Připoj se ke komunitě!

Občas ti pošleme tipy pro produktivnější práci, odkazy na zajímavé knihy nebo akce. Psát ti však budeme jen jednou za čas a pouze tehdy, budeme-li mít skutečně co říct.

Odeslat


Základna osobního růstu

OneNote – tipy a triky II. díl

By on 17. 11. 2010 in Nástroje with Počet komentářů: 14
Jakub Hořický

Jakub Hořický

Jakub působí v oblasti osobního rozvoje. Věnuje se osobním školením, workshopům, consultingu a koučinku v oblasti osobní produktivity a zdravého životního stylu. Od roku 2012 působí také v Projektovém a inovačním centru VŠTE, kde s kolegy spravují podnikatelský inkubátor pro studenty a absolventy Vysoké školy technické a ekonomické v Českých Budějovicích. Od roku 2014 je spolumajitelem a jednatelem společnosti Work&Study, která na základě zkušeností z předchozích firem a projektů pomáhá řešit potřeby a problémy svých klientů v oblasti lidských zdrojů. Zaměřuje se zejména na absolventy, ale také malé a střední firmy.
Jakub Hořický

Poslední články od Jakub Hořický (Všechny články)

V předchozím díle našeho seriálu jsme si představili Microsoft OneNote jako nástroj pro GTD. Dnes se podíváme na jeho další zajímavé funkce a vychytávky, které z něj dělají komplexní program pro správu nejen poznámek a nápadů, ale i projektů a úkolů. Vším tímto se bude linout spolupráce s dalšími programy ve Windows, hlavně tedy s Outlookem, tak jak využívám tyto programy já osobně.

Zajímavé funkce a nástroje

Mě osobně přijde škoda využívat OneNote jen jako poznámkový blok, i když tuto funkci plní skvěle. Osobně ho používám k zapisování poznámek z přednášek a cvičení ve škole a jejich následný export do PDF, abych je mohl mít k dispozici pro kolegy. S tímto souvisí pár mnou velmi často užívaných funkcí.

Tou první je možnost vložení odkazu na soubor. Tato funkce je k nezaplacení, pokud máte několik materiálů s pokyny ke zpracování, které přímo souvisí s danou poznámkou. Jednoduše si vložíte odkaz na každý soubor do OneNote a odsud vše bezproblémově otevřete, bez nutnosti procházet disk s otázkou „Kde to asi může být?“.

Další důležitá funkce je vložení výtisku souboru, nebo výtisku ze skeneru. Oba tyto pokyny vytvoří obrázek daného dokumentu, který se vloží do poznámkového bloku. Výhodou pro urychlení práce je přímá obsluha scanneru z programu, bez nutnosti skenovat, ukládat a poté teprve vkládat do OneNote. Při skenování máte také možnost zmenšit skenovanou oblast, praktické, pokud z celé stránky potřebujete jen jeden článek. Jelikož se jedná o obrázek, nelze v něm provádět změny přímo, můžete ho pouze překrýt novým polem s obsahem, ať už textem, či kreslením. Co mě potěšilo, je možnost v nouzi místo skeneru použít vestavěnou webkameru, sám OneNote mi ji nabízí jako jeden z připojených scannerů.

Hojně využívanou funkcí je u mě vložení výřezu obrazovky, kde přes klávesovou zkratku WINDOWS + S překryje celou obrazovku bílá mlha a já myší vyberu jen tu část, kterou potřebuji. Část webové stránky pro ukázku, mapu s vyznačenou trasou, nebo část obrazovky počítače např. pro interaktivní návod.

Velmi vítaným doplňkem je možnost kreslení, která je bohatší než nabídka v samotném Wordu. Pro názorný síťový diagram, či rozhodovací strom vynikající pomůcka.

OneNote umožňuje i vložení audio či video záznamu. Dobrá pomůcka pro zaznamenání části přednášky, kterou nestíhám psát…

Příjemné jsou i jednotlivé značky, které lze přiřazovat a poté podle nich vyhledávat související texty a objekty.

Jak toto všechno spojit v praxi? Uvedu osobní příklad. Píši si normálně poznámky, sem tam přikreslím nějaký diagram a najednou potřebuji vložit fotku, či poznámky někoho jiného, s funkcí výtisků není problém. Vše mám na jedné stránce uspořádané podle potřeby. Já používám pro každý předmět samostatný oddíl a každá hodina je novou stránkou. Tímto způsobem skládám hodiny pod sebe od nejaktuálnější k té nejstarší, poté mi toto řazení při exportu do PDF zůstane zachované a kolegové hned vidí, co se bralo naposledy. A samozřejmě zde mají text, diagramy, obrázky i oskenované ručně psané poznámky.

