Připoj se ke komunitě!

Občas ti pošleme tipy pro produktivnější práci, odkazy na zajímavé knihy nebo akce. Psát ti však budeme jen jednou za čas a pouze tehdy, budeme-li mít skutečně co říct.

Odeslat


Základna osobního růstu

Aby diář byl nástrojem a ne jen těžítkem, díl II.

By on 11. 10. 2010 in Sebeorganizace with komentáře 2
Jakub Hořický

Jakub Hořický

Jakub působí v oblasti osobního rozvoje. Věnuje se osobním školením, workshopům, consultingu a koučinku v oblasti osobní produktivity a zdravého životního stylu. Od roku 2012 působí také v Projektovém a inovačním centru VŠTE, kde s kolegy spravují podnikatelský inkubátor pro studenty a absolventy Vysoké školy technické a ekonomické v Českých Budějovicích. Od roku 2014 je spolumajitelem a jednatelem společnosti Work&Study, která na základě zkušeností z předchozích firem a projektů pomáhá řešit potřeby a problémy svých klientů v oblasti lidských zdrojů. Zaměřuje se zejména na absolventy, ale také malé a střední firmy.
Jakub Hořický

Poslední články od Jakub Hořický (Všechny články)

Náš diář nám nemá sloužit k tomu, abychom si do něj zapisovali všechno, co nás napadne. Stal by se pro nás potom naprosto nepřehledný a nezábavný. Cílem tohoto seriálu je naučit Vás diář používat efektivně jako plánovací nástroj, ne jen jako obyčejný poznámkový blok. A to znamená zapisovat si do něj pouze schůzky a úkoly opravdu důležité k dosahování Vašich cílů.

Jak mít věci pod kontrolou

K tomu, abyste neztráceli kontrolu ve věcech, které máte na starost, by vám měl sloužit diář. Ten je pro vás, jak jsme si řekli v předchozí kapitole, mapou na vaší cestě životem. Protože v životě vás čeká hodně rozhodování o vlastním čase, budete potřebovat do mapy nahlížet celkem často.

Proto je třeba věci správně uchopit a jasně definovat, jak je můžete kontrolovat. Je totiž plno věcí, které se vám přihodí a s jejich kontrolou nic neuděláte, musíte se naučit na ně správně reagovat. A správně reagovat můžete pouze v případě, že pro sebe máte vizi do budoucna.

Co je to opravdu důležité?

Ve svém životě musíte začít rozlišovat co je pro vás opravdu důležité k dosažení cílů. Nechci se v tomto seriálu zabývat plánováním cílů, analyzováním hodnot a hledáním poslání, o tom je vynikající Dominikův seriál.

Pokud vás toto téma nezajímá příliš do hloubky, dám vám tu jednodušší postup pro efektivní plánování.

V předchozím díle jsem doporučoval používat jeden diář na všechny vaše činnosti a z toho můžeme teď snadno vyjít. Podívejte se do svého diáře a zamyslete se nad tím, kolik času trávíte jednotlivými činnostmi a na druhou stranu to porovnejte s tím, jak byste chtěli, aby to bylo podle vašich představ? Kolik času byste se chtěli věnovat práci, přátelům, rodině, nebo koníčkům? Nyní máte jasnou odpověď na to, co je pro vás opravdu důležité.

Neříkám ovšem, okamžitě se vrhnout na předělávání časového rozvrhu a vynechávání nudných činností. Některé tyto činnosti, i když nejsou zábavné, stejně musíme provést. Pojďme si je tedy naplánovat do diáře, ať o nich víme a pracujeme na nich efektivně, ať je máme co nejrychleji za sebou.

Čemu stojí za to věnovat pozornost?

Já osobně rozlišuji ve svém diáři činnosti do čtyř oblastí, pomocí metody Stephena R. Coveyho, která mi připadá nejlepší, protože tyto činnosti nedělí podle jejich oblasti (práce, škola, rodina), ale podle jejich naléhavosti a důležitosti. Tento systém vypadá nějak takto.

Problém většiny lidí a jejich „nestíhání“ spočívá v tom, že se věnují činnostem z oblasti QI. Na první pohled se to muže zdát logické, je to věc důležitá a ještě na vás naléhá, tak ji přeci musíte splnit. Sem patří např. některé telefonáty, e-maily, kolegové, kteří něco potřebují apod. Tyto naléhavé věci většinou přicházejí velmi často a svou naléhavostí a vyrušením vás odvádí od práce.

