Připoj se ke komunitě!

Občas ti pošleme tipy pro produktivnější práci, odkazy na zajímavé knihy nebo akce. Psát ti však budeme jen jednou za čas a pouze tehdy, budeme-li mít skutečně co říct.

Odeslat


Základna osobního růstu

GTD v Outlooku II/2 – Gmail + Outlook 2010

By on 22. 10. 2010 in Nástroje, Sebeorganizace with komentářů 6
Jaroslav Luhan

Jaroslav Luhan

GTD jsem začal používat v roce 2008, těsně před tím, než vyšla knížka Mít vše hotovo od Melvilu. Mým hlavním nástrojem je Microsoft Outlook+OneNote, chytrý telefon a papír A4. Jak můj systém funguje, si můžete přečíst na tomto webu v mých článcích, ale neustále se vyvíjí, takže aktuální verzi přednáším na školeních.
Jaroslav Luhan

Poslední články od Jaroslav Luhan (Všechny články)

Mailový účet od Google, tedy Gmail mám už spoustu let pro soukromou poštu. Na zpracování pracovní pošty používám Microsoft Exchange Server a jako klienta Microsoft Outlook nebo webové rozhraní Outlook Web Access (OWA).

Se zavedením GTD jsem přemýšlel, jak mít všechny záležitosti v Outlooku na jednom místě. Když už ne příchozí zprávy v jednom Inboxu (soukromou poštu zpracovávám v jinou dobu), tak alespoň mít pohromadě úkoly s kontexty a termínem. V tomto článku popíšu, jak jsem si s integrací Outlooku, GTD a Gmailu poradil.

Nastavení Gmail účtu v Outlooku 2010

Protože Outlook 2007 neobsahuje vynikající konverzační zobrazení a funkci Rychlé kroky (viz recenze na Outlook 2010), které jsou základem pro mé řešení, nebudu se v tomto díle seriálu Outlooku 2007 věnovat. Příznivci nechť prominou, ale změna je život a život je věčný upgrade. V Outlooku 2010 je přidání Gmail účtu naprosto jednoduché. V průvodci jen vyplníte jméno účtu, vaši emailovou adresu a heslo. Vše ostatní si Outlook zjistí při komunikaci s poštovním serverem a automaticky zvolí zabezpečený protokol IMAP. Jediné, co je většinou nutné provést je změnit úložiště pro odeslané zprávy tak, aby se odeslaná pošta ukládala do složky patřící k Gmail účtu. Viz obrázek.

Změna složky pro odeslané zprávy

Inbox Zero v Outlooku s účtem v Gmailu

Začínáte s GTD a produktivitou a nevíte, co je to Inbox Zero? Je to způsob práce, kdy po každém dávkovém zpracování máte schránku s doručenou poštou prázdnou a veškerou poštu archivovanou, smazanou nebo připravenou k dalšímu zpracování. Tím se vyhnete negativním pocitům, které vznikají, když víte, že v doručené poště máte stovky zpráv a ještě přitékají další. Takže ty důležité jsou zahrabávány pod novějšími a zdánlivě ještě důležitějšími. Můj způsob práce s pracovní poštou (z Exchange serveru) si můžete přečíst v dřívějších částech seriálu. Teď se však zaměřím na práci se zprávami v rámci Gmailu:

1. Zprávy, které jsem již vyřídil, přesunu do složky Archivace.

2. Zprávy obsahující informaci, se kterou je spojeno více kroků, kam potřebuji připsat poznámky, nebo které jsou součástí většího soukromého nebo pracovního projektu, je vhodnější přeměnit v úkol a tím je přenést do pracovní části Outlooku (synchronizované s Exchange serverem).

3. Zprávy, které obsahují jednoduché úkoly, opatřím příznakem (ikonka praporku) a přiřadím kategorii.

Každý způsob zpracování popíšu detailněji.

1.     Archivace zpráv z Gmailu v Outlooku

Gmail používá místo ukládání zpráv do složek označování štítky. I když se vám zdá, že zprávy jsou ve složkách, je to ve skutečnosti jen pohled na zprávy, které obsahují štítek s názvem „složky“. Pokud kliknete na tlačítko Archivovat ve webovém prostředí Gmailu, odstraní se štítek Doručená pošta a tím zpráva z Doručené pošty zmizí. Najdete ji ve složce Všechny zprávy nebo ve složkách podle ostatních přiřazených štítků.

Pro práci v Outlooku však není vhodné používat složku Všechny zprávy, protože obsahuje opravdu VŠECHNY zprávy, tedy i smazané, odeslané apod. Doporučuji vypnout její synchronizaci s Outlookem. Pro potřeby mé archivace jsem si vytvořil nový štítek resp. složku Archivace, kterou používám pro archivaci doručené pošty v Outlooku, a tato složka obsahuje jen přibližně poslední rok příchozích zpráv.

