Připoj se ke komunitě!

Občas ti pošleme tipy pro produktivnější práci, odkazy na zajímavé knihy nebo akce. Psát ti však budeme jen jednou za čas a pouze tehdy, budeme-li mít skutečně co říct.

Odeslat


Základna osobního růstu

4 základní otázky při definování projektu

By on 4. 10. 2010 in Rozvoj with Počet komentářů: 1

 

Víte, z jakých kroků se skládá činnost, kterou právě děláte? Víte, co vám přinese a co jí naopak budete muset věnovat vy? A víte, jak má vůbec výsledný produkt vypadat? Pakliže neznáte odpověď na tyto jednoduché otázky, mám pro vás špatnou zprávu – jste rychle jedoucí lokomotivou na špatných kolejích. Ale nebojte, následující 4 jednoduché rady vám pomohou najít ty správné koleje a nabrat tak správný směr.

Proč je tedy tak důležité poznat svůj projekt? Odpověď je jednoduchá, jde o to, abyste se mohli plně soustředit na práci a nemuseli se během ní zabývat podstatou projektu, na kterém právě pracujete. V daném čase se tak stanete maximálně efektivními a projekt jste schopni dokončit v mnohem kratším čase. Při poznávání vlastního projektu je podle mých zkušeností nutné si odpovědět na 4 základní otázky, a to:

1/Co mi přinese?

Mělo by smysl dělat něco, co vám nic nedá? Ať již mluvíme o penězích, či jen pocitu naplnění? U každého projektu, na kterém pracujete, musíte vědět, co vám ve výsledku přinese, jelikož s tímto vědomím na něm budete pracovat po celou dobu. To, co vám projekt přinese, vám musí být také zároveň motivací ho dokončit.

Každý projekt, kterému se věnuji, si rozepisuji na papír a vedle jeho pracovního názvu lepím barevné štítky v závislosti na tom, co mi přinese. Není jich moc, maximálně pět (Finance, Radost, Reference, Zkušenosti, Kontakty).

2/Co mu budu muset věnovat?

Projekt nejen dává, ale také bere. V nejlepším možném případě jen čas, ale tomu tak je málokdy. Když už padla zmínka o slově „čas“, je dobré si udělat představu o tom, kolik času vám projekt ukousne.

S touto otázkou také úzce souvisí pojem „produktivní zóna“, zejména pak s projekty, na které se musíte velmi soustředit. Odhalení vaší produktivní zóny je klíčem k efektivní práci.

Při bližším pohledu lze tedy toto téma rozdělit na tyto dílčí otázky:

  • Kolik času budu muset projektu věnovat?
  • Kolik energie budu muset projektu věnovat?
  • Musím se na něj plně soustředit?

Vaše odpověď na předchozí tři otázky vám napoví to, nakolik je projekt náročný jak po stránce času, tak i vydané energie. Poslední odpověď vám také řekne, zda se vyplatí věnovat danému projektu část vaší produktivní zóny, či zda lze efektivně pracovat na projektu i mimo produktivní zónu (např. projekty, jejichž velká část lze zautomatizovat).

3/ Z jakých kroků se skládá?

Jak sám popisuje David Allen, projekt je záležitost, k jejíž realizaci je třeba více než jeden krok. Přemýšlejte nad kroky předtím, než začnete pracovat na projektu. Během práce se tak nebudete muset rozptylovat něčím jiným a navíc jednotlivé kroky budete vytvářet v kontextu k celému projektu, vyhnete se tak nežádoucímu odklonění od „osy projektu“.

Abych vše ukázal na jasném příkladu, bude se u této otázky pracovat s příkladem spisovatele. Spisovatel píše publikaci o určitém rozsahu a určitém předem zadaném tématu. Neberu-li v potaz, že osnova knihy musí být předem redakčně schválena, má na výběr dvě možnosti: buď věnuje pár dní tvorbě osnovy (kapitoly, podkapitoly aj.), nebo se do psaní pustí rovnou a bude postupovat tak, jak ho zrovna napadne.

U první možnosti si vytvoří osnovu, která se skládá z kapitol, podkapitol a témat (z ničeho jiného než jen kroků). Vytvoření osnovy mu zabere sice pár dní, ale ve výsledku bude pracovat efektivněji než v případě druhé možnosti. Výhodou je to, že zrovna u tohoto příkladu pak nemusí postupovat krok po kroku, ale podle toho jak se cítí, může vždy zpracovat určité téma. Další výhodou je také to, že se i při přeskakování z kroku do kroku se neodkloní od zmíněné „osy projektu“ (v tomto případě od osnovy).

U druhé možnosti se spisovatel rovnou pustí do psaní, má zadané nějaké určité téma, které musí dodržet, ale už ho nemá rozvedené do kapitol a podkapitol. První den se mu bude psát velmi dobře a pohodlně, avšak s přibývajícími dny se v projektu (v knize) začne ztrácet. Až pak přijde Den D, zjistí třeba to, že místo knihy o historii Microsoftu odevzdává spíše „dílo“ o historii Apple.

Po přečtení dvou nastíněných možností vám tedy musí být jasné, že možnost číslo jedna je jasnou a správnou volbou. Vždy se nejdříve soustřeďte na to, z jakých kroků se daný projekt skládá, a pak na něm teprve začněte pracovat.

4/ Jak má vypadat výstup?

Představu o výsledném produktu považuji za stěžejní při definici projektu. Pokud již na samém začátku víte, jak by měl produkt vypadat, namalovali jste právě na zem svojí cílovou čáru. Víte, kde váš běh končí a že pak nemá smysl dále běžet. Rozumějte tomu tak, že víte, jak má váš produkt ve výsledku vypadat, a víte, kolik sil mu budete muset věnovat.

V opačném případě budete neustále produkt „dolaďovat“, a zabíjet tak svůj drahocenný čas. Definováním výstupu projektu na jeho samém začátku potlačíte perfekcionistické tendence (zmíněné dolaďování) a ušetříte si mnoho času.

Je jedno, zda své projekty spravujete elektronicky, či si je zapisujete na papír. Vždy jde o to stejné – snažit se poznat to, s čím máte tu čest pracovat. Já osobně preferuji papírovou formu, s papírem se mi pracuje lépe, šetřím navíc svůj zrak a papír se poměrně dobře také archivuje. Stránky s dokončenými projekty (spolu s přílohami – třeba osnovou) lepím k sobě, blok se pak stává přehlednější.

Dominik Dědiček

Štítky:

Připoj se ke komunitě Mít vše hotovo!

Stačí nám poslat tvou e-mailovou adresu. Občas ti pošleme tipy pro produktivnější práci, odkazy na zajímavé knihy nebo akce. Psát ti však budeme jen jednou za čas a pouze tehdy, budeme-li mít skutečně co říct.

Počet komentářů: 1

Trackback URL | RSS kanál s komentáři

  1. Nishkam napsal:

    dodam jeste paty – Checkpoint

    5. Jak poznam, ze se projekt nevyviji uspesne a kdy ho mam zastavit?

    Napriklad, chtel bych do 1.1.2011 ziskat alespon 5 novych zakazniku tadyCMS. V pripade neuspechu, prestanu investovat do vyvoje a marketingu tohoto produktu.

Přidej komentář k příspěvku

Vaše emailová adresa nebude zveřejněna. Vyžadované informace jsou označeny *

Nahoru