Připoj se ke komunitě!

Občas ti pošleme tipy pro produktivnější práci, odkazy na zajímavé knihy nebo akce. Psát ti však budeme jen jednou za čas a pouze tehdy, budeme-li mít skutečně co říct.

Odeslat


Základna osobního růstu

GTD v Outlooku jednoduše a prakticky – díl VIII. – Vylepšení

By on 29. 7. 2009 in Nástroje with Počet komentářů: 3
Jaroslav Luhan

Jaroslav Luhan

GTD jsem začal používat v roce 2008, těsně před tím, než vyšla knížka Mít vše hotovo od Melvilu. Mým hlavním nástrojem je Microsoft Outlook+OneNote, telefon Lumia s Windows Phone a papír A4. Jak můj systém funguje, si můžete přečíst na tomto webu v mých článcích, ale neustále se vyvíjí, takže aktuální verzi přednáším na školeních.
Jaroslav Luhan

Poslední články od Jaroslav Luhan (Všechny články)

V době prázdnin se nebudeme pouštět do „velkých akcí“, a proto přináším jen několik tipů pro efektivnější práci v Outlooku. Oceníte je především, pokud jste si Outlook nastavili podle předchozích dílů.

Více příchozích schránek

Pokud je vaší hlavní pracovní náplní například zpracování objednávek od zákazníků a potřebujete tyto objednávky oddělit od ostatních mailů, vytvořte si dvě příchozí složky s rozdílným kritériem pro zobrazení. Složku s objednávkami budete rovnou vyřizovat a položky označovat jako splněné. Druhou složku budete vyprazdňovat, jen když se k tomu během dne dostanete.

Podobně si vytvořte zvláštní příchozí složku, pokud jste zaregistrování do mnoha diskusních skupin. Případně pro maily, kde jste uvedeni v kopii nebo pro skupinové maily. Ano, je to trochu proti ryzímu GTD, ale pokud budete zavaleni nedůležitými maily, které neustále přitékají, k práci se nikdy nedostanete. Pro informaci – Outlook 2007 umí fungovat i jako RSS čtečka.

Příznak od jiného uživatele

Věnujte také pozornost příchozím mailům označeným příznakem pro příjemce. Kvůli existenci tohoto příznaku se v IN příchozí schránce neobjeví, objeví se rovnou mezi úkoly bez kategorie.

Nevím, jak moc se příznaky pro příjemce používají. Osobně jsem moc mailů s příznakem pro příjemce nedostal a ještě bych řekl, že byl příznak uveden omylem. Nicméně je dobré na to být připraven, aby žádná zpráva neunikla. Vytvořil jsem si složku výsledků hledání „Příznak od někoho jiného“. Pokud maily s příznakem dostáváte častěji, zařaďte si ji pod inbox, pokud minimálně, zařaďte ji na konec seznamu složek. Pokud složka není prázdná, text názvu složky se změní na tučný stejně, jako u jiných složek.

Změňte pořadí kontextů

Doporučuji kontext/kategorii Čekám na… umístit až na konec seznamu, protože můžete snadno sklouznout k tomu, že budete fungovat spíše jako připomínač a diář pro ostatní, než abyste se dostali k vlastní práci. Oproti tomu hlavní úkoly (Most Important Task) by měly být na místě prvním a měli byste je řešit dříve, než se dostanete k vyřizování došlé pošty.

Rozdělte okno editoru mailu na polovinu

Odepisujete na nějaký delší mail a neustále se potřebujete vracet k předešlé konverzaci, citovat, nebo kopírovat některé části do nově psaného textu? Neustálým posouváním textu můžete zavařit kolečko na myši. Přitom stačí okno editoru zprávy rozdělit na polovinu a v horní části psát novou verzi a v dolní části listovat historií.

Okno rozdělíte na polovinu dvojklikem na čárku nad posuvníkem. Opětovně okno spojíte dvojklikem na dělící čáru. Tuto užitečnou funkci najdete i ve Wordu nebo Excelu.

Editace textu přijatých zpráv

Věděli jste, že poznámky k doručenému mailu nemusíte pořizovat a ukládat nějak složitě mimo zprávu, ale můžete je rovnou vepsat do původního textu mailu? Zvolte z menu Zpráva/Jiné akce/Upravit zprávu a tělo emailu můžete libovolně editovat, doplnit o poznámky, nebo celou zprávu přepsat. Můžete také změnit předmět zprávy, ale pak nebude správně fungovat hledání souvisejících zpráv, které popisuji v dalším odstavci.

Hledání souvisejících zpráv

Když už máte všechny zprávy v kontextech, s termíny a na správných místech, je docela opruz se v seznamech prohrabovat a hledat souvislosti.

Dejme tomu, že se v inboxu objeví zpráva, o které vím, že je odpovědí na dřívější zprávu v kategorii  @Čekám na… Mohl bych tedy otevřít seznam úkolů, rozevřít příslušnou kategorii a původní zprávu označit jako ukončenou. Rychlejší je využití funkce Související zprávy, kterou vyvoláte z místní nabídky nad zprávou.

Pokud máte zprávu označenou příznakem (je tedy v Seznamu úkolů) a otevřete ji, funkci Najít související zprávy vyvoláte kliknutím na tmavší (na screenshotu oranžový) řádek s datem a popisem příznaku.

Otevře se okno Rozšířené hledání, ve kterém přehledně vidíte související zprávy. Můžete je otevírat, měnit příznaky a provádět další potřebné operace. Například můžete uzavřít původní úkol, na který jste právě dostali odpověď příchozím mailem.

Pomohly vám tyto tipy? Řešíte něco jinak? Podělte se o vaše zkušenosti v diskuzi. Rád uslyším návrhy na témata pro další díly seriálu.

Štítky:

Připoj se ke komunitě Mít vše hotovo!

Stačí nám poslat tvou e-mailovou adresu. Občas ti pošleme tipy pro produktivnější práci, odkazy na zajímavé knihy nebo akce. Psát ti však budeme jen jednou za čas a pouze tehdy, budeme-li mít skutečně co říct.

Přidej komentář k příspěvku

Vaše emailová adresa nebude zveřejněna. Vyžadované informace jsou označeny *

Nahoru