Připoj se ke komunitě!

Občas ti pošleme tipy pro produktivnější práci, odkazy na zajímavé knihy nebo akce. Psát ti však budeme jen jednou za čas a pouze tehdy, budeme-li mít skutečně co říct.

Odeslat


Základna osobního růstu

Elektroničtí pomocníci

Lukáš Gregor

Lukáš Gregor

LUKÁŠ GREGOR | Bloger, pedagog a autor šesti knih. Má rád, když může vychutnávat přítomný okamžik, baví ho být, baví ho také školit (nejen) GTD.
Lukáš Gregor

Stejně jako při implantování GTD do praxe bychom neměli dávat přednost hledání dokonalé aplikace před samotnou metodou, neměla by nám většinu času věnovanému konkrétnímu úkolu sebrat váhavost, který z nástroju bude ten pravý pomocník. I proto jsem se v rámci svých příprav na rok 2011 snažil  udělat nejen pořádek, ale i jasno v tom, jaké nástroje na konkrétní činnosti/projekty budu používat. Následující přehled můžete brát jako inspiraci, nebo naopak jako námět k diskuzi – zda nezvolit něco lepšího, zda počet neminimalizovat (a jakým způsobem), nebo zda se nevydat zcela jinou cestou. Uvítám, když mnou vyjmenované činnosti rozšíříte o ty své, stejně tak i v případě rolí. A v neposlední řadě – protože pracuji s operačním systémem Mac OS X a iOS (iPhone a iPad) a některé aplikace tak nebudou určené pro všechny skupiny uživatelů – budu vděčný za tipy na alternativy pro Windows, Linux, resp. Android a Windows Mobile.

Kancelářská práce

Myšlenkové mapy

Nejčastěji pracuji s MindNode (jen Mac OS). Design je velmi jednoduchý, ovládání snadné. Rychlost při brainstormingu a rozvíjení nápadů v mapě pro mě představuje jednu z nejdůležitějších potřeb. MindNode má navíc verzi pro iOS, takže můžu vytvářet i za „pochodu“, v dopravních prostředcích, v pohodlí křesla apod.

Pokud bych ale chtěl spíše mapy pro oficiální prezentování, mapy propracovanější, využiji Mindmap (Mac, Windows). Výhodu tato aplikace bezesporu má v integraci režimu brainstorming, rozhození slov bez jakýchkoliv pojítek. S nimi pak lze pracovat následně, přeskupovat, propojovat. Navíc můžete, pokud byste chtěli, využít Mindmap i jako takovou alternativu projektového plánování.

Poznámky – text/zvuk/obrázek

Dost dlouho mi trvalo, než jsem našel smysluplný způsob využití Evernote. Neohnul jsem si jej pro GTD, jak jsem původně zamýšlel, nechal jsem jej zapadat prachem. Pro vytvoření rychlé poznámky však velmi svědčí. Časté použití: výňatek z webové stránky, uložení celé webové stránky, delší poznámka, popřípadě svůj vlastní komentář, pokud se mi nechce psát, nebo nemůžu psát (za pochodu/za jízdy). Do Evernote jsem si začal zapisovat poznámky k přípravě na výuku (pěkně lze využít štítků, označení konkrétních předmětů a hodin) a k poznámkám z výuky (co pro příště vylepšit, co ještě dostudovat apod.).

Dopisy

Mezi jedno z mých předsevzetí patří i to, aby tradice vzniku jednoho dopisu týdně pro osobu, s níž již nějaký čas nejsem v kontaktu kvůli zaneprázdněnosti, vzdálenosti apod., pokračovala. A protože se mi, podle zkušeností, příliš nechce psát dopis za stolem (zde trávím většinu pracovního času), využívám k tomu iPad. Pro psaní dopisů mám rád kromě pohodlí a dobré kávy také pěknou aplikaci. Tu jsem našel a jmenuje se PlainText. Minimalistické, ale přívětivé, uživatelské prostředí, možnost snadné synchronizace s Dropboxem, odeslání e-mailem, plní vše, co potřebuji.

