Připoj se ke komunitě!

Občas ti pošleme tipy pro produktivnější práci, odkazy na zajímavé knihy nebo akce. Psát ti však budeme jen jednou za čas a pouze tehdy, budeme-li mít skutečně co říct.

Odeslat


Základna osobního růstu

Timeboxing vám pomůže mít různé věci hotovo. Nevěříte?

Víceméně neustále všem lezu na nervy tím, jak se jim snažím dokázat, že timeboxing patří mezi jeden z nejefektivnějších „triků“, které mohou člověku pomoci na několika frontách. A přestože trik zcela určitě znáte (a efektivně používáte), pevně věřím, že stále ještě existuje šance, že i v tomto článku objevíte ještě nějaké jiné, nové využití.

Pro formu: Timebox, nebo chcete-li třeba „časové okénko“, je omezené množství času, kdy se člověk věnuje nějaké činnosti. Původně pochází z projektového managementu (zejména při vývoji softwaru), kdy se projekt rozvrhuje do časových bloků vymezujících určité fáze projektu. Pro potřeby plánování mají potom tyto bloky samostatný rozpočet či termín splnění nebo přímo definovaný milník spojený s předáním ukončené části díla.

V  každodenní práci „obyčejných“ smrtelníků se potom timeboxy využívají tak, že místo toho, abyste pracovali na celém úkolu, pracujete na úkolu určitou, přesně stanovenou dobu – a vyměníte jej za úkol další.

Co vše umožní timebox zařídit?

1.    Překonat puzení k prokrastinaci

Tlak nezdravých návyků z minulosti se u mě nese v duchu hesla o tom starém psu. Jen s tím rozdílem, že v mém případě se nejedná o nové kousky, ale nově přibývající úkoly. Náchylnost k odkládání úkolů jsem získal na fakultě, je vlastně veřejným tajemstvím, že jsem svoji 200 stran dlouhou diplomku odevzdával (samozřejmě z různých, nejen „lenostních“ důvodů) nějaký měsíc po termínu.

Timeboxing používám nejčastěji jako drátěný zátaras proti myšlenkám typu „však to můžeš udělat až…“. Většinou mě vnitřně uspokojí ujištění, že se úkolu budu věnovat jen nějakou dobu a pak hurá od něj pryč. Pravda, po patnácti či dvaceti minutách je většina odkládaných kroků hotových, takže je to vlastně dvojí výhra – radost ze splnění úkolu provází dobrý pocit z toho, že se člověku podařilo vybočit ze starých kolejí.

2.    Nalít motivaci do velkých „projektů“

Velké úkoly člověka nezdravě vyčerpávají. Není to jen o tom, že s nimi nemůže pohnout, nebo naopak nedělá nic jiného.

Záludnost skrývají velké projekty i v tom, že člověk nevidí konečný výsledek – a do úkolu se postupně přestává chtít. Právě rozsekání úkolu na „deliverables“ neboli ucelené části díla umožňuje vidět postup. Člověk (aspoň na chvíli) ztrácí pocit, že stojí na místě. A co víc si může člověk z hlediska motivace přát?

3.    Omezit neblahý vliv časožroutů

Co budu komu nalhávat. I když to tak nemusí z článků vždy vyznívat, nechávám se občas unášet, hm jak to napsat, aby to znělo povzneseně, na vlnách pro aktuální projekty nic neznamenajících činností.
Ano, ano, mám na mysli ony „časožrouty“ jako je čtení 100+ článků ve čtečce či tu a tam zkouknutí nějakého filmu, ehm, několika filmů po sobě. A to radši ani nemluvím o hrách či po x-té čtených knížkách.

Chce to jistou dávku motivace, aby se člověk odpoutal – a přešvihnutý limit v timeboxu dokáže vytvořit (nebo když ne vytvořit, tak aspoň hodně posílit) atak černého svědomí.

4.    Zlepšit vědomí uplynulého času

Za tímto filozoficky znějícím bodem se neschovává nic jiného než jen klasický problém: člověk sedí za stolem a sype jeden úkol za druhým. Jenže ouha, i když má nastavené další kroky, které po splnění poctivě odškrtává, večer se cítí mizerně. Na první pohled totiž nevidí, co kde dělal – a co je ještě horší – ani si příliš neuvědomuje, kolik mu co vzalo času.

