Připoj se ke komunitě!

Občas ti pošleme tipy pro produktivnější práci, odkazy na zajímavé knihy nebo akce. Psát ti však budeme jen jednou za čas a pouze tehdy, budeme-li mít skutečně co říct.

Odeslat


Základna osobního růstu

Iniciativa Jen pět vět vyzývá ke zkracování e-mailů! Přidejte se!

By on 12. 5. 2009 in Témata with Počet komentářů: 10

Kolik času jste schopni denně strávit internetu? A kolik času vám potom vezme, než „zpracujete“ všechno, co jste tam nasbírali? Nemohla by vám pomoci nová iniciativa Jen pět vět, s kterou příchází www.MítVšeHotovo.cz?

Spíše než položené otázky jde z mé strany spíš o reflexi prostého faktu: čas, který trávíme internetu, neomezuje jen doba připojení či okamžiky spuštěného prohlížeče. Není to jen čas, kdy se věnujete řešení zadaných úkolů či sbírání podkladů, abyste je vůbec mohli řešit. Nepatří sem jen čas, kdy zkoumáte nové články, tweetujete, blogujete, odpovídáte na dotazy či jen hledáte inspiraci. Nepatří sem ovšem i okamžiky, kdy o této činnosti byť jen přemýšlíte? Kdy se soustředíte na to, jak vyřešit přes internet delegovaný úkol? Kdy promýšlíte, jak zdokonalit prezentaci pomocí nových obrázků? Kdy řešíte, jak sehnat kontakty na dávno zapomenuté kamarády … ?

V souvislosti s životem ovlivněným internetem mě napadá myšlenka z jedné detektivky: Modrá sféra (a počítač vůbec) je první velký technický vynález, který se dotýká úplně všech aspektů lidského života, od psychologie přes zábavu, zpravodajskou činnost, materiální blahobyt… Jinak snad ani nemůžu zhodnotit těch výsledných téměř 13 hodin denně, který mi vyšly v minulém týdnu spáchaném miniauditu. (Ano, ano, prodloužený víkend si vybral svou daň). Závěr: Minimálně programem dne internet skutečně zamává.

Články, stránky i e-maily mohou být nekonečně dlouhé a na první pohled se může zdát, že čas strávený jejich čtením či jen letmým prohlédnutím nikoho nic nestojí. To je ovšem iluze. I čtení a zpracovávání zdánlivě bezplatných informací každému z nás spotřebovává čas, který není zadarmo.

Jak fungujete, když hledáte podklady pro nový projekt?

Pokud jste si alespoň trošičku osvojili myšlení GTD (a bojím se napsat zdravý rozum,jinými slovy fungujete jinak než téměř VŠICHNI mí žáci), potom se nejprve zamyslíte, jaký typ informací máte hledat, stanovíte si určitou dobu, kdy je budete hledat – a potom hledat přestanete a pečlivě prozkoumáte to, co jste našli. A na základě výsledku potom rozhodnete, zda to už stačí, či zda ještě potřebujete něco najít – a kolečko se točí dokola. Jinými slovy, vše máte plně pod kontrolou.

V předchozím odstavci zcela záměrně odbočuji a rozepisuji naprostou samozřejmost. Proč? Přichází totiž otázka na tělo:

Funguje vám stejný přístup při otevření e-mailové schránky?

Nebo jste na tom jako já, kdy z jednoho e-mailu za druhým na vás štěkají kvanta podružných informací, kdy se autor omlouvá, že vám bere čas, ale že by po vás něco chtěl, co bude potřebovat, protože vy jste ti jediní (spolu s řadou jiných, jejichž jména, pracovní zařazení … i velikost bot :) vám zde zdvořile vypisuje), kteří mu tyto informace můžete poskytnout, a proto se na vás tedy dovoluje obrátit, zda byste mu nemohl pomoci. A máte-li jen kapánek štěstí, ona důležitá informace je v posledním řádku. Výsledek: Místo toho, abyste řešili tyto či další nové úkoly, čtete a čtete, a než se dostanete na konce, energie vyšumí.

