Připoj se ke komunitě!

Občas ti pošleme tipy pro produktivnější práci, odkazy na zajímavé knihy nebo akce. Psát ti však budeme jen jednou za čas a pouze tehdy, budeme-li mít skutečně co říct.

Odeslat


Základna osobního růstu

Komunikace jako přednost i slabina manažerů

By on 3. 11. 2010 in Vztahy with Žádný komentář
Jakub Hořický

Jakub Hořický

Jakub působí v oblasti osobního rozvoje. Věnuje se osobním školením, workshopům, consultingu a koučinku v oblasti osobní produktivity a zdravého životního stylu. Od roku 2012 působí také v Projektovém a inovačním centru VŠTE, kde s kolegy spravují podnikatelský inkubátor pro studenty a absolventy Vysoké školy technické a ekonomické v Českých Budějovicích. Od roku 2014 je spolumajitelem a jednatelem společnosti Work&Study, která na základě zkušeností z předchozích firem a projektů pomáhá řešit potřeby a problémy svých klientů v oblasti lidských zdrojů. Zaměřuje se zejména na absolventy, ale také malé a střední firmy.
Jakub Hořický

Poslední články od Jakub Hořický (Všechny články)

Pod pojmem komunikace si lze představit mnoho věcí, u té manažerské je navíc třeba dávat si obzvláště pozor. Komunikace může být pro manažera velice silnou zbraní, nebo mu také může „zlámat vaz“. Správný manažer musí vědět účel a znát všechny formy a způsoby komunikace. Pokud chce být efektivní a respektovaný svými podřízenými, je to pro něj absolutní nutnost. V tomto článku se podíváme na některé součásti komunikace, které je potřeba zvládat a také na některé nešvary současných manažerů.

Účel komunikace

Každý manažer musí být schopen správně definovat účel své komunikace, čeho jí chce dosáhnout a proč. Je dobré si také ujasnit, jestli je tato komunikace nezbytně nutná, protože přehnané množství komunikace může působit velmi zmatečně.

Externí a interní komunikace

Prvním rozdělením podle účelu je, zda-li je komunikace externí, poté je třeba ji věnovat pozornost z hlediska její formy, aby působila reprezentativně a z hlediska obsahu, aby obsahovala jen nezbytné choulostivé informace, aby neunikalo know-how firmy. Interní komunikaci je třeba volit podle toho, pro jak velký tým je určena (jeden člověk nebo skupina), jakou funkci má tento tým na starosti (projektový tým nebo užší vedení) a jak schopný se tento tým prokázal z hlediska samostatnosti a zodpovědnosti.

Oznámení, dotazování, úkolování, delegování

Pokud je účelem komunikace oznámení, není většinou potřeba nějakých složitých náležitostí a i jeho forma je pak jednodušší. Při dotazování je chytré vysvětlit podřízeným, proč se na danou věc ptám a jak moc velké podrobnosti mě zajímají, aby se necítili vyslýchaní, ale aby věděli, proč mě o dané věci mají informovat. Při úkolování zase závisí na tom, jak rozsáhlý a složitý úkol hodlám podřízeným zadat ke splnění. Delegování by byla kapitola sama pro sebe, schopnost manažera řídit totiž velmi závisí na tom, co, jak a jak účinně je schopen delegovat na své podřízené.

Formy komunikace využívané v řízení

Písemná komunikace

Její využití v řízení je velmi obsáhlé, ale já se jí budu zabývat jen okrajově, jelikož z mého pohledu nemá na kvalitu manažera až takový dopad. Písemná komunikace se využívá hojně právě pro sdělení informací, jednoduchých dotazů, nebo dílčích malých úkolů. Nejvhodnější je použití v případě, kdy manažer nepotřebuje okamžitou zpětnou vazbu (diskuzi, dialog) a potřebuje komuniké předat velké skupině podřízených. V písemné komunikaci je třeba dát si pozor na srozumitelnost a jednoznačnost sdělení a hlavně jeho jednoduchost, aby byli ochotni ho všichni pročíst. A samozřejmě je třeba zvládat pravopis a větnou stavbu, aby sdělení působilo přirozeně.

Verbální komunikace

Verbální komunikace je manažerův mluvený projev. Zde si musí dát pozor nejen na rétoriku, ale i na vhodnou volbu slov a jejich skladbu, netvořit složité konstrukce, aby bylo opět dosaženo srozumitelnosti a jednoznačnosti. Verbální komunikace je pro manažera důležitá každodenně a na rozdíl od psané nemá čas si vše řádně promyslet a proto musí reagovat rychle a pružně. Verbální komunikace musí být přiměřená situaci a působivá, aby se podřízený cítil dobře a byl ochoten komunikovat také, nezbytné je totiž aby manažer a podřízený byli schopni komunikace oboustranné.

Neverbální komunikace

Jinak nazývána také jako nonverbální, nebo mimoverbální komunikace. Ta tvoří největší část dopadu sdělení na člověka. Proto musí manažer působit přirozeně, cílevědomě a sebejistě, aby měl přirozenou autoritu, která se opírá o jeho leadership. U neverbální komunikace je třeba dávat si pozor na gesta, která manažer používá a různé jiné metody řeči těla, protože každý je může chápat trochu jinak, proto nesmí manažer působit křečovitě, musí  být jeho součástí. Neverbální komunikace se dá naučit ze všech forem nejhůře, protože je vedena naším podvědomím, ale zároveň velmi citlivě vnímána podřízenými, proto je třeba umět s touto formou komunikace rozumně zacházet.

