Připoj se ke komunitě!

Občas ti pošleme tipy pro produktivnější práci, odkazy na zajímavé knihy nebo akce. Psát ti však budeme jen jednou za čas a pouze tehdy, budeme-li mít skutečně co říct.

Odeslat


Základna osobního růstu

Nejrozšířenější doplňky Outlooku pro GTD

By on 2. 8. 2010 in Nástroje with Žádný komentář
Jaroslav Luhan

Jaroslav Luhan

GTD jsem začal používat v roce 2008, těsně před tím, než vyšla knížka Mít vše hotovo od Melvilu. Mým hlavním nástrojem je Microsoft Outlook+OneNote, chytrý telefon a papír A4. Jak můj systém funguje, si můžete přečíst na tomto webu v mých článcích, ale neustále se vyvíjí, takže aktuální verzi přednáším na školeních.
Jaroslav Luhan

Poslední články od Jaroslav Luhan (Všechny články)

Microsoft Office 2010 hned tak nebudou kupovat všechny firmy, takže velká část uživatelů přivítá přehled rozšíření, které pomáhají vylepšit správu zpráv, konverzací a položek ve starších verzích Outlooku. Některé nejsou určeny přímo pro GTD, ale způsoby zpracování schránky a zatřídění položek jsou platné všeobecně.

Cílem článku je představit základní funkce jednotlivých rozšíření, principy práce v nich a výhody či nevýhody. Po přečtení článku byste si měli udělat obrázek, jakou cestou se vydat a které rozšíření může vyřešit vaše potřeby. Možná také zjistíte, že váš systém je naprosto v pohodě a žádné rozšiřování nepotřebujete.

ClearContext Pro

Web produktu: www.clearcontext.com

Cena produktu: 89.95 USD, podporován Outlook 2003, 2007, 2010,

Instalace je jednoduchá, po instalaci a spuštění Outlooku se zobrazí průvodce, který vás provede základním nastavením. Bohužel program není v češtině, ale funguje bez problémů v českých verzích Microsoft Office.

Umožní analyzovat zprávy a najít nejdůležitější kontakty. Při zpracování pošty pak upřednostní opravdu důležité zprávy a zprávy od významných osob zvýrazní. Zprávy a soubory umožňuje zařazovat do složek projektů. Podle konverzace sám inteligentně navrhuje zařazení do odpovídajících projektů (přesune do složky a označí kategorií). Seznam projektů je přehledný, umožňuje stromovou strukturu a rychlé vyhledávání pomocí psaní názvu projektu.

Umožňuje na určitou dobu skrýt zprávu v Inboxu – objeví se až za určitou dobu znovu. Je to proti GTD pravidlům, ale je možné tuto funkci využít jako připomínač nebo „Termínový pořadač“.

Je možné rychlé vytváření schůzek nebo úkolů ze zpráv, zobrazit přehled úkolů a schůzek k danému projektu, rychlé a dávkové zpracování (např. přesouvání) schůzek.

Získáte přehled nad konverzacemi a kontexty – při otevření zprávy rovnou vidíte související položky.

Na webu výrobce je k dispozici příručka pro nastavení ClearContext pro potřeby GTD, kde uvidíte množství příkladů, snímků obrazovky a způsobů využití.

Subjektivní hodnocení:

ClearContext je vynikající pro sledování konverzací a pokud potřebujete mít statistiky o zpracování zpráv. Pokud tedy nebudete přecházet na Office 2010 a nevadí vám angličtina, může být ClearContext užitečný. Také ušetří spoustu ručního nastavování, pokud jste postupovali dle mého seriálu, nicméně filozofie práce je odlišná. Po případné odinstalaci v Outlooku zůstanou složky, pohledy a kategorie, takže doporučuji zkoušet v testovacím profilu Outlooku.

