Připoj se ke komunitě!

Občas ti pošleme tipy pro produktivnější práci, odkazy na zajímavé knihy nebo akce. Psát ti však budeme jen jednou za čas a pouze tehdy, budeme-li mít skutečně co říct.

Odeslat


Základna osobního růstu

Přemýšlet při přípravě prezentace se rozhodně vyplatí

By on 27. 12. 2010 in Rozvoj with Žádný komentář

„Připravovat prezentaci a nemyslet u toho na publikum, to je jako psát milostný dopis a místo adresy napsat: komukoliv, koho by to mohlo zajímat.“ Citát Kena Hammera ze společnosti AT&T shrnuje základní informaci, kterou byste si měli odnést z předcházejícího článku.

Bylo by krásné, dostat zadání, sednout k počítači a na jedno sezení ze sebe vysypat prezentaci, která přiková vaše publikum do sedaček, u které budou diváci sedět s otevřenými ústy sledovat každé vaše slovo, po které celý sál vydechne – a vy budete z pódia odcházet za potlesku ve stoje.

To by se mi vážně líbilo.Neříkám, že se to nestává. Stává se to… Stejně jako se občas nějakým nedopatřením stane, že hloupý Honza ke štěstí přijde nebo Popelka najde svého vysněného prince… a vydrží to spolu až do smrti.

Neříkám, že nejde vytvořit prezentaci na jedno sezení. Samozřejmě to jde. Pokud si ale myslíte, že bez přemýšlení zasednete a vysypete z rukávu jeden snímek za druhým, na které bude publikum ještě rok poté vzpomínat, štípněte se do ucha a rychle se probuďte.

Troufám si tvrdit, že obecenstvo hned u prvního snímku pozná, jestli jste nechali svou prezentaci dozrát. A co je ještě horší, jejich „uvědomění kvality“ nemá nic společného s obsahem. Ten může být výborný. Jen je prostě od začátku cítit, že něco nešlape. (A nemýlíte se, funguje to i obráceně. I plytký obsah se dá pomocí dobře promyšlené prezentace aspoň trochu zamaskovat. Na konci přednášky sice obecenstvo pachuť v ústech ucítí, ale aspoň to nebude v místnosti „páchnout“ celou dobu. Stojí vám to ale za to?)

Dnešní diváci jsou nároční a určitě uvítají zábavné a hezky vypadající vystoupení. Ale takové dobře promyšlené, logicky uspořádané, obsahově bohaté a navíc ještě zábavné a hezky vypadající vystoupení, takové vystoupení si zapamatují. A kdo ví? Možná se i zachovají tak, jak budete chtít.

Vytvořte si „pohyblivé“ termíny

Než se pustíte do promýšlení a vytváření prezentace, vytvořte si aspoň rámcové termíny, se kterými budete pracovat.

Vzpomeňte si, kolikrát se vám stalo, že se vám práce rozplizla do široka, kolikrát jste se v tématu plácali, kolikrát jste nakonec zasedali den před prezentací a do noci lepili věty, skládali a tvořili snímky – a potili se hrůzou, že to nemůžete stihnout. (Pravda, ten pot možná nebyl od strachu. Možná to bylo těch pár litrů kávy a čaje, kterými jste se snažili udržet při vědomí.)

Termíny samozřejmě nejsou závazné – upravujte je během práce podle potřeby. Nikdy se však nepouštějte do práce, aniž byste se dopředu zamysleli, kolik hodin (a kdy) chcete které části přípravy věnovat. Není to nic náročného, jen je to jeden z malých triků, jak „nakopnout“ svou produktivitu.

Definujte si hlavní myšlenku nebo cíl prezentace

Ve většině případů nebudete potřebovat řešit, o čem byste měli mluvit. Většinou budete vědět, že je vaším úkolem přesvědčit posluchače, aby si koupili váš produkt. Aby vyzkoušeli nějakou technologii či postup. Aby změnili své chování. Aby získali nové informace z vašeho oboru.

Ve většině knih a textech o prezentování (skoro bych řekl, že ve všech), které se mi kdy dostaly do ruky, zaznělo: brainstorming první, potom další kroky.

Po nějakých 40+ větších či menších vystoupeních (nepočítám vyučovací hodiny), si dovolím prohlásit: nesouhlasím.

