Připoj se ke komunitě!

Občas ti pošleme tipy pro produktivnější práci, odkazy na zajímavé knihy nebo akce. Psát ti však budeme jen jednou za čas a pouze tehdy, budeme-li mít skutečně co říct.

Odeslat


Základna osobního růstu

Microsoft Outlook 2010 a GTD

By on 28. 6. 2010 in Nástroje with Počet komentářů: 3
Jaroslav Luhan

Jaroslav Luhan

GTD jsem začal používat v roce 2008, těsně před tím, než vyšla knížka Mít vše hotovo od Melvilu. Mým hlavním nástrojem je Microsoft Outlook+OneNote, chytrý telefon a papír A4. Jak můj systém funguje, si můžete přečíst na tomto webu v mých článcích, ale neustále se vyvíjí, takže aktuální verzi přednáším na školeních.
Jaroslav Luhan

Poslední články od Jaroslav Luhan (Všechny články)

Svět je rozdělen na tři skupiny. Jedna Microsoft Outlook miluje, druhá ho nenávidí. Třetí skupině je Outlook ukradený.  Protože je však Outlook nejrozřířenější klient pro skupinovou spolupráci ve firemní sféře, spousta lidí logicky hledá cesty, jak jej lépe využít pro zvýšení produktivity, například implementací metody GTD (Getting Things Done). Jednu z možností využití Outlooku 2007 pro GTD jsem popsal v seriálu, který vycházel  na tomto webu v loňském roce. Jak „GTD friendly“ je nová verze?

Kancelářský balík Office 2010 (součástí některých edicí je i Outlook) byl dán do prodeje pro firemní klientelu v květnu 2010. Na retailový trh byl uveden 22. června. Na českou verzi si počkáme do konce letošních prázdnin. Nedočkavci a nadšenci mohli zkoušet veřejnou betaverzi, takže názory na nové Office už jsou na internetu delší dobu. Přístup k betaverzi byl ukončen 15.6., ale můžete si stáhnout anglickou zkušební verzi.

Outlook 2010 je velmi rychlý

Outlook si vždycky ukrojil obrovskou porci výkonu PC. Nová verze je však velmi svižná. Na mém  téměř 3 roky starém notebooku nastartuje i po zapnutí počítače za několik sekund. A tím nemyslím, že se zobrazí splash screen, ale že se v něm dá ihned pracovat. Zmizelo také zbytečné stínování, obloučky a podobní žrouti systémových prostředků.

Vylepšený pás karet (ribbon) a jeho ovládání

Office 2007 byly revoluční v tom, že jako první verze představily pás karet. Pás zabíral hodně místa a ztratily se původní maličké ikonky. Outlook 2007 byl ještě takový hybrid, protože pás karet se objevil jen v otevřených položkách (zpráva, úkol, schůzka). V hlavním okně zůstaly původní nabídky a původní koncepce panelů nástrojů.

V Outlooku 2010 je již pás karet použit všude. Osobně bych se ke starému konceptu malých ikonek vrátit nechtěl . Novinkou je možnost uživatelské modifikace nejen „Panelu pro rychlý přístup“, ale nyní můžete ikony, skupiny i celé záložky pásu karet přenastavit dle svých potřeb. To co vždy hledáte nebo často potřebujete, přesuňte někam blíž a to, co nepoužíváte vymažte. Nastavení můžete exportovat do souboru a později importovat v jiném PC.

Ukázky upravených panelů v anglické verzi Outlooku 2010

Tip pro práci: Vadí vám, že panel zabírá moc místa například na notebooku? 2x na něj klikněte pro minimalizaci. Bude fungovat jako klasické stahovací nabídky. Podobně můžete skrývat i postranní panely kliknutím na šipku na panelu. (pozn.: funguje i u Outlooku 2007).

Rychlé kroky (Quick steps)

Používám Outlook jako hlavní nástroj pro GTD, tedy především k organizaci času a úkolů. Požaduji, aby se opakující úkony při vyprazdňování schránek urychlily. Díky funkciRychlé kroky se už nemusí běžný uživatel trápit makry ve Visual Basicu, ale některé posloupnosti si prostě nakliká v průvodci. Běžně využívané operace jsou připravené, například užitečné Přeposlat a vymazat .

Pokud potřebujete zjednodušit zpracování objednávek (teoretický příklad), můžete si nastavit Rychlý krok, který na jednokliknutí provede tyto operace:

  1. příchozí zprávu označí příznakem ke zpracování „zítra“,
  2. přiřadí ji kategorii (GTD kontext) „zavolat“ ,
  3. protože jde o objednávku, automaticky za jednu minutu  pošle připravenou odpověď ze šablony odesílateli
  4. a ještě pro jistotu pošle kopii příchozího mailu do archivu objednávek.