Getting Things Done® Outlook® Add-In

Web produktu: https://gtdsupport.netcentrics.com/buy/indexd.php

Cena produktu: 74.95 USD, podporován Outlook 2002,2003, 2007, (2010 již brzy)

Getting Things Done® Outlook® Add-In je oficiální doplněk podporovaný společností David Allen Company. Je k dispozici pouze v angličtině. Oficiálně není podporována jiná verze Outlooku než anglická, ale aktuální doplněk již jde nainstalovat i do verze české. Pro představu, jak doplněk funguje, doporučuji shlédnout výuková videa. Dokumentaci v PDF získáte až po instalaci. Doplněk funguje i na českých verzích Microsoft Office, ale verze pro Microsoft Office 2010 se zatím připravuje.

Subjektivní hodnocení

Pokud praktikujete ryzí, čísté GTD, určitě si tento doplněk vychutnáte, protože naprosto přesně odpovídá GTD procesu. Nechybí ani dvouminutový časovač (nicméně třeba 3 minuty nenastavíte).

Na můj vkus je příliš striktní (ryzí GTD, které neumožňuje žádné výstřelky). Zdá se mi také, že grafické rozhraní je příliš strohé, připadlo mi nepřehledné a moc „klikací“. Projekty jsou řazeny do dvou úrovní. Nelze je nijak barevně zvýraznit, odlišit. Podívejte se například dialog pro delegování úkolu.

Jakékoliv příští akce se tvoří jako další úkoly přiřazené k nadřazenému úkolu nebo projektu. Můžete změnit jejich pořadí v rámci projektu, ale jejich strukturu vidíte pouze přes takzvaný Project Central.

Přesto, že jsem tomuto doplňku dával kdysi nejvíc šancí, někdy jsem se v něm naprosto ztratil a nedovedu si v něm představit každodenní práci. Myslím, že právě zde bych trávil nejvíc času organizováním a práce by zůstala stát.

Doplněk od Netcentrics také příliš zasahuje do struktury Outlooku. Pokud by náhodou přestal fungovat, jste namydlení, všechny reference a struktury se sice neztratí, ale neuvidíte je. Využívá se poměrně velké množství uživatelsky definovaných polí, takže v budoucnu by byl problém přejít na jiný doplněk bez zdlouhavých úprav položek. Občas se mi testovací Outlook zasekl a čekal. To se mi s žádným jiným doplňkem nestávalo. Může to být způsobeno nepodporovanou českou verzí Outlooku. Neberte to jako kritiku produktu takového.

Getting Things Done® Outlook® Add-In je ve světě nejoblíbenějším doplňkem pro GTD v Outlooku. Podle mě však dává malou svobodu a vytváří na své instalaci přílišnou závislost.

Xobni

Web produktu: http://www.xobni.com/

Cena produktu: základní verze zdarma, Plus verze 29.95 USD, podporován Outlook 2003, 2007,2010

Doplněk Xobni není určen pro GTD, ani neumožňuje řídit projekty nebo další kroky. Nicméně jsem na něj měl několik dotazů a jako produkt je docela zajímavý. Takže pouze krátce zmíním, co umí.

Xobni umožňuje efektivně vyhledávat souvislosti mezi zprávami a kontakty. Sleduje konverzace, vyhledává různé souvislosti, sleduje verze příloh, umí se propojit na sociální sítě a získat tak o kontaktech ze zpráv ještě více informací. V neposlední řadě můžete získat zajímavé statistiky. Například jak dlouho trvá, než odpovíte na některé maily. Rozhraní není k dispozici v češtině.

Jello Dashboard

Web produktu: http://jello-dashboard.net/

Cena produktu: zdarma, ale pokud ho používáte, měli byste podpořit jeho vývoj.

Podporován Outlook 2003, 2007, 2010

Tento doplněk vytvoří v Outlooku vlastní „domovskou stránku“, přes kterou pak celý systém spravujete. Jello Dashboard také odpovídá procesům GTD. Dashboard je rozdělen do oblastí (widgetů) podle jednotlivých kroků a můžete si podle potřeby přidávat další oblasti a definovat si vlastní pohledy nebo seznamy, abyste měli na očích právě to, co potřebujete. Důležitý je také pohled na stromovou strukturu – Folder View. V něm vidíte všechny objekty Jello Dashboardu i Outlooku, takže si můžete rychle zobrazit seznamy podle kritérií, které potřebujete.

