Připoj se ke komunitě!

Občas ti pošleme tipy pro produktivnější práci, odkazy na zajímavé knihy nebo akce. Psát ti však budeme jen jednou za čas a pouze tehdy, budeme-li mít skutečně co říct.

Odeslat


Základna osobního růstu

Projektový manažer – kdo s koho

By on 18. 8. 2009 in Rozvoj with Počet komentářů: 7
Lukáš Gregor

Lukáš Gregor

LUKÁŠ GREGOR | Bloger, pedagog a autor šesti knih. Má rád, když může vychutnávat přítomný okamžik, baví ho být, baví ho také školit (nejen) GTD.
Lukáš Gregor

Poslední články od Lukáš Gregor (Všechny články)

Pokud patříte mezi ty, jejichž práce spočívá v přípravě a koordinaci projektů, přičemž se počet zainteresovaných pohybuje ve větším počtu, jistě jste zažili pocit beznaděje. To tehdy, když daný projekt máte sice v hlavě promyšlený, ale nikoliv vaši kolegové. Nebo tehdy, když se realizace projektu „rozmáchá“ na období celého roku a vy nemáte trpělivost na to, abyste neustále revidovali a kontrolovali, co je již hotové, jak moc, kdo se do projektu zapojil, kdo naopak odstoupil.

V tomto případě by vám mohly pomoci programy, projektové manažery, jejichž vybavení funkcemi je přímo úměrné ceně, kterou za ně musíte zaplatit.

Na stránkách Mítvšehotovo.cz jsem se zmínil pochvalně o jednom z nich, Projectoru, který cenově patří do té nižší kategorie a také se to odráží na tom, co vše umí. Tentokrát se podívám na dva významné hráče na poli projektového managementu. Jak za Merlin, tak i OmniPlan je už potřeba svoji peněženku otevřít razantněji. První zmiňovaný vás vyjde na 210 dolarů a druhý na 150 dolarů.

Jelikož předpokládám, že mnozí z vás s těmito programy přišli do styku, ocením, když do komentářů sdělíte své vlastní zkušenosti, polemiku k tomu, co zde napíši já. Jen tak si bude moci „nepoznamenaný“ čtenář udělat plastičtější představu o tom, zda má smysl investovat do takového softwaru, popř. pro který z těch dvou se rozhodnout. Navíc všechny tyto programy fungují pouze pod platformou Mac OS X, proto bude dobré, když neopomenete sdělit zkušenost s programy určené pro Windows.

První doteky

Pokud bych se mohl vrátit trochu v čase, přiznávám, že nejsnadněji jsem pronikl do schopností Projectoru. Je intuitivní, na nastavení nenáročný a obecně user friendly, čemuž napomáhá i jeho vzhled. To naopak Merlin na vás „vyskočí“ se svojí složitostí bez váhání hned při prvním zpuštění. A pokud znáte produkty firmy OmniGroup (předpokládám, že znáte aspoň OmniFocus), tak vás rozhraní OmniPlanu nijak zvláště nepřekvapí, graficky – a vůbec i co do nejrůznějších klávesových zkratek a ovládání – se shoduje se vším, co OmniGroup vyvinula.

Nicméně, začal jsem pracovat nejdříve s Merlinem, poznávat jeho dovednosti a musím přiznat, že zhruba po dvou dnech jsem nabyl dojmu, že se s ním spřátelím a budu jej pro své projektové plánování využívat. V tento moment jsem ale úmyslně přešel na OmniPlan, abych totéž okusil s touto aplikací. První dojmy nebyly tentokrát nijak zvlášť ohromující, ale nyní již vím proč.

Fascinace službou

Okouzlení Merlinem a následné chladné emoce při seznamování s OmniPlanem mají totiž logické vysvětlení. Do té doby jsem projektové manažery nepoužíval. Projector jsem nějaký ten čas zkoušel, líbil se mi, ale popravdě – s odstupem času mi nenabízel zas tak moc zajímavého na to, abych ještě vedle GTD aplikace musel pracovat s ním. U Merlina jsem objevoval služby, které mi takový software může nabídnout.

Třeba na základě poznámek z GTD u dílčích projektů můžu zanést jednotlivé kroky k projektu, tyto kroky přiřazovat k jednotlivým osobám z týmu, přiřazovat k nim kontexty (např. jako pomůcky, nástroje je k vykonání kroku mít, kde se daný krok odehraje, jak dlouho by mohl trvat…).

Efektně se dá nastavovat „kauzalita„, propojenost mezi kroky, program už si do časového rozvrhu automaticky rozmístí kroky tak, aby se některé z nich nemohly překrývat. Dokonce hlídá i vaši vytíženost a upozorňuje na to, máte-li v jednom dni příliš mnoho povinností. Jedním kliknutím lze přijmout „zdravější“ návrh, s kterým přijde program.

V projektových manažerech také koordinujete svůj kalendář, pracovní schůzky, ale také třeba to, že na daný projekt si vyhradíte pouze pondělky a středy. Důležitá funkce se skrývá v „kritickém bodě“. Znáte to, v rámci realizace dlouhodobějšího projektu existují nejrůznější deadliny, momenty, kdy něco musí být hotovo, nebo třeba se odehraje prezentace již splněných úkolů před vaším šéfem / mecenášem… Kritické body si zanesete do harmonogramu a máte je neustále na očích.

