Jak se naučit pracovat s časem, a moc ho přitom neztratit

Spoustu věcí s člověk nenaučí ve škole a nenaučí se je ani sám čtením knih. Musí si je prožít a pak možná něco pochytí. Mezi dovednosti tohoto typu patří práce s časem – time management. I když zrovna v tomto případě je pravda, že studium na vysoké škole mi dalo dobrou průpravu.

Pracuji v obecně prospěšné společnosti Liberix, které propaguje svobodný software. Spravujeme webové magazíny, vytváříme různé informační materiály a máme mnoho další práce. Spolupracuje s námi množství lidí, jimž je třeba zadávat práci, kontrolovat její plnění a ověřovat kvalitu. Nic zvláštního, takhle to funguje v každé organizaci – nebo aspoň by mělo. Nám ale velmi záleží na efektivitě práce a kvalitě. Své praktické zkušenosti shrnuji v tomto článku.

Na škole se člověk naučí co nejméně se učit

Jenže se jedná o živelné samostudium než řízený proces výuky – což je obrovská škoda, protože kdybych už dříve věděl, co se dneska pracně učím, mohl jsem být šikovnější a pracovat efektivněji (nemám rád plýtvání časem a energií). Ale ono se ne nadarmo říkalo a říká „Vojna z tebe udělá chlapa“ (=nejsem chlap), „Život tě naučí“ nebo „Na to přijdeš sám“. Kolektivní paměť a tradice prostě velí, že škola vlastně ani nemá člověka přímo naučit argumentovat, diskutovat, rozhodovat se, pracovat v součinnosti s jinými nebo zacházet s časem.

Na to musí přijít sám – má ho to naučit až život. Je to strašně neefektivní. Ve škole se to „naučíte“ vlastně v rámci vedlejšího efektu, jen bokem: argumentovat při komunikaci s učitelem, který je nekompetentní a snaží se vás vydusit, jednat součinně v okamžiku, kdy celá studijní skupina chce něco ošulit a musí táhnout za jeden provaz nebo si mezi sebou půjčuje materiály ke zkoušce. Rozhodovat se, která zkouška dostane přednost a kvůli které budete vstávat ve čtyři.

Práce s časem je opravdu práce

Práce s časem je složitá dovednost, i když si to neuvědomujeme. Někomu to jde samo, ale někomu vůbec. To je samozřejmě pohroma pro jeho okolí nebo spolupracovníky. A nejde jen o to, že člověk chodí pozdě – to je často jen blbý zlozvyk než neschopnost pracovat s časem (mluvím za sebe). Celá problematika time managementu spojuje v mém případě několik dovedností (přičemž netvrdím, že je už ovládám):

• správně a rychle se rozhodnout
• pracovat efektivně (nedělat úkol zbytečně dlouho)
• být důsledný (k sobě – to je nejhorší)
• vyhodnotit „náklady“, případně je dokonce vyčíslit
• vytrvat a přijmout vše za své

Nebudu tady chrlit teoretické rozumy, protože o tom píší jiní a sám čtu stále hodně textů, které se správě času věnují. Výše uvedené faktory jsem vypozoroval na sobě – nejsou ani obecné ani kompletní. Ale hrají velkou roli.

Rozhodnout se

Člověk se musí rozhodnout, který z úkolů bude dělat teď, který později, který o víkendu a který vůbec. Je dobré přiznat si také ten poslední stav a naučit se říkat „ne“. Lidé na to nejsou zvyklí a odmítnutí si spojují s negativními emocemi („zlobou“) na jedné nebo obou stranách. Já už to tak neberu – odmítám a jsem odmítán. Je to normální. Příklad z mé praxe.

• Upravuji důležitý dokument, soustředím se.
• Na Jabberu se někdo ozve se zprávou.
• Přijde e-mail.