Hlavní myšlenka prezentace je nejdůležitější část celého vašeho vystoupení. Nejprve si člověk musí ujasnit, čeho přesně chce svým vystoupením dosáhnout (jinými slovy, dopředu vědět, jaký „typ“ prezentace tvoří)

Teprve až bude vědět, kam přesně chce své publikum dostat, začne hledat cestu, jak tam své diváky dostane. A většinou najde takových cest několik.

Nápady jsou důležitější než uspořádání

Možností, jak generovat nápady do prezentace je samozřejmě hodně. Zkoušel jsem jich několik a ve výsledku jsem přišel na chuť dvěma (a půl) způsobu. (To 0,5 vysvětlím později.)

Nebudu popisovat pravidla a postup při brainstormingu, ty považuji za všeobecně známé. V dalším textu se zaměřím na konkrétní postupy, které se mi při přípravě prezentací osvědčily.

Pokud s brainstormingem stále zápasíte (nebo se chcete dozvědět více), pojem si vygooglujte. Anebo se podívejte na můj starší článek „Není brain jako brain“ aneb několik postřehů na téma brainstroming v GTD.

Lepící lístečky aka „lepíky“

Máte-li k dispozici větší plochu, kam můžete své lístky nalepit a mít je k dispozici po celou dobu přípravy, mohla by tohle být cesta pro vás. (Pokud plochu k dispozici nemáte a rádi pracujete na počítači, vyzkoušejte služby jako linoit nebo software, který vám umožňuje psát kamkoliv na stránku (jako např. OneNote).

Je úplně jedno, zda budete používat jednu či více barev lístků. Je úplně jednou, jestli budete psát různými barvami. Během práce touto metodou jsem si ale vytvořil svá „pravidla“ vzhledu, která se mi celkem osvědčila.

Během brainstormingu prezentace se vám k prezentaci objeví v podstatě čtyři typy informací

  1. Informace/nápad – které budete dále rozvíjet a formulovat.
  2. Text snímku – přesné znění slov, která se objeví na snímku.
  3. Formulace věty – přesné znění slov, které publikum uslyší.
  4. Obrázek snímku – nápad, jak by mohl snímek vypadat.

Každá tato informace má trochu jinou povahu. Jestliže si zvyknete např. psát text snímku velkým písmeny, obrázek načrtnout, nápad označovat ikonkou (klišé jako žárovka určitě neuškodí) či formulaci textovou bublinou (další klišé), budete mít usnadněnou práci při třídění a uspořádávání prezentace do konkrétní podoby. A pokud náhodou připravujete prezentaci jako tým, podobná pravidla určitě oceníte.

Krok 1. Vypište se ze všech nápadů

Stanovte si nějaký časový limit (např. 30 minut) nebo počet lístečků (podle délky prezentace, 50 minimum pro 20 minutové vystoupení) a pusťte se do práce. Každý nápad se píše!

Krok 2. Třiďte nápady do „hnízd“

Budete-li pracovat nadoraz, určitě se budou nápady rodit na přeskáčku. Až se pustíte do třídění, zkuste si třídit jednotlivé lístečky do skupin podle toho, ke kterému snímku se vztahují.

Používáte metodu GTD? Tak vám tento krok půjde snadno. Stejně jako s úkoly, i po sbírání záležitostí do schránky přichází krok zpracování nápadů (neboli třídění schránky). Úkol je jasný: vytřiďte nápady „až na dno“.

Během třídění se určitě objeví další a další nápady (zejména pracujete-li v týmu), takže se nebojte je zapisovat. Jen si zbytečně nepřidávejte práci a lepte tyto nové informace hned na místo.

Krok 3. Začněte promýšlet strukturu prezentace

I zde se dá snadno aplikovat metoda GTD – po zpracování přichází organizace, tedy hledání příběhu, ke kterému se dostaneme v příštím článku.  Aby byl popis kroků trochu ucelený, přidám ještě jeden tip:

Rozdělte si plochu do dvou polí, na Určitě a Možná

Názvy kategorií mluví samy za sebe. Do prostoru „Určitě“ patří ty informace (nápady, obrázky texty aj.), které se musí v prezentaci objevit. Při strukturování se nebojte lístky vyhazovat.  Jakmile si ale nejste jistí, zda použít, či ne, dejte si lepík do prostoru Možná. Vyhodit ho přece můžete kdykoliv později.

