Připoj se ke komunitě!

Občas ti pošleme tipy pro produktivnější práci, odkazy na zajímavé knihy nebo akce. Psát ti však budeme jen jednou za čas a pouze tehdy, budeme-li mít skutečně co říct.

Odeslat


Základna osobního růstu

GTD v Outlooku – Jak na projekty

By on 2. 4. 2010 in Nástroje with Počet komentářů: 18
admin
admin

Poslední články od admin (Všechny články)

Seriál GTD v Outlooku mne v mnohém inspiroval a spoustu věcí, v něm popsaných, jsem nasadil i u sebe (momentálně Outlook 2010 beta s Exchangem). Taky jsem si přečetl knížku Davida Allena a přemýšlel, jak v Outlooku pracovat s projekty. S úkoly, u kterých již při jejich prvním zadání vím a dokážu předvídat celou řadu dalších kroků včetně jejich kontextů. Ze začátku jsem si nemyslel, že by mne tato otázka měla nějak zvlášť znepokojovat, vycházel jsem z „tradičního pojetí“ projektů a říkal jsem si, tohle se mně zas tak moc netýká. Jenže takových projektů začalo přibývat a přibývat a já hledal nějaký příjemný způsob jak se postupně přepínat na další a další kroky a automaticky měnit jejich kontexty.

Cíl: Nastavit Oulook tak, abych mohl u úkolu (projektu) jedním kliknutím přejít na již dříve definovaný další krok a změnit i jeho kontext.

Na začátku je myšlenka

Jak na to? Ještě že má Outlook a vlastně celý Office vývojový systém Visual Basic for Applications. S ním se dá zvládnout vcelku dost věcí. Tedy i projekty. Na začátku však musí být myšlenka. Jak tedy budu v Outlooku reprezentovat projekty?

Projekt v Outlooku je v mém pojetí standardní úkol (Task Item), v jehož textu jsou definovány všechny jeho další krokykontexty. Aby těmto informacím Outlook (resp. skript ve Visual Basic) rozuměl, je třeba dodržet několik pravidel:

  1. Pokud je úkol považován za projekt, je na prvním řádku textu zapsán znak @ (zavináč),
  2. Následuje seznam dalších kroků. Každý další krok může být obohacen i o jeho kontext. Další krok a kontext jsou od sebe odděleny středníkem (;)
  3. Seznam dalších kroků je ukončen opět znakem @ (zavináč).

Více ukáže příklad:

Za takto strukturovaným popisem projektu může následovat jakýkoli další krok, který bude při zpracování ignorován. Zpracování pomocí Visual Basicu však spolu nese jedno drobné omezení – v případě těchto úkolů není možné používat RTF či HTML formátování (resp. možné to je, ale skript vždy veškeré formátování odstraní a ponechá prostý text).

Kromě názvu projektu (název úkolu) nám tak přibyla další informace – název dalšího kroku. A teď kam s ním. K tomuto účelu se ideálně hodí položka „příznak“ – tedy text, který patří ke každé „vlaječce“ (příznak pro zpracování). Obě položky se pak dají jednoduše zobrazit ve stadnardním tabulkovém zobrazení Úkolů. Může to vypadat třeba takto:

Jak to všechno funguje

Všechno rozhýbe několik vzájemně propojených funkcí a procedur jazyka Visual Basic for Applications. Za všechny teď jmenuju to základní, která všechno spouští DoNextStep. Postačí si upravit panel nástrojů Rychlý přístup nebo Pás karet (v Office 2010 už to jde) a vybrat si to správné makro ze seznamu. Pás karet (či panel nástrojů rychlý přístup) je nutné upravit jak v hlavním okně Outlooku (Explorer), tak v okně s otevřeným úkolem.

Vytvoření projektu

Vytvoříme nový úkol (new task) kliknutím na ikonku na pásu karet a nebo klávesovou zkratkou „Ctrl‑Shift‑K“. Vyplníme všechny potřebné položky včetně strukturovaného zápisu dalších kroků. Nakonec klikneme na ikonu, které jsme přiřadili dříve zmíněné makro DoNextStep, na obrázku výše jsem toto tlačítko označil.

Co se stane

Makro DoNextStep provede tyto kroky:

  1. Zjistí, jestli je v textu úkolu na prvním místě znak zavináč (@). Pokud ne, tak už se s námi nebaví a pokud ano, tak se k úkolu přiřadí kategorie „PROJEKTY“ (ve skriptu lze samozřejmě název kategorie změnit);
  2. Ze strukturovaného zápisu přečte první (nebo další následující) další krok a uloží jej do pole „Příznak“ (Follow Up Flag). Taky k úkolu přiřadí jeho kontext (kategorii), resp. odstraní předchozí kontext a zadá nový;
  3. Ke každému dokončenému dalšímu kroku je zapsán údaj o datu jeho dokončení;
  4. Když je k úkolu přiřazen kontext „ČEKÁM NA“, změní stav úkolu na „Čeká se na někoho dalšího“ (Waiting on someone else), v opačném případě (s výjimkou prvního dalšího kroku, kdy je stav nezměněn) je stav nastaven na „Probíhá“ (In Progress);
  5. Když je k úkolu přiřazen kontext „NĚKDY/MOŽNÁ“, změní stav úkolu na „Odloženo“;
  6. Na první řádek, za znak @, zapíše pořadové číslo aktuálního dalšího kroku;
  7. Když se jedná o poslední další krok, odstraní všechny zadané kategorie a označí úkol jako splněný.

