Připoj se ke komunitě!

Občas ti pošleme tipy pro produktivnější práci, odkazy na zajímavé knihy nebo akce. Psát ti však budeme jen jednou za čas a pouze tehdy, budeme-li mít skutečně co říct.

Odeslat


Základna osobního růstu

O vedení porad …

By on 1. 9. 2009 in Vztahy with Počet komentářů: 6

Teď na to není čas (příležitost, chuť, nálada, správný okamžik… – doplňte podle libosti). Pojďme se raději sejít všichni … a popovídáme si o tom… Raději se ani nepokusím odhadovat, kolikrát jsem tyto věty v různých variantách slyšel. Co naplat, poradám se člověk nevyhne. Jsou nutným zlem dnešní doby. A tak aby ukrajovaly z koláče pracovní náplně co nejméně, pojďme se jim podívat na zoubek.

Když mi někdo oznámí, že se bude konat „(pracovní) porada“, rozsvítí se mi v hlavě varovné signální světýlko: Další HOPLAP? (Pro termínu neznalé překládám a omlouvám se za nevhodný jazyk: Ho..o platná porada.)

Pod pojmem porada si totiž různí lidé představují různé věci. Jedni vidí „tvůrčí smrští“ provázený zážitek, jiným naskočí husí kůže. Diametrálně odlišné pohledy, pravda. Každý máme své zkušenosti a každý pod pojmem porada představujeme něco jiného. (Třeba jak jeden vedoucí pracovník rozvážně předčítal asi hodinu a deset minut dlouhatanánský dokument, který jsme měli všichni (slovy všech asi sedmdesát lidí) před sebou… Nebo naopak jak jsme během půl hodiny v pěti vyřešili půl miliónu důležitých věcí, protože se nás účel porady bytostně dotýkal.)

Takže, co je to vlastně porada?

Slovník spisovné češtiny vysvětluje poradu jako rozpravu o řešení určitých otázek zpravidla s větší účastí. Jinými slovy, jedná se o setkání lidí, kteří se sešli řešit určité, předem známé a přesně definované otázky podle určitého programu. Definice naprosto jasná a srozumitelná. Ale ruku na srdce – kolik porad, kterých jste měli tu čest se účastnit, proběhlo přesně podle definice? A kolik takových jasných a stručných porad jste sami uspořádali? Ajaj, ruka mi pálí jako čert, jak srdíčko tepe studem.

Jak připravit poradu, aby to nebyla přehlídka ztraceného času?

Podle definice se tedy porady

účastní dva či více lidí, …

kterých se jednotlivá témata (jedno či více) jednání nějakým způsobem dotýkají. Možná právě onen „větší počet lidí“ z první definice způsobuje nešvar mnoha porad. Ještě toho pozvat, a tam toho… A taky Hozna z marketingu…

Proč zvát účetní, když její vstup při promýšlení variant projektu  nepotřebujeme? Proč vytrhovat z práce nejkreativnějšího člověka, když jeho účast není nezbytně nutná (a ještě jej může bez problémů nahradit někdo jiný z jeho týmu)?

… obsahuje předem stanovený program …

Administrativní newspeak mluví nikoli o programu, ale o „agendě“. Jak je komu libo, efekt by měl být vždy stejný. Jakmile se na stole objeví program jednání, nálada v místnosti se změní. Už jsme se nesešli, abychom NĚCO řešili. Scházíme se proto, abychom něco ŘEŠILI.

V ideálním případě každý ví, co se bude probírat, v jakém pořadí – a do jaké míry se musí do programu zapojit.

Předem promyšlený program samozřejmě ovlivní i pořadatele: jakmile se objeví více jak desetibodový seznam, začíná mi v hlavě zvonit poplašný zvonek: Odsud dál už zase nic nevyřešíme!

… končí přesně stanovenými, konkrétními závěry a z nich vyplývajícími kroky či rozhodnutími, které mohou účastnici porady provést či na dále stavět.

Jaký je další krok(y) pro tento bod? Jestliže Allenovu magickou formulku nepoužíváte, zcela neomaleně prohlašuji: „Jsem rád, že jsem se vašich porad či jednání neúčastnil…“

Během svého krátkého života jsem byl na několika podobných jednáních přítomen, a nechci již podobné zážitky opakovat. Není nic horšího, než hodina, dvě,-tři blomcání… a skutek utek.

