Připoj se ke komunitě!

Občas ti pošleme tipy pro produktivnější práci, odkazy na zajímavé knihy nebo akce. Psát ti však budeme jen jednou za čas a pouze tehdy, budeme-li mít skutečně co říct.

Odeslat


Základna osobního růstu

OneNote – tipy a triky I. díl

Jakub Hořický

Jakub Hořický

Jakub působí v oblasti osobního rozvoje. Věnuje se osobním školením, workshopům, consultingu a koučinku v oblasti osobní produktivity a zdravého životního stylu. Od roku 2012 působí také v Projektovém a inovačním centru VŠTE, kde s kolegy spravují podnikatelský inkubátor pro studenty a absolventy Vysoké školy technické a ekonomické v Českých Budějovicích. Od roku 2014 je spolumajitelem a jednatelem společnosti Work&Study, která na základě zkušeností z předchozích firem a projektů pomáhá řešit potřeby a problémy svých klientů v oblasti lidských zdrojů. Zaměřuje se zejména na absolventy, ale také malé a střední firmy.
Jakub Hořický

Poslední články od Jakub Hořický (Všechny články)

Předem tohoto seriálu bych chtěl upozornit, že používám verzi Microsoft OneNote 2010 v českém jazyce a veškeré rady budou tedy vycházet ze zkušeností s touto verzí. Verze 2007 je v mnoha věcech podobná, ale některé prvky 2010 zde chybí a pokud se máme bavit o verzi 2003, ta byla první vlaštovkou v oblasti softwaru tohoto typu a je celkem odlišná. Osobně tedy doporučuji pro maximální využití verzi 2007 a vyšší.

Co musím na začátek ještě uvést je, že v kombinaci s OneNote používám Outlook, propojení těchto dvou programů je z mého pohledu pro GTD zcela ideální. Stačí si dát trochu práce s úpravou nastavení a vzhledu obou programů ve stylu GTD tak, jak vám to bude vyhovovat. Pro inspiraci k práci s Outlookem doporučuji vynikající eBook, který vyšel před časem na našem webu a jehož autorem je Jaroslav Luhan (alias Volt.cz), článek zde.

Než začneme přímo o implementaci metody GTD do OneNote, slušelo by se tento program krátce představit. Microsoft OneNote byl vyvíjen jako univerzální poznámkový blok pro systém Windows. Neznám přesně historii, ale dovedu si představit, že myšlenka se zrodila v době, kdy obyčejný Notepad přestal stačit moderním nárokům na vedení si poznámek. V dnešní době, kdy námi přijímané informace nejsou již jen pouhé texty, bylo zapotřebí nějaký komplexnější nástroj a tím beze sporu OneNote je.

Hlavních rysy programu

  • Ten první a pro mě naprosto nejdůležitější je, že se nemusíte starat o ukládání, program toto provádí naprosto automaticky při jakékoliv sebemenší změně. Prostě jako kdybyste psali na papír, vše je okamžitě uloženo a co je úžasné, vůbec to nezpomaluje práci s programem.
  • S myšlenkou papíru, respektive sešitu, je spojen další hlavní rys a tím je členění programu. Vytváříte vždy nový sešit, který má své oddíly, v každém oddílu je možné mít mnoho stránek a v nich ještě podstránky. Pro lepší ilustraci přikládám obrázek.
  • Dalším rysem je univerzálnost programu, není pouze na psaní poznámek, můžete do něj vkládat obrázky, videa, zvuky, odkazy nejen na internet, ale i na jíž existující poznámky a funkce mnou hojně využívaná je vložit výtisk webové stránky, výřez obrazovky, či dokonce přímo obraz se scanneru. A stejně jako ve Wordu je zde i jednoduchý nástroj Kreslení.
  • Vynikající vlastností je propracovaný sytém vyhledávání, který vám spolehlivě najde záznam, který potřebujete.
  • Poslední milou věcí, o které bych se zmínil je možnost barevného odlišení jak poznámkových bloků, tak i jednotlivých oddílů.

V této první kapitole se pojďme podívat na uzpůsobení OneNote pro metodu GTD. Ve druhé kapitole si poté projdeme některé zajímavé funkce a tipy, které pomáhají provázat OneNote s dalšími aplikacemi ve Windows.

