Připoj se ke komunitě!

Občas ti pošleme tipy pro produktivnější práci, odkazy na zajímavé knihy nebo akce. Psát ti však budeme jen jednou za čas a pouze tehdy, budeme-li mít skutečně co říct.

Odeslat


Základna osobního růstu

Remember The Milk – povedený online úkolovník

By on 5. 5. 2009 in Nástroje with Počet komentářů: 4
admin
admin

Poslední články od admin (Všechny články)

V dnešním článku bych Vám rád představil online správce úkolů Remember The Milk (RTM). Než se pustím do popisování všech jeho funkcí, dovolte pár řádků o mých zkušenostech se správci úkolů a jakým směrem se ubírala moje cesta, která skončila právě u RTM.

Ne vždy jednoduchý úkolovník postačí

Po nástupu do mé současné práce jsem začal řešit sofistikovanější systém sledování úkolů. Poprvé jsem totiž dostal možnost vést tým lidí (7) a zároveň spravovat projekty Evropského sociálního fondu v celkové hodnotě 180 mil. Kč na náš kraj. V tu chvíli mi jednoduchý úkolovník přestal stačit a já začal hledat a zkoušet, hledat a zkoušet, hledat a zkoušet…:-). Zároveň se ke mně dostaly základní informace o GTD (podotýkám, že jsem celou knihu zatím nečetl a teprve minulý týden jsem si ji objednal na internetu).

Vyzkoušel jsem toho opravdu hodně. Začal jsem Outlookem, ale tam mi nevyhovovala absence správy úkolů doma nebo na cestách. Následně jsem vyzkoušel Excel a různé GTD mini aplikace na bázi Tiddly (TiddlyWiki GTD, D-cubed 3 GTD, Monkey GTD), které jsem měl uložené na USB paměti. Nejdéle jsem vydržel u D-cubed GTD, ale s přibývajícím obsahem mi i tento princip přestal vyhovovat. Začal jsem se poohlížet po online aplikacích, u kterých by se dala implementovat metoda GTD.

Otestoval jsem Vitalist, Nozbe, Toodledo, a nakonec i RTM. No, a právě u posledně jmenované aplikace jsem zakotvil. Líbila se mi rychlost zadávání úkolů, jednoduchost, dostatečné možnosti nastavení, smart listy a přehlednost celé aplikace.

Hodně profesionálních webových aplikací, které se dají upravit podle přístupu GTD, jsem zde ani nezmínil – zejména pro jejich vysokou cenu. Začínají většinou na 5 USD měsíčně, ale částka se může vyšplhat ještě výš. RTM je pro uživatele kompletně zdarma. Příplatek 25 USD ročně si mohou přidat uživatelé, kteří vyžadují synchronizaci (s iPhone, Windows Mobile a Blackberry). Žádné další „nové“ funkce jsem v placené verzi neobjevil.

Pozitivní a velmi důležitou funkcí RTM pro naše končiny je kompletní počeštění celé aplikace. Kromě toho, že s námi program komunikuje česky, můžeme v našem mateřském jazyce zadávat i dny, měsíce atd.. a RTM nám bude rozumět. Perfektní!
Příklad: Pokud chci rychle nastavit datum splnění úkolů na příští úterý… napíši do kolonky pro datum jen ut a datum se mi automaticky nastaví na zvolený den – nejbližší úterý, a tabulátorem přejdu rovnou k vyplnění další položky – opakování – vepíšu každý měsíc, a mám rychle nastaveno opakování úkolu každý měsíc, počínaje příštím úterým.

Graficky je aplikace velice jednoduchá, nikde Vás neobtěžují reklamy, ani jiné šílené grafické výstřelky. Dodnes se mi nelíbí logo krávy (vypadá to opravdu divně, když si vytisknu denní checklist nebo přehled úkolů k nějakému projektu, u kterého je kravská hlava a jdu s tímto papírem k ředitelce..…. ale časem jsem si zvykl (včetně paní ředitelky) i na tuto drobnost a na další výraznější zápory jsem zatím nepřišel.

Hlavní část stránky zabírají úkoly, které se nacházejí pod „oušky“ seznamů. Po pravé straně je summary daného listu úkolů s možností tisku, sdílení, a dalšími funkcemi. Pod ním najdete velmi populární „mrak“ značek (neboli tagů) přiřazených k jednotlivým úkolům.

Poznámka k obrázku. Tučné úkoly mají termín splnění dnes, podtržené jsou už po termínu. Normálním fontem jsou zobrazeny úkoly, které je potřeba splnit v dalších dnech.

