Připoj se ke komunitě!

Občas ti pošleme tipy pro produktivnější práci, odkazy na zajímavé knihy nebo akce. Psát ti však budeme jen jednou za čas a pouze tehdy, budeme-li mít skutečně co říct.

Odeslat


Základna osobního růstu

Jak se učinit šťastným v osobním i pracovním životě, aneb Time-management v mém pojetí

By on 11. 8. 2010 in Rozvoj with komentáře 4

Zakázky, konzultace, školení, emaily, nyní i kniha… v posledních měsících bojuji s čím dál větším návalem úkolů. Všechny tyto činnosti mne bez výjimky baví a často jsou i velmi ziskové, avšak nejsem ochoten jim věnovat většinu drahocenného času. Jsou tu totiž také další (povětšinou časově náročné) zájmy, vztah a přátele, které nechci ztratit. Navíc také nechci mezi lidmi platit za workoholika, jelikož jsem jeho pravým opakem. Možná se zdá, že hodně pracuji, ale já jen dělám to, co mne baví a jako vedlejší produkt mé „zábavy“ generuji zisk.

K tomu, abych skloubil stále více přibývající práci, zájmy, vztah a vyšel přitom bez stresu a tradičního večerního pocitu frustrace, vedla poměrně dlouhá cesta – tedy vlastně ještě vede, jelikož svůj život nazývám životem běžce a na mé cestě světem time-managementu se nehodlám v bližší době zastavit. Přečetl jsem mnoho knih o produktivitě a time-managementu, zkoušel nasadit několik metod pro organizaci času, od robustního GTD po minimalistické ZTD. Z každé knihy, z každého článku, z každé přednášky, jsem si vždy odnesl něco do svého života. Takže sbírka pro mne stěžejních návyků, kterou se vám chystám nyní předat, je mixem návyků z všemožných metod time-managementu.

Nenutím vás, abyste si každý níže uvedený návyk přisvojili nebo měnili svůj zavedený a časem osvědčený systém. Spíše bych vám rád ukázal, že existují i jiné cesty, než doslovné řízení se různými systémy time-managementu. Takže pro mne stěžejní návyky:

1/ „Dostat to z hlavy“

„a přemýšlet nad něčím jiným,“ praví snad každá příručka o produktivitě. Základem všeho je vytvoření si inboxu, do kterého si okamžitě zapíšete to, co vás napadne. Nebudete tak muset primárně mozek používat jako paměťové médium a budete se moci soustředit jen a přímo na projekt, na kterém právě pracujete. Inboxem může být váš laptop, PDA, ale i třeba pouhý papírový notýsek.

2/ Znát své dlouhodobé i krátkodobé cíle

Pokud nebudete znát své cíle (a to ať již dlouhodobé, tak i krátkodobé), budete se hnát bezcílně, a ani vlastně nebudete vědět za čím. Spolu s vytvořením si inboxu a poznáním možností sebe samého toto považuji za nejdůležitější návyk. Můžete pracovat na 50%, ale i na 150%! Vaše pracovní nasazení se odvíjí od toho, jak se daný projekt střetává právě s vašimi cíli. Pokud nebudete znát vaše cíle, bude pro vás práce nudná a ve výsledku nebudete ani vědět, proč tu práci děláte a proč tu jste.

3/ Plánovat pouze na den dopředu a určit si Projekt dne

Při plánování se mi osvědčilo plánovat pouze na den dopředu, kdy si určím, co vše chci stihnout a s jakými projekty chci pohnout kupředu. Zároveň si také pro každý den určím Projekt dne, jehož dokončení je pro daný den nejdůležitějším úkolem. Tento projekt zpracovávám zpravidla ráno (nejlépe zpracovávat v produktivních hodinách, o nich více později). Důležité je plánovat také samozřejmě výhledově, to je podle zkušenosti nejlepší na 3 až 7 dní, kdy si přibližně nastíním to, jakým projektům se chcete věnovat.

