Připoj se ke komunitě!

Občas ti pošleme tipy pro produktivnější práci, odkazy na zajímavé knihy nebo akce. Psát ti však budeme jen jednou za čas a pouze tehdy, budeme-li mít skutečně co říct.

Odeslat


Základna osobního růstu

GTD v Outlooku II/4 – Chytrá složka pro projekty

Jaroslav Luhan

Jaroslav Luhan

GTD jsem začal používat v roce 2008, těsně před tím, než vyšla knížka Mít vše hotovo od Melvilu. Mým hlavním nástrojem je Microsoft Outlook+OneNote, chytrý telefon a papír A4. Jak můj systém funguje, si můžete přečíst na tomto webu v mých článcích, ale neustále se vyvíjí, takže aktuální verzi přednáším na školeních.
Jaroslav Luhan

Poslední články od Jaroslav Luhan (Všechny články)

V předešlém díle seriálu o GTD v Outlooku jsem popsal, jak pojem projekt chápe metoda organizace práce a času Getting Things Done a jak s pojmem projekt pracuji v Outlooku já. Ukázal jsem, jakým způsobem je možné evidovat menší úkoly a jak používám papír. V tomto díle se podíváme na nástroj, který umožní vyhledávat a sdružovat informace, konverzaci a další kroky u složitějších projektů.

Projekt jako záležitost s konečným termínem, do které je zapojeno více osob, vstupů a výstupů

Tento typ projektů jsem definoval jako projekty, které vedou k jednomu cíli a skládají se z dalších menších projektů a podpůrných informací, jako například z emailových zpráv, termínů, úkolů, schůzek a dokumentů. Průběh velkých firemních projektů je zpravidla sledován v nějakém nadřazeném systému nebo software (např. Microsoft Project, webová aplikace, firemní informační systém). Nemá  smysl, abych si své úkoly vztažené k firemnímu projektu složitě přepisoval a duplikoval v Outlooku a vytvářel vlastní stromové struktury. Při řízení většího projektů mi jde o jednoduchost a rychlou orientaci v případě krizové situace, sledování probíhající komunikace, rychlé vyhledání referenčních dokumentů apod. Potřebuji mít po ruce informace před rozhodnutím, nebo výběrem úkolu, do kterého se mám s týmem pustit.

Všechny záležitosti, které spolu nějak souvisí a vedou jednomu společnému výstupu, je nutné označit společnou visačkou, tagem – v případě Outlooku tedy kategorií. Pokud je mám označené, chci je jedním kliknutím všechny zobrazit.

Složka vyhledávání pro projekty – neboli pro položky s přiřazenou kategorií

Složky vyhledávání jsou málo využívaným, ale mocným nástrojem, který je podporován už od Outlooku 2003. Pomocí složek vyhledávání řeším v Outlooku zpracování doručené pošty a Inbox Zero. Složka Seznam úkolů (označená ikonkou praporku) soustředí všechny zprávy a úkoly opatřené příznakem ke zpracování. Složka Seznam úkolů také tvoří páteř systému GTD v Outlooku popisovaného v tomto seriálu.

Nyní si představte složku, která by obsahovala všechny položky označené jednou kategorií, ale bez ohledu na typ položky. Sdružila by tedy zprávy, úkoly, schůzky i poznámky a nad takovou složkou byste mohli používat filtry a pohledy, jako nad jakoukoliv jinou složkou. Takovou složku běžným způsobem „nenaklikáte“, ale lze to zvládnout pomocí makra.

Zdrojový kód makra, který najdete níže, nakopírujte do vašeho souboru s makry (návod pro práci s makry najdete v 7. díle první série seriálu , nebo v ebooku, případně požádejte o pomoc zkušenějšího uživatele nebo správce sítě ). Okno pro spuštění makra vyvoláte například klávesovou zkratkou Alt+F8.

Jakmile máte pomocí makra složku vyhledávání vytvořenu, můžete si definovat filtry a zobrazení, tak jako u jiných složek. Jen upozorním, že některé podmínky filtrů nemůžete vytvořit přímo nad složkou vyhledávání (nepůjdou uložit), ale nad libovolnou běžnou složkou obsahující zprávy to Outlook umožní. Doporučuji využít nějaký již hotový filtr a zkopírovat jej. Při kopírování zvolte viditelnost u všech složek (viz obrázek).