Pro rychlé přemístění zprávy do složky Archivace jsem vytvořil Rychlý krok. Vytvoření Rychlého kroku je velmi jednoduché. V menu na kartě Domů zvolte v oblasti Rychlé kroky položku Nový rychlý krok a pak vyberte položku Vlastní.

V dialogu pak upravte nastavení dle okna níže a pak klikněte na tlačítko Dokončit.

Quick step - Archivace

Rychlé kroky pak můžete rychle aktivovat kliknutím na ikonu blesku, nebo z místní nabídky u zprávy.

Tip: velmi šikovné je v Outlooku tlačítko Přesunout, které umožní libovolnou zprávu přesunout nebo zkopírovat zprávu do libovolné jiné složky a zároveň je k dispozici i seznam deseti naposledy použitých složek.

Tlačítko "přesunout" zprávu do složky

2.     Vytvoření úkolu ze zprávy v Gmailu

Kalendář ani úkoly v Gmailu nepoužívám. Vše mám v Outlooku, synchronizované s Exchange serverem a s mobilním telefonem. Pokud tedy přijde do Gmailu zpráva, ke které potřebuji připojit nějaké poznámky nebo ji zařadit do existujícího projektu, je vhodnější z takové zprávy vytvořit úkol. Už Outlook 2003 uměl vytvořit úkol ze zprávy, ale tato funkce nebyla dotažená. Přenesl se pouze text a hlavička zprávy. Ostatní informace se ztratily. Výhodnější je tedy vytvořit úkol a původní zprávu v nezměněné podobě vložit do úkolu jako přílohu. Původní zprávu je vhodné nechat na Gmailu, ale archivovat ji, jako v předešlém bodě. Vytvoříme tedy druhý Rychlý krok – Úkol.

Nastavení Rychlého kroku

Tento rychlý krok přesune zprávu z Doručené pošty Gmailu (Inboxu) do archivu a vytvoří nový úkol. Jako předmět úkolu se automaticky vyplní předmět zprávy a do těla vloží kopii původní zprávy jako přílohu. Nově vytvořený úkol můžete rovnou editovat a přiřadit datum, kontext nebo jinou kategorii. Původní zprávu v příloze otevřete dvojím kliknutím a můžete s ní normálně pracovat.

3.     Označení zpráv příznakem a přiřazení kategorie

Třetí způsob práce používám u příchozích soukromých zpráv, kde je vyřízení je velice rychlé a v nejbližší době a vlastně stačí jen poznamenat: „S touto zprávou musím ještě něco udělat“.  Takových zpráv mám většinou do deseti, takže neřeším třídění do složek ani „skrytí“ v Inboxu. Zprávě přiřadím příznak a kategorii. Protože se tyto kroky odlišují od práce s Exchange účtem, zmíním obojí podrobněji.

Příznaky

Příznak u zprávy z účtu Gmailu to samé, jako označení hvězdičkou ve webovém rozhraní Gmailu. Nenajdete zde možnosti jako u položek z Exchange účtu – vlastní příznak, splněno, termíny, připomenutí atd. (viz první série seriálu). Příznak u položky v Gmail účtu buď je, nebo není.

Kategorie

Alternativou kategorií jsou v Gmailu štítky, avšak štítky z Gmailu se v Outlooku prezentují jako složky. Pokud se s tím srovnáte, můžete tento systém využít a zajistit rozdělení zpráv podle kontextů a zajistit synchronizaci kategorií.

Osobně však dávám přednost barevným kategoriím, které se používají v Outlooku 2007 a 2010. Způsoby použití kategorií jsem popsal v minulém díle seriálu. A právě použití barevných kategorií u Gmail účtu je omezeno. Barevné kategorie nenastavíte standardním způsobem, tedy kliknutím pravým tlačítkem nad sloupcem kategorie, nebo tlačítkem pro přidání kategorie v panelu nástrojů. Outlook a Gmail účet (IMAP) s nimi však pracovat umí. A tím pravým pomocníkem je můj oblíbený doplněk do Outlooku – CategorieZ. Díky tomuto doplňku můžete kategorie přiřazovat naprosto stejně, jako byste používali účet Exchange serveru, nebo lokální datový soubor (*.pst). Vše funguje bezvadně včetně vyhledávání. Musíte však počítat s tím, že se kategorie pomocí IMAP účtu nesynchronizují kategorie s Gmail serverem. Jsou uloženy pouze v Outlooku.

Pokud tedy použijete u zprávy z Gmail účtu kombinaci příznaku a kategorie, zpráva se objeví i ve složce Seznam úkolů. Zprávy označené příznakem zůstanou v Doručené poště (Inboxu) Gmailu, ale protože jich mám většinou málo a jde o krátkodobé úkoly, nevadí mi to. Pokud byste jich měli víc, vytvořte si složku vyhledávání podobně, jako v druhém dílu první série.