4/ Definovat projekt

Je dobré vědět, jak chcete, aby vypadal výstup toho, na čem pracujete. Bez představy o výsledném produktu ho nikdy pořádně nemůžete dokončit a budete se tak v něm hodiny zbytečně patlat. Než začnete, vezměte si třeba papír a sami sebe se zeptejte na tři zásadní otázky:

  • Co mi to přinese? (eg. Peníze, Reference aj.)
  • Z jakých kroků se projekt skládá?
  • Jak má vypadat výsledný produkt?

5/ Prostě začít

Někdy je součástí „zábavného“ projektu i nezábavný úkol, bez něhož projekt nelze dokončit. Často pak člověk nad tímto úkolem stojí a říká si „proboha, tolik toho musím udělat!“, hodinu tak běduje a na místo toho mohl být onen nepříjemný úkol již hotový a mohl už přemýšlet nad dalším krokem. Nedívejte se na to, co musíte zpracovat, ale prostě a jen, začněte. Toto se mi osvědčilo i v osobním životě, třeba při loupání brambor, to je činnost, kterou nejvíce nenávidím a vždy se ji snažím outsourcovat. Dříve jsem před sebou viděl tu hromadu brambor a škrabkou škrábal všude jinde a všechno jiného, než onu horu brambor. Dnes mám tu hromadu oloupanou za poloviční čas. Není to tím, že by byla menší či že by brambory (potažmo škrabka) byly v novější verzi, je to tím, že se nedívám na to, co vše musím udělat, ale prostě začnu.

6/ Nikdy to nevzdávat!

Každý někdy zažil slabou chvíli, při které se člověku honí hlavou věci typu „Ne, já na to nemám, prostě to nedokážu.“ Máte na to! Dokážete to! Jen si trochu věřte. Samozřejmě, že tato slova v oné slabé chvíli moc nepomohou, a tak je lepší si prostě jít na pár hodin vyčistit hlavu třeba do lesa (nebo si lehnout – uvidíte, že ráno je moudřejší večera).

7/ Potlačit multitasking

Mám pro vás špatnou správu, mozek nepodporuje multitasking. Je to sériový stroj a nemá smysl se snažit dělat více věcí najednou, jelikož je možná uděláte, ale nikdy nebudou tak kvalitní, jako kdybyste se jim věnovali jednotlivě. Snažte se v jeden čas věnovat jen jednomu projektu a maximálně se na něj soustředit. Ve výsledku tak uděláte víc, než kdybyste „paralelně“ pracovali na 3 projektech.

8/ Oddělovat sebe a svou práci

Bez toho nikdy nemůžete pořádně fungovat v osobním životě (platí to i obráceně). Pokud do osobního života budete promítat pracovní neúspěchy, váš partner (ostatně ani vy) to zrovna neocení. Samozřejmě, že je dobré oznámit, že třeba zakázka nevyšla a že se budete muset na pár dní uskromnit, ale promítat tento neúspěch do vaší konverzace s přáteli už dobré není. To samé platí ale i o úspěších – je dobré kamarádovi třeba oznámit, že jste vyhráli výběrové řízení na dodání stránek vlády, ale považovat se za něco „víc“ díky tomuto úspěchu už zrovna nejlepší není (jistě jste s takovým člověkem už setkali, přece jím ale nechcete být, že?).

9/ Užívat si hluchých míst

Pojetí spojení „hluché místo“ se pozici od pozice mění. Pro kuchaře to znamená, že nikdo v restauraci nemá hlad a může si tak jít třeba zakouřit. Pro mne pojem „hluché místo“ znamená to, že si mohu zajít třeba na dobrou kávu či na celý den vyrazit s fotoaparátem do přírody, zatímco se mí přátelé s pevnou pracovní dobou potí v open space, ačkoliv třeba v danou chvíli nemají co na práci. Ve mnoha začínajících freelancerech vyvolává hluché místo pocit nejistoty a toho, že nemají dost klientů (jak by tedy jinak bylo přece možné, že mají volno?). Zapomeňte na nejistotu a ponořte se naplno do toho cenného okamžiku, který se jmenuje hluché místo.

