Pokud bychom hledali krále GTD aplikací, napadnou nás bezesporu dva nástroje. Jeden značně monumentální (OmniFocus), druhý sázející na příjemné uživatelské prostředí (Things). Zatímco společnost OmniGroup si se svým OF polepšila natolik, že ji oficiálně „přikryl“ svými ochranitelskými křídly i samotný David Allen, vývojáři z řad CultureCode jako by využili poslední měsíce k přezimování a jen velmi pomalu reagují na potřeby svých klientů.
Do hry ale vstoupil již před časem Jesse Grosjean (Hog Bay Sotware), milovník jednoduchosti a autor veleoblíbeného textového editoru WriteRoom. Jeho TaskPaper bychom mohli spíše nazvat úkolovníkem než přímo dalším GTD nástrojem. Používat ho totiž může i jedinec, který o trojpísmenkové zkratce ještě nikdy ani neslyšel. Není tomu tak dávno, kdy TaskPaper měl jednu velkou nevýhodu oproti výše zmiňovaným gigantům, a tou byla absence iPhone verze programu. Nyní už můžeme o tomto nedostatku hovořit v minulém čase a dokonce, alespoň dle mého názoru, naopak začít operovat s tím, že TaskPaper má potenciál mnohé dosavadní uživatele od Things a OmniFocusu přetáhnout. Docela odvážné tvrzení, že?
Nemusíte být zrovna pravidelným čtenářem textů Leo Babauty, aby vám vyhovovala jednoduchá řešení. A nemusíte ani tušit, že mluvíme o minimalismu, když se dotýkáme tvorby Jesse Grosjeana. Stejně vám ale právě to, s jakým přístupem Grosjean své aplikace vytváří, může přijít sympatické a v dnešním (ano, jak jinak dynamickém, akčním, někdy až chaotickém) světě ty chvíle u aplikací, které vypadají tak prostě, působí jako cesta k oddechu.
Když už se dotýkáme rozhraní, TaskPaper má sice více možností vzhledu (témat), dokonce jedno, které se inspirovalo Things, ale žádné z nich nedisponuje tak odzbrojující jednoduchostí (a dle mého) i krásou jako nastavení základní. Aplikaci dominuje bílá s černým písmem, poznámky a kontexty jsou šedé. Teď, když se kriticky na uživání programu podíváme z pohledu ne úkolovníku ale GTD nástroje, několik základních poznatků:
1) Při užívání TaskPaperu při velkém množství projektů hrozí, že jeho jednoduchost se paradoxně stane tím, co vám život bude komplikovat. Sice můžete mít projekty o různé „intenzitě“, čili něco, co nejde u Things, ale u OmniFocusu ano, jenže když si své projekty takto rozvrstvíte až moc, obávám se, že TaskPaper není úplně tím nejideálnějším řešením. Samozřejmě, jistý pocit přebujení můžete nabýt u jakéhokoliv programu, OmniFocus k tomu dokonce přímo svádí, ale s tím rozdílem, že OF (a svým způsobem i Things) disponuje mnoha funkcemi, které vás ve spleti projektů a kroků mají provázet.
2) Pokud se pro TaskPaper rozhodnete, dost možná budete muset přehodnotit svůj způsob zadávání projektů. Sám jsem se s tímto potýkal dlouhodobě – od Things přešel k OmniFocusu, protože mi projekty a úkoly začaly přes Things přetékat. V OF jsem je zkrotil, ale zdálo se mi, že už spíše program ovládá mě, než já jej. Jenže to, co nyní zní jako jakási nevýhoda, je dle mého názoru právě jednou z předností TaskPaperu – naučit vás zadávat si své projekty tak, aby vás jejich množství nedemotivovalo. Pracovat pouze s tím, co je opravdu pro vás důležité, jasněji formulovat projekty a úkoly, nezahlcovat nejen program, ale především sebe.
3) Nicméně, vše je především otázkou osobního vkusu – a je dost možné, že třeba třicet projektů vám v TaskPaperu vadit nebude. Aplikace má funkce, kdy si jednoduše dáte focus jen na určitý hlavní projekt, popř. podprojekt. Lze filtrovat podle kontextů, jednoduše vyhledávat. A ke všemu si vystačíte pouze s klávesovými zkratkami a těch není k zapamatování mnoho.