Položky můžete editovat jak v rámci domovské stránky – Dashboardu, tak v rámci dialogových oken Outlooku. Zajímavou možností je vkládání nových úkolů přes Collect Screen. Vstupy zadáte jako volně psaný text s jednoduchými značkami a pak jedním klikem tento text proměníte v úkoly nebo jiné typy položek s přiřazenými kontexty a termíny. Přístup k často používaným pohledům máte přes Shortcuts, můžete využívat klávesové zkratky a všechny položky seřazené podle libosti najdete v Master listu. Dashboard lze spustit i ve zvláštním okně, takže téměř vůbec nepoznáte, že na pozadí běží Outlook. Jello Dashboard spolupracuje s českým Outlookem, ale česká verze doplňku není k dispozici.

Subjektivní hodnocení

Jello Dashboard prošel za dva roky bouřlivým vývojem a chyby, kvůli kterým jsem ho před dvěma lety opustil, byly odstraněny a jeho funkce rozšířeny. Pokud narazíte na chyby ve skriptech nebo při instalaci, je to většinou způsobeno nastavením zabezpečení v Internet Exploreru, nebo nemáte korektní instalaci Outlooku (Jello je založen na html a java skriptech). Dokumentace a www stránky jsou výrazně lepší, a pokud umíte anglicky, snadno pochopíte, jak s doplňkem pracovat.

Proč nepoužívám Jello Dashboard já? Jello Dashboard také příliš zasahuje do logiky a struktury Outlooku a při opravdu velkém počtu položek a kontextů, které používám, byl systém nepřehledný. Nefungovala také synchronizace s Windows Mobile, a pokud jsem k datům přistupoval přes webové rozhraní (Outlook Web Access serveru Exchange), neviděl jsem návaznosti mezi projekty a úkoly. Vadila mi také jakási schizofrenie při rozdílném ovládání a logice dvou rozhraní (Outlook vs. Jello Dashboard). Důležitá je také otázka případné podpory nebo dalšího rozvoje aplikace. Přes velkou úctu k tvůrcům volného softwaru, si nemůžu dovolit být na jejich produktech závislý. Nicméně pro uživatele s menším objemem dat a průměrnými nároky je hodně rozšířený Jello Dashboard dobrá volba.

Myslím, že by ostatní čtenáři serveru www.mitvsehotovo.cz ocenili, kdyby se někdo ze současných  uživatelů Jello Dashboardu podělil o zkušenosti ve zvláštní recenzi.

Ceptara’s Organizer for Outlook 2007+

Web produktu: http://www.ceptara.com/products/organizer

Cena produktu: 49.95 USD, podporován Outlook 2007

Ceptara’s Organizer for Outlook 2007+ je dalším povedeným doplňkem, který ctí zásady GTD procesu. Názvosloví je trochu jiné, takže místo kontextů máte focusy, místo inboxů collection pointy apod. Zase se objevuje dialog (Project Explorer), ve kterém vidíte všechny projekty a k nim přiřazené úkoly. Zajímavou možností je pohled na úkoly jako na myšlenkovou mapu:

K úkolům je možné vytvářet podúkoly, ze zpráv vytvářet schůzky, úkoly nebo delegované úkoly a položky mezi sebou propojovat. Pro projekty si můžete vytvářet referenční složky. Celkový pohled a reporty vám poskytne Organizer.  Z Organizeru máte pomocí ikonek dostupné časté úkoly. Celkový pohled na logiku práci můžete vidět v demo videu.

