Online GTD úkolovník, příjemné uživatelské rozhraní, které neruší od práce, a zároveň přítomnost většiny důležitých funkcí. To je NirvanaHQ.
Během doby, kdy GTD aktivně využívám k organizaci času, jsem vyzkoušel už několik aplikací pro správu úkolů, mimo jiné například Remember The Milk, Doit.im nebo GQueues. Po nějakém čase jsem však vždy zjistil, že práce s nimi mi nevyhovuje tak, jak jsem ze začátku myslel, přestával jsem je používat a postupně své úkoly přesouval jinam. Až nyní jsem objevil Nirvanu, která se mi zatím zamlouvá nejvíce a u které, doufejme, chvíli zůstanu.
Uživatelské rozhraní
Čím mě NirvanaHQ nejprve zaujala, je celkově velmi povedený design. Neobsahuje žádné rušivé prvky, je čistý, přehledný a přitom nikde nic nechybí. Pokud se podíváme na aplikaci blíže, zjistíme, že je metodou Davida Allena přinejmenším velmi inspirována a pro komplexní GTD systém obsahuje vše důležité. Konkrétně se v postraním panelu nachází inbox, dnes, další úkoly, projekty, čekám na a někdy/možná, pod těmito možnosti je k dispozici seznam aktivních projektů a nově se v boční liště nacházejí také oblasti soustředění, o jejichž fungování se zmíním níže.
Aplikace samozřejmě podporuje drag & drop přesouvání úkolů a musím uznat, že na rozdíl od některých konkurenčních úkolovníků (např. Doit.im, GQueues) zde funguje bezchybně. Velmi pohodlná je také práce s tagy, která funguje po vzoru Things. Nechybí ani klávesové zkratky pro rychlejší ovládání.
Přidávání úkolů
Počtem cest, jak přidat úkol, naopak NirvanaHQ příliš neoslní a třeba takové GQueues jich nabízí určitě víc. Nirvana poskytuje samozřejmě vložení úkolu přímo v aplikaci, dále pak přidání pomocí emailu nebo mobilní verze. K novému úkolu máte možnost přiřadit libovolné tagy, poznámku a datum splnění. Bohužel zatím chybí možnost nastavit opakovanou událost. Věcí, která naopak potěší, je možnost zobrazit úkol v „Dnes“ s libovolným předstihem před termínem splnění.
Další úkoly
Také další úkoly jsou zpracovány velmi dobře. Můžete si vybrat, zda se budou zobrazovat pouze samostatné úkoly nebo zda mají být zobrazeny také položky z „Dnes“ či úkoly přiřazené jednotlivým projektům. Při zobrazení jsou od sebe jednotlivé projekty graficky odděleny a u každého se zobrazují pouze první tři úkoly. Pokud chcete vidět všechny úkoly v daném projektu, učiníte tak kliknutím na tlačítko „více“.
Co mi ze začátku trošku vadilo, je, že se po splnění úkolu a jeho „zaškrtnutí“ nepřesune sám do archivu, ale musíte to udělat manuálně (naštěstí lze archivovat splněné úkoly hromadně). Na druhou stranu, když si člověk na způsob archivace zvykne, sledovat jak zaškrtnuté úkoly během dne přibývají, mu dodává dobrý pocit.
Správa projektů
Projekty jsou silnou stránkou tohoto nástroje, a pokud mohu soudit, z mnou vyzkoušených nástrojů jsou v NirvanaHQ zdaleka nejvychytanější. První věcí, která potěší a která podporuje Allenovu myšlenku, že cokoliv s více kroky rovná se projekt, je velice snadná přeměna úkolu na projekt. Jelikož se u projektu vyplňují stejné informace jako u úkolu, stačí úkol jednoduše chytit, metodou drag & drop přetáhnout mezi projekty a pustit se do přidávání podúkolů.
Další věcí, která mi v mnoha nástrojích chybí a kterou NirvanaHQ obsahuje, je popisek projektu, zobrazující se jak v seznamu projektů, tak v jeho detailu. Můžete si tak k němu napsat cíle, které budete mít stále na očích.
Poslední nesmírně užitečnou věcí, se kterou jsem se jinde nesetkal (možná je v Things, nevím) jsou neaktivní projekty. Pokud například při týdenním hodnocení narazíte na projekt, na němž nechcete v následujícím týdnu pracovat, označíte ho za neaktivní a on se bez ztráty jakýchkoliv dat schová a nebude překážet v bočním panelu nebo mezi dalšími úkoly. V okamžiku, kdy neaktivní projekt uznáte opět jako aktuální, jednoduše jej vrátíte zpět do aktivních.
