Zloději času, 1. díl – Telefon

… time management, prečo je to tak dôležité? Čas a jeho

management, hovorí sa, že zle riadený čas je najlepšia cesta k stresu, ale čo to je vlastne ten time management? Ako s tým súvisí self management ? Čas – máme ho všetci rovnako, hádam jediná spravodlivosť tohto sveta. Narodíme sa a už nám z neho ukrajuje, čo s ním, ako ho využijem?

…nie nemám čas, nestíham, kedy? dokedy? Aké sú naše ciele, a priority, a čo plány do budúcna, a ohľady na minulosť, aké techniky, aké tipy triky, na život a efektívne strávený čas, čo všetko nás ovplyvňuje pri našom plánovaní? Viete že denne 2 hod. trávime viac menej zbytočnosťami? A ako vplýva obyčajný poriadok na stole na môj time management? A telefóny a icq, a pod., ako to vôbec všetko súvisí? Má to vôbec súvislosť? Tieto a podobné témy by som chcel prebrať v tomto seriáli. Dnes by som začal prvým zo zlodejov času – telefónom.

Telefón veľké drnčiace čudo. Ciferník a pár káblov v minulosti, dnes malé väčšie, svietiace, blikajúce, vyhrávajúce „krabičky“. Dnes už vlastne ani nie len telefón ale pda, mp3, „foťák“, všetko v jednej „krabičke“. Či tak alebo onak toto zariadenie, je akousi našou predĺženou rukou alebo skôr ústami a uchom a mnohým z nás prirástol k ruke. V prvom rade by nám mal slúžiť! Nie sme (nemali by sme byť) jeho otrokmi, telefón by nám mal pomáhať. O etikete používania telefónov v kine, divadle či električke už bolo popísané mnoho, nechcem ísť týmto smerom, len by som hádam pripomenul v dnešnej dobe opomínaný fakt malého červeného tlačidla. Telefón, rovnako ako aj občas samých seba, je dobré a vhodné vypnúť (ja viem mnohý by najradšej vypli svokru ;-)… Môžete oponovať – a čo klienti a súrne telefonáty? Mmyslím však, že je to skôr uhoľ pohľadu, oni tí klienti po väčšinou až tak utečení nie sú, a dá sa predsa na telefóne nastaviť „odkazovka“, aj keď je pravda že veľa ľudí odkazy nenecháva. (Pamätám si na svojho kolegu ešte zo školy ktorý hovorieval : „ z plechovou hubou sa nebavím.“)

Nie každý asi máme výsadu osobnej asistentky, ktorá štebotavým hlasom oznámi, že máme dôležitú poradu a zapíše kontakt, každopádne táto metóda vyvoláva u volajúcich pocit, že ste nedosiahnuteľný. V prípade opakovaného a častého použitia záznamníku druhá strana nadobúda skôr pocit, že tam nikdy nie ste, alebo obraz človeka skrývajúceho sa za telefón. Môžeme využiť aj výhody modernej techniky, prípadne sms správy, alebo sa dá aktivovať dnes už hádam bežná služba mobilných operátorov, kedy vám príde sms o utečenom hovore počas vašej nedostupnosti.

Skúsme sa naučiť využívať možnosti a vlastnosti modernej techniky pre náš prospech a nebyť jej otrokmi. A to teraz myslím nie len pre prípad relaxu , oddychu, ale aj z hľadiska produktivity našej práce, keď sa snažíme na niečo sústrediť a tvoriť. Práve vtedy sa telefón stáva rušivým elementom. Ja osobne telefón dávam na tichý režim a ďalej mimo mňa, aby som naň nevidel, pretože som zaznamenal tendenciu každú chvíľu pozerať či mi niekto nevolal. Druhá možnosť je využívať výhody funkcie CLIP (zobrazenie volajúceho na displej). Tu môžu byť potencionálnym problémom zastarané ústredne a volajúci, ktorý má zapnutý CLIR – (odoprené číslo..), ale inak sa táto služba dá s výhodou použiť. Vtedy mám mobil pred sebou a len letmo zdvihnem zrak, vidím, kto volá keď svieti, a rozhodnem sa či hovor prijmem alebo nie. Tých možností môže byť viacero, ide skôr o princíp nebyť rušený, myslím že máme právo a možnosti moderného telefonovania nám to umožňujú, sa rozhodnúť prijať či neprijať hovor, byť či nebyť (jak praví klasik) rušený.

