Připoj se ke komunitě!

Občas ti pošleme tipy pro produktivnější práci, odkazy na zajímavé knihy nebo akce. Psát ti však budeme jen jednou za čas a pouze tehdy, budeme-li mít skutečně co říct.

Odeslat


Základna osobního růstu

Jak vyvážit trvalý pracovní poměr – a další práci na „volné noze“?

By on 18. 9. 2009 in Rozvoj with Počet komentářů: 1

Jakmile člověk ocitne v situaci, kdy pracuje na více složitějších „projektech“, ovlivní to samozřejmě nejen náplň a složení úkolů, co v práci dělá, ale ve většině případů začnou nové projekty (příležitosti) ovlivňovat i další složky jeho života. Abychom si rozuměli, za složitější projekty považuji projekty na úrovni Allenových 30,000 stop, tedy věci, které se dlouhodobě promítají do našeho života. A najednou se musí něco změnit.

Abych nemluvil úplně „abstraktně“, dejme tomu, že situace vypadala následovně: začali jste používat GTD, dostali stávající situaci pod kontrolu a najednou se vám objevila spousta volného času. Takže jste se rozhodli, že kromě svého hlavního poměru zkusíte pracovat ještě také „bokem“, a třeba rovnou na volné noze.

Zpočátku to šlo. Práce bylo méně, zatím jste si budovali jméno. Za nějakou dobu jste se cítili příjemně vytíženi, všeho bylo „tak akorát“ a nebyl důvod ke stížnostem. Ovšem po nějaké době začalo jít do tuhého.

Úkolů ze „stálého“ zaměstnání neubývalo, právě naopak: pokud jen trochu pracujete v prostředí, které „oceňuje“ proaktivní přístup, zcela určitě jste na vlastní kůži zažili něco, co David Allen označuje jako paradox osobnostního rozvoj: „Čím se stáváte výkonnější, tím rychleji se raději staňte ještě výkonnějšími.“ (The better you get, the better you better get.) Osobně bych také nedelegoval úkol člověku, o kterém se ví, že „tak nějak“ udělá svou práci – a víc ani prstem nehne.

Time-managementové ninjustu

V okamžiku, kdy člověk současně pracuje na dvou židlích, na více než důležité úkoly mu čas nezbývá. Jinými slovy, když se skončím (nikdy nekončící) práci ze svého „školního prostředí“ na plný úvazek, teoreticky bych měl mít čas nejen na rodinu, ale i na další práci. Jenže omezený čas dovoluje omezené možnosti.

Vzhledem k tomu, že mi letos rozvrh opravdu nevyšel (jinými slovy mi připomíná ementál), objeví se mi během dne spousta chvil, kdy si vybírám, do jakého úkolu se pustím. Mám instalovat novou tiskárnu/skener do sítě? Opravovat poškozený počítač? Počítač projekt na novou počítačovou síť? Vyřizovat objednávky nového hardwaru? Měl bych vyplňovat tabulky? Měl bych brainstormovat nový článek pro MVH? Chystat materiály na další sérii seminářů? Promýšlet další semináře? Možností se nabízí opravdu hodně.

Aby se člověk dokázal dobře rozhodnout, měl by si – než se pustí vůbec do práce – pojistit několik věcí.

Omezte práci s e-maily na minimum

Téma krátkých e-mailů se i půl roku po zveřejnění iniciativy Jen pět vět na stránkách mitvsehotovo.cz téma diskutuje. Za sebe prohlašuji: Stručnější (a promyšlenější) e-maily od  „přátel“ mě rozhodně neuráží. A tak nějak doufám, že příjemce neuráží ani maily mé.

Nedílnou součástí „omezování e-mailové svobody“ je samozřejmě také efektivní používání dalších pomůcek, jako je třeba čtečka RSS, která oddělí „články“ od skutečných pracovních záležitostí.

Na stupínku vedle čtečky stojí také efektivní používání filtrů k automatickému třídění zpráv. Pokud používáte Outlook, doporučuji sérii článků našeho stálého přispěvatele Volta.cz Používáte-li jiný poštovní klient či webmail jako třeba Gmail, snažte se automaticky využívat štítkování.

(Například všechny e-maily od lidí, kteří spolupracují na vytváření a fungování portálu MítVšeHotovo dostanou okamžitě patřičný štítek – abych mohl jen napsat odpověď a vyřídit pomocí tlačítka SEND&Archive (čili=“Poslat & Archivovat“) (pokud nevyužíváte, najdete jej v Nastavení), případně snadno zařadit k dalšímu vyřizování do složky @Action/@Follow-up – a na e-mail ihned zapomenout.)

Sestavujte svůj kalendář ze všech „oblastí“ vašeho života

Za těch pár let, než jsem začal používat GoogleCal se mi několikrát stalo, že se mi díky složitému vedení kalendáře (papírová/on-line forma) kryly třeba termíny dodání nějakých zakázek s přípravou náročnějších, třeba i vícedenních školních projektů – a situaci ještě okořeňovaly rodinné záležitosti.

