Midnight Inbox aneb GTD pro ortodoxní

„Rukama“ mi prošlo již několik aplikací, které vycházejí z metody GTD, u každé z nich jsem brzy věděl, jak funguje (nemyslím tím ovšem, že bych pronikl do všech funkcí a tajů). Když jsem si naistaloval Midnight Inbox od společnosti Midnight Beep Softworks, vůbec jsem netušil, co od ní mám očekávat. Recenze jsem předem nečetl a jejich oficiální server nedisponuje mnoha informacemi. A ani první procházka programem mi zrovna dvakrát nepomohla.

Ne že by se aplikace ovládala složitě. Asi nejvíce mě zmátlo to, že Midnight Inbox nemá sidebar, kde bychom našli staré dobré Inbox, Projects… Místo nich na nás koukají ikonky Collect, Process, Organize, Review, Work, Reference, Archive a Trash. Každé z nich je pak přiřazeno několik dalších podskupin. Chvíli trvalo, než mi došlo, že pro toho, kdo si alespoň jednou řádně přečetl knihu Davida Allena, by měl být sidebar programu jasný. Asi mi chyběla ta jednoduchá schránka, na kterou jsem z ostatních aplikací zvyklý.

Collect

Místo klasické schránky je zde Collect, které ale – a teď přichází to překvapení – sbírá „podněty“ samo. Nadefinované oblasti jako Desktop files, Text documents, ale i Recent email, New bookmarks ukazují na široký záběr programu. Vývojářům šlo o to, aby skrze svoji aplikaci dělali kus práce za nás. V praxi to znamená toto:

Ráno si zapnu program a nechám jej třeba neustále běžet na pozadí. Aplikace si posbírá veškeré dokumenty, ale třeba i maily, které přišly, zaznamená, když si v Safari založím nějakou stránku, do iCalu poznačím událost, úkol.

Přiznám se, že nepracuji s Midnight Inbox natolik dlouho, abych dokázal bez uzardění vynést soud, zda by mi Collect ulehčilo od práce a učinilo mě efektivnějším. Elegantní by to bylo například při práci s poštou. Nemusel bych otevírat Mail a třídit si v něm nové maily do kategorie odpovědět, udělat s ním nějakou větší akci apod. Bohužel, Midnight Inbox si poštu sám k sobě nestáhne, pokud si ji nestáhnete k sobě do mailového klienta. (Tento handicap by bylo záhodno odstranit.)

Taky jsem zatím nedokázal nějak využít další „dovednost“, tedy to, že když během dne třeba pracuji s textovým souborem, mám možnost s ním pak pracovat v Midnight Inbox. Opět – v GTD aplikaci se objeví až tehdy, když s dokumentem provedu nějakou činnost (pošlu třeba někomu jinému, upravím rozměry fotky apod.). Ale proč bych s ním měl ještě pracovat v GTD?

Zkrátka a dobře, ambice Collect zní: chci být užitečnou funkcí, ale já zatím nepotřeboval vůbec její služby využít.

Process

Druhá ikonka s názvem Process úzce souvisí s tou první, jelikož v Collect můžete pouze nahlédnout do toho, co aplikace posbírala, zatímco u Process už dané objekty spravujete. Začíná tedy fáze, kdy vám aplikace „předhazuje“ postupně poštu, která byla posbírána. A nyní stojíte před otázkou: chci s tímto dopisem nějak pracovat? Zabere mi akce maximálně 2 minuty? Když ne, co s ní dál?…

Nebudu to zde rozvádět, metodu GTD jistě všichni dobře znáte. Jak jsem již naznačil v názvu, Midnight Inbox je pro ty, kteří se rad Davida Allena chtějí držet co nejvíce. A vyhovuje jim, že si nemusí vštěpovat jednotlivé kroky metody do hlavy. Aplikace totiž dělá všechno sama. Ptá se, nabízí rozcestníky, odpočítává vám ony dvě minuty… Snaží se poskytnout servisu „snadné orientace a možnosti“, jak s každým dokumentem/dopisem/poznámkou naložit.

Jak jsem již napsal, možnosti Collect jsem nevyužíval (a nepřišly mi zrovna dvakrát efektivní), myslel jsem si tedy, že můžu aspoň Collect využít při sbírání svých podnětů, které nosím v hlavě (a ne tedy těch, které sesbírá aplikace z počítače jako maily, dokumenty apod.). Chtěl jsem tedy Collect mít jako Inbox a zkusil si poznačit pomocí tzv. Quick Note nějaký úkol. Jenže ouha. Co pak s ním? Objeví se sice v Collect, ale nelze s ním nijak pracovat. Jenom přečíst! Až poté jsem zjistil, že Quick Note je vlastně další zbytečnost. Abych to tedy shrnul: oddělení Collect a Process vidím na základě své zkušenosti jako prakticky nevyužitelné. (Budu zvědavý, zda má někdo z vás jiné dojmy.)

