Připoj se ke komunitě!

Občas ti pošleme tipy pro produktivnější práci, odkazy na zajímavé knihy nebo akce. Psát ti však budeme jen jednou za čas a pouze tehdy, budeme-li mít skutečně co říct.

Odeslat


Základna osobního růstu

Porada ze všech nejdůležitější

By on 3. 5. 2009 in Byznys with Počet komentářů: 5

Docela by mě zajímalo, jak vypadají porady u vás ve firmě.  Ví každý, kdy a kde přesně se meetingy konají? Ví, jaký přesně je účel porady? Ví, jaká témata se budou řešit (jinými slovy, jaká je agenda)? A je také na konci porady každému jasné, jaké jsou další kroky k realizování navržených řešení/nápadů?
Jestli jste na předchozí otázky odpověděli ano, všechno je v pořádku. Pokud jste u něčeho zaváhali a řekli ne, nevěšte hlavu, o firemních poradách tento článek nebude.

Atmosféru na poradě si ale každý umí představit. Proto to srovnání. Zkuste na chvíli zavzpomínat, jak vypadal meeting, kdy nebylo jasné, co že jste se sešli řešit.

Určitě si jeden či dva podobné horory vzpomenete.Vzpomeňte, jak to vypadalo, když jste se všichni dohádali, protože jste nebyli naladěni na stejnou notu. Vy jste přišli brainstormovat nové produkty a investice a šéf dorazil s tím, že se musí najít cesty, jak ušetřit.  Výsledek? Nejenže jste se nedohodli. Ztratili jste hodinu či dvě převzácného času a k žádným závěrům jste nedošli. Jinými slovy, nikdo ani nemohl položit onu kouzelnou otázku: Jaký je další krok?

Slíbil jsem, že dnešní příspěvek nebude o poradách, a zatím jsem o ničem jiném nenapsal ani čárku. Nu, přiznávám, lhal jsem. Bude to o „poradě“. O té nejdůležitější poradě ze všech porad – o denním či týdenním zhodnocení.

Nejdůležitější porada

Na zhodnocení by si měl udělat čas úplně každý. Už několikrát jsem psal o tom, že nejjednodušší řešení zní: naplánovat si jej napevno jako jednu z „pracovních“ schůzek. A stejně jako každá schůzka (či porada), musí i tato mít nějakou strukturu. Jinak se zvrhne do setkání „o ničem“.

David Allen při zhodnocení doporučuje projít celý systém, zastavit se u oblastí zodpovědnosti, oživit či rozhýbat zkamenělé projekty tím, že jim určíte další kroky. Prostě celý systém aktualizovat.
Naprosto souhlasím. Za těch pár let, kdy GTD používám, jsem si nesčetněkrát ověřil, že žádný systém není dokonalý a že tu a tam někdy něco propadne. (Kdybych toto psal tak před rokem a půl, asi bych mluvil o vodopádu.) Z hlediska aktualizace úplně stačí, když použijete návod v knížce. Tečka.

Co se mi ale honí hlavou?

Allen ve své první knize ale patřičně nezdůrazňuje pravidelné opakování mind-sweepu, tedy sesbírání toho, co se vám neustále honí hlavou. Mluví sice o nových projektech, dalších krocích či poznámkách – ale neřeší ony nejasné, nedefinovatelné pocity a obavy. Neřeší příliš naprosto jasné (a proto nedělané) zastavení se nad tím, co se v minulém týdnu vlastně dělo a jak se na onen pracovní „chaos“ podívat. (Abych Allenovi nekřivdil, jak jsem zjistil, v seminářích i v nové knize o tom mluví hodně.)

Jinými slovy, můžete být superproduktivní, můžete dokonale zapisovat všechno, co se vám objeví v hlavě – ale netvrďte mi, že vám nikdy nebleskla hlavou otázka: Co jsem to, sakra, celý týden dělal?

Naprosto jasný program? Nechybí v něm něco?

Týdenní zhodnocení by nemělo jen systém zaktualizovat. Mělo by jít dál než jen řešit selhání systému. Mělo by vám pomoct sesbírat ty nejdůležitější podněty a nastavit plán jejich řešení. A jako takové musí mít svůj řád. Vzpomeňte, vždyť i Albert Einstein tvrdil, že žádný problém nevyřešíte na úrovni, na níž vznikl. Musíte se posunout o patro výš a podívat se na chaos z ptačí perspektivy.

Co byste tedy měli během zhodnocení ještě zjistit?

Odpověď: „Dojem“ z uplynulého týdne. Jistě, namítnete někteří, podobné informace si přece zapisuji do deníku. Zkuste se však nad svými záznamy zamyslet. O čem však tyto záznamy mluví? Mluví o vašem aktuálním emocionálním stavu, kdy jste do ruky vzali tužku a záznam provedli. Mluví o tom, co vás napadlo, když jste zápis klepali do počítače. Co ale velmi pravděpodobně nenabízí, je strukturovaný pohled na celý úsek období. Zkuste se tedy během zhodnocení podívat na uplynulý týden prizmatem následujících otázek.

