Zaujala vás metoda GTD a hledáte vhodný nástroj pro její implementaci? Možná používáte Microsoft Outlook, který je pro plánování času, práci se zprávami a úkoly přímo určen. Ve své standardní podobě však není pro GTD příliš uzpůsoben. Na trhu je pro Outlook množství doplňků a rozšíření. Proč však nezkusit GTD v Outlooku jen jednoduchými úpravami uživatelského rozhraní?
Seriál, který v loňském roce vycházel na tomto serveru, si nyní mohou registrovaní uživatelé stáhnout celý v jednom PDF. Na více než šedesáti stranách najdete spoustu tipů pro práci s Outlookem, i pokud vás metoda GTD neoslovila.
Vydáním desátého dílu a tohoto pdf však seriál nekončí. Microsoft připravuje Outlook 2010, ve kterém najdete spoustu vylepšení pro zefektivnění práce. Některé z nich, jako by byly ušity na míru příznivcům GTD. Takže se určitě máte na co těšit.
Děkuji za přízeň a i nadále vítám vaše zkušenosti nebo tipy zde v diskuzi nebo na emailu volt.cz@gmail.com.
Drobný tip z redakce: články týkající se Outlooku najdete také pod novým aliasem mitvsehotovo.cz/tag/outlook.
// Jaroslav Luhan alias Volt.cz
Nejak to stiahnutie nefunguje :-(
stiahne to 27,2kB subor, ktory nejde otvorit…
Soubor ke stazeni je ok. Jste registrovan a prihlasen?
Stáhla se ti html stránka „Přístup odepřen“.
Děkuji za podrobný návod, vše jsem si nastavil, upravil a uvidíme jak to budu zvládat :)
Chtěl bych se zeptat na integraci RSS čtečky mezi zástupce, tak abych nemusel přepínat do pošty. Zástupce tam sice vložit jde, ale vede jen na „index“ – nepřišel jsem na to jak vložit celý rozbalovací strom, jedině jednu složku po druhé, ale to je dost zdlouhavé a těžko udržovatelné, protože kanály samozřejmě občas měním :-/
Budu vděčný za jakoukoliv radu, děkuji
RSS je přesně ta věc, která ruší při práci (upozornění na nové, lákavé, nepřečtené články) takže bych si ji na panel zástupců nikdy nedal ;-)
Doporučuji všechny upozornění vypnout a nové články číst jen ve vyhrazeném čase, nebo když se k tomu rozhodnete (po obědě, po dokončeném nějakém úkolu apod). Pak překliknutí jinam pak nevadí. Ale abych odpověděl na otázku: opravdu to nejde, na panel zástupců lze umístit jen konkrétní složky. Nejde to ani v Outlooku 2010. Osobně mám RSS upozornění na personalizované webové stránce a klidně přiznám, že je to iGoogle.
Musím poděkovat za skvělý seriál. Moc mi to pomohlo při seznamování a zavádění GTD.
Také děkuji za výborný návod.
I když nakonec využívám jen malou část a upravenou podle sebe, tak mi celý seriál velmi pomohl s prací v M$ Outlook. V práci máme na Win a v Outlooku vše a nevyplatí se mi tahat to z nějakých externích aplikací. Seriál mi ukázal možnosti, které bych pomocí nápovědy či knížek dlouho hledal. Ještě jednou díky,
Radim
Mizející příznaky …
Používáte někdo popsaný postup flagování (nastavování příznaků Dokončeno, aj.) u zpráv u účtu, který je synchronizován přes Outlook Connector (na mateřský „hotmail“ či „live.com“, apod.) ?
U takové schránky mizí nastavené příznaky a s každým znovunačtením schránky se zprávy načtou bez dříve přidělených příznaků. V takovém případě pak vytvořená složka hledání „IN“ je vždy opakovaně plná… a popsaný princip („přidělením příznaku Dokončeno“ zmizí z této složky) nefunguje. :-(
Zřejmě je to díky použitému protokolu MAPI (blíž má k IMAP než k POP3…).
Lze to nějak vyřešit?
Problém bych neviděl v protokolu MAPI, ale v tom, že servery live.com nepodporují některé funkce jako plnohodný Exchange server. Některé informace se nepřenáší. Někdo to v diskuzi zmiňoval i o Kerio Mailserveru.
Pokud nemáte Exchange, používejte lokální *.pst složky a zprávy, které potřebujete kategorizovat a řešit přetahujte (pomocí pravidla) do lokálního účtu, nebo použijte POP3 (samozřejmě s tím souvisí problémy – zálohování, synchronizace, jednosměrný provoz…).