OneNote - popisky

Věřím, že všichni známe Workflow mapu Davida Allena, která nás provází postupem metody GTD při nakládání s každým novým podnětem. V tomto seriálu bych Vám chtěl představit jakým způsobem využívám OneNote konkrétně já osobně a to v těchto oblastech metody:

  • Seznam Někdy, Možná
  • Další účelové seznamy
  • Termínový pořadač
  • Seznam projektů a jejich dalších kroků
  • Archiv v podobě A-Z indexu

Seznam Někdy, Možná

Je prvním oddílem v mém GTD poznámkovém bloku, jeho stránkami jsou jak další účelové seznamy, tak právě Termínový pořadač, s podstránkou všech možných spotřebních věcí k objednání na internetu (jako jsou kancelářské potřeby, barvy do tiskárny, bloky a papíry apod.) a nakonec seznam odložených projektů. Pro inspiraci a kompletní přehled přikládám obrázek.

Seznam projektů a jejich dalších kroků

Ten je druhým oddílem, každá stránka v něm je vyhrazena jednomu projektu. Na stránce je sepsán jak seznam všech dalších kroků, tak jsou zde shromážděny i všechny mé nápady a myšlenky k tomuto projektu. Pokud si projekt vyžaduje více vstupních informací (např. články z internetu, e-mailová komunikace) je každému tomuto vstupu věnována jedna podstránka. V tomto oddíle mám veden i archiv všech hotových projektů.

Archiv

Je veden v podobě indexu od A do Z, tak jak radí David Allen ve své knize, kde každému písmenu přísluší jeden oddíl a každému archivnímu záznamu jedna stránka.

Pro další oblasti metody GTD již využívám samotný Outlook, který mám perfektně s OneNote provázán, o tom ale až v příští kapitole. Přesto se pokusím poradit těm, kteří Outlook používat nechtějí, jak tyto další oblasti používat v OneNote.

Inbox by mohl být řešen jako jeden oddíl, kde úvodní stránka může být seznamem se zaškrtávacími políčky pro již zpracované podněty. Další stránky pak mohou sloužit pro obsáhlejší podněty a nápady (např. články, e-maily, atd.)

Kontexty bych si vedl jako další oddíl, kde každá stránka by byla vyhrazena pro nový kontext. Opět lze použít seznam se zaškrtávacími políčky a pro obsáhlejší materiály vyhradit podstránky.

Seznam Čekám na můžete mít mezi kontexty a nebo ho mít jako zvláštní oddíl, aby byl stále na očích. To záleží na situaci, jak moc a jak často delegujete své úkoly.

Jediné, kde vám asi nezbyde nic jiného, než použít Outlook, popřípadě jiný kalendářový program jsou právě povinnosti pevně vázané na konkrétní datum. Alternativou a mimochodem vynikajícím nástrojem, může být například volně přístupný Kalendář Google.

Závěrem bych chtěl navrhnout, než zde popisovat jednotlivé funkce programu, což mi při dobře zpracovaném tutoriálu přijde zbytečné, pokud by Vás nějaká funkce zajímala konkrétně, tak svůj dotaz směřujte do diskuze a já na něj rád odpovím.

P.S.: Článek o tom, jak si WORKaholic vede pomocí OneNote studijní poznámky, najdete zde.

Štítky:

Připoj se ke komunitě Mít vše hotovo!

Stačí nám poslat tvou e-mailovou adresu. Občas ti pošleme tipy pro produktivnější práci, odkazy na zajímavé knihy nebo akce. Psát ti však budeme jen jednou za čas a pouze tehdy, budeme-li mít skutečně co říct.

Počet komentářů: 14

Trackback URL | RSS kanál s komentáři

  1. anton napsal:

    neviete ci existuje nieco co bude poznamky s onenote synchronizovat niekde na web a budu pristupne aj cez online rozhranie?

    • Jakub Hořický Jakub Hořický napsal:

      U nových Office 2010 je již možné sešity ukládat na Sky Drive pod Windows Live účtem.
      Pokud ale potřebujete své poznámky mít na webu, doporučil bych spíše Evernote, ten si dokonce umí sešity z OneNote jednoduše nahrát.

  2. Encore napsal:

    Článek sice 2 roky starý, ale protože GTD vedu ve OneNote teprve asi půl roku, až nyní se mohu vyjádřit se svou zkušeností.

    Pokud je na tom někdo, jako já, a chce vést GTD elektronicky, ale zároveň se mu zamlouvá určitá volnost papíru oproti úkolovým softwarům, OneNote je skvělá volba. Pokud navíc vlastní nebo uvažuje o koupi telefonu s Windows Phone, bude nadšen. Ta synchronizace (přes SkyDrive) je bezchybná.

