Připoj se ke komunitě!

Občas ti pošleme tipy pro produktivnější práci, odkazy na zajímavé knihy nebo akce. Psát ti však budeme jen jednou za čas a pouze tehdy, budeme-li mít skutečně co říct.

Odeslat


Základna osobního růstu

Jak na (téměř) bezbolestné plánování termínů schůzek

By on 20. 10. 2009 in Sebeorganizace with Počet komentářů: 1

Potřebujete naplánovat schůzku několika kolegů či klientů? Není nic snadnějšího. Spustťe nějaký kalendář, navrhněte termín a rozešlete pozvánky. A připravte se na záplavu e-mailů: V této době nemůžu, co X? V X nemůžu, vyhovuje mi Y. Ani X ani Y, čas Z! který ovšem nevyhovuje vám.

Klasický gordický uzel. Škoda jen, že jej nemůžete jako Alexander Makedonský rozetnout. Anebo taky možná dobře, kdo ví, jak by to s vaší vládou po několika letech „likvidace“ odpůrců (termínů) dopadlo.

Plánování termínů schůzek kolegů v jednom zaměstnání patří k těm bolestivějším záležitostem každého vedoucího pracovníka. O to zajímavější situace nastává v okamžiku, kdy se snažíte zkoordinovat termíny pro tři a více středně vytížených externistů.

Řešení pomocí klasických pozvánek se samozřejmě nabízí, stačí dát o schůzce vědět s patřičným předstihem. Strávíte sice nějakou tu dobu e-mailování, ale možná, možná se nakonec sejdete všichni. Jak ovšem naplánovat schůzku deseti tým-lídrů a externistů z různých společností?

Vyzkoušejte Doodle. Pod nešťastným jménem (které v angličtině znamená „črtat, čmárat“) se skrývá neskutečně jednoduchá webová aplikace pro plánování schůzek.

Doodle a další podobné aplikace, jako například Tungle či ještě jednodušší ScheduleOnce fungují na principu hlasování o termínu. Stručně řečeno, místo pozvánek na schůzky či e-mailů rozešlete jednoduchý „hlasovací“ lístek s termíny schůzky, které pozvaní účastníci kliknutím označí. Formulář s termíny se automaticky upraví a pořadatel schůzky rychle zjistí, jak jsou na tom účastníci s časem.

Ovládání programu je jasné na první pohled a hlasování o schůzce nastavíte za necelých 5 minut od prvního seznámení s programem. Pět minut, bez kvanta e-mailů a dalších přenastavování  mi nepřijde zase až tak moc času. Stačí zadat e-maily účastníků a nechat aplikaci, ať jim napíše sama, anebo jim poslat vygenerovaný odkaz na „hlasování“ – a  necháte je rozhodnout.

V základní verzi je Doodle zcela zdarma, dokonce se ani nemusíte registrovat. Pokud budete chtít u, potom se ovšem zaregistrovat musíte. Placený program nabízí uživateli rozšířené možnosti plánování či export výsledků hlasování do excelovského nebo .pdf souboru.  Stejně tak si v placené verzi můžete pozvánky sladit podle firemního design manuálu, přidat k jednotlivým účastníkům avatary či se zbavíte (nezavazejících) reklam.

Štítky:

Připoj se ke komunitě Mít vše hotovo!

Stačí nám poslat tvou e-mailovou adresu. Občas ti pošleme tipy pro produktivnější práci, odkazy na zajímavé knihy nebo akce. Psát ti však budeme jen jednou za čas a pouze tehdy, budeme-li mít skutečně co říct.

Přidej komentář k příspěvku

Vaše emailová adresa nebude zveřejněna. Vyžadované informace jsou označeny *

Nahoru