Po zkopírování si můžete kritéria upravit. V definici filtru lze použít kritéria jak pro položky typů zpráv, tak pro položky například typu úkolů. Na obrázku je příklad filtru, který zobrazí v jedné složce všechny zprávy patřící k projektu (kromě označených jako dokončeno) a všechy nesplněné úkoly.

Ukázka filtru pro poštu i úkoly

Využití v praxi

Tuto složku vyhledávání využijete pro několik klíčových projektů. Asi nemá smysl vytvářet desítky takových složek pro desítky projektů. Návod vnímejte jako tip, jednu z cest a možností. Podobného výsledku docílíte i při použití standardních nástrojů pro vyhledávání, akorát musíte mnohokrát kliknout.

Zdrojový kód makra


Sub SlozkaProKategorii()
Set MyOutlookApplication = Outlook.Application
SearchSubFolders = True
Set MapiNamespace = Application.GetNamespace("MAPI")
Set TasksFolder = MapiNamespace.GetDefaultFolder(Outlook.OlDefaultFolders.olFolderTasks).Parent
strS = "'" & TasksFolder.FolderPath & "'"
Dim folderName As String
folderName = InputBox("Vložte název kategorie, pro kterou se vytvoří nová složka vyhledávání.", "Nová složka vyhledávání", "")
Dim objSch As Search
Dim categoryFilter As String
categoryFilter = "(""urn:schemas-microsoft-com:office:office#Keywords"" LIKE '%" & folderName & "%')"
Dim taskFilter As String
taskFilter = "(""http://schemas.microsoft.com/mapi/proptag/0x0e05001f""= 'Tasks' AND ""http://schemas.microsoft.com/mapi/id/{00062003-0000-0000-C000-000000000046}/81010003"" <> 2) OR (NOT(""http://schemas.microsoft.com/mapi/proptag/0x10900003"" IS NULL) AND ""http://schemas.microsoft.com/mapi/id/{00062003-0000-0000-C000-000000000046}/81010003"" <> 2)"
Dim strTag As String
strTag = "RecurSearch"
Set objSch = Application.AdvancedSearch(Scope:=strS, Filter:=categoryFilter, SearchSubFolders:=True, Tag:=strTag)
objSch.Save (folderName & " (Kategorie)")
End Sub

Autorem původního makra je Simon Guest . Za inspiraci a tip mnohokrát děkuji.

Jaroslav Luhan alias Volt.cz

Štítky: ,

Připoj se ke komunitě Mít vše hotovo!

Stačí nám poslat tvou e-mailovou adresu. Občas ti pošleme tipy pro produktivnější práci, odkazy na zajímavé knihy nebo akce. Psát ti však budeme jen jednou za čas a pouze tehdy, budeme-li mít skutečně co říct.

Počet komentářů: 4

Trackback URL | RSS kanál s komentáři

Stránka, který odkazuje na tento příspěvek

  1. Outlook Web App a tipy pro hledání | Produktivita v Microsoft Outlook | 1. 11. 2012
  1. Jaroslav Luhan Jaroslav Luhan napsal:

    Makro funguje i v Outlooku 2003.
    Takže s trochou kombinačních schopností a doplňku CategorieZ můžete využívat GTD v Outlooku 2003 podobně jako v Outlooku 2007 nebo 2010. Vyřešíte absenci složky Seznam úkolů. Jen kategorie nebudou barevné.

  2. Petr Urbanec napsal:

    Škoda že se mi nepodařilo makro rozchodit s odlišnou podmínkou, která zahrnuje uživatelské pole. Tvrdě jsem narazil (resp. funguje to pod „konkrétní složkou“, třeba doručenou poštou, nebo úkolama, ale pod „celou schránkou“ to neběhalo)

  3. Petr Urbanec napsal:

    Tak hurá, povedlo se mi rozchodit makro, které umožní pracovat i s „uživatelským polem“. Skript je publikovaný na http://gtd.urbanec.cz/2011/09/chytra-slozka-pro-projekty-gtd-v.html

Přidej komentář k příspěvku

Vaše emailová adresa nebude zveřejněna. Vyžadované informace jsou označeny *

Nahoru