Nelze však naklikat úplně všechno, patrně z důvodu „blbuvzdornosti“. Snad se vymyslí nějaký hack. Nelze například využít uživatelem zadaný příznak (Custom Flag), nelze spustit makro nebo jinou proceduru. Ale i tak jsou Rychlé kroky velmi užitečné.

Tipy pro práci: Rychlé kroky můžete spustit i z kontextového menu u položky a nad výběrem několika položek. Pokud potřebujete sofistikovanější operace, například spustit makra, skripty nebo něco, co neumí Rychlé kroky (Quick Steps), využijte Pravidla (Rules), které mají možnosti nastavení větší, ale aktivují se automaticky na základě podmínek.

Backstage

První záložkou na pásu karet je záložka File (Soubor). Pokud na ni kliknete, zobrazí se takzvaný Backstage View, kde vidíte velmi přehledně nastavení účtů, velikost schránky, možnosti exportu a importu, máte na dosah ruky často používané nastavení a informace.

Nejvíc se mi líbí možnosti tisku s živým náhledem, když si potřebujete rychle vytisknout nějaké poznámky nebo kalendář. V Outlooku nejsou možnosti tisku tak velké, ale třeba v PowerPointu nebo Excelu 2010 jsou fantastické. Rychle nastavíte a zároveň kontrolujete potřebný výstup. Představte si tu hromadu ušetřeného papíru .

Příklad tiskového dialogu v Outlooku:

Příklad tiskového dialogu v Excelu:

Konverzační zobrazení

Efektivní uživatel musí provádět rychlá rozhodnutí a k tomu potřebuje rychle dostupné související informace. V Oulooku 2007 jsem to řešil pomocí hledání souvisejících zpráv.

Novinkou v Outlooku 2010 je Konverzační zobrazení, které umožní zobrazit související zprávy kliknutím na šipku vedle zprávy. Možností nastavení je tam opravdu hodně a vydalo by to na zvláštní článek. Jeho síla je především ve spolupráci se serverem Exchange 2010, takže ukážu jen příklad jednoduché konverzace, která funguje i bez Exchange.

Díky tomu, že vidíte, co konverzaci předcházelo a v jakém kontextu se „úkol“ nachází, můžete na příchozí zprávu patřičně reagovat. Konverzační zobrazení zohledňuje zprávy z různých složek.  Samozřejmě předchozí zprávy opatřené příznakem najdete i mezi úkoly. O principu tvoření úkolů z mailů jsem psal v ebooku.

Vyhledávání a filtrování položek

Dle mého názoru je rozdělování zpráv nebo úkolů do složek podle projektu nebo kontextu ztrátou času. Raději je opatřím hned několika kategoriemi  a příznakem pro zpracování. Pokud potřebuji najít nějakou informaci, používám vyhledávání nebo filtry. Je to časově mnohem úspornější a efektivnější.

Rychlé vyhledávání fungovalo už v předchozích verzích Outlooku. Nyní se však po nabídnutí prvních výsledků hledání zobrazí nový pás karet Search Tools, kde můžete velmi rychle kritéria upřesňovat. I ikony v tomto panelu si můžete upravovat a přidávat vámi nejčastěji používané kritéria položky, případně vybírat z předchozích hledání (Recent Searches). Z pásu karet Search Tools se také rychle dostanete na nastavení  vyhledávání (ikona s kladivem a klíčem), pokud potřebujete něco změnit nebo zjistit stav indexování.

To je všechno?

Ne, nikoliv. Chtěl jsem představit pouze ty největší „urychlovače“, které mi usnadňují práci. Outlook 2010 je nabitý spustou drobných vylepšení, na které stále přicházím a v rámci volného pokračování seriálu o GTD v Outlooku se s nimi budete možnost seznámit. Přivítám také v diskuzi vaše zkušenosti nebo tipy.

Jaroslav Luhan alias Volt.cz

Užitečné zdroje o Outlooku 2010

Produktová stránka Microsoft Outlook 2010

Zkušební verze Microsoft Office 2010

Seriál GTD v Outlooku v jednom PDF souboru

Outlook a GTD na webu www.mitvsehotovo.cz

Štítky:

Připoj se ke komunitě Mít vše hotovo!

Stačí nám poslat tvou e-mailovou adresu. Občas ti pošleme tipy pro produktivnější práci, odkazy na zajímavé knihy nebo akce. Psát ti však budeme jen jednou za čas a pouze tehdy, budeme-li mít skutečně co říct.

Počet komentářů: 3

Trackback URL | RSS kanál s komentáři

Stránka, který odkazuje na tento příspěvek

  1. GTD v Outlooku II/2 – Gmail + Outlook 2010 | Mít vše hotovo.cz | 22. 10. 2010

Přidej komentář k příspěvku

Vaše emailová adresa nebude zveřejněna. Vyžadované informace jsou označeny *

Nahoru