Člověk se může ze všech sil snažit šetřit časem. Může si stokrát slibovat, že bude vybírat e-mail jen několikrát denně, co nejrychleji příchozí poštu zpracuje na realizovatelnou a nerealizovatelnou a nastaví patřičné další kroky.

Ale copak to jde, když se člověk (v lepším případě) nejdřív musí prokousat bludištěm textu, aby nakonec zjistil, že z mailu vyplyne 10 úkolů, z nichž půlka z hlediska další práce vezme zbytek týdne a na druhou polovinu se dá odpovědět jednou větou? Kam se ztratilo předsevzetí: na e-maily budu odpovídat jen 2 hodiny denně – a ve vyhrazeném času?

Jak na mé povzdechnutí s úsměvem dodává Tomáš Baránek, „Nová internetová generace je prostě upsaná, což je nová forma ukecanosti. Nejdřív to vypadalo, že se díky SMSkám, kdy za každých 160 znaků zaplatíme, naučíme stručnosti… ale revoluce se nekonala. Lidé žvaní dál a podstata se často ztrácí v balastu.“ Dovednost psaní krátkých, stručných zpráv se u nás ještě nerozšířila tak, jak bychom si přáli.

(Snadné) Řešení: Jen pět vět!

A proto se jako lidé, kterým na produktivním a efektivním využívání každičkého okamžiku záleží, připojujeme k celosvětové iniciativě Jen pět vět.

Iniciativa Jen pět vět staví na jednoduchém konceptu:

1) odesilatel odpovídá tak, aby délka odpovědi nepřekročila 5 běžně dlouhých vět. (Jinými slovy, pisatel se musí krátce zamyslet nad podstatou sdělení, než se pustí do psaní či než stiskne tlačítko „Odeslat“.)

2) odesilatel má v patičce zprávy vloženo stručné vysvětlení, proč je tak strohý. Toto vysvětlení včetně odkazu na stránky http://jen.petvet.cz se vkládá samo na konec každé jeho zprávy pomocí automatického podpisu.

Stručný návod, jak napsat ještě stručnější e-mail:

1.    Napište e-mail tak, jak jste zvyklí jej psát.
2.    Najděte v textu e-mailu další krok, kterým vašemu adresátovi zadáváte nějaký „úkol“.
3.    Smažte všechno ostatní a nechejte jen onen další krok. (Jestliže jste v e-mailu zdlouhavě vysvětlovali, proč a jakým způsobem chcete úkol vyřešit, vložte tento text do přílohy.
4.    Najdete-li více kroků, rozdělte původní e-mail do samostatných.)
5.    Pamatujte: stručné neznamená nezdvořilé.
(A ještě jeden lék na další nešvar: případné přílohy přikládejte před tím, než se vůbec pustíte do psaní adresy.)

Jak přidat text do automatického podpisu?

1.    Otevřete automatický podpis elektronické pošty podle toho, co používáte:

•    MS Outlook: Menu – Nástroje – Možnosti – Formát pošty – Podpisy
•    Gmail.com: Nastavení – Obecné – (okénko) Podpis
•    Seznam.cz: Nastavení – Osobní údaje – (okénko) Text podpisu

2.    Na konec svého podpisu vložte vysvětlující větu tohoto znění:
“Odesilatel této zprávy se snaží ušetřit váš čas. Více na http://jen.petvet.cz.”

Ať se nám to líbí, nebo ne, pracovní e-mailová komunikace tvoří většinu e-mailů mezi dospělými uživateli internetu. A Stručnost se prostě vyplácí. Snažíte-li se formulovat e-maily stručně, musíte se na sdělení koncentrovat. A i drobné zvýšení pozornosti přece zvyšuje produktivitu. Je to tak jednoduché a navíc, je to i zábava! Přidáte se?

Štítky:

Připoj se ke komunitě Mít vše hotovo!

Stačí nám poslat tvou e-mailovou adresu. Občas ti pošleme tipy pro produktivnější práci, odkazy na zajímavé knihy nebo akce. Psát ti však budeme jen jednou za čas a pouze tehdy, budeme-li mít skutečně co říct.

Přidej komentář k příspěvku

Vaše emailová adresa nebude zveřejněna. Vyžadované informace jsou označeny *

Nahoru