(Samozřejmě, že někdy si rád napíši dopis rukou, to stále žádná aplikace nahradit nedokáže…)

Články

Ačkoliv bych mohl používat klasický kancelářský balík typu iWork, Microsoft Office, pro kreativní psaní, zejména tedy článků, mi nejvíce vyhovuje WriteRoom. Je od stejného autora, který má na svědomí i PlainText. Velmi jednoduchý program s celoobrazovkovým režimem, kdy mne nic nerozptyluje, neznám lepšího pomocníka.

Prezentace

Vyhovuje mi Keynote, v rámci Windows určitě zvolíte PowerPoint. Pokud byste ale chtěli vytvořit trošku jinou prezentaci, zkuste třeba Prezi.com.

Osnovy

Velmi dobře se mi pracuje s programem OmniOutliner, byť textové editory obdobnou osnovu dokáží také vytvořit, schází jim taková flexibilat. Používám při přípravě vyučovacích hodin. Kromě osnovy totiž můžu k jednotlivým bodům připsat poznámky, připojit přímo soubory (nebo jejich aliasy). Možností se nabízí velká spousta, už jen čekám, až se OmniOutliner objeví i pro iPad.

Texty pro další členy týmu, určené ke sdílení

Čas od času musím napsat či pracovat s textem/tabulkou, které mají být určené pro práci i dalších lidí. V poslední době se snažím omezit vznik nových a nových souborů na svém disku, proto častěji využívám tzv. oblaku. Ideálním nástrojem proto jsou Google dokumenty. Nejenže se k nim dostanu odkudkoliv, ale lze je opravdu snadno sdílet, popřípadě vytvořit a nechat poslat coby přílohu. Věřím, že Google dokumenty mi brzy vystačí na většinu mé kancelářské práce. Mezi přednost patří i to, že sdílený dokument v současnou dobu mohou upravovat všichni připojení pověření uživatelé a ještě pomocí speciálního okna chatovat.

Všudypřítomné dokumenty

Představovat službu Dropbox je asi zbytečné. Ale i zde jsem jistý čas spíše váhal, jak mi bude sloužit. Nakonec jsem nastavil synchronizaci s oblakem tak, že veškeré dokumenty, které k práci potřebuji, ukládám na disku přímo do složky Dropbox. Nestane se mi tak, že bych se nemohl někdy k nějakému souboru dostat. I když nemám u sebe svůj notebook, lze se do Dropboxu dostat buďto z jiného počítače přes internetový prohlížeč, nebo pomocí aplikace na iPhonu či iPadu.

Výhodu v Dropboxu spatřuji kromě výše zmíněné dostupnosti, také v možnostech sdílení složek s dalšími lidmi. A řada programů (a jejich počet vzrůstá) s touto službou pracuje, čímž odpadá starost synchronizací pomocí bezdrátové sítě či nějakých WebDAV serverů.

Evidence

Filmotéka

Pro evidenci vlastní filmotéky může bohatě stačit obyčejná tabulka. Pokud hledáte něco sofistikovanější, k výběru se najde řada programů, přičemž dávám přednost těm, které dokáži natáhnout informace o obsazení, stopáži, zemi vzniku atd. Od nového roku pracuji s programem MovieCollector (Mac i Windows), který dle mého soudu patří mezi špičku na trhu. Míra informací, které jediným kliknutím dokáže k filmu získat, je obdivuhodná. Navíc lze filmotéku různým způsobem třídit, filtrovat a prohlížet. Existují také verze pro mobilní zařízení a také i online účet.

Knihy

Nevedu si databázi vlastněných knih (zatím, ale pokud ano, tak se rozhodnu pro sestřičku od MovieCollector), ale rád sleduji, kdo, co čte, označuji si to, co čtu já, co jsem dočetl a co bych si rád přečetl. Pro tyto účely mi pasuje online služba Goodreads. Kromě obsáhlé databáze umožňuje přidávat tuzemské verze knih či přímo nový knižní titul. Psát recenze, sdílet, sledovat informace o vybraných autorech. A pochopitelně, že existuje i mobilní verze.