Čeho jsem v posledním týdnu dosáhl?

Zamyslete se nad všemi oblastmi zodpovědnosti (Hladina 20000 stop). Co jste vyřešili? Co se vám podařilo? Jak jste toho dosáhli?
Jaký velký problém jste v tomto týdnu vy/řešili? Kam se vám je podařilo posunout? Jak se vám to povedlo?

Cílem této otázky je získat aktuální obrázek situace, v níž se právě nacházíte. Pro další motivaci je extrémně důležité vidět nejprve úspěchu. A to mi prosím věřte.

Jaké chyby jsem tento týden opakovaně páchal?

Jsou to právě opakované chyby, na které si člověk musí dávat pozor. A zase jasný důvod, proč: jestliže člověk chybu opakuje, nerozumí její podstatě. Není si jistý, jak se mu vlastně daří dosahovat výsledků. Nerozumí svému přístupu, nevidí cestu, která jej k neúspěchu vede.

V průběhu týdenního hodnocení se často zastavuji nad tím, kolik úkolů jsem šikovně odkládal. Snažím se sepsat všechno, co se mi z plánovaných úkolů nepodařilo realizovat. A především se snažím zjistit, proč? (A pro pobavení: většinou zjistím, že se mi prostě nechtělo.) A opět naprosto jasná otázka: jak to příště nedělat?

Co jsem začal dělat a musím zastavit? Jaký návyk zrušit?

Během týdne se vám objeví bezpočet situací, které byste nejraději z vědomí vymazali. Místo práce na projektu počítačová hra. Místo opravování testů – hm, že by zase hra?

Člověk sice není stroj, aby si nemohl hrát, ale potíž je v tom, kdy a kolik času do zábavy investuje. A navíc by si mohl začít uvědomovat, že existují i jiné formy zábavy – ty, které přináší efektivnější výsledky. Opět jasný krok – ale ruku na srdce, kolik z vás si je ochotno tyto chyby otevřeně přiznat? A co víc, kolik z vás je ochotno s nimi něco dělat?

Odkud můžu brát, abych mohl více investovat? A kolik?

Jestliže odhalíte to, co zbytečného vám bere nejvíce času, objeví se nějaký ten čas navíc. Kam s ním? Jakmile se vám jej nepodaří efektivně využít, velmi pravděpodobně se vrátíte k tomu, čeho jste se chtěli zbavit. V jaké aktivitě přinese tahle injekce největší užitek?

Kam bych mohl investovat?

I tady ovšem existují jisté hranice. Příliš investované motivace/času/peněz škodí stejně jako jejich nedostatek.  A pokud se jedná o čas, doporučuji ne-GTD řešení: nastavit tento čas jako schůzku – a dané investici se skutečně věnovat. Nic jiného než 100% nutné události by se vám stejně do kalendáře dostávat neměly.

U peněz taky nic neuspěchejte. Vytvořte si seznam „Koupím si?“ a na ten si pište své okamžité nakupovačské choutky – a jestli vás tyto neopustí ani po 14 dnech či měsíci, budete zcela jistě vědět, do čeho investovat.

Líbí se mi pomalý přístup změny návyků, který propaguje ZenToDone. Proto považuji týdenní zhodnocení za ideální čas, kdy se můžete do svých plánů, cílů a přání ponořit. S přemýšlením nikam nespěchejte. Udělejte si čas, uvařte si kávu či si dejte něco dobrého k pití, pusťte si oblíbenou (pokud možno ovšem neotupující) hudbu a dejte se do hodnocení. Zjistěte, kde co skřípe. Představte si ideální výsledek. Promyslete co nejjednodušší cestu, jak se k výsledku dostat. A potom určete další kroky. Uvidíte, na konci možná zjistíte, že to byl z celého týdne ten nejlépe investovaný čas.

Pro zájemce připojuji i myšlenkovou mapu, kterou jsem si pro týdenní hodnocení vytvořil. Registrovani čtenáři MVH si ji můžou stáhnout jako .pdf. Díky čtenáři Jaku6 si můžete tuto mapu také stáhnout pro OmniOutliner.

Štítky:

Připoj se ke komunitě Mít vše hotovo!

Stačí nám poslat tvou e-mailovou adresu. Občas ti pošleme tipy pro produktivnější práci, odkazy na zajímavé knihy nebo akce. Psát ti však budeme jen jednou za čas a pouze tehdy, budeme-li mít skutečně co říct.

Přidej komentář k příspěvku

Vaše emailová adresa nebude zveřejněna. Vyžadované informace jsou označeny *

Nahoru