Připoj se ke komunitě!

Občas ti pošleme tipy pro produktivnější práci, odkazy na zajímavé knihy nebo akce. Psát ti však budeme jen jednou za čas a pouze tehdy, budeme-li mít skutečně co říct.

Odeslat


Základna osobního růstu

GTD v Outlooku jednoduše a prakticky – díl IX.. – Jak vrátit čas?

Jaroslav Luhan

Jaroslav Luhan

GTD jsem začal používat v roce 2008, těsně před tím, než vyšla knížka Mít vše hotovo od Melvilu. Mým hlavním nástrojem je Microsoft Outlook+OneNote, telefon Lumia s Windows Phone a papír A4. Jak můj systém funguje, si můžete přečíst na tomto webu v mých článcích, ale neustále se vyvíjí, takže aktuální verzi přednáším na školeních.
Jaroslav Luhan

Poslední články od Jaroslav Luhan (Všechny články)

V tomto díle začnu typickými situacemi z emailové korespondence:

Vážený pane řediteli, v příloze najdete dlouho očekávané výsledky usilovné práce našeho týmu… Vážený pane řediteli, tak to posílám ještě jednou i se slíbenou přílohou…

nebo jiný případ:

Hele, vyřiď té své blondýně, že mi ten formulář poslala zase špatně vyplněný. Na co pořád myslí? Že vy jste včera zase…

V prvním případě jsme v zápalu boje s časem nepřiložili přílohu a v druhém případě jsme kliknuli na tlačítko „Odpovědět“ místo „Přeposlat“. V obou případech vznikl pěkný trapas. „Kdyby tak šel vrátit čas aspoň o pár minut“, povzdechnete si. Čas vrátit s jistotou nelze, ale můžeme alespoň na chvíli odeslání emailu odložit. To, že jsme email odeslali špatně, si uvědomíme většinou během první minuty a záchranná brzda v podobě odložení odeslání tak přijde vhod.

Nastavíme si tedy automatické pozdržení odeslání zprávy v Outlooku 2007.

Nastavení pravidla

Otevřete dialog nastavení pravidel pro zpracování pošty – menu Nástroje, Pravidla a oznámení…

Kliknutím na tlačítko Nové pravidlo spusťte průvodce pravidly.

Zvolte volbu Kontrolovat zprávy po odeslání. Klikněte na tlačítko Další.

Na další obrazovce zvolte označeno jako důležitost a vyberte střední důležitost.

Na poslední obrazovce vyberte pozdržet doručení o počet minut a v dolní části vyberte 2 minuty. Klikněte na Další.

Stránku průvodce s nastavením výjimek prozatím přeskočíme kliknutím na Další. Na poslední obrazovce napište název pravidla, například „odložení odeslání“ a klikněte na tlačítko Dokončit.

Proč jsme zvolili v jednom bodě dvě minuty? Pokud odešlete email těsně před celou minutou, odešel by prakticky ihned. Volba dvou minut tedy zajistí, že email v poště k odeslání minimálně jednu celou minutu zůstane. Pokud potřebujete nějaký mail odeslat okamžitě, nastavte mu nízkou nebo vysokou prioritu a odeslání proběhne bez pozdržení.

Jak celý systém funguje?

V prvním díle seriálu jsme si vytvořili panel zástupců a jedním ze zástupců byla i složka „Pošta k odeslání“.  Odeslaný mail v této složce zůstane po dobu jedné až dvou minut a název složky bude zobrazen tučně. Pokud se do složky přesunete, můžete dosud neodeslaný email dvojím kliknutím otevřít a upravit.

Přeji vám velmi rychlé vyprazdňování vašich GTD schránek a jistotu při rychlém zpracování příchozí pošty..

Štítky: ,

Připoj se ke komunitě Mít vše hotovo!

Stačí nám poslat tvou e-mailovou adresu. Občas ti pošleme tipy pro produktivnější práci, odkazy na zajímavé knihy nebo akce. Psát ti však budeme jen jednou za čas a pouze tehdy, budeme-li mít skutečně co říct.

Přidej komentář k příspěvku

Vaše emailová adresa nebude zveřejněna. Vyžadované informace jsou označeny *

Nahoru