Připoj se ke komunitě!

Občas ti pošleme tipy pro produktivnější práci, odkazy na zajímavé knihy nebo akce. Psát ti však budeme jen jednou za čas a pouze tehdy, budeme-li mít skutečně co říct.

Odeslat


Základna osobního růstu

GTD v Outlooku jednoduše a prakticky – díl X. – Zálohování

Jaroslav Luhan

Jaroslav Luhan

GTD jsem začal používat v roce 2008, těsně před tím, než vyšla knížka Mít vše hotovo od Melvilu. Mým hlavním nástrojem je Microsoft Outlook+OneNote, telefon Lumia s Windows Phone a papír A4. Jak můj systém funguje, si můžete přečíst na tomto webu v mých článcích, ale neustále se vyvíjí, takže aktuální verzi přednáším na školeních.
Jaroslav Luhan

Poslední články od Jaroslav Luhan (Všechny články)

Název seriálu „jednoduše a prakticky“ je v tomto díle hodně zavádějící. Budeme se věnovat přenesení konfigurace Outlooku 2007 na jiný počítač, případně obnově konfigurace při reinstalaci počítače. Od Microsoftu bych přivítal jednodušší způsob provedení, jako je například průvodce přenesením konfigurace, který byl v Office 2003. Žel, nic podobného není, takže tento díl bude trochu (víc) „hard core“.

Krátce popíšu, z čeho se konfigurace Outlooku 2007 skládá a jak jednotlivé prvky zálohovat a přenést. V článku nehledejte stoprocentní scénář zálohy a obnovy krok za krokem. Nenajdete ani vysvětlení, co znamená %username% nebo co je registr Windows, že musíte zapnout zobrazení skrytých souborů apod.

Pokud se v této oblasti orientujete, můj popis pro úspěšné přenesení konfigurace postačí. Pokud ne, raději požádejte o pomoc někoho zkušenějšího. Pokud je vaše PC firemní, určitě se o něj stará správce sítě, neberte mu jeho práci ;-).

Co vše je konfigurace Outlooku?

Datové soubory

Nejdůležitější jsou datové soubory, které obsahují vlastní položky (zprávy, kontakty, úkoly apod.). Tyto soubory jsou uloženy standardně ve složce:

Windows XP:
C:\Documents and Settings\%username%\Local Settings\Data aplikací\Microsoft\Outlook\

Windows 7:
C:\Users\%username%\AppData\Local\Microsoft\Outlook\

Při nestandardním umístění můžete cestu k souborům najít pomoci pomocí systémové proměnné %appdata%. Například při jiném rozdělení disku, nebo pokud se název uživatele neshoduje s názvem uživatelského profilu. Pokud máte PC v doméně, může mít adresář s uživatelským profilem formát jméno.doména místo pouhého jména.

Cesta  %appdata%\Microsoft\Outlook\ je někdy jistější.

Místo uložení datových souborů můžete najít také přímo v Outlooku. Zvolte menu Soubor/Správa datových souborů. V horní části dialogu klikněte na tlačítko Otevřít složku a v okně průzkumníka uvidíte datové soubory. Pokud máte datových souborů více, můžete mít každý v jiném umístění.

Poznačte si názvy a cesty datových souborů. V novém PC si vytvořte nebo naimportujte nové emailové účty a zálohované datové soubory (PST soubory) zkopírujte do odpovídajícího adresáře při vypnutém Outlooku. Po spuštění je Outlook začne používat. Pokud Outlook nenajde požadovaný soubor na svém místě, zobrazí se dialog pro výběr souboru. Nasměrujte jej na správný datový soubor.

Jestliže používáte Exchange server nebo IMAP složky, je lepší si nechat veškerou poštu znovu stáhnout ze serveru. PST soubory můžete také importovat pomocí průvodce. K tomu se ještě vrátím.

Emailové účty

Pokud jste dialog s datovými soubory ještě nezavřeli, klikněte na záložku Email. Zobrazí se seznam účtů. Bohužel nejdou exportovat jinak, než přes editor registru. Spusťte z příkazové řádky editor registru příkazem regedit. V editoru najděte tuto cestu:

HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Windows NT\CurrentVersion\Windows Messaging Subsystem\Profiles\Outlook

Nad textem Outlook klikněte pravým tlačítkem a z menu zvolte položku Exportovat.