Pokud se rozhodnete dát TaskPaperu šanci, tak vězte, že:
- kontexty – můžete jich mít kolik chcete, vytvářejí se tak, že prostě za svůj projekt/krok napíšete @… a vymyslíte si název kontextu dle své libosti. Do kotenxtů patří i termíny, nebo třeba priorita. Já sice moc s kontexty nepracuji, většinou si vystačím s jedním (ostatně dle Allena by to tak i mělo být), ale doplňuji také o odhad času, a to podle Pomodoro techniky (např. že určitému úkonu budu věnovat 2 pomodora = 60min vč. 2x5min přestávky)
- editace projektů a úkolů – zadávání mi přijde velmi jednoduché a svižné (narozdíl např. od iPhone verzí Things a především OmniFocus), samotná editace pak funguje buď na jednoduchém chytnutí a přetažení, nebo na zadání – třeba: udělej z úkolu projekt atp. Můžete jednotlivé úkoly přesouvat z projektu do projektu. Pokud kliknete na patřičné místo u úkonu (taková čárka), přeškrtne se vám a doplní o tag @done. Tyto hotové úkoly pak jednoduchým krokem všechny přesunete do archivu (ale můžete pochopitelně i smazat).
Má osobní zkušenost se správou TaskPaperu je velmi pozitivní. Dokonce mě až překvapuje. A to doslova u iPhone verze, kde jsem se obával, že ta jednoduchost nebude fungovat, ale je tomu přesně naopak. Práce s iPhone verzemi u Things a OmniFocusu mi přišla těžkopádná, mnohdy až nepřehledná, prostě – neměl jsem potřebu se na ni dívat a spoléhal jen na desktop. U TaskPaperu mě práce s iPhone verzí doslova baví. A – jen připomínám – je tento program (i desktop) mnohem rychlejší než jeho konkurence.
- hledání, filtrování – mnohým může scházet jasná pravidla, jak setřídit své úkoly dle datumů, délky trvání… Ano, TaskPaper je v tomto směru slabší bojovník. Existují sice různé scripty, pomocí nichž si můžete různě seřazovat to, co se vám zlíbí, ale bavme se přednostně o základní výbavě. Hledání mi vyhovuje. Můžete si dát filtrovat úkoly třeba na ty, kde potřebujete být online a trvají vám 2 pomodora (online and 2pom), můžete si také dát vypsat ty úkoly, které mají prioritu vyšší jak 2 atp. Ale se seřazováním kroků dle termínů je to již složitější. Osobně tento neduh nepociťuji jako zásadní šrám, neboť mám TaskPaper jako GTD nástroj, pro vypsání projektů s jejich kroky, ale konkrétní termíny a rozvrstvení do měsíce dělám ve svém diáři, který je pro mě prioritním pomocníkem.
- synchronizace – budete-li používat desktop i mobilní verzi, budete potěšeni. Stačí totiž využít služby SimpleText.ws, která funguje na základě vašeho Gmail účtu. Na disku počítače budete mít vytvořenou složku SimpleText a v ní soubor(y) z TaskPaperu či třeba i WriteRoomu. Tato složka se vám synchronizuje na server a se serverem je synchronizován i váš mobil. Vše funguje bezchybně a velmi rychle. Pryč jsou strasti s hledáním wi-fi, popř. vytvářením Ad-hoc sítě, abyste si mohli sloužit data u Things. OmniFocus je v synchronizaci šikovnější, nabízí hned několik způsobů (pracoval jsem s Mydisk.se), ale synchronizace nikdy neprobíhala tak bezproblémově a svižně.
- formát – formát souboru může být buď čistě TaskPaper, ale doporučuji pracovat s defaultním nastavením .txt. Na tom funguje i WriteRoom a SimpleText, navíc jej můžete jednoduše posílat dále.
Zvolit si TaskPaper?