Teď už ale k tomu lepšímu.

Organize

Po Collect následuje ikonka Organize. Zde si už můžete rozplánovat své projekty a jednotlivé kroky v nich. A funguje zde i tzv. Inbox setup, konečně tedy něco, v čem spatřuji útěchu GTD. Abyste si poznačili něco do této schránky, musíte použít tlačítko Quick Action, ano, tlačítko, nikoliv klávesovou zkratku, tu vývojáři tak důležité akci nedopřáli. (Doufám, že i tento nedostatek bude v budoucnu napraven.)

Vytváření projektů už se nese v příjemném duchu, opět přísně věrném knize Mít vše hotovo. Aplikace vás postupně provede možnostmi jako název projektu, to, co má být jeho výsledkem, kdy má začít, kdy skončit, ale také to, jak často chcete v případě daného projektu dělat zhodnocení.

Psaní dílčích kroků můžete i tak, že si vytvoříte hlavní krok a malé krůčky v rámci toho hlavního kroku. Přiřazujete jim kontexty (jen jeden), čas trvání (nemůžete si nadefinovat vlastní čas, max. délka tak je 120min), začátku, konce. Zde už je Midnight Inbox jako ostatní GTD programy. Můžete si kroky tažením přesouvat, ale když si úkol přetáhnete do Organize, tak se vám z něj nestane automaticky projekt – to v něj musíte manuálně nastavit.

Review

Stejně jako v GTD procesu i zde po Organize přichází Review, které je buď denní, týdení, měsíční, někdy/možná, ale také může být jen ve stádiu „popřemýšlím o tom“. Midnight Inbox sympaticky dává svobodu v tom, jak si nastavíte u jednotlivých projektů jejich kontrolu, kdy se vám mají zobrazit ke kontrole. Roztřídí se sami do zmiňovaných skupin, takže se vám nemíchají pospolu a kontrola je efektivnější.

Work

Následující Work v sobě skrývá prosté roztřídění podle kontextů, nic více, nic méně.

Reference nabízejí složky jako Agendas, Incubate, Wating for… aj. a aplikace sem přiřazuje „prvky“, s kterými jste neudělali žádnou akci při Process. Nepřiřadili je k projektu, nepřidělili jim kontext. Prostě zazálohovali do složky, kde si můžete snadno podle kategorii hledat věci, které jsou závislé na někom jiném (Waiting for), nebo jsou odložené.

Do Reference můžete však přiřadit pouze ty podněty, které vzešli z Collet (co nasbírala aplikace), nikoliv tedy vaše vlastní nápady a kroky, které jste si dali do Inbox setup. Opět pro mě jako uživatele ne tak výhodné, i když zde uznávám, že třeba soubor, který mi někdo poslal, můžu právě přiřadit ke kategorii, že si jej potřebujete ještě prostudovat.

Archive a Trash jsou, myslím, dostatečně jasné již svým názvem.

Po tomto letmém představení nabídky Midnight Inbox dovolte pár osobních dojmů. Program vypadá hezky, ale přijde mi, že právě nad GUI designem trávili vývojáři nejvíce času.

Aplikace sama má spoustu much a mušek, které by se měly co nejdříve odstranit, jinak – obávám se – si firma k sobě mnoho nových GTD uživatelů nepřiláká, neboť ti si stihnou navyknout na jiný software.

Cena $35 není vůbec špatná, nicméně slibovaná verze 2.0 (údajně se má objevit v září 2009) by opravdu musela kromě slibovaných změn (jako lepší exportování, synchronizování) nabídnout především opravy nedostatků. Funkčnější práci s klávesovými zkratkami, přetahování úkolů, efektivnější charakter Collet jako komplexní schránky, bohatější možnosti editace ne jen souborů v Collect, ale (především) vlastních poznámek.

Midnight Inbox pro iPhone?

Už dva měsíce má zpoždění vydání verze pro iPhone. Jsem opravdu zvědavý, jak bude aplikace vypadat, zda nabídne širokou škálu editace, nebo jen nějaké omezené přidávání, popř. pouze náhled na projekty. Zatím tak desktopová verze umí synchronizovat s iCalem, a to ne zrovna dvakrát flexibilně (v porovnání s OmniFocusem).

A pro koho je program určený? Opravdu pro ty ortodoxní? No, možná by se hodilo napsat: pro ty, kteří si knihu o GTD přečetli, rozhodli se, že chtějí metodu využívat, ale nechtějí se ji učit. Nechají se tak Midnight Inbox vést za ruku. Aby to ale skutečně pomáhalo k větší produktivitě a efektivitě, musí Midnight Beep Softworks ještě nějakou tu práci udělat… Ale třeba nás ještě překvapí.