10/ Příjemné pracovní prostředí

Jak by se vám pracovalo v koutu u televize, kde pobíhají hrající si děti a jak v prostředí klidné čajovny, na jejíž pozadí hraje ještě více uklidňující instrumentální hudba? Věřím, že jsem teď v nejednom z vás vyvolal přemýšlení o vlastním pracovním místě a že si právě představujete prostředí nějaké útulné čajovny poblíž. Tak proč neopustit představy a rovnou tam nezajít s notebookem? Většina čajoven již disponuje připojením k Internetu, takže proč si tam nezkusit zajít pracovat (pokud ovšem není vaší nutností časté telefonování klientům, to by se majitel asi delší dobu nestrpěl).

11/ Umění správné komunikace

„225 nepřečtených zpráv“ svítí nepřehlédnutelně v mé emailové schránce po návratu z dovolené. A přesto zůstávám v klidu, jelikož vím, jaký obnos pošty mne po návratu z dovolené povětšinou očekává, a tak to i tuto otravnou činnost zahrnu do mého časového plánu (viz bod 3). Pamatuji si, jak jsem zhruba před osmi lety bedlivě pozoroval emailového klienta, jestli mi náhodou nepřišla ona vysněná emailová zpráva. Dnes poštu stahuji dvakrát denně (10:00; 16:00) a modlím se za její co nejmenší objem.

Pokud na některou ze zpráv odpovídám, snažím se tak učinit do deseti vět. Pokud by byla zpráva delší a pokud by vyžadovala další případnou rozpravu, raději zvednu telefon a zavolám. Zavoláním druhé straně vyřídíte danou věc daleko rychleji, jelikož není čas na projev perfekcionistických tendencí (neustálé vylepšování stylistiky zprávy) a celá konverzace působí na druhou stranu věrohodněji. Tak zvedněte telefon a naučte se znovu telefonovat!

Ale co je nejdůležitější, stahujte poštu (a potažmo se věnujte sociálním sítím) pouze ve vyhrazený čas. Pokud tak budete činit každý den ve stejný čas, stane se tato činnost po čase denní rutinou a budete ji snášet daleko lépe. A jistě nezapomeňte vypnout upozorňování na nové zprávy, a to ať u emailového klienta, tak i u toho programu neustále řvoucího „twít, twít, twít“.

Tip – usnadněte to sobě i druhé straně: Pokud není možné druhé straně zavolat a zpráva je delšího charakteru (vznášíte v ní dotazy a požadavky), shrňte pak důležité do bodů. Druhé straně usnadníte odpověď.

12/ Dopřát si každodenní potěšení

Život v 21. století je poměrně hektický, ženeme se z jednoho úkolu do druhého (zvlášť při mém životním „běhu“) a občas pozapomínáme i na to, že život je o něčem jiném, než o přebíhání z jednoho zákopu do druhého. Nedávno jsem vytyčil za cíl to, že si každý den dopřeju potěšení, ať jízdu v autíčku někde na pouti, dobrou kávu s přáteli, tak i třeba hraní si s dětmi. V zásadě jde ale o jediné = opustit na chvíli svět starostí, vypustit všechny problémy z hlavy a uvolnit se. Takový menší myšlenkový restart.

13/ Poznat sám sebe

Základem všeho je poznání sebe samého. Bez toho si můžete přisvojovat jakékoliv návyky, ale stejnak vám budou k ničemu. Trochu nelogicky tento návyk (lze-li tento bod nazvat návykem) řadím až na samý konec seznamu, ačkoliv je podle mého názoru návykem nejdůležitějším, jelikož se na něm budují návyky ostatní. Při poznávání sebe samého je podle mne nejdůležitější:

  • Nalézt „produktivní hodiny“ (čas vaší maximální efektivity)
  • Poznat své možnosti (i válka má své limity; sami Čínskou zeď nepostavíte)

Nalezení vašich „produktivních hodin“ je důležité, jelikož v těchto hodinách jste nejefektivnější a podle mé zkušenosti v těchto hodinách stoupá produktivita až na dvoj či trojnásobek oproti práci mimo „produktivní hodiny“. U mne osobně jsou během dne takové zóny tři, nejdříve ráno mezi 6 až 8 hodinou, pak mezi 11 až 14 hodinou a mezi 22 až první ranní hodinou. První dvě uvedené zóny naplno využívám, třetí, večerní, nehodlám obětovat.