Najděte si způsob, kterým vám současně umožní vidět jak události související s jedinou oblastí zodpovědnosti, tak i to, jak ji mohou ovlivnit vaše další zodpovědnosti. GoogleCalendar či LiveCalendar, do kterých mohou „vstupovat“ i další rodinní příslušníci, vyřeší hodně rodinných záseků, bez kterých by se vaše manželství rozhodně obešlo.

Člověk totiž nesmí zapomínat na jedno: on sám je „vytížený“, nemůže ovšem předpokládat, že jeho protějšek na tom není stejně. Takže i taková dvoudenní návštěva babičky by se měla nějak probrat, než se k ní člověk vůbec zaváže. A stejně tak se musí v centru naší pozornosti objevit i záležitosti dětí – vždyť pro ně jsou oslavy narozenin kamarádů minimálně stejně důležité jako pro nás některé služební cesty.

Vytvořte si způsob zpracovávání nápadů a informací

Zlomyslný zákon „pracovního místa“ říká, že to bude právě místo vašeho zaměstnání, kde budete mít nejméně pro práci použitelných nápadů. Zato nápady pro vaše s aktuálním místem/projektem nesouvisejícími činnostmi se pohrnou jedna báseň. A když k tomu připočítáte čas strávený dojížděním, umícháte si velmi chutný „nápadový“ koktejl-bolehlav.

Vyzkoušejte proto různé způsoby, kterými budete nápady zaznamenávat. Během řízení auta třeba používám mp3 přehrávač s mikrofonem, ale telefon, záznamník či EverNote dokážou úplně to stejné – zaznamenají nápad a vy se můžete dál nerušeně věnovat dalším činnostem.

Využívejte výhod „projektového“ plánování

Každý projekt tvoří série uzavřených, naprosto jasně oddělitelných dalších kroků. Někdy má člověk pocit, že přílišné plánování škodí – nadefinuje si výstup projekt a nadefinuje první další krok s tím, že ty ostatní „nějak“ doplní, až ten první krok udělá. U mnoha projektů se může tento přístup zdát naprosto oprávněný  – a ve skutečnosti legitimní do jisté míry je.

Stereotyp či příliš mnoho práce ovšem často zaviní, že se až příliš díváme tímto pohledem na všechny projekty – bez rozdílu. Nedovolíme si na chvíli se zastavit a zapřemýšlet. Brainstorming projektu není luxus – u většiny projektů mi naopak přijde jako životní nutnost. Nemusíte rovnou přemýšlet na papír, úplně stačí do důsledku zrealizovat první slovo věty zapřemýšlet nad tím, co vlastně všechno musí proběhnout, aby se dal projekt označit za splněný – a jestli neexistuje jiný než na první pohled viditelný způsob.

Jinak se člověk rychle stane, že v půlce rozpracovaného projektu zjistí, že se vlastně mohl vydat úplně jinou cestou – a v 60 – 70 % případů to bohužel bude cesta pohodlnější a daleko, daleko příjemnější.

Pořád ale mějte na paměti jedno: GTD má člověku práci usnadnit, ne zbytečně komplikovat. Člověk by se měl naučit pracovat s čistou hlavou a nepřemýšlet nad tím, co ještě by mohl dělat – tato fáze totiž měla přijít mnohem dříve. Stejně tak se někdy myslet nemusí. A právě v tom se spočívá to pravé time-managementové ninjustu – perfektně ovládnu základy a nemusím se proto pracně učit stovky reakcí pro jednotlivé konkrétní situace.

Vypořádejte se s vyrušením

Hodně rychle zjistíte, že lidé si zvykli na vaši 100 % přítomnost duchem – a že okamžitě začnete řešit jejich problém. Když se k tomu přidají další věci doma, dopadnete nepříjemně: budete řešit 1000 malých věcí, přestávky ve smysluplné práci se budou protahovat – a ve výsledku se nedostanete do postele před půlnocí.

Naučte se najít „rovnováhu“ mezi tím, co po vás okolí aktuálně chce – a k čemu už jste se dříve zavázali. Naučte se s každým vyrušením zacházet jako s nápadem – nevěnujte se mu dříve, dokud nedokončíte smysluplnou část rozdělané práce.

Zaznamenejte si, kde přesně jste skončili, aby se vám na ni snadněji navazovalo. Jako příklad uvedu třeba tento článek – díky brainstormingu a následné „editaci“ víceméně přesně vím, z jakých částí se bude text skládat – a jak budou přibližně dlouhé. A proto mohu zodpovědně rozhodnou, že se třeba stahování fotek z kolegynina fotoaparátu budu věnovat až za 5 minut. (Nešálí vás zrak, i takové věci občas musí řešit ICT správce.) Nyní si vyrušení jen zaznamenám – a tím pro mě v daný okamžik končí.