    K mému vedení GTD ve OneNote.
    Z Outlooku používám ke GTD kalendář. Ten se dá samozřejmě nahradit jiným, pokud někdo nechce Outlook. Úkoly v něm jsem zcela opustil.
    Ve OneNote mám dva sešity. Seznamy úkolů a Projekty.
    Oddíly v Seznamu úkolů jsou: Inbox (každá stránka jedna záležitost), následují kontexty (včetně Čekám na, Někdy/možná a všechny další). Oddíly se dají seskupit, takže mám seskupené aktivní kontexty (další kroky) a druhé seskupení je Někdy/možná, ve kterém mám oddílů několik (např. filmy, hudba, atd.).
    V projektech jednoduše každý oddíl jeden projekt. První stránky v každém oddílu patří sepsaným dalším krokům pro daný projekt. Další stránky fungují pro projektové materiály. Přehledné.

    Řešil jsem, jak rozpoznat, které další kroky v kontextech patří k projektům a naopak, v kterých kontextech mám rozepsané úkoly v daném projektu.
    Vyřešil jsem to jednoduše – projekty mám zapsané ve formátu „@číslo_projektu název_projektu“, takže např. „@01 Zvyšování IT kvalifikace“. Funkce je ta, že v kontextech dalších kroků zapíšu: „Nastudovat kapitolu 6 @01“ a vím, že pro detaily se mám podívat do projektu 01.
    No a obráceně – v projektech mám: „Nastudovat kapitolu 6 @Nastudovat“, což je jeden z kontextů (neboli oddíl v sešitě Seznam úkolů).

    Líbí se mi sice odesílání jednotlivých úkolů do Outlooku, jako to píše Jakob v článku, ale fungovalo mi to podivně. Reakce v programech byly pomalé (pokud vůbec reagovaly). Navíc Windows Phone postrádá aplikaci pro úkoly odpovídající Outlooku a aplikace třetích stran ne mne dojem neudělaly. Je to škoda, Office 365 mám rád, líbilo by se mi to využívat. Snad jedině s aplikací Tasks, ale neumím si představit, že bych tu omalovánku používal tak často, jako OneNote v telefonu, což je mnohem příjemnější.

    Encore

    • Jakub Hořický Jakub Hořický napsal:

      Děkuji za zajímavý komentář a oživení tématu GTD v Microsoft OneNote. Já osobně s používáním iPadu přešel na Evernote, ale o OneNote se díky telefonu s Windows Phone opět začínám zajímat.
      Co se týká posílání úkolů do Outlooku, tak to někdy funguje celkem pomalu a se zpožděními, ale když jsem ho používal, tak se tam úkoly vždy odeslaly a v Outlooku normálně zobrazily.

  3. Encore napsal:

    *Jakub (nikoliv ,,Jakob“). Omlouvám se za chybu (snad jediné špatné písmeno v komentáři a zrovna zkomolím něčí jméno…)

    OneNote + Outlook.. Ono to asi ve výsledku funguje. Je pravda, že když jsem to několikrát zkusil a neviděl tak flexibilní výsledky, jaké jsem chtěl/potřeboval, rovnou jsem to zavrhnul. Asi už mám za sebou moc zkoušení GTD nástrojů a už v tomhle nejsem moc tolerantní.

    Svůj systém tak, jak jsem ho popsal, jsem si velice oblíbil, protože v podstatě nezávisí na technice. Na aplikaci. Ano, teď jsem sice odkázán na OneNote, na telefon s WP a na vzájemnou synchronizaci. Ale kdyby se to pokazilo, můžu systém ihned začít používat v normálním txt dokumentu. Nebo klidně i na papíře (což mě sice stále neuvěřitelně láká, ale jsou tam jisté nepraktičnosti oproti elektronice, na které už jsem asi zase moc líný).
    A asi i právě tento pocit flexibility a „svobody“ by mi u uváděného přeposílání úkolů do Outlooku scházel, zdálo se mi to takové kostrbaté.
    Takhle je to sice trošku pracnější, ale mně osobně to vyhovuje více.
    Každopádně ale chválím MS za skvělý nápad, to přeposílání jsem nikde jinde neviděl.