A ještě pár návyků týkajících se osobního života…

Výše uvedené návyky se týkaly především práce (některé lze ovšem úspěšně aplikovat i do osobního života), našel jsem si ovšem i pár dobrých návyků, které za vás brambory sice neoloupou, ale mohou vás udělat o kapku „šťastnějším“:

1/ Brzké vstávání

V mém případě nutnost, ne proto, že by mne k tomu nutila nějaká povinnost (třeba pracovní doba), ale proto, že bych jinak zameškal mou první produktivní zónu a tvrdě bych to pak naháněl odpoledne (jsem zvyklý skončit ve 4 hodiny, takhle bych podle mých odhadů skončil v 7). Vůli vykopat se z postele bez důvodu má ovšem málokterý člověk, proto si k tomu najděte důvod (řekněte si třeba: když začnu v 6, mohu mít už ve 2 hotovo!). Večer se tak například místo stahování e-mailu můžete věnovat dětem či si dát s partnerem sklenku vína v hezké vinárně.

2/ Tříhodinový jídelníček

Většina z vás, hledačů svých možností a zlaté cesty time-managementu, má sedavé zaměstnání, které neumožňuje dostatek pohybu (pohybem zde není myšlena chůze ke kávovaru a zpět), a to se také většinou příslušně na člověku projeví (bachor je tou nejlepší možností). Alespoň trochu to můžete zachránit pravidelným příjmem jídla (třeba v cyklu tří hodin). Tělo si tak zvykne na to, že v určité periodě dostává najíst a nebude si zbytečně střádat „zásoby“.

3/ Chůze po schodech

Tento návyk se váže na předchozí návyk. Když si během dne nemůžete zajistit dostatek pohybu, vyhněte se eskalátorům a výtahům, a raději se projděte po schodech. Zase tím alespoň trochu zachráníte. (pozn. Tento návyk preferuji jako člověk žijící v domě, kdybych žil v 13 poschodí, nejspíše by se tento návyk rychle vytratil.).

4/ Každý den pohyb

Každý den se snažím zajistit si alespoň trochu pohybu, a to ať je to můj ranní šestikilometrový běh, nebo třeba večerní posilování pro udržení si kondice. Pohyb pociťuji jako základní lidskou potřebu a bez něj večer přichází stejný pocit frustrace, jako kdybych nestihl dávku svých denních úkolů. Když už si nemohu zaběhat, snažím se alespoň chodit za klienty (nejčastěji na školení) pěšky, popř. jet na kole (je-li to samozřejmě přiměřená vzdálenost).

5/ Pozitivní myšlení

Sklenice naplněná do poloviny. Pesimista ji vidí z poloviny prázdnou. Optimista z poloviny plnou. Vidíte ten rozdíl v úhlu pohledu? To samí platí o projektech, pesimista vidí trnitou cestu vedoucí možná k výsledku, optimista vidí cestu, na které může získat spoustu zkušeností, které ho v žádné škole nenaučí. Myslím, že k tomuto bodu netřeba víc dodávat.

Štítky:

Připoj se ke komunitě Mít vše hotovo!

Stačí nám poslat tvou e-mailovou adresu. Občas ti pošleme tipy pro produktivnější práci, odkazy na zajímavé knihy nebo akce. Psát ti však budeme jen jednou za čas a pouze tehdy, budeme-li mít skutečně co říct.

komentáře 4

Trackback URL | RSS kanál s komentáři

  1. Dominik Formanek napsal:

    Poučné :-) V mnohém se chovám dost podobně :-)

  2. Jirka napsal:

    Moc hezky napsáno. Rád bych se dostal tam, kde jsi momentálně ty! :) Stačí „jen“ začít.. Díky za článek.

  3. Kryštof Jelínek napsal:

    Ani jsem si to neuvědomil ale spusta těchto věcí je mi více než známá. Chválím :) .

  4. Trinity napsal:

    Ďakujem za veľmi zaujímavý a pre mňa naozaj prospešný článok, ktorý mi bude vysieť na stene a ktorý budem určite aplikovať :o)

Přidej komentář k příspěvku

Vaše emailová adresa nebude zveřejněna. Vyžadované informace jsou označeny *

Nahoru