Porovnání I.

Popsal jsem jen něco a opravdu jen letmo z toho, co projektové manažery o síle, jakou mají Merlin a OmniPlan nabízejí. Dostal jsem se do fáze, kdy je třeba říci, zda se v těchto službách programy od sebe liší, zda některý z nich nabízí více, jiný méně.

Stručně řečeno: jsou téměř totožné. Jejich výbava obsahuje vše důležité. Abych to ale odzkoušel, rozhodl jsem se jeden a ten samý projekt zanést jak do Merlina, tak do OmniPlanu. Toto mi potvrdilo mé tvrzení s tím dodatkem, že např. pro mě zajímavá a užitečná službička v možnosti, aby mi program (pakliže hrozí mé přetížení) navrhl lepší řešení, se vyskytuje pouze v OmniPlanu. Merlin vás na to sice upozorní, ale nenavrhne řešení. (Mimochodem, aplikaci Projector je tohleto úplně jedno…).

Mezi další součástí služby projektových manažerů patří, o čemž jsem ještě nemluvil, i dozor nad rozpočtem. V tomto případě rozdíly nenastávají, zato je s podivem, že nejlepší výstup se mi zdál být u Projectoru. Možná je to tím, že Merlin příliš spoléhá na svoji provázanost s aplikací Billings. Pokud ale nepotřebujete, aby vám projektový manažer přímo tisknul faktury, nebude vás tato nedokonalost trápit.

Umíme toho stejně, ale za jakou cenu?

Cenou nyní nemám na mysli finanční částku, kterou vývojářům výměnou za licenci dáte, ale náročnost programu na užívání. Jak moc je třeba, aby se člověk s programem seznamoval, kolik kroků musí udělat, aby docílil toho či onoho, vyplatí se mu námaha vložená do správy projektu v manažeru? Toto vše ukáže skutečně až dlouhodobé užívání, ideální by byl rok. Berte tedy mé vlastní dojmy spíše jako takové orientační, protože jsou postaveny na měsíční (ne ale tak intenzivní) práci s programy.

Jestliže jsem byl zprvu okouzlen Merlinem, brzy jsem zjistil, že vybavením je na tom stejně jako OmniPlan. Poté jsem tedy přistoupil k onomu procesu, kdy tentýž projekt jsem zanesl do obou aplikací. A právě díky tomu jsem měl možnost porovnat, jak se mi s kterým programem pracuje.

Možná je to tím, že i prostředí OmniFocusu se mi poměrně líbí, ale nesporně přátelštějším prostředím disponuje OmniPlan. A nemám teď na mysli pouze design všech těch kolonek, fonty písma, ale způsob, jak je spravovat. Zkratky se lze rychle naučit a přidávání dalších kroků, nebo třeba kontextů mi přišlo snadnější, rychlejší. Merlin zkrátka působí opravdu složitě. Určitě však není překážkou složitost – když bych měl trpělivost a odhodlání mu věnovat intenzivní týden, asi bych do něj pronikl. Ale proč dávat přednost něčemu, co je stejně vybavené, ale složitější, když zde existuje alternativa jednodušší?

Porovnání II.

Zásadní roli tak při mém finálním rozhodování sehrálo právě uživatelské rozhraní. Zprvu mi nevyhovovala samostatná okna „Inspectors“ u OmniPlanu, na druhou stranu aspoň tak nezmenšují to nejdůležitější – prostor, v němž vidíte graficky svůj projekt. Navíc design zobrazení projektu je u OmniPlanu přehlednější.

A teď zase něco ve prospěch Merlina. K zakoupení je totiž kromě desktopové verze také iPhone ($65), možnost správy a sdílení na serveru ($140) a pro firmy také speciální Merlin Server ($995).

Merlinovy služby tak jasně ukazují, že vývojáři více mysleli na společnosti než na uživatele-jednotlivce, nabízejí větší servis, možnosti při sdílení a hromadné správě, pokud ale chcete manažer používat kvůli sobě – a to tedy abyste měli pečlivý plán a dozor nad tím, co se s projektem děje, všechny tyto bonusy nepotřebujete. A OmniPlan vás vyjde i o pár desítek dolarů levněji.

Závěr

Mé rozhodnutí je tedy jasné, dávám přednost OmniPlanu, budu jej rok intenzivně využívat, a pak napíši, zda a jak mi program pomáhal.

Pro vaše zkušenosti a názory je nyní otevřena diskuze. Budu se těšit na postřehy.

Štítky:

Připoj se ke komunitě Mít vše hotovo!

Stačí nám poslat tvou e-mailovou adresu. Občas ti pošleme tipy pro produktivnější práci, odkazy na zajímavé knihy nebo akce. Psát ti však budeme jen jednou za čas a pouze tehdy, budeme-li mít skutečně co říct.

Přidej komentář k příspěvku

Vaše emailová adresa nebude zveřejněna. Vyžadované informace jsou označeny *

Nahoru