Připoj se ke komunitě!

Občas ti pošleme tipy pro produktivnější práci, odkazy na zajímavé knihy nebo akce. Psát ti však budeme jen jednou za čas a pouze tehdy, budeme-li mít skutečně co říct.

Odeslat


Základna osobního růstu

„Hned všeho nechej a věnuj se mi“ aneb Když firma trpí „interuptitidou“

By on 7. 10. 2009 in Byznys with Počet komentářů: 3

V práci si člověk užije. Kolegové kolem člověku pomáhají přežít pracovní dobu – čas letí, o zábavu je postaráno a najednou – padla. Udeří 16:30 – 17:00 – 17:30 – 18:00 – 18:30 (nehodící se škrtněte) a další den zase utekl jako voda.

Nevím, jak u vás, ale u nás se řeší úplně všechno. Zážitky z víkendu domalují informace z rodinných životů, probere se politika, properou se naši klienti, a když má člověk zrovna štěstí, zazní spousty historek z uplynulých let – a v nich skrytá kupa zkušeností služebně starších kolegů.

Čas od času ovšem člověk opravdu potřebuje něco udělat. A když už něco dělá, chce se na práci maximálně soustředit.  Nejde jen o chyby, kterých se každý chtě nechtě dopustíme. Když pozornost odbíhá, čas strávený nad úkolem roste podivnou rovnicí. Co by se stihlo za dvacet minut, trvá hodinu, co běžně trvá hodiny dvě, zdá se najednou zabírat celý den.

Ne všichni kolegové a spolupracovníci ovšem chápou, že se potřebujete po nějakou dobu soustředit a že byste neskutečně ocenili, kdyby vás nechali jen chvíli pracovat. Chvilka klidu není jen ticho na práci bez historek a zážitků. Chvilka klidu pro mě znamená především fakt, že mě nikdo neúkoluje novými a novými záležitostmi.

Pokud vaše firma trpí „interuptitidou (neboli nemocí vyrušování, jak ji trefně označuje David Allen) a vám to opravdu vadí, snad vezmete zavděk několika univerzálními tipy, které – zdá se – zabírají v různých prostředích.

Nasaďte si sluchátka

Z naprosto neznámého důvodu působí člověk s nasazenými sluchátky na ostatní jaksi „zaneprázdněně“. Všiml jsem si toho nejen jako oběť vyrušování, ale i jako pachatel. Vida kolegu, jak sedí u laptopu se sluchátky na uších, nechal jsem jej být, všechny „požadavky“ poslušně jeden za druhým sepisoval – a předal mu je až po nějaké době. Obdobně na něj reagovali i další kolegové. Prostě něco dělal – a my jej nechali být.

Ve sluchátkách vůbec nemusíte nic poslouchat, hudba na mnohé lidi stejně působí jako jeden z mnoha prácerušičů. Úplně postačí nasadit si nepřipojená sluchátka: pracujete dále, ostatní uslyšíte, a protože ti si budou myslet, že je neslyšíte, nechají vás být – dokud to nebude opravdu nutné.

„U mě se nesedí.“

Neprozraďte to na mě prosím, ale na své kolegy jsem zkoušel další trik. Kdykoliv ke mně někdo přistoupil a něco po mě chtěl, okamžitě jsem vstal od rozdělané práce, abych se mu mohl věnovat. Světe div se, během minuty jsem od „rušiče“ získal všechny podstatné informace, lísteček s poznámkami vhodil do schránky – a mohl se v klidu posadit a vrátit se k rozdělané práci.

A jen tak na okraj: Když se k rozhovoru se stojícím člověkem také postavíte, chováte se podle „norem etikety“ slušného, zdvořilého chování: takže vlastně zabíjete dvě mouchy jednou ranou.

Nemám vlastní kancelář, a tak nemohu posoudit, nakolik se vyplatí odstranit z ní „židli pro hosta“. Minimálně na kolegy by to zabrat mohlo. Ovšem obávám se, že při jednání s „klientem“ židli víceméně potřebuji. Nic tak neuklidní emoce jako přátelské pozvání k „rodinnému krbu“, který v sobě židle a káva/čaj skrývají. Minimálně ve školství na to naši klienti-rodiče rozhodně zvyklí nejsou, takže to nějakých pár let ještě zabírat bude.