To sú telefonáty k nám a čo keď voláme my? Jedna z odporúčaných techník efektívneho time managementu radí združiť malé úlohy dohromady. Prečo to neurobiť aj s telefonátmi? Nájdime si – vyhraďme si čas v priebehu dňa kedy potrebujeme volať, asi najlepšie doobeda a potom poobede. Tento čas venujeme „obvolávaniu“ klientov, partnerov a vybavovaniu telefonických záležitostí. Táto aktivita predpokladá vytvorenie zoznamu potrebných hovorov. Niekde v kalendári na daný deň, príp. ak sa nám v priebehu dňa objaví požiadavka na telefonát, len ju zaznačme k príslušnému dňu, resp. na náš „call list“. Ak ste zástanca metodiky GTD tak „call list“ má svoj význam avšak na telefonáty si nemusíte priamo vyhradzovať konkrétny čas, ale môžete na túto aktivitu využiť trebárs čakanie v zápche a pod… Každopádne toto zhromaždenie úloh typu telefonáty má svoj význam, pretože znižuje počet prerušení počas vašej tvorivej práce. Efektívnou je aj v tomto prípade využitie funkcie opakovaného volania, pokiaľ sa nedovoláte zapnete voľbu opakovať a pri nadviazaní spojenia môžete hovoriť. Ak sa ani po určitom počte opakovaní s človekom na druhej strane nespojíte, nezabudnite sa uistiť, že zostáva na vašom zozname.

No a poďme priamo k obsahu telefonátu – ako tu môžeme byť efektívny? Ako si ušetriť nám tak prevzácne minútky? Každopádne sa na telefonát pripravte, majte po ruke krátky zoznam, stačí stručne v bodoch, čo chcete telefonátom dosiahnuť a jednotlivé body – osnovu rozhovoru veďte podľa nich. Samozrejme z hľadiska spoločenského nie je nutné sa stroho držať poradia jednotlivých bodov budete pôsobiť strnulo. Ale je dobré mať prehľad, o čom sme chceli hovoriť, na čo nezabudnúť a pod. Druhá stránka mince je, že pri určitých telefonátoch je vhodná prospešná odchýlka k spoločenskej konverzácii a pod. Každopádne sa po tejto vsuvke opäť vráťte k faktom. Snažte sa viesť krátke hovory, skúste stáť počas hovoru a telefonát (samozrejme sa predstavte) začnite tým, že oznámite ciele volania. Neodporúča sa telefonovať v uvoľnenej pozícii, s nohami na stole a pod. Evokuje to pohodu, rozvláčne telefonáty a spoločenskú konverzáciu. Jasne že nehovoríme o telefonáte vašej mame či svokre v nedeľu podvečer.. Prípadne je možné využiť na rýchle a faktické telefonáty čas napr. pred obedom, keď sa ľudia ponáhľajú na obed prejdete stručne jasne fakty a „hajde“ sa najesť. Alebo ak máte pocit, že telefonát sa uberá do rozvláčnej debaty, zhrňte fakty a skúste z hovoru vystúpiť ospravedlnením sa, že vás ktosi čaká, prípadne nastupujete do auta a navrhnite osobné stretnutie.

No a keď ušetríme kopu času na neefektívnych telefonátoch, nezabudnime ho nejako efektívne využiť – napr. stretnutím s blízkymi ľuďmi, priateľmi, rodinou, … alebo na relax a dobytie bateriek, pretože tak ako dobíjate svojho lesklého miláčika, nezabúdajte dobíjať baterky aj vo vašom organizme..