Provázanost aplikací ve Windows

Do vyššího levelu využití posouvá OneNote jeho provázanost s dalšími aplikacemi. Tou obyčejnější věcí je možnost exportu poznámek do Microsoft Wordu. Hodí se pro další editaci a úpravu textu před publikováním.

Daleko zajímavější je napojení na Microsoft Outlook. Přímo v OneNote máte možnost vytvořit z části textu úkol aplikace Outlook, který si z OneNote vezme statický obsah a vloží ho do předmětu úkolu. Tato funkce je vynikající pro správu projektů a jejich jednotlivých kroků. Zde se totiž o upomínání úkolu stará Outlook a ten upozorní velmi jasně a zřetelně.

Ze strany Outlooku se jedná o vkládání e-mailu včetně jeho hlavičky. Takto jsou všechny materiály k projektu pohromadě v jednom poznámkovém bloku či oddílu. Další možnost je zapsat poznámky k události. Zde se do události v Outlooku vloží ikonka OneNote s odkazem do poznámkového bloku a můžete začít zapisovat. Na záznamy z jednání výborný nástroj, můžete psát nejen text, ale využít další již zmiňované funkce a přidat diagram, foto, nebo i audio.

GTD a kombinace OneNote s Outlookem

Jak využívám pro GTD OneNote jsem psal v předchozím díle, teď se zaměřím pouze na ty prvky, ke kterým využívám Outlook s pomocí OneNote.

Inboxem je pro mě jednak e-mailový inbox Outlooku, který umožňuje přidat každému mail příznak a tím ho zařadit do seznamu úkolů. Další částí inboxu jsou nové úkoly, které zatím nemají kategorii. Při vyprazdňování inboxu přiřadím jednotlivým mailům a úkolům kontexty, které mám řešeny Outlook kategoriemi. Sem spadají i jednotlivé další kroky projektů, ty mám rozepsány v OneNote a tam je z nich vytvořen úkol. Po jejich splnění se fajfka objeví i v OneNote. Seznam Čekám na je samostatná kategorie Outlooku, s vykřičníkem na začátku, tím pádem v seznamu kategorií na prvním místě, pro snazší kontrolu a přehled. Úkoly pevně vázané na konkrétní datum mají jako příznak termín splnění, ať už se jedná o maily, úkoly, nebo záznamy z termínovaného pořadače. Tím pádem se v kalendáři objeví přesně ten den, kdy jsou potřeba.

Z mého pohledu má OneNote velmi široké využití a v kombinaci s Outlookem je skvělým nástrojem pro GTD, organizaci času a sebe sama. Pokud by vás zajímala ještě nějaká funkce a její možné využití, nebo máte vlastní zkušenosti a způsoby práce s OneNotem, tak se s námi o ně podělte do diskuze pod článkem.

Jakub Hořický

Štítky:

Připoj se ke komunitě Mít vše hotovo!

Stačí nám poslat tvou e-mailovou adresu. Občas ti pošleme tipy pro produktivnější práci, odkazy na zajímavé knihy nebo akce. Psát ti však budeme jen jednou za čas a pouze tehdy, budeme-li mít skutečně co říct.

Počet komentářů: 14

Trackback URL | RSS kanál s komentáři

  1. Lenka Rejšková napsal:

    Dobrý den,

    dnes jsem narazila na Vaše stránky a můžu říct, že k tomu všemu, čemu se tu odborně věnujete se snažím dojít již celá léta. Vyvýjím si vlastní systém práce za pomocí papírů, bloků, tabulek a také programu OneNote, pak to opět všechno zruším a znovu překopu… taková malá „úchylka“
    S OneNote pracuji již dlouho, ale myslím, že zatím nedokážu využít vše, co tento software umožňuje.
    Na Vašich stránkách jsem se ale dočetla o spoustě dalších programů a chtěla bych se zeptat, jestli je OneNote lepší, než např. Evernote a jiné aplikace. Jestli jsou to ekvivalenty, nebo jestli existuje nějaký, z Vašeho pohledu, lepší nástroj pro řízení a plánování projektů a podobně.
    Moc Vám děkuji
    Lenka

  2. Jakub Hořický Jakub Hořický napsal:

    Dobrý den Lenko,
    vítáme každého nadšeného čtenáře do osobního rozvoje a držíme Vám palce v nastavování vlastního systému.
    Co se týká Vašeho dotazu, tak Evernote a OneNote jsou lehce odlišné svým přístupem k ukládání obsahu. Evernote funguje jako zápisník pro všechny možné poznámky a k jeho funkčnosti pro projektové plánování je třeba ještě nějaký další nástroj, já osobně používám Google kalendář a OmniFocus na iPadu. OneNote by sám osobě k projektovému plánování stačil, ale je výhodné ho používat v kombinaci s Outlookem.
    Pokud bych to měl shrnout, tak v podstatě záleží na platformě a nástroji se kterými pracujete, pokud se jedná o Windows a notebook, tak bych Vám doporučil kombinaci Outlooku a OneNote.