Otevře se dialog pro uložení souboru. Soubor se zálohou registru nějak pojmenujte a uložte na disk pro budoucí potřebu. Je dobré vědět, že zmíněná větev registru obsahuje i filtrovací pravidla. Co však v žádném případě neobsahuje, jsou hesla k účtům. Proto si před reinstalací Outlooku vždycky ověřte, že hesla znáte nebo je máte někde uložena. Do nového PC data z registru vložíte dvojím kliknutím na zálohu registru. Mějte však na paměti, že tento způsob funguje jen tehdy, pokud se nezmění název uživatele, název počítače a cesty, kam se ukládají soubory. A ještě jedna poznámka – pod klíčem Profiles nemusíte najít klíč Outlook, ale jiný název nebo více názvů. Každý klíč odpovídá jednomu profilu. Osobně doporučuju se exportem účtů nezabývat a vytvořit je raději ručně.

Automatické doplňování emailových adres

Pokud v Outlooku začnete psát adresu například do pole Komu, začnou se vám nabízet adresy, které jste už někdy použili. Je to funkce, která ušetří spoustu času. V seznamu nabídnutých adres se můžete pohybovat šipkami a zbytečnou adresu vymažete klávesou Delete. Seznam se ukládá do souborů s příponou nk2. Soubory .nk2 si odložte k přenesení na nový počítač.

Windows XP:
C:\Documents and Settings\%username%\Data aplikací\Microsoft\Outlook

Windows 7:
C:\Users\%username%\AppData\Roaming\Microsoft\Outlook

Upravené panely nástrojů

Udělali jsme hodně změn v panelech nástrojů. Tyto data jsou v souboru outcmd.dat.

Pokud jste měli nainstalovány nějaké doplňky Outlooku, které na novém PC nebudete mít, může se stát, že Outlook nepůjde spustit, nebo se budou objevovat chybové hlášky. Pak tento soubor vymažte. Vytvoří se nový, ale panely si budete muset vytvořit znovu.

Windows XP:
C:\Documents and Settings\%username%\Data aplikací\Microsoft\Outlook

Windows 7:
C:\Users\%username%\AppData\Roaming\Microsoft\Outlook

Makra a Visual Basic skripty

Makra, která jsme vytvořili, jsou uloženy v souboru vbaproject.otm. Po přenesení konfigurace na nový PC budeme muset znovu makra digitálně podepsat podle sedmého dílu seriálu. Tento soubor doporučuju zálohovat i průběžně, pokud vlastní makra nějak upravujete.

Windows XP:
C:\Documents and Settings\%username%\Data aplikací\Microsoft\Outlook

Windows 7:
C:\Users\%username%\AppData\Roaming\Microsoft\Outlook

Podpisy a šablony

Co se myslí podpisem v Outlooku? Je to text, který si můžete vložit automaticky nebo ručně pod každý email. K dialogu, kde se nastavují, se dostanete pomocí menu Nástroje / Možnosti a na kartě Formát pošty najdete tlačítko Podpisy.

Kliknutím na tlačítko Podpisy se dostanete k nastavení a editoru. Pokud před klikem na tlačítko Podpisy přidržíte klávesu CTRL, otevře se adresář, ve kterém jsou podpisy uloženy. Obsah adresáře si také odložte k přesunutí na jiný PC. Pak je pouze zkopírujete do stejného adresáře. Pokud používáte šablony a předlohy pro zprávy, zálohujte si také obsah adresáře Šablony (případně Stationery).

C:\Documents and Settings\%username%\Data aplikací\Microsoft\Šablony

Pravidla pro zpracování pošty

Pravidla pro zpracování pošty si můžete exportovat a na novém PC naimportovat pomocí dialogu Nástroje / Pravidla a oznámení / Možnosti. Pokud používáte Exchange server, pravidla se přenesou při synchronizaci složek.

Pohledy, filtry, kategorie a uživatelsky definovaná pole

Pohledy (Views), filtry, kategorie a uživatelsky definovaná pole (jako například pole Stáří nebo Další akce) jsou naštěstí součástí datových souborů (*.pst) nebo dat na serveru Exchange, takže se přesunou spolu se zprávami, kontakty a úkoly. Není nutno jim věnovat zvláštní pozornost.

Jak na obnovu?

Po instalaci Outlooku 2007 nejdříve ručně vytvořte účty. Pokud používáte účet serveru Exchange nebo IMAP účet, zprávy se automaticky načtou ze serveru. Pokud používáte osobní složky (PST soubory), naimportujte jejich obsah pomocí průvodce z nabídky Soubor / Import a Export…. Vyberte Import z jiného programu nebo souboru a klikněte na Další.

