Připoj se ke komunitě!

Občas ti pošleme tipy pro produktivnější práci, odkazy na zajímavé knihy nebo akce. Psát ti však budeme jen jednou za čas a pouze tehdy, budeme-li mít skutečně co říct.

Odeslat


Základna osobního růstu

Jak si usnadnit sbíraní podkladů pro týdenní hodnocení

By on 17. 5. 2009 in Rozvoj with komentářů 6

Pondělní ráno přesně podle vašich představ. Máte co slavit! Eliminovali jste přece všechny aktuální položky na seznamu dalších kroků! A pocit? Jak když na nově nabroušených carvingách sešupíte černou sjezdovku! Maximálně produktivní dopoledne. Zálibně se na svůj seznam podíváte – tolik splněných položek!

Těsně před tím, než všechny položky ze seznamu „utopíte“ v koši splněných dalších kroků, jeden z nich vás zarazí. Tady bych vlastně mohl ještě tohle… Jo, na to nesmím zapomenout.

A protože velmi dobře víte, že v hlavě se nic uchovávat nemá, necháte si již dokončený další krok na seznamu dalších kroků. Anebo jej zapíšete a vhodíte do schránky. Nebo … možností je tisíc.

Úterý už není taková balada. Průšvihy se řítí za druhým, tohle chce šéf předělat, tamhle se zasekl delegovaný úkol, dodavatel přes milion ujištění, že samozřejmě všechno bude v pořádku a můžete se spolehnout, nedodal.

Místo ubývajících dalších kroků se na sjezdovce začínají dělat muldy z úkolů, které ovšem nijak nemůžete ovlivnit. To, co jste dělat chtěli, se neochotně stěhuje mezi položky „neaktivní“. A do toho zabliká další jobovka – o čtrnáct dní se změnily termíny u projektu – to, co jste hodlali začít až příští týden, začínalo vlastně včera. Teda, nezačínalo, jen mělo.

Od středy dál byste raději týden vymazali z kalendáře. Jako kdyby se někdo přes noc vloupal do lyžárny a orašploval vám na lyžích hrany. A vy, nic netuše, vyrazili znovu na černou. Dopad je ovšem katastrofální. Místo elegantních obloučků jedna krpa za druhou. Kdyby to někdo natáčel skrytou kamerou, je to na Oskara. Hasí se požáry, jeden DK za druhým se sune do splněných (kde jinde taky nabrat jakous takous motivaci), jeden projekt střídá druhý … Ze tří zbývajících dnů rozmazaná šmouha.

Sami to znáte, když se půlka týdne takto zlomí, člověk přepíná na automatiku a řítí se mulda nemulda – jen aby se nějak dostal dolů. A dělat si prostor na nějaké denní zhodnocení mu ani nepřijde na mysl.

Jenže i tento přístup v sobě ukrývá malé nebezpečí – když člověk „mydlí“ jeden úkol za druhým, často se mu nepodaří ohlídat si ony „k tomu bych se chtěl ještě vrátit“. A dost často je člověk rád, že něco může odškrtnout a nějaké myšlenky na vracení se k něčemu si raději nepřipouští. Ve skutečnosti však podobné katastrofy potřebují nějakou míru zhodnocení.

Když se z týdne stane mlýnek na maso

a vy musíte přehodnotit náplň práce, echt-gtd přístup velí odložené projekty „odsunout“ na seznam někdy/možná či jiný podobný seznam neaktivních projektů. Asi to bude jen můj problém, ale on se projekt „napsat článek o tricích použitelných při týdenním zhodnocení“ rád schová mezi Výletem na Slovensko či procvičením prvních dvou učebnic němčiny pro samouky.

Pro případ, kdy se chcete k záležitosti ještě vrátit, doporučuje David Allen založit si samostatnou složku Zhodnocení, do níž všechny tyto „záležitosti“, odložené další kroky či projekty umístíte – a máte vystaráno. V pátek (či kdy se týdennímu zhodnocení věnujete) jen složku vezmete, vysypete a o nic nepřijdete. Ne vždy však tento „pomocník“ vyhovuje.

Papíry, papíry, papíry

V papírovém řešení je to snadné. Jak zaznělo výše, stačí napsat na kus papíru a vhodit do schránky a  ze schránky potom do složky. Pokud si ale nemůžete (či nechcete) tento luxus dovolit, stačí vzít zvýrazňovač a na daném seznamu krok zatrhnout. Nebo k němu udělat značku.

A stejně tak si zvýrazněte termínované věci, které si vedete v kalendáři. Jakmile máte pocit, že tomuto byste se chtěli /měli věnovat, zvýrazňovač do tlapky – a je to.

Elektronické řešení

Při vedení úkolů v elektronické podobě hodně záleží na programu, který používáte. Pro většinu mě známých by mělo fungovat něco z následujících řešení:

Vytvořte si kontext nebo kategorii @Zhodnocení

  • Oštítkujte (tagujte) daný úkol (např v RTM či Todoistu – nebo i v e-mailu štítkem @zhodnocení – a položky si během zhodnocení snadno vyhledejte.
  • Vytvořte si samostatnou kategorii týdenní zhodnocení (nebo nový kontext). Vlastně ani nebude vadit, že se Vám bude položka duplicitně zobrazovat na dvou seznamech. Stejně se jí nebudete věnovat – chcete jen, aby se vám v nějaký okamžik zobrazila.
  • Stejně tak si třeba vytvořte barevně odlišený  „kalendář“ Zhodnocení – a třeba v Google Kalendáři mi stačí zobrazit jen tento kalendář a vidím, k jaké události z uplynulého týdne se musím ještě vrátit.
  • Vedete-li si týdenní program pomocí myšlenkové mapy, přidejte si jednu samostatnou větev a označte ji jako @Zhodnocení. A na ni potom jen přesunujte během dne dotyčné položky.

Co jsem dnes (kromě jiného) našel na svém „seznamu“ Pro  zhodnocení?

  • několik telefonních čísel. Buď se mi tam nepodařilo dovolat, nebo naše konverzace neproběhla tak, jak jsem si představoval a budu se k tomu muset ještě vrátit.
  • detaily k jednomu neukončenému projektu – změnil se termín a je nutné  přehodnotit podklady.
  • delegované úkoly, na které jsem čekal – lidé mi je sice dodali, ale nebyl čas se jim hlouběji věnovat. Tím však nemyslím, že bych je během týdenního hodnocení začal zpracovávat – jen si u nich potřebuji nastavit patřičné další kroky či celé projekty.
  • podklady ze třech porad, které jsem ještě nestihl zpracovat. (Ano, správně, ten úvodní popis týdne inspirovaly skutečné události.)

Doufám, že se mnou bude většina z vás souhlasit – týdenní zhodnocení je naprosto nedílnou součástí a ve výsledku jednou z nejdůležitějších záruk funkčního systému. Pokud nechcete, aby vám zabrala nezdravé množství času, potom je potřeba vytvořit si nejen „pevný“ program, ale také maximálně si usnadnit přístup ke všem záležitostem, které tento program naplní.

Jak jste na tom s týdenním zhodnocením vy? Jaké tipy a triky byste mohli ostatním doporučit?

Štítky:

Připoj se ke komunitě Mít vše hotovo!

Stačí nám poslat tvou e-mailovou adresu. Občas ti pošleme tipy pro produktivnější práci, odkazy na zajímavé knihy nebo akce. Psát ti však budeme jen jednou za čas a pouze tehdy, budeme-li mít skutečně co říct.

Přidej komentář k příspěvku

Vaše emailová adresa nebude zveřejněna. Vyžadované informace jsou označeny *

Nahoru