Oblasti soustředění
Asi týden starou novinkou jsou v NirvanaHQ oblasti soustředění. Jedná se o nadefinované oblasti, které v celém systému vyfiltrují pouze přiřazené úkoly. Toto může mít mnohé využití, obzvlášť chcete-li využívat více na sobě nezávislých systémů (například pokud nechcete doma sledovat své pracovní úkoly a naopak). Po zvolení určité oblasti soustředění úkoly z jiných oblastí zmizí a celá aplikace vypadá, jakoby tam vůbec nebyly.
Jediným problémem této vychytávky je zatím nepříliš intuitivní přiřazování oblastí zodpovědnosti k úkolům. Bohužel tak nelze učinit metodou drag & drop ani výběrem při vytváření úkolu, ale oblast zodpovědnosti musíte složitě vybírat z kontextové nabídky.
Dobrou vlastností naopak je, že po přiřazení oblasti zodpovědnosti k projektu, se do stejné automaticky přiřazují také podřízené úkoly. To samé platí o úkolech vytvořených v režimu zobrazení určité oblasti zodpovědnosti (mimo inbox).
Mobilní web
Poslední věcí, o které se zmíním, než se pustím do kritiky, je mobilní aplikace. Ta je zatím pouze webová (připravuje se iPhone aplikace), ale musím říct, že opravdu povedená. Po vzoru dospělé verze má velmi vydařené rozhraní po designové i funkční stránce a celkově je radost s ní pracovat. Spustíte ji na iPhonu, telefonech s OS Android, Nokii N900 a možná některých dalších.
Troška kritiky
Jako naprostá většina úkolovníků má pro mé potřeby málo rozpracované položky někdy/možná či letové hladiny. Naštěstí se to dá celkem dobře řešit rozdělením pomocí tagů.
Další věcí, kterou bych ocenil a která chybí, je synchronizace, nejlépe s Google službami. Bohužel NirvanaHQ nejde, pokud se nepletu, synchronizovat s ničím. V tomto je rozhodně lepší GQueues, který lze synchronizovat s Google kalendářem, úkoly lze přidávat z webového prohlížeče včetně odkazu (dobré pro emaily) a nabízí widgety pro Gmail a iGoogle.
A jako poslední výtku, která mě osobně netrápí, je nemožnost jakéhokoliv sdílení mezi uživateli. Jestliže pracujete v týmu, bude lepší hledat jinde.
Závěrem
Pokud bych měl hodnotit NirvanaHQ svým pohledem, je to jednoznačně nejlepší online GTD aplikace, která v současnosti na trhu je (nebo o které vím). Silný konkurent jí možná přibude 24. května s příchodem doit.im 2.0, ale to teprve uvidíme.
Toodledo jsem pro správu úkolů nikdy nepoužíval, jelikož mě nějak nezaujalo. O důvody proč tomu tak je se ve zkratce podělit mohu. Už na první pohled mi přijde uživatelské rozhraní poněkud přeplácané, nepřehledné a graficky nehezky zpracované. Dalším problémem pro mě je, že Toodledo není dělané pro GTD a jeho prostředí bych si musel nějak ohýbat. V těchto dvou věcech mi právě obrovsky vyhovuje NirvanaHQ nebo Doit.im, které jsem dříve používal. Mají jednoduchý, přehledný design a jsou vytvořeny přímo pro GTD.
Na druhou stranu má Toodledo pravděpodobně o dost více funkcí než NirvanaHQ. Jestli je to dobře nebo nikoliv, je diskutabilní. Někomu to může vyhovovat, já jsem si ověřil, že mě nepotřebné funkce odvádějí od práce. Když jsem používal jakýkoliv složitější nástroj, postupně má správa úkolů upadala.
Myslím si, že Toodledo a NirvanaHQ jsou celkově dost odlišné nástroje. Toodledo sází na množství funkcí a jedná se o rozsáhlejší řešení, NivanaHQ sází na příjemné uživatelské rozhraní, jednoduchost, přehlednost a je určena přímo pro GTD. Záleží na každém, co mu vyhovuje. Já bych například s Toodledo asi vůbec pracovat nezačal, protože mě odrazuje již první pohled na uživatelské rozhraní. Ale je to otázka preferencí.
Aplikace Toodledo mi přišla fajn, ale v jisté chvíli mě docela naštvala: http://twitter.com/klimeklada/status/9896848946 :)
BadGuy díky za pohled na věc. Škoda, že to neumí spolupracovat s Google kalendářem, jinak to ale z Tvého popisu vypadá slibně.