Způsoby komunikace

Komunikaci můžeme třídit podle jejího způsobu na oznamování, dotazování, rozkazování a úkolování. Každý z těchto způsobů má své náležitosti jednak co se týká účelu, obsahu, pak také samozřejmě formy, ale o tom se již zmiňuji výše.

Zde bych chtěl poukázat na nutnost schopnosti manažera použít správný způsob komunikace k podřízeným s ohledem na jejich povahu, zkušenosti a schopnosti. Oznamování může manažer použít ve spolupráci se zodpovědným samostatným a zkušeným pracovníkem. Dotazování je zase vhodnější formou pro pracovníka schopného, ale ještě nesamostatného. Rozkazování je nutné pro pracovníka nezodpovědného a nesamostatného. A nakonec úkolování je zase vhodné pro pracovníka nového, nebo nezkušeného.

Tyto způsoby lze samozřejmě mezi sebou kombinovat ve vztahu k jednotlivým podřízeným zcela individuálně a konkrétně dané situaci.

Potřeba správné komunikace

Úspěšný manažer se pozná mimo jiné podle toho, že ví, jak správně komunikovat se svými podřízenými a že je třeba užívat individuálního přístupu. Zvládá kombinovat všechno zde uvedené a neustále rozvíjet svou schopnost komunikace. Správnost komunikace se bohužel nedá nijak měřit, je totiž ve velmi individuálním přístupu a toho manažer dosáhne díky své schopnosti řízení. Schopností řízení se myslí jeho schopnost plánování, organizování, leadershipu a autorita. A autoritu si u podřízených získá jen díky své schopnosti jasného, cíleného vedení a správné komunikaci s nimi. Vzniká nám zde taková uzavřená spirála, která by ideálně měla vést k neustálému zlepšování manažera a jeho týmu a tím i zlepšování celé firmy, což je samozřejmě hlavním cílem.

Je zde tedy krásně vidět, že komunikace je pro vedení jednou z nezbytných schopností a manažer, který komunikaci zvládá správně je pro firmu obrovskou silou.

Kdy je komunikace předností a kdy slabinou?

A dostávám se k závěru mého článku, kde si shrneme, kdy tedy může být komunikace předností a kdy slabinou manažera a proč?

Komunikace jako přednost

O nutnosti komunikace a její správnosti byla celý tento článek. Všechny zde uvedené informace považuji za důležité pro komunikační schopnosti manažera a tím se z nich stávají i manažerské přednosti, které chytrý manažer maximálně využívá.

Komunikace jako slabina

Slabinou v komunikaci je neschopnost zvládnout vše, zde uvedené. Ale nejzřetelnějšími slabinami jsou asi tyto:

Neschopnost definovat účel komunikace

Pokud manažer nedokáže správně definovat účel své komunikace a s tím spojený její cíl, vzniká mu poté problém s tím, že je špatně pochopen, a to vede ke zbytečným neshodám, debatám, nebo hádkám, aniž by bylo požadovaného cíle dosaženo. A takový manažer poté ztrácí svou autoritu u podřízených a jeho tým je poté mnohem méně efektivní, než by mohl být. Platí zde jednoznačné známé rčení „dvakrát měř a jednou řež“.

Nedostatečná komunikace

Tímto nešvarem trpí hlavně střední management, který se obává komunikovat všechny své znalosti a zkušenosti, že už pak nebude ve firmě zapotřebí. Tomu lze předejít jedině tím, že se bude cítit potřebnou a důležitou součástí firmy.

Závěrečné shrnutí

Shrňme si tedy, co jsme se dozvěděli. Mým cílem bylo osvětlit komunikaci jako schopnost každého člověka a pak její aplikaci v řízení. Jelikož není vědní disciplínou, ale lidskou schopností, nelze se ji mechanicky naučit zpaměti a nelze ji ani logicky vysvětlovat. Schopnost komunikace je v člověku řekněme živoucím organizmem, který se neustále vyvíjí a zlepšuje a existuje jen velmi málo lidí na světě, kteří jsou v komunikaci opravdovými mistry. Proto ani manažer si nemůže myslet, že ve své vedoucí pozici již všechno umí a nemusí se dále vzdělávat, u schopnosti komunikace to platí dvojnásob. Nejlepší metodou učení se správné komunikaci je pozorování okolí, hlavně úspěšnějších lidí a také zpětné analyzování vlastní komunikace k podřízeným. Jestli bylo dosaženo toho, co bylo cílem, ke spokojenosti všech zúčastněných.

Jakub Hořický

Štítky:

Připoj se ke komunitě Mít vše hotovo!

Stačí nám poslat tvou e-mailovou adresu. Občas ti pošleme tipy pro produktivnější práci, odkazy na zajímavé knihy nebo akce. Psát ti však budeme jen jednou za čas a pouze tehdy, budeme-li mít skutečně co říct.

Přidej komentář k příspěvku

Vaše emailová adresa nebude zveřejněna. Vyžadované informace jsou označeny *

Nahoru