leo :-) ), drive jsem jeste pouzivam Zim, ale NV je lepsi, nerusi me, jen pisu poznamky.

    Kalendar, Kontakty: standardni Macovske appky + iPhone a synchronizace s firemnim groupware serverem.

    Nejvetsi neplechu mi delaji emaily, mam jich opravdu hodne a neustale je uklizet do archivu je neraalne – navic jsem hodne na cestach a na pomalych mobilnich pripojenich to zdrzuje. Takze vyuzivam vlastnosti Thunderbirda, ktery ma zalozky a nezpracovane emaily oteviram do zalozek a pak je postupne likviduji. Kdyz si prectu email, ktery vyzaduje naslednou cinnost, na mobilu, ponecham ho jako neprecteny, aby na me pak „svitil“.

    System kontextu se u me vyvinul spise do roli, ktere v jednotlivych projektech zastupuji. Pred par mesici jsem o tom nekde nasel clanek, zkusil jsem to a skvele mi to vyhovuje. Vyberu si roli, zpracuju par ukolu pro danou roli a muzu se presunout dal.

  15. Eda napsal:

    VK: pokud máte zájem o mé formuláře, o kterých se zmiňuji výše, napište si o ně na: mhvemail@gmail.com
    Eda

  16. David napsal:

    V jakem formatu jsou ty formulare? Nemaji zadnou priponu…

  17. Eda napsal:

    Někdo s adresou: fise..chr……..@gmail.com, mě požádal o zaslání formulářů a marně se mu je snažím delší dobu doručit, zpráva je nedoručitelná, nechť mi napíše např. jiné adresy, pokud má ještě zájem, Eda

Přidej komentář k příspěvku

Vaše emailová adresa nebude zveřejněna. Vyžadované informace jsou označeny *

Nahoru