Připoj se ke komunitě!

Občas ti pošleme tipy pro produktivnější práci, odkazy na zajímavé knihy nebo akce. Psát ti však budeme jen jednou za čas a pouze tehdy, budeme-li mít skutečně co říct.

Odeslat


Základna osobního růstu

Od chaosu k systému, díl 3 – Bez kompjůtru ani rána

By on 5. 4. 2010 in Sebeorganizace with Počet komentářů: 8

Ano, z chaosu vás můžou dostat i vaši elektroničtí kamarádi – počítač a telefon. I na ně se dá naroubovat solidní GTD. Díky vhodně vybraným aplikacím se vám opravdu nestane, že byste něco prošvihli. Jen si dávejte pozor, aby vám nedošla šťáva. Nabíječku mějte vždy všude s sebou. Jak se říkalo na vojně: „Bez spojení není velení.“

Dnes vám představím svoji vyzkoušenou „elektronickou“ cestu za použití notebooku MacBook a telefonu iPhone.

Zaznamenej kdykoliv cokoliv

Základem úspěšného používání je mít možnost si kdekoliv zapsat cokoliv a za vynaložení minima času. Pracujete-li na svém desktopu, píšete vše důležité do něj. Přepravujete-li se narvanou tramvají, zaznamenáváte na malém mobilu. A víte, že není třeba se starat, jak se data přenesou a vhodně spojí. To automaticky zajistí systém.

iCal a Omnifocus nejlepší kombinace pro GTD

Mě se osvědčil iCal v kombinaci s Omnifocusem a k tomu synchronizační platforma MobileMe. Ano, existují alternativy, ale pro výklad zůstaňme u mého nastavení.

Inbox základ všeho

Cokoliv co mne cvrkne do nosu se snažím dostat do svého Inboxu. Ten se nachází v Omnifocusu. Zde by se opravdu měly sejít úplně všechny informace.  Nelze část věcí zapisovat sem a zbytek jinam. Vždy jen na jedno místo. Nápad, poznámka, či další krok v projektu, šup s tím do Omnifocusu. Přijde mi E-mail s novým požadavkem? Přeposílám automaticky pomocí makra do Omnifocusu. Najdu na stole papír s podrobnějšími informacemi? Omnifocus umí využít i integrovaného fotoaparátu.

Upomínky na projekty a úkoly automaticky v iCalu

Omnifocus také dokáže umisťovat upozornění na deadline projektů přímo do iCalu. Já při krátkém denním review rozhazuji zadané informace do kontextových složek, případně do evidovaných projektů a zároveň nastavím i čas a datum expirace. A hele, v iCalu se po chvíli mezi ostatními objeví nová políčka i s nastaveným zvoněním.

MobileMe zajístí automatické propojení notebooku s mobilem

MobileMe automaticky synchronizuje iCal mezi počítačem a telefonem. Každá provedená změna se do několika okamžiků projeví i na druhém přístroji. Omnifocus obou zařízení využívá iDisku k uložení svých dat a rychle aktualizuje všechny provedené změny.

Nastavení iCalu

Nastavil jsem si několik kalendářů a barevně je rozlišil. Nechal jsem se volně inspirovat Petrem Márou a jeho řešením. Používám položky „Home“ „Rádio“, „Zvuková produkce“, „Errands“, „Meeting“, „Daily plan“ a „Done“. K tomu je z iDisku připojen kalendář generovaný Omnifocusem + kalendář s denními povinnostmi přítelkyně. Errands a Meeting mám červeně, ať vidím že musím zvednout zadek ze židle. „Daily plan“ a „Done“ jsou označeny  odlišnými světle šedými barvami, protože jde jen o orientační plán, či dokončené záležitosti.

„Home“, „Rádio“ a „Zvuková produkce“ jsou sytými barvami, aby bylo jasné, že tady se opravdu bude makat.

Omnifocus je modře a tvoří mi jakési zarážky, říkající kdy má být konkrétní úkol splněn.