Evidence prakticky čehokoliv

Svého času mě zaujala aplikace Bento. Má velmi příjmené uživatelské rozhraní, snadno se ovládá, obsahuje desítky šablon a na webových stránkách se dostanete k dalším (až stovkám) šablon od ostatních uživatelů. Šablony můžete upravovat, nebo vytvářet vlastní – a to nečekaně jednoduše. Pokud hledáte program, kde byste vedli evidenci knih, filmů, ale také úkolů, schůzek, kontaktů… zkrátím to: dá se říci čehokoliv, Bento by vás mohlo uspokojit.

Ze stejné dílny jako Bento pochází i FileMaker, program nepoměrně propracovanější – ale také složitý. K němu jsem cestu nenašel, to právě z důvodu, že se mi zatím nechtělo trávit tolik času tím, abych si vlastní databázi vytvořil. Pokud ale dáte šanci FileMakeru, můžete být multiplatformní.

Komunikace

Pošta

Odzkoušel jsem řadu programů – poštovních klientů. Vzhledem k tomu, že si všechny své e-mailové účty seskupuju pod jeden Gmail účet, hledal jsem nástroj, který s Gmailem bude pracovat nejefektivněji. Nebyl to Mail, nebyl to ani třeba propracovanější Postbox. Co do uživatelského prostředí se mi líbí Sparrow, ale mám potíže při vyhledávání – nějak se mu zkrátka nechce zkoumat tak, aby jeho výsledky byly co nejúplnější. To MailPlane zatím vítězí. Ano, mohl bych sice zůstat u online řešení, a tedy se přihlásit přímo z internetového prolížeče, ale v případě desktopové aplikace je přeci jen práce o něco pohodlnější (ostatně, stačí se podívat na to, co Maiplane umí). Pokud si navíc vyberete za téma Helvetimail, které připravil Josef Richter, může být práce s poštovním klientem příjemná na pohled.

Jistý čas jsem pracoval s Outlookem a ještě se hodlám k němu, kvůli článku, zase vrátit. Když pominu jeho složitost, která jde ale ruku v ruce s řadou užitečných vlastností, nedokázal jsem přijít na to, jak nastavit, abych při odesílání e-mailu směl vybrat ze všech aliasů – čili svých adres.

Sociální sítě

Pro komunikaci a čtení a psaní statusů v případě Facebooku používám nejčastěji iPhone aplikaci. To proto, že se na Facebook spíše dívám v takové ty přestávkové okamžiky, ne při práci – a tedy ne z internetového prohlížeče. V případě iPadu neexistuje oficiální program, ale doporučuji buďto Flipboard nebo Friendly.

U Twitteru je nabídka mnohem košatější a porovnání je na samostatný článek. Pokud bych měl ale napsat to, co aktuálně používám: na iPhone Weet, na iPadu oficiální Twitter klient, totéž i na Mac OS. Výborný nástroj pro archivaci a evidenci práce na Twitteru představuje Tweet Library.

Pro komunikaci se studenty používám Edmodo, šikovnou plkárnu pro tým nabízí Yammer. Myslel jsem, že budu používat služby typu Miso nebo Get Glue, ale nějak mě brzy přestaly bavit. (A stále nějak nedokáži propadnout geolokačním službám jako je Foursquare nebo Gowalla.) Místo toho se mi zalíbily služby Instagramu, protože sdílení fotografií je příjemným rozptýlením od neustálého čtení statusů.

Telefon a chat

Jeden z předních zlodějů času. Pokud ale potřebuji někoho rychle vytočit, použiji Dialveticu, v případě iPhonů lze posílat SMS zprávy (a dokonce i telefonovat) zdarma pomocí programů jako Kik nebo Viber.

Jestliže holdujete různým messengerům, lze doporučit IM+, ale zapínám jen vyjímečně – většinou se totiž online stavu bráním. Když už, mám zprovozněn Skype, a to kvůli pracovním záležitostem.

Projektový management a organizování

Bohatost služeb představuje Basecamp, který používáme kupříkladu při práci nad Mít vše hotovo.cz. Pokud byste hledali jinou alternativu (a dokonce bezplatnou), vyzkoušejte ApolloHQ, stojí za to.

Zkoušel jsem, ale zanechal, funkce programu Daylite – nicméně dokáži si přestavit, že pro správu projektů a souborů, organizování apod., by mohl dobře sloužit (a má i mobilní verze). Horší to už je ale se sdílením a koordinací týmu.