Dokument je primární, nechci práci na něm přerušovat. Zjistím, že na Jabberu se navzdory mé zprávě „nerušte mě“ dožaduje pozornosti jeden z velmi vzdálených známých. Protože už jsem vyrušen ze soustředění, kontroluji také e-mail. Přišla odpověď z obchodního oddělení firmy, kam jsem posílal nabídku inzerce na našich portálech. Z titulku se nic nedozvídám, začíná klasickým „Re: Nabídka…“. Mám tedy tři podněty a během chvilky se musím rozhodnout, čemu se věnovat a jak dlouho.

Otázka: Kdo je vinen touto situací, kdo mě dotlačil do pozice, kdy musím složitě vybírat? Myslíte si, že je to onen známý a odesílatel e-mailu? Ujasněte si odpověď, než budete číst dál.

Pracovat efektivně

Upřednostním efektivitu před emocemi – i kdyby se na Jabberu pozornosti dožadoval blízký spolupracovník, má smůlu. Z mého pohledu je efektivní:

• vypnout Jabber a litovat, že jsem to neudělal dříve;
• zavřít okno s mailem; nabídku jsem do firmy posílal před týdnem a týden jim trvala odpověď; moje reakce tedy počká minimálně hodiny, ne-li dny, aniž bych snížil své šance navázat s nimi spolupráci;
• pokračovat v psaní dokumentu a zcela se na něj soustředit.

Kdybych se věnoval zprávě v Jabberu, ukázalo by se, že jde o malichernost nebo věc, která vyžaduje hodně práce – stejně bych se tomu nevěnoval ihned. V případě mailu je to jasné – počká, neuteče. Dokument má přednost.

Odpověď. Viníkem vzniku stresové situace, kdy se musím složitě rozhodovat, jsem já sám. Sám jsem si připravil prostředí tak, že mě vyrušil sebemenší impuls. To je špatně.

Pravděpodobně ovšem vznikne komunikační šum nebo napětí – dotyčný odmítnutý kolega pouze zaznamenal, že jste v reakci na jeho pokus o komunikaci program vypnuli. Je nezbytné dotyčnému potom napsat „Promiň, pracoval jsem na dokumentu a nechtěl jsem se nechat rušit. Příště prosím respektuj můj stav, nebo pošli mail – nebo rovnou volej.“ Na dotaz, proč máte zapnutý Jabber, když nechcete být rušeni, je nutné mít pravdivou odpověď (např. „čekám na zprávu člověka, který se mnou pracuje na onom dokumentu“).

Být důsledný

Je ovšem těžké uvědomit si to při každé situaci a ubránit se impulsům. Chce to trénink. Lidé špatně nesou, když jim napíšete „Teď ne“ nebo se rovnou odpojíte (myšleno obrazně i konkrétně). Jakmile ale ihned začnete vysvětlovat své důvody, už jste je porušili – to není důslednost. Samozřejmě také platí, že jak si lidi okolo sebe naučíte, tak se budou chovat. Pokud budete trvat na tom, že stav „Nerušit“ platí i pro ně a že mají zprávu poslat mailem a vy se na ni za pár hodin podíváte, pak jim nezbude nic jiného než to respektovat. Pokud to opravdu spěchá, zavolají (a pak už je to asi fakt důležité).

Obzvláště těžké je vtlouct si do hlavy a uvědomovat si tu hranici „tvrdosti“. Zůstat slušný, ale nekompromisní. To bývá zdrojem neporozumění a zloby. S tím je třeba počítat a obrnit se proti ní – jinak je to doklad toho, že to nezvládnete ani sám se sebou.

Abych sobě i jiným ujasnil, kdo mě smí rušit, používám na Jabberu dva účty. Ten osobní poslední dobou vypínám, nechávám běžet jen pracovní, který zná cca pět lidí, spolupracovníků. Pokud jsem offline úplně, buď cestuji, nebo nechci být rušen vůbec nikým.

Vyhodnotit náklady

Po určité době „aplikované praxe“ dojdete do fáze, kdy si řeknete, že nepozorujete výsledky a že je to celé na nic. Pak nastává doba vyhodnocení. Buď máte schopnost určit zpětně měřitelné hodnoty, nebo si řeknete, že nastal čas opustit zkušební období, začít vše měřit a pracovat tímto stylem opravdu naostro. Opět příklad.