Co řešit před poradou?

Než dojde k samotné poradě, zvažte následující body:

Kdo by měl přijít?

Zvěte jenom ty, kterých se téma porady bezprostředně dotýká. Tečka.

Pokud doufáte, že jednou velkou poradou zabijete deset much jednou ranou, zapomeňte na to. Mouchy se rozletí do strany – stejně jako pozornost všech těch, kteří museli přijít dohromady, jen, jen abyste nemuseli svolávat dvě porady.

Raději to otočte: zvěte jenom ty lidi, kteří setkání ke své práci nezbytně nutně potřebují. Sice si budete chtít po pěti sezeních nafackovat, ale „vaši“ lidé vám poděkují.

Kdo kdy může?

Neskutečně obtížné v případě provozních porad. Ty podle definice probíhají „za provozu“, a v dané době se lidé z práce (která je neskutečně baví) vytrhují jen těžko. Čas jsou peníze, toto heslo platí v případě porad dvojnásobně. A tak ve spojením s předchozím bodem rčení nově vysvětluji: „váš čas jsou peníze vašich pracovníků, kolegů či celé firmy“.

Pracujete-li s více externisty (či různými odděleními), možná by se vám mohl hodit nástroj Doodle. Ač jeho jméno znamená nespecifikované čmrkání, můžete se jeho pomocí snadno odsouhlasit termín – hlasováním zúčastněných. Vyzkoušejte, uvidíte.

Jaký je program?

Projděte s každým účastníkem porady jeho program a ujistěte se, že ví, co se od něj požaduje. V případě, že se jedná o nového zaměstnance (nebo člena týmu či člověka, který ještě nikdy na poradě nevystupoval), zcela určitě si udělejte čas – a nabídněte mu pomocnou ruku. Delegování zodpovědnosti je skvělá věc, jen by si měl člověk ohlídat, aby se z toho nestala katastrofa pro obě strany.

Jdou u každého bodu určit další kroky?

Dopředu se zamyslete nad výstupy, a pokud si u některého bodu nedokážete představit eventuální fyzické další kroky (typické pro – Jen vás chci informovat o…), nedávejte tento bod na program jednání. Informace raději vytiskněte a předejte (či přepošlete) k přečtení. On už se někdo najde, kdo si záležitost prostuduje a předá ostatním ve vhodném okamžiku.

Všechny body ujasněné? Potom nezbývá než rozeslat „pozvánky“ všem zúčastněným. Dbejte na to, ať od začátku přesně ví kdo, co, kde, kdy a především proč se mají sejít. A když už budete u toho, klidně přidejte do pozvánky i informace, kdo zodpovídá za vedení zápisu či jednotlivé body porady.

Během porady

Pokud jste hlavním organizátorem (a tato skupina se setkává poprvé či podruhé), věnujte krátkou dobu na nastavení pravidel.

Přesně, stačí poslat krabici a sesbírat všechny ty telefony, laptopy, gameboye a další „hračičky“, které odvádí pozornost všech zúčastněných. Můžete samozřejmě všechny požádat, aby si mobil vypnuli (ne ztišili, vypnuli), ale efekt velké krabice s patřičnými obrázky určitě pomůže navodit vhodnou atmosféru. A když už budete u toho, ať tam všichni přihodí i hodinky.

Až ztichne nesouhlasné mručení a posmrkávání, projděte stručně jednotlivé body, aby každý věděl, co jej čeká – a předejte slovo prvnímu člověku v pořadí.

Závěr porady

Konečně jste se prokousali celým programem. Už nikdo nehypnotizuje krabici s telefony? Jestliže byl program sestavený dobře, tj. téma i aktivity pro všechny aktuální, už skoro hodinu se po krabici nedívají. Naopak, ani jim nepřišla na mysl. A proto nezbývá než sezení zakončit.

Stručně zopakujte hlavní body a u každého zdůrazněte patřičné další kroky. Zopakuji ještě jednou: bod porady, který nemá šanci získat nějaký fyzický další krok, z klobouku vůbec nevytahujte.

