Připoj se ke komunitě!

Občas ti pošleme tipy pro produktivnější práci, odkazy na zajímavé knihy nebo akce. Psát ti však budeme jen jednou za čas a pouze tehdy, budeme-li mít skutečně co říct.

Odeslat


Základna osobního růstu

GTD v Outlooku II/3 – Malé a velké projekty

Jaroslav Luhan

Jaroslav Luhan

GTD jsem začal používat v roce 2008, těsně před tím, než vyšla knížka Mít vše hotovo od Melvilu. Mým hlavním nástrojem je Microsoft Outlook+OneNote, telefon Lumia s Windows Phone a papír A4. Jak můj systém funguje, si můžete přečíst na tomto webu v mých článcích, ale neustále se vyvíjí, takže aktuální verzi přednáším na školeních.
Jaroslav Luhan

Poslední články od Jaroslav Luhan (Všechny články)

Pojďme si zopakovat, co se projektem rozumí v pojetí GTD. Poté se dostaneme k tomu, jak s těmito projekty v Outlooku lze pracovat.

Zase nějaké složité kategorizování a plánování? Nikoliv. Jde o to, abych do Outlooku zaznamenával jen ty informace, u kterých to má smysl a v co nejjednodušší podobě. Aby mi správa systému zabrala minimum času. Před zavedením GTD mi nejvíc času vzalo vyhledávání informací o stavu projektu nebo úkolu, do kterého je nejvhodnější se pustit, kde se úkol nebo projekt zasekl, případně dokazování, že opravdu další krok nebo řešení problému není na mé straně. Další úsporou času a kroku k efektivitě je, pokud si můžete ze „zásobníku práce“ vybírat úkoly, které vaše projekty posunou nejrychleji kupředu, nebo zabrání vzniku problémů s termíny a které úkoly můžete s klidným svědomím zahodit a smazat.

Jak tedy rozlišuji záležitosti, úkoly a projekty?

1. „Máš minutku?“ Drobné úkoly od rušitelů

Pracujete na něčem, na co se musíte soustředit, ale zvonící telefon vzít musíte. Zaměstnavatele ani zákazníka teorie o multitaskingu a soustředění opravdu nezajímá a kolegové v kanceláři i přes vaši maximální osvětu neustále vyrušují. Úkoly, které vám tito „rušitelé“ zadávají, jsou buď připomínky, dvouminutovky nebo záležitosti, které lze vyřešit v rámci tohoto pracovního dne, nebo je není nutné řešit vůbec. Je však důležité se rušitele co nejdříve zbavit, dokud vaše soustředění na původní práci není úplně ztraceno. Rušitelé tedy nepřináší projekty, i když sestávají z více kroků. Jde o nové záležitosti, které patří do Inboxu.

2. Projekt jako záležitost s více posloupnými kroky

David Allen (autor GTD) definuje projekt jako každý výsledek, který vyžaduje více než jeden krok (fyzickou činnost, úkol). Z toho vyplývá, že na seznamu těchto projektů by měla být i spousta drobných záležitostí, které bychom za projekty běžně nepovažovali. K této definici vedla Allena úvaha, že pokud se něco nedokončí v jednom kroku, je třeba vytvořit připomenutí, že zbývá splnit ještě nějaký další úkol (krok).  Pokud takový zástupný symbol nemáte, nedokončená záležitost zase sklouzne do hlavy, vaší krátkodobé RAM paměti, ve které těchto miniprojektů najednou moc neudržíme. Typickým jednoduchým projektem je posloupnost relativně jednoduchých kroků, které však všechny udělat musíte, jinak není hotovo. Například polička pro manželku, o kterou mě každý večer upomíná: změřit místo pro novou poličku, nakreslit plánek, zadat zakázku truhláři, koupit hmoždinky, půjčit vrtačku, vyzvednout poličku… V každém okamžiku pak přesně víte, v jaké fázi se projekt „polička“ nachází a co manželce sdělit.

3. Projekt jako záležitost s konečným termínem, do které je zapojeno více osob, vstupů a výstupů

Tento typ projektů bych definoval jako projekty, které vedou k jednomu cíli a skládají se z dalších menších projektů a podpůrných informací, jako například z emailových zpráv, termínů, úkolů, schůzek a dokumentů. Udržování nějaké stromové struktury nebo sofistikovaných záznamů na osobní úrovni by však bylo časově náročné a zbytečné. Opět jde o jednoduchost a rychlou orientaci v případě krizové situace nebo rozhodnutí, do čeho se pustit. Všechny záležitosti, které spolu nějak souvisí a vedou k jednomu společnému výstupu, je nutné označit společnou visačkou – tagem, kategorií. Typickým projektem tohoto typu jsou firemní projekty. Firemní projekt je ukončen v okamžiku, kdy jsou splněna všechna cílová kritéria, nejsou požadavky na změny a projekt je předán zákazníkovi. Většina takových projektů je řízena v nějakém firemním systému, ale jen do úrovně všeobecného zadání úkolů jednotlivci a termínu splnění. Moje část projektu (tedy osobní úroveň) je ukončena v okamžiku, kdy jsem si v Outlooku projekty a úkoly označil jako splněné, ale zároveň jsem o tom dal vědět nadřazenému systému, kolegům, nebo zodpovědné osobě.