Vím, že hledání ideálního nástroje trápí spoustu z nás, bohužel až moc se někdy na osvojování nástroje soustředíme, aniž bychom vlastně mysleli především na své projekty. Myslím si, že TaskPaper je ideální pro ty, kteří prostě nechtějí moc takový nástroj řešit. Chtějí něco malého, rychlého, kde je nebude nic otravovat, nebudou se muset s ničím učit, prostě jen zadávat podněty do inboxu, mít jasně rozkrokované projekty. TaskPaper je nyní pro mě jedničkou. Ačkoliv mám k Things dobrý vztah a před OmniFocusem mám velký respekt a pokládám jej za špičku v GTD softwaru, potřeboval jsem svoji správu projektů odlehčit a v tom mi pomohl právě TaskPaper.
Další pozitivum je, že jeho tvůrce na svých programech neustále pracuje, vychytává drobné mouchy a snaží se, aby TaskPaper neusnul na vavřínech. (Mimochodem, už brzy bude iPad verze) Nezapírám velké sympatie k tomuto vývojáři a jeho práci, WriteRoom používám velmi rád a nyní jeho kombinace se SimplyText a TaskPaperem mi přijde zcela funkční.
P.S.: Tomáš Baránek si vyrobil/upravil dva scripty. „Zpracuj datumy“ předělá vaše kontexty – např. @do(pondělí) předělá na @do(datum nejbližšího pondělí), doplní také termíny o poznámku, zda jde o @dnes, @brzy nebo @pozdě atp. Druhý script „Presun Archive do Archive-to-do.txt“ vám zase archivované hotové úkony přesune do jiného souboru. Více scriptů najdete zde
TaskPaper lez zakoupit za 29,99 dolarů (Mac), iPhone verzi za necelých 5 dolarů.
Já ti Lukáši nevím – TaskPaper jsem zkusil na chvilku, takže jsem se na tuhle recenzi docela těšil. Popravdě můj první dojem je takový, že tento program je na mě už příliš „simply“. Dokáži si jej představit pro člověka, který má oněch 30 projektů, ale pokud se budeme ohlížet na GTD jako metodu, tak je nutné započítat veškeré projekty, tedy i ty osobní. V současnosti jich mám nějakých 136 a upřímně si nedokáži představit, jak by TaskPaper zvládnul podobné množství. I Things s tím měly problém, proto jsem přešel k OF. Jakkoliv je OF robustní a někdy až direktivní aplikace, dle mého – jsou tu dva pohledy:
a) čisté GTD se všemi projekty, které musím nebo chci dokončit nyní či v budoucnu b) aktuální práce bez ohledu na to, zda se jedná čistě jen o zlomek mého celkového života A teď záleží na každém, jakou si cestu vybere. Osobně mi vadí programy, kde musím kliknout víc jak 2x, ale jde o to, co všechno chci spravovat. Jednoduchost od Leo Babauty je sice přitažlivá, ale řekni mi, jak chceš zjednodušit den, kdy na tebe čeká třeba 6 schůzek, 30 telefonů, 40 emailů, atd… na to nefunguje snad žádnej sw… :-) BTW umí to do inboxu klávesovou zkratkou vložit úkol z emailu? Program je to hezký, ale bez urážky, na mě působí jako výborný úkolovník a start up GTD metody. Má někdo jiný názor?
S tým, čo píše Bipperman musím súhlasiť. TaskPaper je vhodný ako úkolovník pre určitú množinu projektov. Ale ako GTD systém je podľa mňa nevhodný. Predsa v GTD ide práve o to, aby som sám seba nemusel obmedzovať a mohol som zahltiť svoj systém, pretože ten si s tým poradí. Dokáže TaskPaper aspoň zobraziť zoznam „ďalších krokov“? Nikde som túto základnu GTD funkciu nenašiel :(
TaskPaper se tak snaží být podobný normálnímu papírovému řešení, že je opravdu intuitivní… a to je málokterý software.