Brainstorming pomocí myšlenkové mapy

I s myšlenkovými mapami můžete pracovat výše pospaným způsobem. Na rozdíl od předchozího papírového postupu se mi příliš neosvědčilo dělat brainstorming delších přednášek (od 20 min) do kreslené mapy. Informací je hodně – a na papíře toho moc nepřesunete. Výrazně lepší mi přijde používat mapy pro následné promýšlení struktury, kdy už pracujete s kopou nápadů.

Před nějakou dobou jsem napsal, že kreslená myšlenková mapa není úplně tím nejlepším nápadem na „klasický“, ničím nelimitovaný brainstorming. Stojím si za tím, byť mi mapy pomohly připravit nejeden vydařený projekt.

V počítači ovšem mapy při přípravě prezentace fungují výborně. A pokud používáte software, který umožňuje přepnutí do brainstormingového režimu (jako např. MindManager , NovaMind nebo ConceptDrawMindMap), vlastně ani nepoznáte, že nepracujete s lístečky.

I u map se vyplatí vytvořit si pravidla hry. Software samozřejmě nabízí možnosti rozlišovat pomocí různých barev „bublin“ nebo hromad přednastavených ikon. Nezdržujte se tím. Během brainstormingu se snažte vytvořit co nejvíce nápadů – a teprve potom se pusťte do jejich „kategorizace“.

Brainstorming přímo do slideware

Ano, čtete správně. I tento postup občas používám, byť vždy zdůrazňuji, že bez počítače se prezentace připravuje mnohem lépe (a výstup je ve většině případů lepší).

Příprava prezentace „jinak“ není o nástrojích: je to o tom, že si člověk uvědomí, že musí postupovat jiným způsobem – od nápadu ke konkrétnímu snímku. A jakmile si zvykne, že nejde na snímky psát to, co bude svému publiku říkat, může použít cokoliv.

Pracujte co myšlenka, to jeden snímek.

Každou „samostatnou“ myšlenku či nápad pište na samostatný snímek.

Kromě Prezi používá většina mainstreamových slideware (PowerPoint , GooglePrezentace aj.) stejné rozložení.

  1. Do titulku snímku si píši nápad, textové pole s odrážkami používám pro sesbírání podpůrných faktů, informací či nápadů na citáty, které by myšlenku doložily.
  2. Do prostoru poznámek řečníka si píši formulace toho, co bych chtěl říkat.
  3. Pokud přijde nějaký nápad na obrázek, používám k zaznamenání komentáře.  (V PowerPointu 2007/2010 záložka Revize>Nový komentář. (Případně „komplikovaná“ klávesová zkratka Alt, uvolnit, R, K,N).

Sada Office 2010 nabízí jako další možnost funkci Propojených poznámek OneNote.  Jakmile začnete pro promýšlení přednášky používat OneNote, rychle zjistíte, že je lepší nejdříve celou přednášku promyslet přímo ve OneNote a v PowerPointu „jen“ snímky vyrobit. V GoogleDocs řeším absenci poznámek tak, že vložím textové pole s „nápadem na obrázek“ mimo snímek.)

Při uspořádávání nápadů potom stačí použít zobrazení všech snímků, kdy vidíte celou prezentaci, jednotlivé snímky můžete přesouvat, dále rozpracovávat a samozřejmě mazat.

(Jsem si jistý, že jsem tento způsob nevymyslel. Určitě jsem o něm někde četl, ale bohužel si nemohu vzpomenout, kde to bylo. A jak je mým oblíbeným zvykem, asi jsem si ho i upravil.)

První krok učiněn, čeká nás však spousta práce

Jakmile s promýšlením do slidewaru skončíte, NIKDY nepovažujte přednášku za dokončenou. Stejně jako v prvních dvou případech, neudělali jste nic jiného, než že jste zapřemýšleli nad obsahem přednášky. Byť jsou snímky „napsané“, čeká na vás ještě hromada práce, než je budete moci ukázat svému publiku.

V dalším dílu seriálu se proto podíváme, jak nápadů z brainstormingu využít, aby se do přednášky dostala linie – a příběh.

Lukáš Bajer

Štítky:

Připoj se ke komunitě Mít vše hotovo!

Stačí nám poslat tvou e-mailovou adresu. Občas ti pošleme tipy pro produktivnější práci, odkazy na zajímavé knihy nebo akce. Psát ti však budeme jen jednou za čas a pouze tehdy, budeme-li mít skutečně co říct.

Přidej komentář k příspěvku

Vaše emailová adresa nebude zveřejněna. Vyžadované informace jsou označeny *

Nahoru