Pokud vaše společnost nemá Exchange server nebo SBS server, tak si pořiďte účet na hostovaném Exchange. Nabízí jej více společností v ceně do 300Kč/měsíc vč. licence na Outlook.
Mám takový dotaz k PDA autora. Mám Outlook synchronizovaný s Nokií se symbianem, ale úkoly tam nemůžu nijak efektivně třídit, takže jsou prakticky nepoužitelné. Jak vám to funguje s PDA/MDA? Můžete v terénu úkoly přiřadit do kategorií (kontextů) a také je podle kontextů třídit? Na jakém systému se vám toto daří? Díky předem za odpovědi.
PDA s Windows Mobile 6.1 nebo 6.5:
úkoly se synchronizují bez problémů, i v terénu lze přidat/odebrat kategorie. Mám jich v PDA 58, tak nevím, kde je limit.
Horší je to s úkoly, vytvořenými z emailů – tedy s emaily. Tam nevidíte kategorii, nelze ji tedy upravovat. Vidíte pouze příznak a jeho text (i když je nestandardní – „Custom flag“).
Velmi děkuji ze výborný seriál. Miluji takto nastavený Outlook. Především zpožděné odesílání emailů mne častokrát zachránilo :-)
Prosím o radu. Jak vytvořím IN složku „Hlasové poznámky“?
V Office 2007 i 2010.
Já na to prostě nemohu přijít.
Děkuji za radu.
@Roman Hlava – složka IN hlasové poznámky je složka se standardními poznámkami v Outlooku. Když jsem si poznámky nahrával v PDA s Windows Mobile, tak se po synchronizaci objevily v této složce. Po nějakém čase jsem ji ale přestal používat a používám na mobilu Note2Self, který nahranou poznámku odešle rovnou do Inboxu. Takže složka IN hlasové poznámky ztrácí smysl.
@Jaroslav Luhan – Děkuji za odpověď, už se mi podařilo dohledat právě zmíněné řešení v jiné diskusi zde u článků.
Existuje něco podobného jako je Note2Self i pro Blackberry?
@Roman – Existuje přímo Note2Self pro Blackberry. http://www.pocketinformant.com/products_info.php?p_id=note2selfbb
Nejdříve bych rád poděkoval autorovi článku za podnětný a zajímavý pohled na využití MS Outooku. S outlookem pracuji řadu let, ale do těchto končin programu jsem prakticky nikdy nezabrousil :-). Nadchla mne možnost změnit dosavadní způsob práce s maily a začínám pomalu pronikat do tajů GTD. Rád bych se zeptal v této souvislosti, zda by nestálo za to udělat update návodu pro verzi 2010. Např. se mi nedaří zařadit do do nově mnou vytvořeného panelu GTD pásu karet volbu „Aktuální zobrazeni“, které pravděpodobně v 2010 není nebo se jmenuje jinak. Nebo příkaz „Neukládat“ jsem v přehledu všech příkazů také nenašel. Dále mi nefungovalo makro. Chybu mi to hlásí při definici uvedeného makra konkrétně na podtržítku u řádku, i když jsem jen použil Ctrl+C a Ctrl+V objOL.ActiveInspector.CurrentItem.Categories = _
Jinak jsem si s dalšími věcmi docela poradil jako je modifikace SQL filtru, který se také jednoduchým okopírováním v 2010 také nedá vytvořit. Ručně to ale šlo.
Pak bych se rád zeptal na doporučení na prográmek v iPadu, který by zohledňovat principy GTD aplikované v MS Outooku 2010, tak abych mohl používat jak notebook tak iPad s případným rozumným omezením? Díky za případnou odpověd.
@Nboss – díky za zpětnou vazbu. Ohledně úprav pásu karet nejspíš napíšu krátký návod na můj blog http://outlook.mitvsehotovo.cz. Jde vložit i „Aktuální zobrazení“ i „Neukládat“. Makro musím prozkoumat.
Co se týká iPadu, tak mailový klient v iPadu toho moc neumí (ve vztahu k Outlooku), iPad bych doporučil využít jen při čtení a vyřizování mailů. Neexistuje ani verze Office pro iPad a webové rozhraní Exchange v Safari nenabízí o moc víc než vlastní mailový klient v iPadu. Jsou to prostě jiné světy a řešení neznám.
@Nboss – update celého ebooku na verzi 2010 tak, že bych si sedl a celý ho přepsal, neplánuji. Spíš vznikne jako vedlejší produkt – sbírka a souhrn tipů a článků z http://outlook.mitvsehotovo.cz a http://www.mitvsehotovo.cz/tag/outlook/ . Uvidíme, co přinese nová verze Office 15, kde by měl být větší důraz na produktivitu a snadnější práci. Mezi Outlookem 2007 a 2010 byly spíš kosmetické změny.