V Outlooku mám kontexty (kategorie) obohacené o „prefix“ (hvězdička, zavináč, podtržítko, apod.), aby se lépe řadily. A protože jsem tvor zapomětlivý, nepamatuji si, kde jsem jaký prefix napsal. Skript to naštěstí řeší za mne. Automaticky přiřadí úkolu kategorii ve správné podobě.

Bonusy navíc

Kromě projektů je skript schopen obsloužit jednoduché úkoly – další kroky. Když do prvního řádku textu úkolu zapíšete text ve tvaru:

#Název dalšího kroku;KONTEXT

a stisknete tlačítko s makrem DoNextStep, přiřadí se úkolu název dalšího kroku (do položky „Příznak“) a zadaný kontext.

A na závěr, některé okna Outlooku neumožňují přiřadit položce kategorii. Prostě v pásu karet tato možnost chybí. V jednom z předchozích příspěvků o Outlooku na Mít vše hotovo se tento problém řešil úpravou panelu nástrojů Rychlý přístup a jednoúčelovými makry pro každou kategorii zvlášť. Je to však možné řešit i elegantněji – vyvoláním dialogového okna Všechny kategorie. K tomuto účelu je k dispozici jednoduché makro CategorizeDialog. Přiřaďte toto makro do pásu karet nebo na panel nástrojů Rychlý přístup okna „Zpráva“ a máte vystaráno.

Jak to všechno zařídit, když neumím programovat

Celý skript se můžete stáhnout (kdo se v tom umí vrtat, tak třeba i upravit) a naimportovat do Outlooku.

Jak na to

Spusťte vývojové prostředí Visual Basic for Applications, klávesovou zkratkou Alt-F11 nebo ikonou Visual Basic na pásu karet Vývojář. Klikněte pravým tlačítkem na položce „Modules“, vyberte položku „Import File“ a importujte soubor GTD.BAS, který jste si stáhli do počítače. Aby všechna makra běhala bez problémů, je nutné je digitálně podepsat. A to už bylo řešeno v jednom z předchozích příspěvků „GTD v Outlooku jednoduše a prakticky – díl VII.

Petr Urbanec

Soubor ke stažení

GTD.BAS

Štítky: ,

Připoj se ke komunitě Mít vše hotovo!

Stačí nám poslat tvou e-mailovou adresu. Občas ti pošleme tipy pro produktivnější práci, odkazy na zajímavé knihy nebo akce. Psát ti však budeme jen jednou za čas a pouze tehdy, budeme-li mít skutečně co říct.

Počet komentářů: 18

Trackback URL | RSS kanál s komentáři

  1. frantisek.sidak napsal:

    Napadlo mě docela elegantní řešení pro práci s kategoriemi (kontexty) na mobilu se symbianem (u těchto přístrojů se s outlookem nesynchronizují kategorie). Pokud by existovalo makro, které by při ukládání úkolů (úkoly z mailů se nesynchronizují) do textu úkolu, za nějaký speciální znak vypsalo soupis aktuálních kategorií, bylo by tak možné v mobilu vypisovat úkoly podle kontextů – prostým vyhledáním názvu katagorie. Makra ale bohužel programovat neumím. :-/ Kdybyste někdo něco podobného měl, mohl byste to sem prosím uložit? :-)

  2. Petr Urbanec napsal:

    aktuální verzi makra najdete na stránce https://sites.google.com/a/urbanec.cz/gtd/jak-na-projekty.

  3. Encore napsal:

    Outlook a projekty.. Jako uživatel PDA s WM6 a OUtlooku 2010 si mohu dovolit používat kategorie v úkolech.
    Projekty řeším tak, že v předmětu úkolu mám: P „Název projektu“ – „další krok“; „případně ještě další krok“ (pokud dělám více dalších kroků najednou, třeba když mám něco vyzvednout (kategorie/kontext „Pochůzky“) a něco třeba napsat („PC“), a tyhle kroky mám udělat nezávisle na sobě a musím je provést při nejbližší možné příležitosti)
    Takový úkol má tedy 3 kategorie – Projekty_aktivní, Pochůzky, PC.
    Pokud vyřídím třeba pochůzku, umažu jí z předmětu úkolu a uberu mu kategorii pochůzek.

    Tohle je asi jediný způsob pro mé technologické řešení. Chtěl jsem ještě úkoly duplikovat a mít tedy:
    P „Projekt 1“ – „Další krok na PC“ a P „Projekt 1“ – „Další krok jako pochůzka“ .. problém ovšem nastal, když jsem si k projektu potřeboval do těla úkolu něco připsat, je to velmi nepraktické a nastává v tom zmatek, pokud mám další kroky najednou třeba 3, tedy 3 fyzické úkoly v Outlooku k jednomu projektu.

    Takže tak to řeším já, snad jsem to popsal trochu pochopitelně. Je to trochu kostrbaté, ale asi nejpřehlednější. Bylo by fajn, kdyby to Microsoft upravil, ale bohužel to nemá v plánu. Ale člověk si zvykne.
    Navíc zařízení s WM6 brzy už vymění něco nového, ale kvůli absenci synchronizace WP Manga s Outlookem přes kabel, a Exchange Server si kvůli tomu teda kupovat nebudu, to již bude platforma úplně jiná. Bohužel.

Přidej komentář k příspěvku

Vaše emailová adresa nebude zveřejněna. Vyžadované informace jsou označeny *

Nahoru