Pro správu osobních financí využívám aplikaci Money. Skvělý program, který ale funguje jen na Mac OS, nicméně jej lze získat pro mobilní zařízení iPhone a pro iPad.

Plánování, produktivita a efektivita

Kalendáře a upomínky

Nejzásadnějším nástrojem pro plánování se mi stal FranklinCovey diář, pokud bych ale měl zmínit elektronické pomocníky, na předním místě bude Google kalendář. Pro jeho jednoduchou možnost sdílet dílčí kalendáře s dalšími lidmi, pro to, že s ním spolupracují takřka všechny desktopové nebo mobilní aplikace – kalendáře. A když už jsem u nich: pro iPhone jasně vede Calvetica pro svůj minimalistický vzhled. Pro iPad Muji pro totéž. A v případě Mac OS dávám přednost BusyCalu pro bohatější nabídku funkcí. Ale protože používám předně papírový diář, do elektronických kalendářů zapisuji a) schůzky a b) označuji, kdy jsem v práci a kdy v kterém městě, aby rodina věděla, kdy mě nemá rušit, resp. kdy může počítat s mojí přítomností.

Pokud byste rádi zajímavý nástroj na upozorňování, zkuste NotifyMe (synchronizace pracuje jak s webovým rozhraním, tak i mobilními zařízeními). Jestliže vám nejde ani tak o přenositelnost, jako o to, aby při upozornění před vás vyskočila poznámka a také třeba odkaz na soubor, které lze hned otevřít, doporučím Alarms (Mac OS).

Projekty, GTD a úkoly

Zde jsem tápal a tápu nejvíce. Při souboji GTD aplikací spíše vítězí OmniFocus, ale od nového roku jsem zase zkusil GTD dostat do papírové formy (a to do speciálního oddílu v FC diáři). Jako inbox mi slouží TaskPaper. Tento program mi je sympatický pro svoji jednoduchost. Navíc jsem nastavil sdílení s rodinou, takže například nákupy mi průběžně zapisuje manželka právě do TaskPaperu. Stejně tak věci, které po mně potřebuje, zapisuje do inboxu v aplikaci, aby mě nevyrušovala nebo nesdělovala vše jednotlivě. Zkrátka pak zapnu TaskPaper a vidím vše, co po mně rodina chce.

TaskPaper doporučuji pro psaní seznamů – já zde mám třeba seznamy toho, co potřebuji/chci zhlédnout a přečíst, eviduji si zde poznámky z konzultací se studenty nad jejich absolventskými pracemi atd.

Koncentrace

Metoda, jež stojí za to vyzkoušet, se jmenuje Pomodoro. Nebudu zde doporučovat konkrétní nástroje, je jich velká řada a každý si vybere dle svého. Stačit svým způsobem mohou obyčené stopky nebo kuchyňské minutky.

Jestliže si hůře hlídáte svoji koncentraci, můžete zvolit doplňky pro prohlížeče, nebo přímo desktopovou aplikaci – například Concentrate. Já se nakonec rozhodl, že svoji koncentraci budu hlídat sám a ne uměle, tedy tak, že si zablokuju stránky jako je Facebook, Twitter, aplikace pro komunikaci apod. Výhodou ale u Concentrate je, že můžete navolit nejen to, co se má zastavit, ale také to, co se má spustit. Navolíte si tak třeba činnost psaní článků a po jednom klepnutí se otevřou všechny programy, které pro takový druh práce používáte.

Podobné články

  • Mí pomocníciMí pomocníci Na otázku, které nástroje využívám, abych dosáhl větší efektivity, odpovídám zcela automaticky výčtem kusů hardwaru a aplikací. Nedávno jsem se ale zamyslel nad tím, do jaké míry ovlivňují […]
  • Jak mít chytrý a rychlý přehled o kontaktechJak mít chytrý a rychlý přehled o kontaktech K efektivní práci s elektronickou poštou nepatří pouze to, jakým způsobem evidujeme příchozí dopisy. Velmi důležitou součástí tohoto komunikačního nástroje je také správa kontaktů. […]
  • Ubuntu – zlo(m) ve vybavení pracovních stanic ?Ubuntu – zlo(m) ve vybavení pracovních stanic ? Potřebujete vybavit kancelář softwarem a máte omezený rozpočet ? Nebo potřebujete na starší počítač operační systém zdarma, rychle použitelný a snadno ovladatelný ? Proto je tu […]

Štítky:

Připoj se ke komunitě Mít vše hotovo!