Řešte téma za chůze

Nejen já používám své kolegy jako laboratorní králíky. V poslední době jsem si všiml, že jeden z mých kolegů používá jinou taktiku – která skvěle funguje. Když přichází něco „řešit“, obvykle debatuje u další činnosti, jako je vaření kávy, kopírování materiálů či je prosté uklízení stolu. To je samozřejmě postup naprosto běžný. Kde je ona geniální funkčnost?

Jde o trvání oné „debaty“. Po dvou týdnech „pozorování“ jsem zjistil, že debata kohokoliv s tímto člověkem na jakékoliv téma trvá přesně dobu, kterou si vezme ona druhá činnost, tedy než si uvaří kávu nebo nakopíruje materiály. On spokojen odchází, sebe sama od práce nevyrušil – a má vyřešené vše, co potřeboval – a pozorovatel se nestačí divit.

Nehoří …

Většina věcí, kterou s vámi chtějí kolegové probrat, nehoří. A to se netýká se jen osobních „rozhovorů“, ale i e-mailů. Jistě, najdou se mezi nimi záležitosti těsně před výbuchem, ale to jsou většinou jen výjimky. (Když už ovšem přijdou, Murphyho zákon platí nemilosrdně: to se nám toho najednou pokazilo…)

Nemyslím si proto, že by bylo nějak nezdvořilé kolegy „odložit“ na později větou typu „Promiň, zrovna teď něco potřebuji dodělat – jak skončím, najdu si tě a probereme to.“

Část „najdu si tě“ jsem dlouho nepoužíval. Místo ní zaznívalo – zcela nezkušeně – „Připomeň se mi.“ Jinými slovy, říkal jsem si o to, aby se kolega vrátil a znovu mě v nějaké práci vyrušil. Jak mladicky nerozvážné…

Tím, že na sebe sami bereme zodpovědnost v duchu myšlenky „připomenu se sám“, přestane nás minimálně polovina lidí pronásledovat. Jako všechno má i toto háček: když svůj závazek opakovaně nesplníme, přestanou kolegové ujištění věřit a budou vyrušovat dál.

Takže jakmile člověk něco slíbí, okamžitě napsat a šup s tím na místo, kde o připomenutí nepřijdete. Na závazek nemusíte myslet, uvolníte si ruce i mysl k práci, kterou potřebujete dělat zrovna teď – a k tomu dalšímu se dostanete později.

„Nevidíš? Pracuji!“

Hned v úvodu musím upozornit, že tato taktika minimálně na učitelky moc nezabírá. Než se pustím do dalšího popisu, jedním dechem dodávám pro pořádek další důležitý postřeh: tento trik je to neskutečně nezdvořilý.

V čem spočívá? Když pracujete soustředěně a někdo k vám přistoupí (či po vás něco požaduje), věnujte mu pozornost jen na půl ucha a v práci pokračujte. Pauzu v rozdělané práci dělejte jen v okamžiku, kdy už opravdu musíte odpovědět.

A proč to nezabírá na učitele? Přátelé, my učitelé z hlediska náplně práce fungujeme především jako „rušiči“ – opakovaně tvoříme 45minutové mezery v přestávkové zábavě našich žáků či studentů, takže jsme co do vytrvalosti ve vyrušování opravdoví mistři. Na „neučitele“ toto ovšem skutečně zabírá – všemi dostupnými prostředky dáváte ostatním najevo, že zrovna teď se od práce odtrhnout nemůžete. Nemohly by tedy jejich stesky/problémy/úkoly chvíli počkat?

„Moment, musím si to vyřídit…“

Klasické připomínky (např. z kalendáře na telefon) používám minimálně. Na druhou stranu mohou ovšem tyto posloužit jako pomůcka k odstranění rušícího člověka – „kecálka“. Jedince tohoto typu najdete v každé firmě.

