Odkládání nápadů, úkolů a vůbec jakýchkoliv poznámek, s nimiž budeme později pracovat, mimo paměť patří mezi pilíře mnoha metod ke zvýšení produktivity, resp. efektivnosti – GTD nevyjímaje. Schránka představuje stěžejního pomocníka, a proto je potřeba si zvolit nejen její správnou podobu/formu, ale také si na ni zvyknout a doslova s ní žít.
Mnohým však nevyhovuje neustálé zapisování. Buď používají blok, který se jim ale čas od času zapomene doma/v práci, nebo elektronický zápisník – mobil. Ten sice mají u sebe, ale ne každý rád „vyklepává“ své poznámky, jsou-li delší. Efektivnost schránky tak dostává trhliny, neboť se nám do ní nechce věc poznamenat.
A když teď nebudeme brát v potaz GTD, zůstávají nám případy, kdy si nepotřebujeme zaznamenat úkol, ale souvislý text, myšlenku. Nemusíme být přímo spisovatelé a básníci, stačí třeba, když při cestování (či procházce lesem) uvažujeme nad zněním firemního dopisu či nás napadne originální přání babičce k narozeninám. V tuto chvíli si zapisovat celý text představuje obtíž. Nápady se ale mohou, dříve než dorazíme k dopisnímu papíru či mailové schránce, velmi snadno odebrat do říše zapomnění.
Řešení je velmi prosté, vyžaduje však elektronický přístroj. Vzhledem k tomu, že snad každý z nás vlastní mobilní telefon a už většina z nich má možnost hlasového záznamu, nepředstavuje tato podmínka žádnou obtíž. Stačí si do ruky vzít mobil a začít hovořit. (Při řízení vozidla, nebo zkrátka pro získání pohodlí, nabízí se hands-free).
Hlasová poznámka by měla mít také svoji formu, aby se vám v nich lépe orientovalo. Rozhodně je cestou k zbytečnému chaosu to, když několik myšlenek, které se sebou nesouvisejí, nahrajete jako jednolitý záznam. Efektivnější způsob je nahrát si poznámky, a k pozdějšímu třídění pomůže, namluvíte-li si na jejich začátek „označení“. V podstatě by šlo o obdobu tagování a přiřazení k projektu. Před zaznamenáním přání babičce si tak můžete říct klíčová slova: přání k narozeninám, babička, dopis. Poznáte poté účel záznamu, komu je směřován a co k zrealizování úkolu budete potřebovat.
Pokud jedete autem a jde vám o zaznamenání sledu úkolů, bylo by asi riskantní a zbytečné, abyste neustále narušovali své soustředění nastavováním nového záznamu. V tomto případě je vhodné, abyste si své poznámky nahráli pospolu a jako pomocník poslouží právě ono tagování.
Co se týče nástrojů, není potřeba nějaké speciální aplikace, postačíte si klidně s obyčejným záznamníkem na mobilu. Nicméně, chcete-li něco efektivnějšího a vlastníte-li iPhone, neměli byste váhat a stáhnout si do svého telefonu free aplikaci Evernote.
O Evernote se napsaly už vagóny literatury, stačí jen podotknout, že volba hlasové poznámky je zde velmi rychlá, lze ji otagovat a hned sesynchronizovat se svým účtem na serveru. K hlasovým poznámkám se tak snadno dostanete odkudkoliv. Můžete dokonce zanechat namluvený text takto na serveru a dát přístup pro někoho, kdo jej bude potřebovat s ním dále pracovat. Není problém, aby si jej odtud poslechl. Pochopitelně se ke svým poznámkám můžete dostat i z desktopové aplikace na svém počítači.
Jo jo, Evernote jsem začal používat na maximum na Macu… ve spolupráci s iPhonem je to geniální a přitom perfektní odkladiště všeho možného, co je v digitální podobě… má fantastické vyhledávání textů i v obrázcích, je rychlý, ve spolupráci s Macem má další tunu vychytávek a geniální je multiplatformnost. Mám základnu na Macu, dále v práci díky USB verzi mám tu samou databázi na samostatném USB (pod win), a když jsem mimo, tak se podívám na iphone… možnosti jsou téměř nekonečné……
Ten prográmek se jim zkrátka vyvedl. A to si myslím, že ještě lecos vymyslí :-) Vždy, když se chystám třeba někam vycestovat, jednoduše a rychle si do Evernote na Macovi „nahážu“ potřebné informace (vlakové spoje, obrázky z google maps, abych trefil… atd atd), v okamžiku je to sesynchronizované. Velkou předností bylo, když na aplikaci pro iPhone šlo označit vybrané poznámky hvězdičkou, takže se v případě potřeby hned načtou..
A pro ty hlasové poznámky je Evernote dle mého názoru nejlepší volba.
Ja bych z fleku pouzival evernote, chvili jsem ho i testoval, ale co mi chybi a to hodne je moznost podslozek.
Vyuziti evernote vidim jako el. archiv a zde mi proste chybi podslozky. Dejme tomu ze chci ulozit clanek o zahrad. nuzkach, pak bych to ulozil do notebooku Z a zde bych potreboval mit pak podslozku zahrada.
Snad to brzi doplni. Do te doby pouzivam google poznamkovy blok.
Nebo pouzivate evernote i k jinym ucelum nez archivaci dat?
Já používám již delší dobu digitální diktafon a nedám na něj dopustit. Zkoušel jsem místo něj používat mobil, ale podle mne to není ono. Nahrávám si pouze krátké poznámky – raději deset kratších, než jednu dlouhu, po příchodu k počítači si poznámky přehraju a přepíšu jako úkoly do Outlooku. Funguje to naprosto super -> rozhodně doporučuji. Důvod proč mi nevyhovuje mobil je ten, že diktafon má velmi jednoduché ovládání, vezmu ho do ruky, zmáčknu tlačítko a mluvím. To je třeba v autě k nezaplacení… Vilém
Jsem na tom stejně – když nejsem u počítače, používám buď notýsek, nebo mp3 přehrávač. A funguje to.
Nemůžu si vynachválit PDA s Windows Mobile. Mám namapované tlačítko pro záznam. V autě ideální, protože mám PDA v držáku. Výhodou oproti mobilu nebo diktafonu je to, že se mi po synchronizaci objeví hlasové poznámky přímo v Outlooku (ve speciálnim inboxu) a já si ty kratší (jen hesla a připomenutí) poslechnu a udělám, nebo je přepíšu do úkolů. Ty delší (úvahy, nápady) si uložím jako přílohu, než se dostanu k jejich zpracování.
S jiným záznamníkem jsem měl problém, že jsem zapomínal „schránku“ s hlasovými záznami kontrolovat. Takhle se mi plný „hlasový inbox“ zvýrazní tučně.