Díky timeboxům, tedy opakujícím se časovým blokům, můžete získat alespoň jakous takous základní představu. A pokud používáte nějaký „vhodný“ software (v mém případě TimeEdition), dobu strávenou na úkolu si ani nemusíte pamatovat – o to se postará program sám.

5.    Vytvořit pracovní rytmus

Nebezpečí chaotického chrlení úkolů se neskrývá jen v tom, že nevíte, co jste během dne vůbec dělali. Osobně tyto problémy zatím nemám, ale ze svého okolí znám několik lidí, kteří syndromem RSI syndromem trpí. A tyto zkušenosti mi rozhodně stačí – osobní zážitek či přímo zkušenost fakt nepotřebuji.

Nastavení timeboxů nehlídá jen to, že se práci skutečně věnujete. Umí se postarat i o rytmus mezi prací a odpočinkem. A opět upozorňuji – občas pomůže trochu popřemýšlet nad tím, jakým způsobem se budou střídající se timeboxy sledovat.

6.    Pomáhat při tvořivých úkolech

Projekty, které stojí na velké dávce tvořivosti a tvořivých vstupů, se jen zřídka dají udělat „na jedno sezení“. Když člověk něco tvoří, samotný proces se skládá z několika absolutně rozdílných přístupů a postupů. Nejprve se člověk nápadem nadchne, potom přichází okamžik sbírání různých nápadů a nakonec, před tím než projekt uloží, aby uzrál, eventuálně vytvoří první nástřel.(Tak třeba vznikl tento článek.)

U mě je v této oblasti nejžhavějším kandidátem na využití timeboxů samozřejmě brainstorming a následné sbírání dalších podkladů. Není to jen tím, že právě tyto mi nabízí při tvoření největší „potěchu“. Důvodem je i to, že na rozdíl od ostatních (napsaný článek, vytvořené materiály, sestavený seminář) nemají žádný jasně definovaný výstup.

7.    Vyřešit běžné drobné úkolečky

Další běžné použítí (i v nekreativních projektech) spočívá v tom, že si vymezuji dobu, během níž se budu věnovat určitému typu úkolů. Drobné úkolečky, neboli prkotinky, nezdravě odebírají energii a unavují. Navíc rozdrolují pozornost člověka a co je ještě horší, není po nich vidět žádný výsledek.

Člověk je proto často odkládá, a než se naděje, přerostou mu přes hlavu: neustále je totiž před sebou sunou záležitosti spojené se zajímavějšími projekty. („Zajímavější“ v tomto smyslu znamená zejména z hlediska priorit člověka.)

Přestože v běženém životě tento postup používáme téměř bezmyšlenkovitě. Nebo mi chcete tvrdit, že dáváte špinavé prádlo do pračky v okamžiku, kdy jej svléknete? Ovšem minimálně u počítače či telefonu se alespoň v mém případě objevuje jakýsi blok. Tak jako praní špinavého prádla, i tyto drobnosti se dají spojovat. Otřepaným příkladem je potom roztřídění a zpracování e-mailů. Podobně člověk platí účty, prohlíží nové články ve čtečce či updatuje databázi klientů či kontaktů z hromádku nově přibyvších navštívenek.

8.    Poposunout rozsáhlý úkol

Pravděpodobně nejpůvodnější použití timeboxů – na jedné straně pomáhá, abyste se z úkolu nezděsili na straně druhé potom abyste se v něm neutopili. Rozložíte úkol na části a pak jen „zatloukáte“ jeden krok za druhým – stejně jako když člověk zatlouká hřebíky.

9.    Omezit perfekcionismus

Jindy se člověk utopí na tom, že práci neustále předělává, doplňuje, vylepšuje – a ostatní úkoly nejenže stojí – ony postupně vyhnívají. Stačí určit si maximálně dlouhou dobu, kdy se budu úkolu věnovat – a o víc ať se postará čas. Neznám horšího zážitku než když v den nějaké přednášky, kterou jsem si připravoval třeba týden dopředu, ráno sedím u počítače a vyhledávám pro tuto prezentaci nové obrázky – s tím, že ty nové budou určitě lepší než ty předchozí.

10.    Zvýšit pozornost

Zmatek v hlavě soustředěné práci nepomáhá – minimálně v mém případě. A tak to, že se člověk věnuje jedné určité věci po omezenou dobu, pomáhá v okamžiku, kdy se vám hlavou honí spousty myšlenek – a ani jedna nemá s tématem nic moc společného. Omezený čas vyžaduje, aby se člověk na „práci“ pečlivě připravil a také se pokusil maximálně soustředit.