Na jednom denním listu iCalu mám tedy komplexní přehled o svém plánu, úkolech i schůzkách a můžu je díky importovanému kalendáři přítelkyně případně korigovat i se svým rodinným životem.

Nastavení Omnifocusu

Kontexty jsou zcela shodné s Icalem. Jen jsou doplněny o složky Today, Next, Someday/Maybee a Archiv. V Today se nachází vše, co má být v konkrétní týden hotovo. Nové či vzdálenější věci přesouvám do Next a neurčité nápady končí v Someday. Pokud jde o úkol o jednom kroku, ten neumisťuji jako projekt, ale mám v každé složce vždy zvláštní sběrnou položku „One action“.

Jak to celé používám?

Pracuji ve vzdáleném krajském městě a denně trávím spoustu času na cestách ve vlacích, autě a nebo za chůze. Pracuji na několika místech a nemám vlastní vyhraněný počítač, jen přenosný notebook a mobil.

Vstávám velmi brzo ráno, večer bývám brzo unavený, a tak denní review nechávám až na ranní cestu vlakem.

Nejdřív stáhnu všechny E-maily, a ty důležité naposílám do Omnifocusu. V něm zkontroluji složku Today a v iCalu si rozložím jednotlivé úkoly a schůzky do aktuálního dne. Pokud je čas, podle kontextů rozmístím všechny nezařazené položky v Inboxu a zařadím je i do časové osy.

Notebook se přes internet sesynchronizuje s mobilem a než dojedu do Olomouce, oba přístroje už mají ty nejčerstvější informace a můžou mě začít upozorňovat, co je potřeba právě dělat.

V průběhu práce postupně jednotlivé již hotové položky v iCalu přepínám na kalendář „Done“, tím pádem jedna po druhé šedne a já tak mám vizuální kontakt o postupu prací. Pokud je čas, můžu hotové úkoly odškrtávat i v Omnifocusu.

Úkoly, které jsem ten den nestihnul, mažu (nepřesouvám do dalšího dne) a druhý den ráno je (po ranním porovnání v Omnifocusu) znovu zadávám do denního listu iCalu.

Díky Widgetu Today obrazovky od MediaPhone mám po stisknutí Home tlačítka na iPhone vždy přehled o aktuálním stavu. Nemusím se tedy proklikávat dál do aplikací.

S přítelkyní už není třeba dohadovat se o rodinných povinnostech. Ona vidí můj a já její kalendář. Navíc mi může zadat úkol prostřednictvím iCalu. Prostě si na daný čas založí schůzku, nazve ji „Zajdi pro děti do školky“, přizve mne jako účastníka. Po mém potvrzení jí automaticky přijde oznámení a už se nemusí strachovat, že v té školce prckové zůstanou sami jako kůl v plotě.

Tento systém funguje i jako pracovní záznam

Vykazujete svým klientům počty hodin, které jste na daném projektu strávili? V iCalu si můžete zvlášť zařadit kalendář, kde si zaznamenáváte všechny tyto časové úseky. U každé položky navíc můžete do Notes zapisovat další podrobnější informace. Podklady pro fakturu vygenerujete pomocí tisku do PDF s nastavením na kalendář s konkrétním projektem a zobrazením jako „List“.

O čem to bude příště?

I tento systém má ovšem svoje mínusy. A o těch se budeme bavit v posledním, čtvrtém pokračování. A taky o skloubení papírové a elektronické cesty.

Štítky:

Připoj se ke komunitě Mít vše hotovo!

Stačí nám poslat tvou e-mailovou adresu. Občas ti pošleme tipy pro produktivnější práci, odkazy na zajímavé knihy nebo akce. Psát ti však budeme jen jednou za čas a pouze tehdy, budeme-li mít skutečně co říct.

Přidej komentář k příspěvku

Vaše emailová adresa nebude zveřejněna. Vyžadované informace jsou označeny *

Nahoru