Subjektivní hodnocení

Tento doplněk se mi také líbí, ovládání je vyřešeno rozumně a práce je tedy příjemná a rychlá. Doplněk nijak nezatěžuje Outlook. Dialogy jsou pouze v angličtině. Na české verzi Outlooku některé obrazovky nefungovaly, myslím, že jiná, než anglická verze Outlooku vůbec není podporována. Projekty a kontexty jsou řešeny pomocí přiřazených kategorií, takže synchronizace s Windows Mobile by neměla být problém. Vztahy podřízenosti úkolů a linkování jsou však prováděny pomocí uživatelských polí. Pokud byste přecházeli na jiný doplněk, pole v Outlooku zůstanou, ale asi si reference musíte dohledat a změnit ručně. S jinou verzí Outlooku než 2007 jsem doplněk nezkoušel.

Shrnutí pro všechny zmíněné doplňky

Nenašel jsem žádný GTD produkt, který by měl rozhraní v češtině a mohl ho tedy doporučit kolegům a známým, kteří angličtinu neovládají.

Jsem velkým zastáncem čisté metody GTD, protože je dokonalá. Ale protože nežiju v dokonalém světě, připouštím určitou míru zjednodušení a chaosu. Tím pádem můj systém musí tolerovat odchylky a umožnit modifikace dle mých potřeb. To bohužel u hotových produktů není možné.

Pokud jste aktivními uživateli Outlooku a znáte jeho funkce, snadno zjistíte, že zmíněné doplňky pro GTD pracují se stejnými prvky jako moje implementace GTD v Outlooku – používají se zase jen kategorie, úkoly, zprávy a nad nimi pohledy a filtry. Doplňky je „pouze“ přebalily do nových formulářů a dialogů a doplnili nové funkce. Po instalaci doplňku máte prostředí pro GTD bez zdlouhavé přípravy a ručního nastavování, s návodem k použití a podporou výrobce doplňku.

Jaký doplněk používám já?

Dlouho jsem nepoužíval žádný doplněk, protože mám poměrně striktní požadavky:

  • Můj systém mi musí být funkční, i když doplněk odinstaluju a i když vyjde nová verze Outlooku. Výrobci doplňků logicky reagují se zpožděním.
  • Třídit nebo filtrovat úkoly musím mít možnost i přes webové rozhraní Outlook Web Access.
  • Základní přehled musím mít i v telefonu s Windows Mobile.
  • Nechci být závislý na doplňku, který zasahuje do datové struktury Outlooku a ukládá si reference do svých datových polí. (Pozn.: pole stářídalší krok, které používám v mém seriálu, se pouze počítají z jiných polí a slouží pro orientaci, takže systém na nich nestojí).
  • Protože jsem pokročilý uživatel Outlooku, pohledy a filtry si udělám sám.

Jediným problémem, který jsem v mém Outlooku potřeboval vyřešit, je správa a přiřazování kategorií. Kategorie používám jako štítky pro kontexty, projekty, reference, časové rozlišení apod. Všechny položky v Outlooku tedy mají nějakou kategorii a většina jich má hned několik. Kategorií mám poměrně velké množství a spravovat je pomocí výchozích nástrojů Outlooku je příšerné.

Hledal jsem doplněk nikoliv pro řízení GTD procesu, ale pouze na správu kategorií. Nejblíž mým požadavkům vyhovoval ClearContext, ale s příchodem Office 2010 jsem nepotřeboval řešit konverzace, takže by byl doplněk zbytečně robustní. U mě vyhrál doplněk CategorieZ, o kterém píšu v jiném článku. Do tohoto článku nepatří, protože příliš rozšířený není a není přímo určen pro GTD.

Štítky: ,

Připoj se ke komunitě Mít vše hotovo!

Stačí nám poslat tvou e-mailovou adresu. Občas ti pošleme tipy pro produktivnější práci, odkazy na zajímavé knihy nebo akce. Psát ti však budeme jen jednou za čas a pouze tehdy, budeme-li mít skutečně co říct.

Přidej komentář k příspěvku

Vaše emailová adresa nebude zveřejněna. Vyžadované informace jsou označeny *

Nahoru