  3. Jirka Mráz napsal:

    Dobrý den,
    začínám s onenote, zatím vyhovuje. Trochu jsem se zasekl na možnosti automaticky řadit stránky podle abecedy.
    Díky za radu

  4. Jakub Hořický Jakub Hořický napsal:

    Dobrý den Jirko,
    pokud vím, tak OneNote stránky podle abecedy sám řadit neumí, v tomto já to řeším tak, že si je abecedně řadím sám.

  5. Štěpán Kožmín napsal:

    Dobrý den, potřeboval bych poradit jak přetáhnout soubory OneNote do normální složky na plochu, kde bych je potom mohl třeba dát na flešku. Děkuji

    • Jakub Hořický Jakub Hořický napsal:

      Dobrý den Štěpáne,
      soubory si můžete v adresářové struktuře počítače vyhledat, standardní cesta je: \Dokumenty\Poznámkové bloky aplikace OneNote, zde pak máte složky dle svých poznámkových bloků.
      Pro snazší přístup odkudkoliv doporučuji Windows Live ID a synchronizaci se SkyDrive úložištěm, odkud můžete své poznámky i editovat.

  6. Daniel Hrubý napsal:

    Bylo by docela fajn kdyby úkol tvořený z OneNote položky, která je v OneNote otagována v Outlooku přebral tento tag jako kategorii. To se mi bohužel nepodařilo zatím zprovoznit. Takto se objeví v Outlook s kategorií None. Musím ho tedy tagovat znovu. Druhá věc je pokud mám v Outlooku kategorii Someday/Maybe jak se vypořádet s tím že chci řešit tyto úkoly ještě v kontextu jestli jsou pracovní, nebo osobní, nevím jestli je vhodným řešením násobit jednotlivé kategori takto nějak @Someday/Maybe@Work, @Someday/Maybe@Privat apod.

  7. Jakub Hořický Jakub Hořický napsal:

    Dobrý den Danieli,
    je to již nějaká chvíle, co jsem kompletně přešel na platformu iOS a OSX, takže si vše již tak detailně nepamatuji. Nicméně s přebíráním tagu jsem míval stejné problémy.
    Co se týká kategorie Someday/Maybe, tak jediná cesta, která mne napadá je používat více kategorií pro dané úkoly a GTD kategorie oddělit od ostatních právě příznaky jako vykřičníkem, tečkou či zavináčem.

  8. Jana Dospělová napsal:

    Dobrý den, bylo by možné i nějaké školení pro začátečníka? Děkuji
    Jana

  9. Pavel Zimmermann napsal:

    Dobrý den,
    nejsem schopen v One Note označit část textu jako termínovaný úkol (přidat tam tu červenou vlajičku). Mohl by jste mi prosím poradit, jak to lze provést? Předem děkuji. Pavel

  10. Jakub Hořický Jakub Hořický napsal:

    Dobrý den Pavle,
    předpokládám, že když se snažíte úkol přidat, tak nabídka vypadá nějak takto: http://cl.ly/c7JW Možnost vytvořit úkol je zašedlá proto, protože OneNote vytváří úkoly v Outlooku a v tomto případě nemáte v Outlooku nakonfigurován žádný profil, kam by OneNote mohl tento úkol přidat.

  11. Miroslav Biros napsal:

    Dobrý deň
    Každá zložka v prieskumníkovi obshuje súbor onenotu – otvoriť poznámkový blok.onetoc2
    aký má význam a ako sa dá použiť

  12. Jana Peterková napsal:

    Dobrý den,
    poslední dobou se mi stává (ojediněle), že dokument, který hledám, mi OneNote nenajde- přitom bezpečně vím, že ho mám založený. Ručně ho dohledám. Vzhledem k tomu, že dokumentů mám na stovky, je to velmi složité. Protože ho používám v zaměstnání, řadím si dokumenty dle příjmení,jména a rodného čísla. Když pak dohledám dokument ručně, přepíšu RČ tím samým, tak mi pak OneNote opět položku najde bez problémů. Nevíte, čím by to mohlo být?

    Díky za odpověď

  13. Zora Zámečníková napsal:

    Je škoda, že tu jenom píšete, a nemáte žádné ukázky, které dokumentují texty. OneNote používám dlouho, ale pouhé texty mi nedokázaly přiblížit, jak funguje to, co si tak pochvalujete. :-( O čem to vlastně píšete. :-) Skoro se až divím: vy jste učitel? :-) Škoda, že neumíte předložit nic víc než text. Chtěla jsem se něco nového naučit.

Přidej komentář k příspěvku

Vaše emailová adresa nebude zveřejněna. Vyžadované informace jsou označeny *

Nahoru