Od chaosu k systému, díl druhý – systém Brouka Pytlíka pomocí Moleskine

Taky přemýšlíte jak na time management? Jaký systém začít používat a jaké vhodné nástroje? Počítač, nebo papírový diář? Případně obojí. Osobně si myslím, že k tužce a papíru se nakonec dopracuje každý z vás, kdo to myslí se sebou a svým životem opravdu vážně. Kdo chce prožít zajímavý a bohatý život a vyhýbat se prokrastinaci a následně vyhoření.

Počítače nabízejí dnes skoro neomezená místa na uložení všemožných dat. Nedokážou vám ale nabídnout takový rozhled, jaký získáte při listováním svým popsaným diářem. Nedokážou také nahradit vaši grafickou paměť. Jedno dvě slova s vykřičníkem vytvořené vaší oblíbenou propiskou vám i po letech dají rozpomenout na celkovou náladu tehdejšího jednání a s určitou jistotou budete schopni i říci, jaké jste tehdy pili kafe. Tohle s hromadou textu ve Wordu nedosáhnete. Jak se říká, jeden obrázek vydá za tisíc slov.

Vím, že určitě máte jasno v tom, co lepšího udělat s několika tisícovkami, než je vrazit do (ač propracovaného), nicméně také notně objemného a drahého papírového systému.

Než si jej stejně nakonec pořídíte, pojďme si to vyzkoušet nanečisto.

Předpokládám, že máte jisté zkušenosti s GTD metodou Davida Allena. A že jste si alespoň trošku pohráli s Things, či Remember The Milk. Pokud ne, nevadí a pokud ano, vypněte to a zajděte si koupit Moleskine. Nebudeme jej prioritně používat jako spisovatel a cestovatel Bruce Chatwin či Ernest Hemingway. My se pokusíme na něj naroubovat GTD pro náš osobní time management. Vrazíte do toho nějaké dvě stovky a případně si do něj budou potom vaše děti kreslit obrázky kraviček.

Máte tedy Moleskine a cestou domů jste si koupili ještě fešácké propisovací pero s jemnou špičkou. Doporučuji Pilot  Frixion, které dokáže napsaný text i smazat. Rozhodně pomůže i malé papírové pravítko, sloužící i jako záložka a pár malých lepících štítků Post-It.

Na internetu je řada fandovských stránek, které vás mohou inspirovat. Já si je prošel a pak vydumal, jak vše potřebné do tohoto malého notýsku rozvrhnout. Ano, je to o kompromisech, ale dá se z daného omezení vybruslit.

Jdeme na to. Roztrhněte přebal a na první žlutou stranu se podepište. Pro případ ztráty připojte i telefon. O trochu níže si vypište své hodnoty a cíle, tedy takovou svoji osobní mantru. (Tu mou najdete v komentářích prvního dílu tohoto článku)

INBOX/INDEX

Další (již bílou a linkovanou) stránku nadepište velkými písmeny INBOX/INDEX. Sem patří veškeré vaše aktuální důležité i méně důležité projekty a úkoly, které byste chtěli v nebližším týdnu zvládnout.

Zápis do inboxu by měl být následující:

„DATE TASK (REF) (ITERATION) [PROJ.] WAIT?“

Jako „DATE“ použijte krátký datum jako „4/1″ a jde o datum, kdy byl zadán. „TASK“ je popis aktivity a  může být v případě potřeby i na několik řádků. Ale nechte si na konci řádku vždy aspoň půlcentimetrovou mezeru. „REF“ je referenční číslo projektu, či úkolu. Kdo si rád hraje, je doplní ještě o číslo stránky, kde se o projektu rozepisujete podrobněji. „ITERATION“ zaznamenává počet přepsání úkolů z inboxu předchozího týdne do současného. Společně s datumem na začátku jde o  solidní bič na stále hrozící prokrastinaci. Jestliže se blíží konec února a vám v inboxu stále trčí úkol s datumem 2/1 a iterací (8), pak by už asi bylo záhodnou s tím pohnout. Poslední „WAIT“ použijte, jestliže čekáte na odpověď někoho jiného. Zlaté pravidlo GTD totiž říká: „co můžeš delegovat, deleguj!“ Řidte se tím. Možná stojí za úvahu používat i šipku „->“ pro indikaci přesunu projektu do dalšího týdne. Tradiční a všemi oblíbenou fajfku netřeba vysvětlovat.

WEEKLY PLANNER

Pokračujeme týdenním plánem, který zabere opravdu jen dvě stránky. Na každou se vejdou po sedmi řádcích tři dny. Sobotu a neděli spojte do jednoho pole. V tyto dny relaxujeme, ne? Prostě to načárkujte po sedmi řádcích, do každého pole vepište v rámečku den s datem [PO 22]. Já jako OSVČ placený od odpracované hodiny si to ještě doplnil o část pro zápis hotových projektů a počtů hodin. Stačí mi pole o velikosti jedné třetiny stránky blíže ke hřbetu Moleskine.

NEXT WEEK/NOTES

Tohle je takový malý inbox příštího týdne. Ten ještě samozřejmě neexistuje, protože žijeme tím stávajícím. Nachází se za Weekly plannerem na následující dvoustraně. Pište sem úkoly a projekty ve stejném tvaru jako do normálního inboxu a nebojte sem připojit i podrobnější poznámky.

PROJECTS

A poslední, nejobsáhlejší část. Na konci je proto, že nikdy nevíte, kolik toho za celý týden stihnete popsat. Tak ať máte prostor k rozletu. Projekt označte stejně jako v inboxu, ale kompaktněji. Například P41-5-14. Tedy datumem jeho vzniku, pořadovým číslem a číslem stránky, kde se o něm v Moleskine podrobněji rozepisujete.

SOMEDAY/MAYBE

Ani na tuto složku plnou bláznivých a úžasných nápadů, ale aktuálně neduležitých, neopomeneme. Obraťte Moleskine vzhůru nohama, obraťte na první stránku odzadu, nadepište a hrňte sem všechno co vás napadne.

Pro lepší orientaci výborně poslouží samolepící štítky Post-It. Dodávají se v několika barvách, nadepište je stejně jako jednotlivé oddíly a vhodně umístěte.

Už dříve jsem natočil na toto téma videocast (který se ovšem od dnešního povídání moc neliší). Podívejte se tady: http://www.pakr.cz/?p=811

Výhody Moleskine metody jsou jasné. Zápisník se vleze i do náprsní kapsy a lze s ním pracovat i za chůze. Lidé rádi vidí, když si do něj na schůzce děláte poznámky. Naopak při psaní do mobilu mají neodbytný pocit, že na ně kašlete a hrajete si hry. Naopak za nevýhodu se dá považovat velká komprimace dat na příliš malém prostoru. Při větším vytížení se můžete přestat orientovat a také povážlivě vzroste spotřeba Moleskinů. O dlouhodobějším plánování,  nemůže být ani řeč. Obsáhnete maximálně dva týdny. Ten současný a následující. Ale pro nás nenáročné může vzniknout hezký kompaktní diář Brouka Pytlíka, alespoň tak tento postup mám pojmenovaný sám.

P.S. Ale neberte moje dnešní povídání příliš vážně. Příště vám vysvětlím, jak úžasná je ta elektronická cesta.

P.P.S. Objednal jsem si FranklinCovey diář…