Od roku 2005 jsem pracoval jako redaktor LinuxEXPRESu. Sedával jsem po večerech a nocích a připravoval podklady pro časopis, piloval web, komunikoval s autory, vydával články, hlásil chyby a dohlížel na jejich vyřešení, resp. testoval jejich opravy. V roce 2007 jsme tištěnou verzi ukončili, aktivity se přesunuly na web – narostly požadavky na různé online služby a funkce. V roce 2008 přibyl web OpenOffice.cz – oba portály vyžadují v podstatě celý úvazek (nějaké články jsem i psal). Pak jsem v roce 2009 nastoupil do Liberixu a dostal jsem příkaz: „Zbav se webů, nebudeš se jimi zabývat, budeš řídit lidi.“

Nejvíc práce mi dalo přijmout tu myšlenku za svou. Nebudu jako redaktorpracovat na webu. Bude to někdo jiný a já ho to musím naučit. Dělal jsem to přes tři roky a najednou už to nemělo pokračovat. Můj web dostane někdo jiný a bude to dělat blbě. Ach jo.

Po nějaké době jsem se s tím srovnal natolik, že mi to přijde zcela přirozené. Mezitím se weby rozrostly a dneska se blíží desítce. Redaktoři to samozřejmě blbě nedělají, normálně se zaučili. Jedna možnost, jak to zvládnout, je mít na každý web člověka, který chápe, co má dělat a dělá to. Samozřejmě by si měl osvojit nějaká svá pravidla pro práci s časem.

A ty náklady? Jeden člověk se nemůže plnohodnotně věnovat několika webům,sedět jedním zadkem na více židlích. Ale jeden člověk může řídit mnoho lidí. Je to efektivnější a z hlediska časových nákladů rozhodně výhodnější, než kdybych se snažil všechny weby spravovat sám (což by asi už – vzhledem k jejich počtu – nešlo).

Přijmout za své

Přijal jsem za své některé postupy, které se mi „v testovací fázi“ osvědčily. Spolupracovníci vědí, co dělám, a co nedělám. Měli by také vědět, o což se samozřejmě snažím, co mají dělat (a nedělat) oni. Máme určeny způsoby předávání informací a delegování práce (tj. předávání úkolů). Každý z nás dělá něco, práci máme rozdělenou. Je neefektivní, abych já vkládal článek na web, protože tím narušuji pracovní prostor někoho jiného z týmu. Zároveň by bylo neefektivní, kdyby měl někdo z týmu řešit komunikaci s inzerentem nebo jiný úkol, který přísluší mně.

A v čem je tedy to kouzlo?

Práce s časem má jeden velký klíč: uvědomění. Člověk si musí uvědomit, jakou hodnotu pro něj čas má, co je efektivní, co je rychlé a co je výhodné. Všechny pojmy jsou relativní a spojené s časem, jak ho vnímáme. Zásadní roli hraje zkušenost, která dává to, co nám na počátku zoufale chybí – hranici, mantinelpro vytvoření stability.

Čekáte návod, radu na závěr? Dobře, pokusím se:

• Určete si časovou jednotku pro typické úkony. Pro napsaní jednoho mailu, pro vyřízení aktuální korespondence, pro vložení článku. Nesmíte ji výrazně překročit.
• Vytvořte si pravidla a dodržujte je. „Nejprve si přečtu poštu, zodpovím maily, pak program ukončím a hodinu budu psát ten dokument, který tam už týden leží.“
• Berte chybu jako nedílnou součást práce, která není nutně spjata se zlobou. Svět se nezboří. Chyba vás nesmí ochromit, jede se dál.
• Učte se z chyb a odstraňujte nedostatky svých postupů. Opakování chyb je neefektivní.
• Čtěte chytré knihy a články.
• Používejte programy – kalendáře, poznámky, deníky.
• Jděte na to „vědecky“ a začněte s Getting things done nebo jinou metodou.

Vlastimil Ott, článek byl s laskavým svolením autora přejat z webu Elektronický Ott

Štítky: návyky