“Pokud bychom hledali krále GTD aplikací, napadnou nás bezesporu dva nástroje. Jeden značně monumentální (OmniFocus), druhý sázející na příjemné uživatelské prostředí (Things).“
Zajímavá fomulace, ale neškodilo by vytáhnout hlavu z písku. 90% lidí tyto sw nezná, protože jsou pouze pro marginální počítačovou platformu. To je jako prohlásit, že králem osobních aut je ferrari…
Králů asi mnoho být nemůže :-), pak by to spíš byla králíkárna. Takže téhle formulace bych se nebál, je sice trochu poetická a lehce nadnesená, ale jinak asi vcelku správná, zvlášť když se bavíme o Mac only programech, což všechny 3 jsou. Argumentovat počtem lidí je vždy ošemetné, to bych také mohl napsat, že 90% lidí nezná GTD a pak se tu nemáme vlastně o čem bavit. A je také pravda, že spousta lidí Ferrari za krále aut považuje, ale podle mne to je Veyron :-D. Ale auto je pro mně spotřebka a celkem se v nich nevyznám.
Ale k programu, problém s množstvím projektů se dá třeba řešit tagem @Someday a vhodným filtrováním, v tom vidím výhodu proti ostatním, které mají prostě něco nalajnováno. TaskPaper si vhodným tagování a pomocí klávesových zkratek můžu poladit, viz. Baránkovi skripty. Takže bych ho nezatracoval.
Mně osobně nejvíc vadí, že synchronizace mezi iPhonem a Macem je možná pouze přes jeho službu, což může být problémem, až server nepůjde nebo to majitel zabalí etc. Ale jako program pro iPad to možná bude velice slušná varianta i bez synchronizace a na to si počkám :-)
Otázka pro Bippermana (doufám, že tykání nevadí) : Máš nějakou speciální techniku, jak se vyznat v tom množství projektů, co uvádíš?
MartensPh
Pravda, uživatelů Maců moc není, na druhou stranu mi ale poslední dobou (cca od chvíle, kdy jsem si koupil svého) připadá, že ať vlezu do jakékoliv kavárny, vždy tam jeden nebo dva na stole jsou :-) Ale zpět k tématu.
Přiznám se, že nejsem úplně dobrý v IT, takže co se mi na OF líbí je fakt, že přes počáteční nesnáze s pochopení Perspectives jde o ucelený systém, který sice působí robustním dojmem, ale jakmile si jej člověk osahá, mám pocit, že je rovněž velmi jednoduchý.
K Tvé otázce – na webu si tykáme všeci ne? – já jsem si v OF udělal svou vlastní cestu. Na Things mi v zásadě vadila pouze jedna věc – nemožnost tvorby podprojektů, což OF umí. Pokud chápu D.Allena správně, měl by člověk o víkendu sednout a posbírat úplně všechno, co ho napadne, co ho obklopuje – ať již je to „dotažení projektu pro klienta X“ nebo „pozvat manželku na večeři k oslavě výročí“. V tom se nejspíš shodneme. No a když jsem tohle udělal, prostě mi vypadlo takové množství projektů, celkem nějakých 269 NA…ale stejně si myslím, že to je málo, protože pokud uděláte podobné „BIG REVIEW“, určitě najdete spoustu vícekrokových věcí = projektů.
Já jsem spojil trochu Coveye s Allenem. První členění je tedy dle mých životních rolí. Pod každou rolí mám defacto základní okruhy, kterými se zabývám – v roli „Manažer“ mám např. Příprava porady, Agenda, Nováčci, atd…No a pod těmito složkami mám jednotlivé Projekty a Next Actions…
Vypadá to složitě, ale orientace je v zásadě jednoduchá a přehledná. U Things jsem toto zkoušel přes Areas, ale právě, že jsem se dostal do stadia, kdy jsem následně jako Manažer skroloval třeba ve 30 projektech, kdežto takto vím, že když chci připravit poradu, jdu do manažera-příprava porady…a mohu vypisovat jednotlivá témata…ve své podstatě se totiž při tomto členění dá OF využít i jako poznámkový blok. Na poradu pak vytisknu pouze tuto přípravu, kde mám jednotlivé body i jednotlivými úkoly – co kdo.