Stačí nám poslat tvou e-mailovou adresu. Občas ti pošleme tipy pro produktivnější práci, odkazy na zajímavé knihy nebo akce. Psát ti však budeme jen jednou za čas a pouze tehdy, budeme-li mít skutečně co říct.

Počet komentářů: 11

Trackback URL | RSS kanál s komentáři

Stránka, který odkazuje na tento příspěvek

  1. Jak jsem si zdůvodnil nákup iPadu aneb je možné použít iPad ve firmě | 21. 3. 2011
  1. Peter Fabor napsal:

    K malým, ale užitočným nástrojom na koncentráciu by som odporučil aj Zone (Mac), od jedného šikovného slovenského vývojára (nie, nie som to ja:)). Výborné je propojenie s Adium.

    http://zone.codingwithlove.com

  2. Vector napsal:

    Vazeny pan Lukas;
    neda mi nereagovat na vas clanok, Vymenovali ste daleko cez 20 aplikacii, ktore pouzivate, alebo planujete pouzit ako pomocky pri vasej praci. Zatocila sa mi z toho hlava. Budem uprimny. Necitite sa byt obetou informacnej doby ( v tom najpriamejsom zmysle slova)? Mate cas a mozgovu kapacitu aj na pracu so samotnym obsahom (predmetom vasej cinnosti)? O vasom intelekte nepochybujem, ale mat na kazdy typ „kancelarskej prace“ extra aplikaciu nieje zdrave. Si myslim.
    Za skratene review jednotlivych vychytanejsich aplikacii urcite patri vdaka.
    Len aby som nekritizoval, nieco o mne:
    Myslienkove mapy toho zvladnu strasne vela: pouzivam Freemind na: poznamky, prehlad v projektoch, planovanie v roznych casovych urovniach, prezentujem s nim status projektov, pouzivam pri moderovani ( to su opat poznamky), zdielam informacie v teame, kalendar a upomienky este uplne zmaknute nemam. Ak by som pouzival plateny MindMap, bolo by to este lahsie a efektivnejsie.
    Dalej pouzivam MS Outlook (a doma Thunderbird) na e-maily a planovanie schodzok.
    Na ostatne si musim vystacit s perom, papierom, telefonom (ziadny smartpone) a mozgom.
    BTW: Najlepsie myslienkove mapy aj tak robim rucne.
    Som (okrem ineho aj) koucom jednej japonskej metodiky pouzivanej prevazne v automobilovom priemysle, ktora obnasa kvantum formularov a s tym ide ruka v ruke aj jej elektronicka podoba. Ludi vediem k tomu, aby zabudli na PC, neskumali co, kedy, kde a ako maju zapisat. Nech pouzivaju to co sa naucili v 1. rocniku ZS. Pisat na papier. No a hlavne mysliet popri tom.
    Kreativita nemoze byt obmedzovana nejakym softwarom.
    Vela zdaru.
    v

    • Lukáš Gregor Lukáš Gregor napsal:

      Dobrý den,
      velmi děkuji za upřímný názor a za připojení i popisu vlastní zkušenosti. Tak nějak jsem tiše doufal, že se někdo s podobným komentářem zapojí do diskuze. Uvědomuji si velké množství aplikací/nástrojů, na stranu druhou mnohé z těch, co zde jmenuji de facto nepředstavují speciální nástroje/programy, s nimiž bych se musel učit pracovat, nebo je dokonce mohl obcházet, pakliže bych chtěl danou službu využívat (například Twitter, výroba prezentací, evidence filmů). V čem je to do značné míry na pováženou, tak určitě v případě kancelářských nástrojů – zde s Vámi souhlasím a určitě budu ještě svůj seznam „řešit“. Stejně tak pozitivně vnímám Vaše doporučení pracovat s papírem – sám mám papírový diář a snažím se jej maximálně využívat, stejně tak zápisníček, oba nástroje mi velmi pomáhají a psaní rukou rozhodně má na mě (ale i na moji efektivitu/plánování/rozvoj) lepší vliv. Na straně druhé nedokáži papír využít zcela na vše tak, abych se v tom buďto neztratil, nebo se necítil v něčem trošku více svázán.
      Přeji vše dobré. Lukáš