Je úplně jedno, s jakou informací či požadavkem k tomuto člověku přicházíte, nebo naopak s čím přichází on. Zákeřnost „kecálka“ spočívá v tom, že vždy vlastně mluví k věci. Jakmile jej pustíte ke slovu, dozvíte se o problému neskutečné podrobnosti: Kdy se problém objevil, jak se řešil v roce 1990, 1992, 1995 … kdo na něm tehdy vyhořel, kdo všechno mu s ním pomáhá, proč jej práce na tomto problému nebaví…  Doplňte si další z vlastních zkušeností.

Jestliže se vám nedaří rozhovor s kecálkem nenásilně ukončovat, mohl by posloužit následující (trošku dětinský, ale funkční) trik. Než se tedy do rozhovoru s tímto člověkem pustíte, nastavte si na telefonu, počítači či jiném zařízení, aby vás za nějakou chvíli (dvě, tři minuty) vyrušilo. A potom se už stačí rozhodovat na místě: mám vyřešené vše, co jsem od kecálka potřeboval? Nebo musím zvonění ignorovat? I ignorované zvonění vám ovšem nabízí únikovou cestu: získáte, co potřebujete – a odcházíte, protože musíte vyřešit ono „vyrušení“.

Cokoliv, co zazvoní, zacinká, zaklinká, zahraje nebo viditelně bliká, vám poslouží jako výmluva – „Promiň, musím to vzít. Jak skončím, ještě se k tomu vrátíme.“ A šupem zpátky do práce.

Izolujte prácerušiče

Snad jen pro pořádek doplňuji poslední důležitý trik, o němž jsem už psal mnohokrát. Studie dokazují, že trvá klidně i 15 minut, než se po vyrušení dostanete zase do předchozího pracovního rytmu. Jakmile se tedy potřebujete na práci maximálně soustředit (a vaše zaměstnání vám to umožňuje, což je záležitost řekl bych zhruba 75 % všech povolání, které znám), vypněte všechno, co by vás mohlo eventuálně vyrušit: e-mailový klient, skype, icq, facebooková či další upozornění, která by se vám mohla na obrazovce objevit. A nezapomeňte vypnout vyzvánění na telefonu.

Život s kolegy bych za nic nevyměnil. Užívám si, když mohu s kolegy zajít na oběd. Baví mě s nimi spolupracovat na různých „projektech“, protože výsledek mívá větší dopad než kdybych jej připravoval jen sám. Uklidňuje mě, že mám kolem sebe lidi, kterých se mohu v případě nesnází poptat či je požádat o pomoc.

Ale jako každý život ve společenství, i tento s sebou přináší spoustu úskalí – a vyrušování od práce vidím jako jedno z nejbolestivějších. Ať používáte proti „interuptitidě“ jakoukoliv prevenci v podobě pravidel firemní komunikace (schránky na stolech všech kolegů, e-mail pro nedůležitou komunikaci …), nikdy ji úplně nevymýtíte. Od práce se vyrušovalo, vyrušuje  a bude vyrušovat stále. Člověk se prostě musí naučit nepříjemnosti minimalizovat, zbytečnostem se úplně vyhýbat a nechat projít jen to důležité. Tématu vyrušení z Interentu jsme se tady na MítVšeHotovo.cz věnovali zhruba před půl rokem. V komentářích se objevila spousta informací a ještě jednou vám za ně děkujeme. Od té doby se rozrostla čtenářská obec – a každý z nás určitě získal nové zkušenosti. Téma „lidského vyrušování“ ovšem jsme zatím neřešili. Jak tedy řešíte oba typy vyrušování vy?

Štítky:

Připoj se ke komunitě Mít vše hotovo!

Stačí nám poslat tvou e-mailovou adresu. Občas ti pošleme tipy pro produktivnější práci, odkazy na zajímavé knihy nebo akce. Psát ti však budeme jen jednou za čas a pouze tehdy, budeme-li mít skutečně co říct.

Přidej komentář k příspěvku

Vaše emailová adresa nebude zveřejněna. Vyžadované informace jsou označeny *

Nahoru