Na tomto obrázku vidíte výřez zobrazující obsah složky Seznam úkolů a s vybranou kategorií .iPAD, Kindle, ve které je zvýrazněn mail z Gmail účtu. Ten má přiřazen příznak a zmíněnou kategorii.

Pohled na Outlook a složku Seznam úkolů

Shrnutí

  • Gmail používá IMAP protokol, který má omezené možnosti synchronizace. Protokol Exchange serveru (MAPI) je komplexnější a synchronizuje naprosto všechny informace.
  • Inbox Zero v účtu Gmailu je možné řešit archivací, tedy odebráním štítku Doručená pošta. Pro přehlednost však mám vytvořenu složku (v Gmailu štítek) Archivace.
  • Přesun do jiných složek nebo do složky archivace provádím pomocí funkce Rychlé kroky.
  • Úkol ze zprávy v Gmailu tvořím funkcí „Vytvořit úkol s přílohou“.
  • Jednoduché úkoly označím příznakem a kategorií (pomocí doplňku CategorieZ) a tím se mi objeví v Seznamu úkolů mezi ostatními úkoly v rámci Exchange účtu.

Jaroslav Luhan alias Volt.cz

Štítky: ,

Připoj se ke komunitě Mít vše hotovo!

Stačí nám poslat tvou e-mailovou adresu. Občas ti pošleme tipy pro produktivnější práci, odkazy na zajímavé knihy nebo akce. Psát ti však budeme jen jednou za čas a pouze tehdy, budeme-li mít skutečně co říct.

komentářů 6

Trackback URL | RSS kanál s komentáři

  1. jeff napsal:

    Can I have your message in French or English or Spanish?
    These are the only languages I can read.
    Thanks

  2. Pepa Dvořák napsal:

    Díky za článek. Díky němu jsem získal odvahu používat místo POP3 synchronizaci přes IMAP na GMAILu a musím říci, vše funguje bez chyby.

    Důvodem, proč jsem přešel na IMAP je právě ta synchronizace, která mi pomáhá, byť v omezené míře, mít soukromé zprávy pro GTD k dispozici on-line. Je ale škoda, že nelze stejně synchronizovat úkoly, kontakty a kategorie. Ale ověřoval jsem to i na konkurenčním HOTMAILu přes MAPI, bohužel ani ten nepodporuje kategorie a stav příznaku je pouze „má“ či „nemá“…

    Takže díky a hodně úspěchů do dalšího psaní!

  3. ol5y napsal:

    Zdravím všechny vyznavače GTD „bojujících“ s Outlookem.
    Před časem se mi po mnoha konzultacích se spoustou odborníků podařilo rozchodit Outlook 2010 tak, že mám v jednom profilu účet z MS Exchange a současně Kerio (důvodem je nutnost, nikoli má vůle – pracuji na obou „platformách“). Měl jsem z toho velkou radost do chvíle, než jsem zjistil, že díky tomu přestala fungovat všechna mnou definovaná zobrazení s filtry DASL… :-( Po několika pokusech mám dojem, že to je principielní „vlastnost“ – nejde nic, pokud cokoli vyplním na záložce SQL (hláška „Toto zobrazení nejde v aplikaci Outlook zobrazit“). Máte s tím prosím někdo nějakou zkušenost?
    Bez DASL jsou možnosti filtrování strašně omezené, takže pokud to rychle nevyřeším, budu asi muset změnit způsob práce. Naštěstí si dovedu představit, že s pomocí CategorieZ to snad nějak půjde… ale jsem konzervativní, takže preferuji (zatím) systém „Zobrazení“.

  4. valeo napsal:

    Dobrý den, dnes jsem si synchronizoval Gmail s Outlookem, ale po jakámkoliv odeslání zprávy z Outlooku se moje zpráva posílá příjemci co Nevyžádané pošty :( Nevíte prosím co s tím??? Kde jsem udělal chybu, nebo se to dá někde nastavit??
    Děkuji

  5. Jaroslav Luhan Jaroslav Luhan napsal:

    @valeo – asi odpovídám pozdě, ale mohl by být problém ve zvoleném SMTP serveru (odchozí pošta).

  6. Honza napsal:

    Diky za clanek! Ja bych jeste pridal informaci o pouzivani desktopove verze Outlooku, kterou jsem v praci nuten pouzivat :) Emaily mam s IMAP propojeny mezi Gmailem a Outlookem, ale docela dlouhou dobu jsem resil jak to udelat a ukoly a kalendářem.

    Zhruba před rokem jsem zacal používat plugin, který do docela dobře vyresil. Umi synchronizovat ukoly, kalendare a kontakty s Outlookem a Gmailem a zatím jsem s tim docela spokojen.

    Pokud by někdo resil podobny problém, tak je to hezy popsany na http://pocitace-a-internet.blogspot.com/2015/03/synchronizace-kontaktu-kalendare-gmailu.html

Přidej komentář k příspěvku

Vaše emailová adresa nebude zveřejněna. Vyžadované informace jsou označeny *

Nahoru