  3. Libor Kříž napsal:

    Ačkoliv jsem svůj komentář již připojil na blog autora, snad neudělám nějaký prohřešek, když jej přidám i sem. Víc hlav…

    – – – –

    Ahoj Lukáši! Musím se přiznat, že jsem na tento článek (volné pokračování tvého předchozího článku „Očista na přelomu roku“) čekal. Musím ti říci, že ačkoliv používáš opravdu hodně nástrojů, vidím v tom jasnou logiku. Gratuluji ti!

    Já se musím přiznat, že bych tolik aplikací nezvládl; snažím se o co možná nejštíhlejší angažmá různých programů na počítači, popř. na iOS zařízeních. O tom ale až později.

    Přivedl jsi mě však na jedno myšlenku, která se týká zpracovávání textu/ů. Sepsal jsem ji sem: http://www.liborkriz.com/post/2664678035/o-forme-a-obsahu-aneb-je-mi-fuk-jaky-mas-pocitac

    Pokud by obecně platila, poslal bych další řadu aplikací a programů z mého produkčního počítače i iPadu k šípku. Konkrétně: MS Office mi už na MacBook nesmí, zůstává iWork a samozřejmě WriteRoom. Na iPadu PlainText. Zatím stále používám DropBox, ale i iDisk. O tom snad později-později.

    Díky za hezký článek, jen dál!

    L.

  4. Vojto napsal:

    Peter, vdaka za spomenutie!

    Dnes som pracoval na novej funkcii, ktora vam zobrazi prehlad za posledne dni – a rychlo uvidite informacie ako:

    1. V akom case ste najviac pracovali
    2. Aky ste mali kedy pomer prace/prestavok
    3. Ake dlhe boli vase „zone cykly“

    atd., chystam graficke zobrazenie v style iCal.

  5. Martin napsal:

    Dobrý den. Používám FreeMind ale přijde mi při větších mapách poněkud nepřehledný. Používáte někdo iMindMap od Tonyho Buzana? Z čeho vyplývá doporučení MindMap? Díky. Martin

  6. workaholic napsal:

    @Martin Na konci ledna (až se s ním trochu sžiju) napíši na iMindMap recenzi. Používám ho zatím cca týden, dojmy zatím víc než rozpačité. Asi proto, že jsem zvyklý na MindManager a Freeplane, které fungují trochu jinak.

  7. Jan Sládek napsal:

    Zdravím,
    při takovém množství programů a freeware…nejsou problémy s kompatibilitou? Je to dostatečně bezproblémové pro práci v týmu?

    Pokud jde o mne, nemohu si vynachválit kombinaci MS Office 2010 (včetně Outlook) a Dropboxu. To mi celkem stačí, docela jsem se naučili používat dříve (mnou ) přehlížený OneNote. Ale abych nezapomněl na to nejdůležitější – pero a papír. Na dopisy (funguje i v kavárně) a mindmapping (funguje i hospodě) mi to přijde jako nej technologie. Taky proto, že mě nebrzdí.

    Jinak přeji další takové dobré články, je to inspirace.

    Honza Sládek

    • Lukáš Gregor Lukáš Gregor napsal:

      Děkuji za reakci. Směřovat k papíru a peru chci a už jsem na cestě. V případě myšlenkových map jsem zatím měl poněkud ostych – zkrátka mi přišlo, že jen čmárám a ne „brainstormuju“ :)

  8. Encore napsal:

    Pro uživatele Windows, které by zajímalo, čemu a jak dlouho se věnují na svém počítači (práce/prokrastinace), doporučuji aplikaci Manic Time (ve standart verzi je jako freeware), která je velice pěkně zpracovaná. Jedná se o standardní nástroj pro sledování činnosti, který však překvapí svým provedením a svým uživatelským výstupem.

Přidej komentář k příspěvku

Emailová adresa nebude zveřejněna. Vyžadované informace jsou označeny *

Nahoru