Využívejte efektivně každý delší okamžik

Typickou ukázkou je čekání na dítě, které si užívá v nějakém kroužku. Jakmile za dcerkou zapadnou dveře, odebírám se k nejbližší možné zásuvce a pouštím se do práce. Podobné situace se objevují během dne zcela nahodile a pravidelně. Odvolá vám znenadání kolega poradu, kterou jste měli naplánovanou na dopoledne?

Právě objevující se „volné“ okamžiky nejlépe otestují organizačním systém. Mají všechny projekty nastavené patřičné další kroky? Nevisí nám ve vzduchu priority? Dělá člověk skutečně práci, kterou MUSÍ nebo by MĚL dělat? Nebo se pouští do toho, co by dělat MOHL?

Ač vám předchozí větička zní jako přílišné slovíčkaření, zkuste se podívat na svůj seznam dalších kroků (byť třeba jen naplánovaných na dnešní den) a nemilosrdně z něj odstraňte všechno, co není pro dnešní den životně důležité (či co na dnešním dni z hlediska dlouhodobějšího plánu nezávisí).

Vyhraďte si na další práci speciální den

Už si nevzpomínám, kdo mi tento tip doporučil. Každopádně jej používám nějaký třetí měsíc (s prázdninovou přestávkou samozřejmě nepočítám) – a můžu jen doporučit.

Jestliže vám pracovní týden svírá „pravidelný“ rozpis povinností pro hlavní pracovní poměr, vyberte si jeden den v týdnu, který bývá nejvolnější – a použijte jej JEN pro „vedlejškovou“ práci. Všechny nedůležité úkoly, které se v daném dni objeví, odsuňte na dny následující.

Pokud si zvolíte dejme tomu středu, potom z hlavní práce ve středu budete dělat jedině ty úkoly, které ten den „vybuchnou“, když je neuděláte. Mezi „nedelegovatelné“ či „neodložitelné“ úkoly například patří moment, kdy se budova náhle octne bez připojení na internet, začne doutnat server či když vás od stolu odhání sekyrkou divoce máchající hasič. Pamatujte: nejste tu od toho, abyste řešili to, že někdo není schopen naplánovat si „svou“ práci.

Vytvořte si „nástěnku“ všech svých úkolů (a závazků)

Když začnu někde mluvit o tomto „konceptu“ a zazní slovo nástěnka, téměř všichni posluchači málem vyprsknout smíchy. Každý si totiž hodně rychle vzpomene na film Pelíšky – a užitečný koncept se stává jen komickou hříčkou.

Jenže stejně jako „Pelíšky“, tak i myšlenka „nástěnky“ (v angličtině zaběhaný termín „dashboard“) v sobě ukrývají daleko hlubší význam na první pohled neviděný. Dokud člověk nezažil pocit úlevy, když před sebou uviděl „rozložené“ úplně všechny aktuální aktivity, kterých se účastní – ať již je přímo vytváří, či je jen jedním kolečkem v soukolí, neuvěří.

Co všechno se objevuje na mé „nástěnce“?

  • Cíle pro jednotlivá období – rodinný život, práce hlavní i vedlejší, zdraví apod.
  • Úkoly probíhající v  odbobí – denní, týdenní, měsíční a roční. (Do vyšších hladin než 30.000 stop se zatím moc nepouštím.)
  • Úkoly na určitý čas – schůzky, připomenutí
  • Projekty do hlavní práce a z „vedlejšků“ – včetně jmen lidí, kteří se práce na projektu účastní
  • Odkazy k jednotlivým souborům (např. projektové plány) či poznámkovým blokům ve OneNote, linky na „brainstormy“ projektů
  • Nejdůležitější úkoly (na den/týden)
  • Knihy, které v daném období čtu atd.

Zcela určitě to není vše, co by se mohlo na „nástěnce“ objevit. Pro nástěnku používám obyčejnou myšlenkovou mapu, ale dokážu si ji představit víceméně v jakémkoliv softwaru, který umí vytvářet seznamy.

Tolik tedy k několika tipům, které mi pomáhají propojovat „několik“ zaměstnání. Určitě to ovšem není všechno, co by mohlo pomoci, takže se těším na vaše komentáře. Jaké máte vy z této oblasti postřehy či zkušenosti?

Štítky:

Připoj se ke komunitě Mít vše hotovo!

Stačí nám poslat tvou e-mailovou adresu. Občas ti pošleme tipy pro produktivnější práci, odkazy na zajímavé knihy nebo akce. Psát ti však budeme jen jednou za čas a pouze tehdy, budeme-li mít skutečně co říct.

Přidej komentář k příspěvku

Vaše emailová adresa nebude zveřejněna. Vyžadované informace jsou označeny *

Nahoru