4. Dlouhodobé záležitosti a záležitosti z „vyšších letových hladin“

Posledním typem záležitostí, které rozlišuji, jsou věci, které nemají jasný termín splnění, ale je třeba mít přehled, jaké drobné úkoly, nebo vícekrokové projekty se jich týkají.  Může jít o oblasti zodpovědnosti, poskytování kontinuálních služeb, případně strategická plánování. Zde je hlavním požadavkem snadno a rychle vyhledat související informace a zjistit, které mé závazky a projekty s těmito oblastmi souvisí a jaká byla historie jejich řešení. Hlavní využití je při osobním hodnocení nebo firemních poradách. V terminologii GTD se v Outlooku na této úrovni pohybujete ve „vyšších letových hladinách“.

5. Pravidelně se opakující úkoly a projekty

Máme i projekty nebo úkoly s více kroky, které se opakují s delší (například roční) periodou. Je vhodné, abychom na ně byli včas upozorněni, ale do té doby můžou zůstat skryty. Příklady takových projektů: pravidelné revize (např. STK), platby pojištění nebo různé splátky.

Jak tyto typy záležitostí zpracovávám?

Doručenou poštu (Inbox) již kontroluji jen v intervalech, které jsem si určil, nebo v přestávkách mezi časovými bloky pro práci. Celkem pravidelně dosahuji stavu Inbox Zero.  Úkoly si vybírám ze seznamu úkolů, který soustřeďuje jak outlookové úkoly, tak i mailové zprávy s příznakem.

1. Úkoly od rušitelů, dvouminutové a snadno splnitelné úkoly

Tyto úkoly do Outlooku vůbec nezadávám. Pokud jsem v terénu, používám telefon s Windows Mobile a programem Note2Self nebo papírové Hipster PDA. Při práci s notebookem mám vždy po ruce list papíru A4, který používám jako odkládací paměť, jako Inbox. Papír a tužka je pořád nejrychlejší médium pro zapsání myšlenek na poradě, při telefonátu nebo rozhovoru. Rušitele vyslechnu a obsah jeho sdělení napíšu na papír. Na papír také vysypu nápady, neodbytné myšlenky a připomenutí, které mám v hlavě a nemůžu je řešit ihned. I kdyby to vyrušení byl úkol na dvě minuty, nezačnu na něm pracovat. Ztratil bych nit k právě přerušené práci a zase bych byl ve stresujícím kolečku multitaskingu. Vrátím se tedy ke své původní práci a rušitelé nemají pocit, že je ignoruji. Pravidlo dvou minut dle GTD samozřejmě platí, ale jen pro fázi zpracování Inboxu. Úkoly z papíru většinou vyřeším a zpracuji ten samý den, po dokončení bloku naplánované práce. Do Outlooku zapisuji jen nevyřešené položky s pozdějším termínem splnění nebo s více kroky.

2. Projekt jako záležitost s více navazujícími kroky

Pro tento typ úkolů vytvořím jednu položku úkolu. Do předmětu napíšu hlavní téma nebo název projektu a za pomlčku nejbližší krok a rovnou zkráceně všechny kroky. Přiřadím datum splnění a pokud možno všechny požadované kontexty a kategorie. Do těla úkolu popíšu všechny kroky podrobněji. Pod čáru pak doplňuji související detaily a informace, abych je měl na jednom místě. To ocením při řešení úkolu v terénu, v mobilu. Takto mám vše zaznamenáno a do dokončení tohoto projektu/úkolu už nemusím tuto položku Outlooku nijak upravovat. Při plnění úkolu někdy pouze odstraňuji kontexty. Například, když už mám vše nakoupeno, odstraním @nákup.

Jednoduchý projekt v Outlooku

Již dříve na našem serveru vyšel článek Petra Urbance, který popisuje možnost automatické změny kontextu a předmětu kliknutím na tlačítko „Další krok“. Makro zajišťuje automatickou změnu předmětu úkolu, termínu a kontextů. Systém však vyžaduje však větší péči při zadávání a plnění. Mě stačí mít u otevřených položek jen informace a záchytné body v prostoru a čase. Nepotřebuji mít v Outlooku podrobné pracovní postupy.

Protože se celé GTD v Outlooku točí kolem přiřazování kategorií, které nejsou v Outlooku příliš dobře vyřešeny, používám doplněk CategorieZ. Kategorie pak snadno filtruji pouhým psaním, mám je rozdělené podle oblastí, a i když jich mám více než sto, rychle je přiřadím nebo najdu. Více informací o doplňku CategorieZ najdete v tomto díle seriálu. V krátkém videu můžete vidět, jak rychle potřebné kategorie z příkladu výše můžu najít a přiřadit buď podle skupin, nebo  fultextovým hledáním. Dvojím kliknutím jej otevřete na celou obrazovku.