Je-li to nutné, naznačte, kdy se bude konat další kolo a čeho se bude týkat. Stačí naznačit, nemusíte hned vytasit kompletní program.

Upřesněte (případně zajistěte), jak a dokdy dostanou účastníci záznamy či další dokumenty, o nichž byla na poradě řeč – a tím to končí.

A nezapomeňte upřímně poděkovat všem za … nikoliv účast, ta byla povinná. Děkujte za práci, kterou na poradě odvedli.

O zápisu z porady

Jestliže standardy vaší společnosti (či jiné okolnosti, jako například externí kontrola) požadují „formální“ záznamy, nedá se nic dělat. Musíte formální záznam prodiskutovaných témat vytvořit a donutit ostatní k podpisu, což zabere mnohdy dvakrát až třikrát tak dlouho, než kolik času vzala celá porada.

Ve většině případů je ovšem situace jiná. Jsem-li si jako účastník vědom, že dostanu použitelný „záznam“ (tj. minimálně snadno z něho poznám s další kroky, které musím spáchat já), mohu se soustředit na průběh porady a nastartovat své „kreativní“ soustředění.

Zápisky by měly být stručné, věcné a především ve formě přístupné všem. (Jak jsem zjistil, např. můj vizuální styl vedení poznámek nevyhovuje dost lidem – díky čemuž mě naštěstí vyřazují ze soutěže o roli sekretářky.)

Pokud jste si tedy vytáhli Černého Petra s cedulkou „zapisovatel“, snažte se záznamy jednání rozeslat co nejdříve po skončení. Uvědomte si – někdo se na vaše zápisky nedočkavě třepe, tak moc pracoval, až si neměl čas zapsat své úkoly.

O děkovných e-mailech

Obecná pravidla vedení porad radí, aby pořadatel co nejdříve po skončení všem účastníkům ještě jednou nějakou formou poděkoval. Patřím k lidem, kteří udělají cokoliv, aby nedostávali zbytečné e-maily, takže mě podobné rady spíše zvedají ze židle. Než pouštět do světa další zbytečný e-mail (pamatujte, poděkovali jste na konci porady), raději nějaký ten den počkejte a rozešlete přímo pozvánky na další kolo jednání.

Nepatřím k velkým příznivcům porad, jak už jste možná z předešlého textu pochopili. Kdykoli je to možné, snažím se řešit věci „za pochodu“ – a pokud možno individuálně, abych ostatním příliš nevstupoval do práce.

Možná právě tento můj přístup ovlivnil i obsah předcházejícího textu, tak jej prosím berte s rezervou. Ne každý se k poradám staví tak … rozpačitě jako se stavím já. Znám pár lidí, kteří se v „mítinkách“ vyžívají. A vůbec jim nepřijde na mysl, že by mohli svůj „Jo, jen tak na okraj, není to důležité, ale abyste o tom věděli…“ přístup změnit.

Dost, stačí. Kdybych měl vypíchnout jeden jediný důležitý bod z celého textu, který bych chtěl, aby si čtenáři zapamatovali, nezaváhal bych ani vteřinu a vystřelil: Musíte vůbec poradu organizovat? Nedalo by se to vyřešit jinak?

Poznámka: Jak je mým oblíbeným zvykem, usnadňuji si spoustu věcí pomocí různých šablon či seznamů. Ani porady nejsou výjimkou. Takže zde máte k dispozici náhled „šablony“ pro poradu. Tentýž dokument si můžete stáhnout jako přílohu ve formátu pdf. A podobný formulář, tentokráte ve Freemindu, najdete na tomto odkazu.

Štítky:

Připoj se ke komunitě Mít vše hotovo!

Stačí nám poslat tvou e-mailovou adresu. Občas ti pošleme tipy pro produktivnější práci, odkazy na zajímavé knihy nebo akce. Psát ti však budeme jen jednou za čas a pouze tehdy, budeme-li mít skutečně co říct.

Přidej komentář k příspěvku

Vaše emailová adresa nebude zveřejněna. Vyžadované informace jsou označeny *

Nahoru