Naopak mezi ty nenaléhavé důležité činnosti patří právě ty, které jsou pro vás nejdůležitější. Sem patří např. čas trávený s rodinou, věnovaný koníčkům, nebo osobnímu rozvoji a koneckonců i těm nejdůležitějším činnostem, které vás živí. Kniha, na rozdíl od telefonu, neumí zazvonit. Článek nebo zpráva, kterou máte sepsat, na vás nezabliká, na rozdíl od okna chatovacího programu.

Nechci se zde podrobně věnovat popisu všech kvadrantů, o tom pěkně mluví sám autor ve své knize 7 návyků skutečně efektivních lidí. Chci vás pouze nabádat, abyste se opravdu zamysleli u každé události, zda vás posune nějakým způsobem blíže k tomu, co chcete?

Delegování

Jeden z nejmocnějších nástrojů efektivního zvládání času je umění delegování. Mnoho lidí se bojí delegovat některé činnosti na někoho jiného, protože nevěří, že to dotyčný udělá správně. Tohoto hloupého pocitu se potřebujete zbavit, pokud tedy opravdu toužíte po tom zvládat vše efektivněji a ovládat svůj čas.

Co vám mohu doporučit je, abyste se u každé události zamysleli, jestli je vaše účast zcela nezbytná? Nebyl by na to náhodou ve vašem týmu někdo lepší? Druhou věc, kterou musíte zvážit je, zda necháte vše na starost tomuto člověku, nebo si s ním domluvíte nějaké termíny, kdy vám bude referovat o dosažených výsledcích. Toto je velice individuální jak u každé jednotlivé činnosti, tak v konkrétních případech jednotlivých lidí. Nejlepším způsobem, jak se to naučit vycitovat, je pouze praxe.

Pozor na zloděje času

Posledním tématem tohoto dílu je odstraňování zlodějů času z vašeho programu. Co může těmito zloději být? Podle mě všechno, co odvádí pozornost od práce na vašich cílech. Např. sociální sítě, kontrola e-mailů, chaty, zbytečné klábosení, dokonce i čtení zpráv, sledování novinek a RSS, pokud nejsou nezbytnou součástí vaší práce. Toto jsou totiž věci, které většinou nic nového nepřidají a nepoví. Já osobně se řídím heslem, že ta opravdu důležitá zpráva si vás vždycky najde!

Dalším zlodějem času může být nekonzistentnost práce. Z osobní zkušenosti vím, že udržet soustředění k jedné věci dokáže člověk maximálně 1,5 hodiny, poté je třeba věnovat se něčemu jinému, aby byl schopen přemýšlet konstruktivně. Navrátit se k soustředění po vyrušení ovšem trvá třeba také 5-10 minut a to opravdu není málo. Udělejte si tedy zásadu, že pro rušivé vlivy jako e-mail, telefon, zprávy a další si stanovíte v diáři pevný čas. Ohromně vám to pomůže v uvolnění, protože se nebudete muset soustředit na tyto záležitosti k vyřízení, víte totiž, že jejich čas přijde, a teď se můžete věnovat práci.

V tomto díle to je již vše, projděte si ho prosím znovu a zamyslete se nad jednotlivými odstavci, pracujte na jejich implementaci a v příštím díle si povíme o tom, jak konkrétně v diáři plánovat a co vše si tam zapisovat.

Jakub Hořický

Předchozí díly seriálu:

Aby diář byl nástrojem a ne jen těžítkem, díl I.

Štítky:

Připoj se ke komunitě Mít vše hotovo!

Stačí nám poslat tvou e-mailovou adresu. Občas ti pošleme tipy pro produktivnější práci, odkazy na zajímavé knihy nebo akce. Psát ti však budeme jen jednou za čas a pouze tehdy, budeme-li mít skutečně co říct.

komentáře 2

Trackback URL | RSS kanál s komentáři

  1. Ales Demjan napsal:

    Dobrý článěk, díky. Neznáte někoho, kdo umí GTD nebo nějaký podobný timemanagement? Díky

Přidej komentář k příspěvku

Vaše emailová adresa nebude zveřejněna. Vyžadované informace jsou označeny *

Nahoru