[vimeo]http://vimeo.com/17959858[/vimeo]

Práci s projekty, ve kterých jsem se zmínil v bodech 3, 4 a 5 se budu věnovat v následujících dílech.

Jaroslav Luhan alias Volt.cz

Štítky: ,

Připoj se ke komunitě Mít vše hotovo!

Stačí nám poslat tvou e-mailovou adresu. Občas ti pošleme tipy pro produktivnější práci, odkazy na zajímavé knihy nebo akce. Psát ti však budeme jen jednou za čas a pouze tehdy, budeme-li mít skutečně co říct.

Počet komentářů: 3

Trackback URL | RSS kanál s komentáři

  1. Petr Urbanec napsal:

    Díky za článek.

    Osobně mohu potvrdit, že členění úkolů / projektů, jak jsi popsal funguje dostatečně. Já si svoje „automatické přepínání kontextů“ pochopitelně pečlivě oprašuji, ale chápu, že ne každému to musí vyhovovat.

    Je pravda, že na většinu úkolů mi bohatě postačí jeden kontext (taky s úspěchem a ochotou používám CategorieZ).

    Občas však narážím v Outlooku na problém, jak zaznamenat a hlavně udržet pohromadě informace, které přicházejí (zpravidla e-mailem) k jednomu projektu. Na některé věci postačí buď poznámky v úkolu, případně pro složitější záležitosti OneNote. Ovšem udržet související e-mailové zprávy, ať už odeslané nebo přijaté, se zpočátku ukázalo jako oříšek.

    Vyřešil jsem to v současné době tak, že k potřebným položkám přidávám „vlastní“ pole PROJEKT, podle kterého si je mohu seskupovat k sobě. Zprávám, které takto s konkrétním projektem souvisí, ale nutně z nich nevyplývají nějaké činnosti, zařadím do kontextu PRO INFORMACI a přidám jim vlaječku s datem „bez data“.

    Dostanou se tak do to-do listu a mohu s nimi pracovat stejně jako s ostatními úkoly. Pro tento účel mám pak vytvořený samostatný pohled PROJEKTY, kde jsou seskupeny všechny úkoly (a ovlaječkované zprávy) podle NÁZVU PROJEKTU.

    A protože jsem od přírody člověk líná, opět jsem si připravil „tlačítko“ JMÉNO PROJEKTU, pomocí kterého si mohu ke zprávě název projektu přiřadit, smazat a nebo (pokud se mi zachce) zrovna vytvořit „hlavní projekt“ se soupisem všech potřebných dalších kroků.

    Momentálně mám tedy Outlook obohacen o doplněk CategorieZ, tlačítka „DALŠÍ KROK“, „JMÉNO PROJEKTU“ a „VLASTNÍ (příznak zpracování)“.

    Těším se na další díly.

  2. Pepa Dvořák napsal:

    @Petr Urbanec: Pokud jsem to správně pochopil, rozšířil jste každou položku o „sloupec“ PROJEKT. Chtěl bych se zeptat, jak je potom sdružujete? Nebo používáte filtr nad konkrétním pohledem?

    Nejsem specialista na makra a proto kdybyste chtěl uveřejnit jak na tlačítko JMÉNO PROJEKTU, určitě bych to uvítal. Zvažte to prosím… :-) Díky.

    @Jaroslav Luhan: Díky za další tipy, jak GTD uvést do skutečné reality. Těším se na další- Díky!

  3. Petr Urbanec napsal:

    @Pepa Dvořák: Pochopil jste to správně, přidal jsem vlastní sloupec „Projekt“ a pak jsem si vytvořil nad „To-Do“ listem další pohled „Projekty“, ve kterém je mám seskupeny podle této položky. Současně je mám také vyfiltrovány, aby se mi tam zobrazovaly jen ty položky, které mají pole „Projekt“ vyplněný. Pro tento účel jsem použil tzv. filtr DASL (se standardním nastavením mi to v Outlooku 2010 nefungovalo).

    Použitý filtr DASL:

    (NOT(„http://schemas.microsoft.com/mapi/string/{00020329-0000-0000-C000-000000000046}/Projekt“ IS NULL) AND „http://schemas.microsoft.com/mapi/id/{00062003-0000-0000-C000-000000000046}/81010003“ 2)

    Ve stručnosti to znamená „záznamy, které nemají nulovou položku „Projekt“ a současně jejich stav není nastaven na hodnotu „Dokončeno“.

    Celý postup jsem uveřejnil na stránce https://sites.google.com/a/urbanec.cz/gtd/jak-na-projekty, která je v podstatě pokračováním mého původního článku a postupně jej rozvíjí a doplňuje, podle toho, jak skript aktuálně doplňuji a upravuji.

Přidej komentář k příspěvku

Vaše emailová adresa nebude zveřejněna. Vyžadované informace jsou označeny *

Nahoru