Ty pozvánky zamrzí, už jsem se těšil, že to o víkendu vyzkouším :)
Srování s TOODLEDO
Vidím, že o aplikacích tohoto typu máme přehled.
Rád bych se Vás proto zeptal, zda máte zkušenost s Toodledo.
A pokud ano, jak Vám vychází NirvanaHQ ve srovnání s Toodledo.
Toodledo používám již cca půl roku a jsem s ním spokojen.
(Používám placenou verzi Toodledo včetně subtasks ve Firefoxu včetně skinu „Toodledo Dark II – by VINTOM“).
Zkoušel jsem:
rememberthemilk.com
vitalist.com
tadalist.com
todoist.com
gubb.net
voo2do.com
hiveminder.com
toodledo.com
S jinými systémy dosud nemám zkušenost.
Velmi děkuji za odpověď.
Rád si NirvanaHQ vyzkouším, to lepší „ušití na míru“ pro GTD zní lákavě.
Už jsem si zažádal o pozvánku.
Ještě k výhradám k Toodledo:
S nepřehledným grafickým rozhraním máte pravdu.
K přehlednosti mi hodně pomohl výše zmíněný skin, s ním vypadá Toodledo takto:
Připomínku kolegy „klimeklada“ k řazení úkolů rovněž vidím jako oprávněnou, s tím jsem také zápasil..
Nakonec jsem pro sebe nalezl v Toodledo jako optimální řazení podle: „Due-date/time + Priority + Context“ při nastavení pohledu „View By: Context“.
Drag-and-Drop řazení úkolů funguje až v rámci Subtasks.
Samotné Tasks opravdu nelze řadit přetahováním.
Seznam úkolů v mém pojetí je v podstatě „plochý“ seznam jistým způsobem řazený (volitelně se Subtasks, které lze rozbalit). Takže se samozřejmě potýkám s přeřazováním úkolů, zejména dle času. Požadovaného zařazení totiž dosahuji zejména nastavením datumu a času (což je poněkud v rozporu s D.Allenem, já vím).
Na druhou stranu mi tento přístup umožňuje lépe plánovat, tj. stanovit si nejdůležitější úkoly dne a týdne a kolem nich „nabalit“ menší úkoly. (Viz 3. bod v „10 návyků ZTD“.)
A také mám raději seznam úkolů pohromadě s možností celý jej přeletět očima stiskem kláves PgDn a PgUp,
než seznam rozškatulkovaný do přihrádek/obrazovek, mezi kterými je nutno přepínat – při tom přepínání totiž dost ztrácím celkový přehled/nadhled, alespoň zde v Toodledo.
Toodledo celý den velmi intenzívně využívám (zejména v práci) a život bez něj si už moc nedokážu představit.
Je ale možné, že NirvanaHQ bude další level. Anebo taky ne. Uvidím. ;-)
Také vyzkouším to nové doit.im, co má být uvolněné od pondělka.
To vypadá na první pohled dost podobně, jako NirvanaHQ.
To odzkoušení během tohoto víkendu ještě klidně můžete stihnout.
Já dostal pozvánku k založení účtu na NirvanaHQ teď, po osmi hodinách od zažádání na jejich serveru. ;-)
Ano skutečně je to tak – v pátek jsem požádal o pozvánku, ta dorazila v sobotu, takže víkendové testování mi nakonec vyšlo, chci se proto podělit o další zkušenosti.
Na většině pozitivních dojmů, které popisoval BadGuy v článku se asi shodneme.
Co mě potěšilo je tvar e-mailové adresy pro přidání úkolu. Zdá se to jako nesmysl, ale například GQueues mají v té e-mailové adrese nějaký symbol (tuším podtržítko), vinou kterého nemůžu na tu e-mailovou adresu poslat e-mail pomocí SMS z běžného mobilu přes Vodafone e-mail. A tam to bohužel nikdo kvůli GQueues opravovat nebude. Do Nirvany jsem úkol pomocí SMS e-mailu zaslal bez problémů a objevil se tam během několika vtěřin.
Hodně mi záleželo na způsobu práce se splněnými úkoly, kvůli podkladům pro týdenní review. Nechová se to sice tak dobře, jako GTasks, kde jsou splněné úkoly přehledně roztříděny podle dnů, kdy byly splněny a to zcela automaticky, ale Nirvana vypisuje u úkolů alespoň datum jeho archivace, tj. nikoli dne, kdy byl splněný, ale dne, kdy jste jej přesunuli do archivu. S tím se dá jednoduše pracovat buď tak, že zaarchivuji úkoly na konci každého dne, eventuálně zaarchivuji alespoň před započetím každého týdenního review a vidím, co jsem od toho posledního zvládl. To by celkem šlo, jako podklady k weekly review to určitě dobře poslouží.