Není to čisté GTD, ej to takový hybrid, ale zatím jsem nic lepšího nevymyslel. Mám alespoň trochu pocit kontroly, který mi u Things chyběl…ale je to o osobních preferencích…
Já řeším pouze jednu věc – neuměl jsem efektivně používat iPhone verzi v terénu (teď je iPhone utopený, takže stejně nastává otázka – jak řešit práci v terénu? Příklad: dnes jsem stál u myčky a čekal, až na mě přijde řada – nějakých 10 minut…mohl jsem krásně využít čas např. telefonováním. Jenže to znamená vyndat ntb, nalogovat, atd, což jsem ve finále udělal….ale spíše by mě zajímalo nějaké papírové řešení k OF – třeba Index cards nebo Hipster PDA – ale jen jako aktuální verzi třeba denních úkolů…nenapadá Vás něco? Zkušenosti?
Já iPhone obecně vytýkám velikost, tedy malost, displeje, na rozumnou práci s kalendářem a úkoly je dost malý. Kalendář sice synchronizuji, ale slouží mi jen jako odškrtávátko na cesty, třeba když jsem na ulici, abych viděl, co mě čeká. Jako čert kříži se zatím snažím vyhýbat synchronizaci GTD nástroje mezi Macem a iPhonem. Obecně nemám dobré zkušenosti ze synchronizací a přemýšlím nad zrušením MobileMe a návratem ke kabelové synchronizaci. Stejně musím synchronizovat kabelem poznámky.
Další kroky si nyní píšu do A5 denního diáře, dostal jsem ho zdarma, které si beru ze seznamu projektů. Také slouží jako Inbox. Uvažuji, že kontexty, kterými bych vyplňoval prostoje jako byl ten tvůj, si prostě vytisknu zmenšené na papír, aby se dobře dal složit a nosit sebou. ADK nebo Covey diář jsem zavrhl, protože psací plocha je hrozně malá v poměru k velikosti celého diáře.
Druhá (a možná lepší) varianta by mohla být, až se objeví iPad. Pak by podle mne odpadla synchronizace úplně nebo by zůstala synchronizace jen kalendáře. FO nebo TaskPaper by mohli na iPadu vypadat opravdu dobře. Na tuhle variantu čekám, podle mne bude stačit i jen WiFi varianta. To by u mne zachránilo MobileMe účet a trojice Mac, iPhone a iPad bude k managementu času takřka dokonalá :-)
MartensPh
Nechci v tomto tématu rozvíjet diskusi jiným směrem, ale s Tvým názorem na užití iPhone celkem i souhlasím. Snažím se plánovat v týdenních cyklech, tzn, že mi na iP zásadně chybí týdenní pohled – využíval jsem pouze defaultní kalendář. Bral jsem to tak, že plánuji na Macu, iPhone je pouze na situace kontroly, kdy mám v diáři díru…
Jinak jsem to začal dělat podobným způsobem – tsk úkolů z OF. Kalendář jsem nahradil malým kapesním týdenním, který ručně „synchronizuji“ s Macem, který je základnou. Je na tom prima, že to je ve velikosti A6 a klidně to dáš do kapsy od kraťasů, mám v tom místo na denní inbox, atd, ale asi bude lepší než všechny kontexty ručně přepisovat, je tisknout na denní bázi + kontext @telefon celý…právě na tyto účely.
upřímně o iPadu zatím ani neuvažuji, protože mi na práci v terénu stačit nebude (musím pracovat chvílemi i pod Woknama), takže spíše zůstanu u této vaianty, dokud mi nedojde trúělivost s nokií a koupím si nového miláška… :-)
TaskPaper jsem začal používat, když o něm svrdlin na twiteru napsal, že se mu líbí a že připravuje recenzi. Oprášil jsem licenci z Macheist a Taskpaper používám jako doplněk k OF, převážně na tvorbu delších seznamů (naposledy např. balení na dovolenou nebo výčet kroků nutných k žonglování se třemi disky mezi počítači a zachování dat), soubor pak jen přetáhnu do poznámky u Next Action v OF.
Nedokážu si představit TaskPaper jako hlavní GTD nástroj, i Things mi byly „malé“ a s více projekty nepřehledné, a přešel jsem k OF… přesně jak píše bipperman.