Stejně tak jako se nedoporučuje multitasking co do většího počtu činností dělaných zaráz, zastávám názor, že by se měl maximálně omezit i jeho jiný druh – a to práce na několika projektech v rámci jednoho dne. I když jsou takoví, kteří zastávají potřebu pestrosti, a proto v průběhu dne pracují na úkolech patřících do všech možných projektů, našel jsem pro sebe ideální cestu ve zcela opačném přístupu.

Nejprve jsem se snažil opravdu o to, abych v daný den pracoval jen a pouze na jediném projektu. Ovšem existují i projekty drobné, nebo takové, které je stejně třeba dělat po kouskách, delší čas, a člověk je nucen v průběhu dne přecházet z projektu do projektu.

Zjistil jsem, že vhodnější proto bude fungovat v rámci daného dne na základě vybrané konkrétní role, kterou zastávám. Vzhledem k tomu, že diář FranklinCovey vás vyloženě nabádá k plánování na základě nejen hodnot a cílů, ale i rolí, mám již dlouho jasno, které to v mém případě jsou. V GTD mám projekty roztříděné právě do rolí, stejně tak třídím i elektronickou poštu nebo soubory na disku počítače.

Plánování pak v praxi vypadá tak, že si sednu nad měsíční pohled v diáři a rozhazuji. Jak jsem předestřel ve svém předchozím článku, sudé týdny jsem vázán na pevnou pracovní dobu coby pedagog na dvou vysokých školách, proto v tyto dny zastávám jednoznačně svoji roli Pedagog. Do zbylých dnů už pak vepisuji role podle úvahy nad tím, kolik právě projektů v daných rolích mám, a tedy kolik ode měvyžadují  času. Stejně tak ne každý projekt/role má stejnou náročnost na koncentraci a ne každou roli můžu zastávat vždy a všude. (Patřím mezi tzv. nomády, pracovní úvazky mám ve vícero městech.)

Vzhledem k tomu, že pod určitou rolí ale může být poměrně hodně projektů, po základním rozhození rolí do diáře v měsíčním pohledu následuje doplňování informací, na které z projektů se budu v dané roli přednostně orientovat. Jestliže tak přiřadím například k lichým středám roli Manažer, doplním, v který den se budu přednostně zabývat prací nad Mít vše hotovo, kdy zase nad časopisem 25fps, filmovým klubem apod.

Samozřejmě, že zastávám i roli, kterou plánovat podle takového klíče dost dobře není možné – manžel, člen rodiny. Zde automaticky počítám s aktivitou této role den co den, pokud však chci v patřičný den zdůraznit její postavení (například společný výlet), vepíši ji do kolonky dne.

Plánování a rozčlenění dnů podle rolí mi pomáhá v zabraňování multitaskingu. Mysl je mnohem více koncentrovaná jen na určitou oblast, nepřeskakuje, já dotahuji věci více do konce. Při jasném rozdání karet pak po nahlédnutí na měsíční zobrazení v diáři poznám, zda se můžu s někým domluvit na ten či onen den, neboť již dopředu tuším, zda nebude v rámci onoho dne má energie vyžadována na náročnou roli/projekt.

Do rolí spadá i Osobní rozvoj, čímž operuji s kladením tzv. velkých kamenů. Důležité věci jako například čtení knih máme tendenci odsouvat – zkrátka narozdíl od telefonu kniha položená na stole neumí na sebe nijak upozornit, nezazvoní, nevyžádá si vaši pozornost. O to více je nutné záležitosti spadající do vašeho osoboního rozvoje brát jako projekty, jako roli, která by měla mít v diáři své pevné místo. Při plánování na základě výše popsaného způsobu si ohlídám, abych osobní rozvoj nepodceňoval.

A ačkoliv se nejedná přímo o roli, pracuji takto i s vyřizováním elektronické pošty. Jsou dva dny v týdnu, kdy se na ni zaměřím důkladněji, přičemž neděle slouží především na vyřizování osobní korespondence (ne pracovní).

Plánování na základě rolí vnímám jako dobrou metodu pro lepší koncentraci, dotažení projektů do úspěšného konce. Stejně tak mi pomáhá ohlídat důležité věci, které jsou narozdíl od těch ne tolik důležitých tišší. A v neposlední řadě díky neustálé reflexi svých vlastních rolí v jasnějších obrysech vnímám posuny v každé z nich. A tedy i putování za svými cíly, které se s rolemi pojí.