Při přejetí kurzorem přes konkrétní úkol se summary okno změní v detailní informace o daném úkolu. Chcete-li úkol úpravit, je nutné jej označit. Editační funkce jsou (pro moji potřebu) víc než dostatečné. Lze nastavit datum i hodina splnění, opakování, doba trvání (po kterou budeme úkol zpracovávat), značky (tagy), lokaci, www odkaz a každému úkolu lze přidat i jednoduchou poznámku (může jich být i více). RTM patří v rychlosti vkládání úkolů mezi nejlepší.

Příklad: Pro velmi rychlou filtraci stačí kliknout na jakoukoliv značku (Tag) a okamžitě se Vám objeví přehled všech úkolů, které ji obsahují (na obrázku byl zvolen tag @shopping). Nyní stačí vytisknout a můžete jít nakupovat :-).

Jak už jsem se zmínil, základní filosofií aplikace jsou seznamy úkolů, kterých si můžete vytvořit libovolné množství. Kromě pevných seznamů (označeny šedou barvou), umí RTM vyvořit i chytré “Smart Lists” (označeny modře).

“Smart Lists” jsou dynamické seznamy, které zobrazují filtrované úkoly na základě Vámi stanovených kritérií (viz obrázek, který ukazuje filtraci pro seznam @waiting work, kde jsem si nastavil: všechny úkoly obsahující značku /tag/ @waiting a lokaci @work nebo @downtown). Pokud mám například úkol se značkou @waiting, ale s lokací @home, tak se mi zde nezobrazí).

Další funkce

Připomínky

Problémem webových aplikací je upozorňování na plnění úkolů ve stanovený den či dokonce hodinu. RTM to obchází spoluprací se všemi dostupnými instant messengery, emailovou notifikací a majitelům O2 umí dokonce poslat smsku.

Rychlé zadávání úkolů

Pro rychlé zadávání úkolů dostanete po založení účtu speciální e-mailovou adresu. Když na ni pošlete e-mail, tak se předmět zprávy zkonvertuje do úkolu a text mailu naleznete v poznámce. Primárně se úkoly zadané pomocí e-mailu objevují v seznamu  “přijaté”. Tento způsob zadání nových úkolů využívám velmi často a zjistil jsem důležitou informaci: je to velmi návykové.

Offline použití

RTM spolupracuje s programem GoogleGears. V prohlížeči Google Chrome nebo Firefox tak můžete používat RTM, aniž byste byli připojeni k internetu.

Gadgety

Tým vývojářů RTM připravil spoustu gadgetů. RemeberTheMilk můžete integrovat například do igoogle, gmail, firefox, a dalších aplikací.

Týmová práce

RTM umožňuje sdílení úkolů v rámci týmu. Sobě či svým spolupracovníkům můžete nastavovat i kontexty, kde jej máte/mají splnit.

Klávesové zkratky

Ani klávesové zkratky nejsou RTM cizí. Umí jich opravdu mnoho a jejich seznam doporučuji vyhledat v nápovědě.

Synchronizace s iPhone

Majitelé iPhonu mají k dispozici nativní aplikaci RTM, která je zdarma. Pro synchronizaci úkolů však musíte zaplatit již zmíněných 25 USD.

Závěr

RTM je skvělá aplikace, ač nemusí vyhovovat každému. Já ji však používám rok a jsem s ní maximálně spokojený. Je jen málo věcí, které bych RTM mohl vytknout. Konkurence může nabízet více funkcí, ale v jednoduchosti a rychlosti je hlavní síla RTM, neruší Vás žádné nadbytečné prvky a vy se tak můžete soustředit na plnění úkolů.

A nyní si asi říkáte, jak tedy v této aplikaci funguje GTD. Primárně je RTM kvalitní úkolovník, jestliže v něm ale chcete aplikovat GTD, musíte si aplikaci připravit. Kompletní návod na přípravu RTM pro systém GTD pro Vás připravujeme na příští týden.

Kennika

Štítky:

Připoj se ke komunitě Mít vše hotovo!

Stačí nám poslat tvou e-mailovou adresu. Občas ti pošleme tipy pro produktivnější práci, odkazy na zajímavé knihy nebo akce. Psát ti však budeme jen jednou za čas a pouze tehdy, budeme-li mít skutečně co říct.

Počet komentářů: 4

Trackback URL | RSS kanál s komentáři

  1. Blažek napsal:

    Bohužel je ovládání tohoto online prográmku pouze v angličtině. Čeština nikde. Škoda.

Přidej komentář k příspěvku

Vaše emailová adresa nebude zveřejněna. Vyžadované informace jsou označeny *

Nahoru