Co mi docela vadilo je prozatimní absence propracovanějších klávesových zkratek – během používání GTasks jsem si na ně dost navyknul. Ty jsou zatím v Nirvaně definovány jen pro ty nejzákladnější operace http://help.nirvanahq.com/faqs/tutorials/keyboard-shortcuts a zatím mezi nimi chybí možnost přeuspořádaní úkolů nahoru a dolů. Není to ale až takový zádrhel vzhledem k tomu, že myší to funguje velice dobře, jak bylo v článku popsáno.
Vzhledem k tomu, že zatím chybí napojení na Google kalendář, tak ještě zůstanu u spartánských Google Tasks, na které jsem si už hodně zvyknul a kde trávím opravdu minimum času samotnou organizací úkolů a to co nesmím prošvihnout spolehlivě vidím v Google kalendáři. Sleduju twitter Nirvany a pokud někdy synchronizaci s Google kalendářem dodělají, pak tuto GTD aplikaci určitě zkusím používat v ostrém provozu, protože skutečně patří k tomu nejlepšímu.
Vyzkoušel jsem a jsem zklamán:
- nejsou tam opakované úkoly
- splněné úkoly se nepřesunou do archivu
- v archivu jsou úkoly nestrukturované (nepřehledné)
- ze seznamů nebo z archivu se musí mazat po jednom
- je to moc myšoidní, člověk se docela nakliká
Tak jsem teď NirvanuHQ používal intenzívně asi 10 dnů.
Převedl jsem si do ní asi 200 tasků z Toodledo.
Pěkně jsem si zpřehlednil projekty, ale celkově jsem tak nějak při práci ztratil “tah na branku“.
Jako bych jel autem a zabředl do rozmáčené louky nebo do písku.
Problém je v tom, že ačkoliv se aplikace tváří jako GTD, tak implementace je prozatím matoucí a nedůsledná.
Co mi vadí, je pěkně vystihnuto v tomto diskusním vláknu na serveru NirvanaHQ.
Jedná se o zmatenou implementaci „Today“, „Next“, „Someday“ a „Waiting for“, která mě opravdu rozptyluje, zdržuje a odvádí od samotné práce.
Autoři Nirvany to možná během několika týdnů předělají, jak sami píší v reakcích.
Takže se vracím k Toodledo.
Potřebuji nástroj, který funguje „právě teď „, ne za několik týdnů.
Nirvana mě zaujala, protože neobsahuje některé slabiny, na které trpí Toodledo.
Ale zato Nirvana obsahuje jiné slabiny popsané v onom vlákně.
A trochu se Nirvanou inspiruji, nabídla mi totiž jiný pohled na věc.
Už se těším, až si upravím můj GTD setup v Toodledo podle ní. ;-)
Taky jsem po dlouhém vybírání zůstal u Toodledo…
Které slabiny Toodledo má a Nirvana ne? Napadá mne jenom práce s projekty.
Ano, práce s projekty.
I když to už jsem si snad pořešil, inspirován Nirvanou.
Dále, obecně je potřeba si prostředí Toodledo „vyladit“, aby dobře sloužilo.
To není úplně jednoduché. Zvlášť když člověk neví, čeho vlastně chce dosáhnout.
Každému může vyhovovat něco jiného a také to zabere nějaký čas.
Ale je to možné.
Nirvana je koncipována jako čistokrevná GTD aplikace a není možné ji nějak konfigurovat.
Ovšem „pure GTD“ přístup nemusí fungovat vždy a na každého.
Například mě spíše donutí k vykonání některých úkolů jenom skutečnost, že si k nim nastavím termín.
Kdybych se o vykonání úkolů rozhodoval jen na základě „pure GTD“ přístupu (tj. vybíral ty příhodné úkoly podle času, energie a kontextu), tak řadu z nich neudělám nikdy.
Respektive udělám tak třetinu úkolů, protože zjistím, že energie už mezitím došla. ;-)
Asi by bylo zajímavé vyměnit si zkušenosti, jaká nastavení v Toodledo používáme.
Snad se přinutím k tomu, že ten můj přístup tady na webu nějak uceleněji popíšu a můžeme o tom podiskutovat. Anebo mě někdo předběhne a přidám se v diskusi. ;-)