Vyberte Soubor osobních složek (PST).

A vyberte soubor z místa, kam jste si zálohovali nebo odložili původní PST soubory. Klikněte na Další.

Na poslední obrazovce vyberte cílové úložiště a zvolte, zda importovat všechny podsložky. Vyberte také cílové úložiště (úložiště poštovního účtu), kam se má záloha obnovit. Klikněte na tlačítko dokončit.

V dalším kroku naimportujte pravidla pro zprávy pomocí volby Nástroje / Pravidla a oznámení / Možnosti… , Importovat pravidla. Pravidla ručně zkontrolujte, protože se může stát, že některá složka není na svém místě a pravidlo tedy nebude fungovat.

Nyní obnovte při vypnutém Outlooku soubory s konfigurací ze složek

Windows XP
C:\Documents and Settings\%username%\Data aplikací\Microsoft\Outlook

Windows 7:
C:\Users\%username%\AppData\Roaming\Microsoft\Outlook

do odpovídajících složek na novém PC. Pak si ještě obnovte podpisy zkopírováním do příslušných složek a po spuštění Outlooku už budete moci plnohodnotně pracovat. Některé změny se mi za žádnou cenu nepovedlo do nového PC přenést.

•    Zmizí zástupce pro složku „Seznam úkolů“. Je nutno ho vytvořit ručně. Viz 3. díl.
•    Nepřenese se nastavení navigačního podokna. Pořadí aplikací si musíte změnit. Viz 3. díl
•    Musíte si nastavit, který panel se zobrazí po spuštění Outlooku, například Zástupci Viz 5. díl.
•    Nepřenese se rozložení obrazovky, zobrazení náhledů a některých panelů.
•    Nepřesene se konfigurace panelu pro psaní nové zprávy. Viz 6. díl.
•    Znovu si vytvořte digitální podpis pro makra. Viz 7. díl.
•    Nepřenese se nastavení intervalů pro odesílání a příjem pošty (Nástroje / Možnosti / karta Nastavení pošty / tlačítko Odeslat a přijmout. Konfigurace je uložena v souboru *.srs, ale pouhé zkopírování nepomůže.

Existují alternativní způsoby přenosu konfigurace?

Hledal jsem alternativní řešení, které by přeneslo celou konfiguraci Outlooku, ale nenašel jsem nic vhodného. Existují různé programy třetích stran, nicméně přenos selhává na české verzi Office 2007 nebo přenesení není kompletní. User State Migration Tool 3.0 od Microsoftu také nepřenese kompletní konfiguraci. Znáte jiné, jednodušší řešení?

Zálohujte, zálohujte, zálohujte!

Kromě konfigurace Outlooku doporučuji zálohovat především vaše osobní složky nebo složky archivu a zálohy vypalovat na DVD nebo ukládat na bezpečné místo. K tomu dobře poslouží doplněk od Microsoftu Zálohování osobních složek.

Na závěr

Desátým dílem seriál o nastavení Outlooku 2007 pro GTD končí. Pokud nasbírám dostatek témat k pokračování, určitě se na ně můžete těšit. Využijte diskuze a podělte se o zkušenosti a poznatky, jak vám seriál zjednodušil nebo zkomplikoval život s GTD a Outlookem.

Děkuji za přízeň a a zpětnou vazbu, kterou jsem od čtenářů v průběhu psaní seriálu dostával.

VAROVÁNÍ: Při nesprávných úpravách registru, změnách souborového systému, konfigurace operačního systému nebo jiným nesprávným zásahům může dojít k vážným problémům. Tyto problémy mohou vyžadovat přeinstalaci operačního systému. Společnost Microsoft (ani autor článku) nezaručuje, že tyto problémy bude možné vyřešit. Úpravy registru, souborového systému a konfigurace PC provádíte na vlastní nebezpečí.

Štítky: ,

Připoj se ke komunitě Mít vše hotovo!

Stačí nám poslat tvou e-mailovou adresu. Občas ti pošleme tipy pro produktivnější práci, odkazy na zajímavé knihy nebo akce. Psát ti však budeme jen jednou za čas a pouze tehdy, budeme-li mít skutečně co říct.

Přidej komentář k příspěvku

Vaše emailová adresa nebude zveřejněna. Vyžadované informace jsou označeny *

Nahoru