Připoj se ke komunitě!

Občas ti pošleme tipy pro produktivnější práci, odkazy na zajímavé knihy nebo akce. Psát ti však budeme jen jednou za čas a pouze tehdy, budeme-li mít skutečně co říct.

Odeslat


Základna osobního růstu

Co děláte s nezajímavými „muß-úkoly“?

By on 24. 9. 2009 in Sebeorganizace with Počet komentářů: 3

Když se člověk snaží věnovat jen omezenému počtu opravdu důležitých úkolů, během dne nasbírá někdy i několik desítek drobných, neočekávaných úkolů, do kterých se mu vyloženě nechce. Nemyslím tím drobnosti jak uklizení bytu, pravidelné čtení či psaní, cvičení, různé drobné nákupy či opravy, ty se dají snadno zvládnout tak, že si pro ně člověk třeba vyhradí den v týdnu (někdy pomůže přímo „schůzka“ v přesný čas) – a svého rozpisu se drží.

Mám na mysli úplně jiné drobnosti, které nejčastěji vychází z „administrativní“ oblasti naší práce. Úkoly, které velmi často nevyřeší žádný problém, člověka víceméně vůbec nikam neposunou a vlastně jej ani nijak neobohatí. Najdete je v každé práci: vyplnění naprosto zbytečných tabulek, přepsání poznámek z provozních porad či náhodných, na první pohled nedůležitých setkání s klientem, zapsání výdajů, založení účtů, zavedení nových potenciálních klientů/kontaktů z navštívenek do databáze, prostudování nabídek, [doplňte o své další „oblíbené“ úkoly, jak je komu libo]. Na konci dne vám podobné úkoly přímo blokují otvor do schránky – a prokrastinace z nich přímo čpí.

V posledních pár letech jsem se jich snažil zbavit pomocí několika triků, žel v dlouhodobějším měřítku jsem ve výsledku vždy selhával, například:

Vyhradit si speciální den/hodinu v týdnu na administrativní úkoly.

S úkoly spojenými s vedením třídní agendy mi tento trik, dá se říci, pomáhal. Jenže práce bylo tolik, že jsem řešil znenadání jen ty opravdu nejdůležitější – odpoledne se rozplynulo jako pára nad hrncem a hromádka nebyla o nic menší než na jeho začátku.

Vyhradit si celý den také nešlo – hromádka úkolů by celý den nenaplnila, jenže každý máme v rozpisu seznam povinností, které musí denně proběhnout v určitém čase a „vyvatovat“ si zbývající čas prací na „nepodstatných“ úkolech, to je jako rovnou si říkat o vyhoření. Dokonce i samotná myšlenka na to, že se během dne s úkoly vyrovnám, ve mně budila dojem, jako kdybych si dal den volna a snažil se za každou cenu si jej znechutit nikam nevedoucími, neuspokojivými pracemi. Těžko se to popisuje, ale podobný pocit určitě znáte.

Vybrat ráno rozumné množství administrativních úkolů, které JEDINÉ během dne udělám.

Ovšem, že se úkoly stále odkládají. Když člověk pracuje „nadoraz“ na úkolech významných, byť jen pomyšlení na řešení nevýznamných a bezcenných drobností vyvolává pocit … rána po několika probdělých nocích. A když už člověk náhodou nějaké ty nevýznamné úkoly udělá, nikdy se nedostane až na dno, protože se ty zbývající denně doplňují o stejně nevýznamné souputníky. Takže je raději nedělá.

Naplánovat pravidelné produktivní „mikrozážehy“.

Jinými slovy, kalendář a tužku do ruky, naplánovat „blok“ práce – a potom jen doufat, že se v naplánované době nikdo neobjeví. Minimálně v mé profesi ovšem mají někteří „klienti“-rodiče díky utkvělým a mnohdy zkresleným představám pocit, že učitelé nic nedělají a mají musí mít na rodiče vždycky dost času. Takže zhruba 45-50 % bloků přišlo vniveč. Navíc se člověk stejně jako v předchozím případě člověk jen obtížně přepíná z motivujících, skutečně zajímavých úkolů do režimu bezmyšlenkovité činnosti „pro činnost“. A kdo to někdy zkusil, určitě jste zjistili, že není ani tak problém přepnout z „vyzývavé, ale náročné“ činnosti na nudnou, jako přepnout se zase zpátky.

Další řešení se samozřejmě nabízí (a těším se na ně v komentářích), otázkou ovšem zůstává, zda nedopadají podobně jako předchozí trojice. Než hledat další a další triky, považuji za nejdůležitější maximálně změnit to, jakým způsobem tyto úkoly v mysli vnímáme.

Rozhodně nedoporučuji snažit se přesvědčit sebe sama, že se jedná o úkoly důležité.

Důvody „proč ne“ jsou vlastně jen dva. Zaprvé, pokud člověk disponuje alespoň průměrnou soudností, nikdy tyto nedůležité úkoly za důležité považovat nezačne.

A kdyby je náhodou za důležité považovat začal, hrozí mu jiné nebezpečí: přijme je za důležité, začne se v nich „vidět“ – a přestane se věnovat namáhavým, ale tvůrčím (a proto daleko náročnějším) úkolům. Rozhlédněte se kolem sebe, určitě se ve vašem týmu někdo podobný nachází – začínal jako kreativní raketa plná skvělých – a následně i zrealizovaných nápadů, a dneska je to člověk, který má sice administrativu v pořádku, na stole uklizeno – ale nic víc.

Aby si člověk zachoval zdravý rozum – a přitom tyto úkoly nevynechával, mohlo by pomoci jiné sebepřesvědčení. Co takhle začít tyto úkoly považovat za „chlévskou mrvu“?

I chlévská mrva musí pryč…

Nepustím se do hlubokých filozofických úvah, nakolik je chlevská mrva, čili lidsky česky hnůj užitečný – a jak hnojení polí pomáhá.

Mluvme o jiném příkladu: pokud jste někdy mluvili s někým, kdo se stará o koně (nebo přímo koně vlastníte), určitě jste o tom slyšeli. Po koních toho v boxech za každý den přibude. A celkem dost. A musí se to vyčistit.

Když si necháte neoblíbenou práci na další den, nakupí se zas o něco víc … a za chvíli aby to řešil Herakles. Toho ovšem pro ruce tak často nemívám – a i kdybych měl, než čekat, že se ze schránky stane Augiášův chlív, to budu radši pracovat postupně – a pořád.

Takže se už minimálně druhý měsíc snažím donutit k velmi nepopulární činnosti: každý den, než vypnu počítač a opustím „práci“, udělám nějaký „administrativní“ úkol. I kdyby byl sebemenší. Nebo sebenáročnější. Jinými slovy, neodcházím z práce, dokud svůj hnůj nevykydám. A věřte mi: ač to práce není příliš voňavá, musí se udělat. A věřte mi, výsledek stojí za to.

S nudnými, víceméně ničemu neprospívajícími úkoly se setkáváme všichni a každý je musíme nějak řešit. Takže následující otázka asi nikoho nepřekvapí: jak tyto úkoly řešíte vy? (A za sebe prohlašuji: těším se na vaše překvapivá řešení!)

Štítky:

Připoj se ke komunitě Mít vše hotovo!

Stačí nám poslat tvou e-mailovou adresu. Občas ti pošleme tipy pro produktivnější práci, odkazy na zajímavé knihy nebo akce. Psát ti však budeme jen jednou za čas a pouze tehdy, budeme-li mít skutečně co říct.

Přidej komentář k příspěvku

Vaše emailová adresa nebude zveřejněna. Vyžadované informace jsou označeny *

Nahoru