Přiznávám se bez mučení, že tuto také skřípu. Proto jsem si vytvořil jiný přístup, jak hlavu zklidnit. A když po uplynutí nastaveného limitu vidím, že dnes se ten úkol prostě hlavě nehodí, mohu zodopovědně rozhodnout – Ano, nějakou dobu jsem se tím vážně snažil zabývat, ale … Další vývoj rozpracovaného úkolu si můžete odvodit z předchozích či následujících bodů.

11.    Pracovat na důležitých úkolech

Jestliže se člověk věnuje různým úkolům odlišné povahy (jinými slovy patří mezi průměrně vytížené jedince), potom se mezi těmito úkoly určitě najdou kandidáti, které smutně zhodnotíte slovy:  „Toto dnes musím odložit, protože na to nemám čas. Ach jo, taková super dobrá věc…“

Sám, ač nerad, musím tyto z mého pohledu zajímavé a energii nabíjející projekty také často odložit. Na druhou stranu mi ale technika timeboxingu zajišťuje, aby se ten aktuálně nejzajímavější projekt posunoval kupředu. Stačí si vyhradit dejme tomu půl hodiny nebo hodinu denně (nejčastěji hned ráno, co nejdříve) a je vystaráno. Jde to sice moooc pomalu, ale jde to. A energetické „šlehy“ do žil nepatří k jediným výstupům z této metody.

12.    Vyvážit čas věnovaný různým úkolům

Zrovna v této době procházím obdobím, kdy doma řešíme jeden řekněme neukončitelný projekt, který silně zastiňuje ty ostatní. Svou povahou a vlastně i významem vyžaduje, abych mu věnoval víceméně každý okamžik, takže kdybych mohl, asi bych nic jiného dělat neměl, co dokonce bych ani ničemu jinému neměl věnovat ani ždibec pozornosti.

Naštěstí mi timeboxy pomáhají, abych se v onom „mega-projektu“ z hlediska času neutopil – a navíc abych z hlediska energie absolutně nevyhořel. Na první pohled to není zřejmé, ale timeboxing člověk přece nemusí používat jen na práci – může si přece takto vymezit i čas na zábavu, odpočinek či jen umožní na chvíli vyměnit nevyhnutelný úkol za jiný důležitý, který je navíc ještě zajímavější.

13.    Zefektivní výběr úkolů

Kdy člověk stihne nejvíc důležité i nedůležité práce? Den před odjezdem na dovolenou. Naprosto jasně omezený čas dokáže udělat s člověkem divy – maximálně se soustředí, práci na toto poslední období pečlivě promyslí – a především – nedovolí si skončit dříve, než je hotovo „akorát“.

Jakmile se člověk naučí s timeboxy pracovat (tj. uvěří, že víc času prostě není a tečka), začne si nejen vybírat to, co se udělat musí. Ony se v tomto případě zkombinují i všechny předchozí důvody.

Pravda všechny předchozí příklady se prolínají jeden s druhým, takže není možné říct, tunajto je to nejdůležitější.

A jak jste na tom vy? Už mi věříte?

Nebo jste našli jěště nějaký jiný přínos? Pomáhá vám timeboxing řešit i jiné nedostatky?

Pokud jste nikdy nic podobného nezkoušeli – nebo tento přístup nepoužíváte, dejte mu dnes šanci. Natáhněte si jakýkoliv časovač – na mobilu, budík s časovačem nebo nějaký počítačový prográmek a zkuste, kolik práce uděláte tímto přístupem od oběda do konce pracovní doby. Třeba se vám tento pátek nebude zdát nekonečný.

Anebo si ulevte třeba na twitteru. (Aspoň zjistíte, jak na tom jsou ostatní.)

Připoj se ke komunitě Mít vše hotovo!

Stačí nám poslat tvou e-mailovou adresu. Občas ti pošleme tipy pro produktivnější práci, odkazy na zajímavé knihy nebo akce. Psát ti však budeme jen jednou za čas a pouze tehdy, budeme-li mít skutečně co říct.

Počet komentářů: 6

Trackback URL | RSS kanál s komentáři

Stránka, který odkazuje na tento příspěvek

  1. Přemýšlet při přípravě prezentace se rozhodně vyplatí | Mít vše hotovo.cz | 27. 12. 2010

Přidej komentář k příspěvku

Vaše emailová adresa nebude zveřejněna. Vyžadované informace jsou označeny *

Nahoru