    Btw. Jakube, pokud přejdete opět na OneNote (pochopil jsem to tak, že jste teď zcela ne Evernotu) a používal byste v něm nějaký jiný systém, rád si o té „aktualizaci“ přečtu, snad o tom napíšete, kdyby Vás něco nového napadlo ;-)

    Děkuji,

    Encore

  4. Jey-Jey napsal:

    Ahoj,

    včera jsem zjistil, že při změně jazyku v Microsoft Office mi zmizí ve OneNote Vlastní značky -> respektive při kliknutí na Najít značky je najdu, ale pokud chci něco označit, tak ji nenajdu a musím ji znovu vytvořit (ikonku+text).
    To jen taková informativní věc.

    Jinak bych se rád poptal na doporučení nějakého telefonu s Windows Phone. Rád bych začal zkoumáním správného telefonu doporučením od lidí, kteří se zajímají o podobné záležitosti jako já (GTD, Outlook ad.).
    Nepotřebuji mobil, který umí vše, tzn. fce, které ani nevyužiji. Spíš mě láká praktičnost Outlook, OneNote, synchronizace…

  5. Jey-Jey napsal:

    Ještě bych mohl přihodit můj způsob práce Outlook -> OneNote. Ve OneNote pracuji rok a moc dobře si pamatuji, jak jsem byl z něj nadšený a poté i kolega :-)
    Dlouho mi v něm trvalo nastavení hiearchie, kterou je opravdu náročné vymyslet. Ta ale nakonec přijde s prací sama a každý uživatel ji bude několikrát měnit. Aktuálně ji mám nastavenou tak, že používám pro konkrétní „velké“ téma samostatný poznámkový blok, např. MS Office, Sport, Práce, Trips.

    Kdybych používal hiearchii od A-Z, tak mi nebude stačit stránkování (max jsou dvě podstránky). Samozřejmě používám zmíněné vyhledávání, které je opravdu skvělé. Nicméně s dobrou hiearchií si toho více zapamatuji :)

    Co bych chtěl ještě vyzdvihnout jsou Značky a hledat podle Značek, tak to je mazec! Nic Vám neunikne, žádná rozdělaná práce :)

  6. Jakub Hořický Jakub Hořický napsal:

    Co se týká dotazu na telefon, tak já používám HTC Radar a jsem s ním celkem spokojen, jediným problémem je výdrž na baterii, která hraničí s jedním dnem. Co se týká synchronizace, tak ta přes SkyDrive funguje bezchybně, jen je škoda těch chabých možností editace v telefonu, která se omezuje pouze na základní formátování textu, vložení seznamů a obrázku, to by ale částečně měl vylepšit nový Windows Phone 8, tak uvidíme.

    Nastavení struktury ve OneNote je asi na potřebách každého člověka, nicméně členění na jednotlivé poznámkové bloky jsem nevyužil, protože jsem chtěl mít v rámci přehlednosti vše v jednom. Systém A-Z jsem používal pouze pro archivaci položek, kvůli jejich snadnému dohledávání popaměti.

  7. ppp napsal:

    Chtěla bych se zeptat ohledně možnosti otočení? Když vložím výtisk ze souboru,že ho mám prostě šejdrem a nejde s tím nic udělat :D kolonka otočit mi svítí šedě a nic…

  8. Jakub Hořický Jakub Hořický napsal:

    Zdravím, v tomto Vám bohužel neporadím, zkoušel jsem to teď v OneNote 2013 a také se mi výtisk PDF nepodařilo otočit :-/

    Jakub

  9. Jey-Jey napsal:

    Kolonka „Otočit“ mi funguje bezproblémů! :-)

  10. Petr Vlček napsal:

    Zdravím a také bych se rád zeptal na radu: Ve OneNote2013 mám poznámky k práci, co se kde dělá a jak, atd. Se spoustou podstránek. Když dám ale hledat část textu, o kterém vím, že jsem ho zapsal (pomocí ctrl F), objeví se mi jen něco. V možnostech hledání mám hledat všude (ctrl E), ale ehm, nefunguje to. Když se ručně přepnu do správné podkapitoly, všechny hledané části textu na mě svítí podbarvením, ale ve vyhledávacím okně nejsou.
    Díky za radu.

  11. Jakub Hořický Jakub Hořický napsal:

    Zdravím, zde si myslím, že je potřeba dát OneNotu čas, že veškeré poznámky indexuje a index tvoří postupně, tak aby pak mohl fulltextově vyhledávat.

    Vycházím ze zkušenosti, kterou mám s Evernote, na který jsem již před pár lety kvůli multiplatformnosti a dalším službám přešel.

Přidej komentář k příspěvku

Vaše emailová adresa nebude zveřejněna. Vyžadované informace jsou označeny *

Nahoru